Có 2 phương pháp
- Phương pháp kê khai thường xuyên: có tính kiểm soát cao, tốn nhiều chi phí
- Phương pháp kiểm kê định kỳ: có tính kiểm soát thấp, tốn ít chi phí
=> Sự lựa chọn nào cũng phải duy trì ít nhất trong một niên độ kế toán và phải được áp dụng thống nhất cho tất cả các loại hàng tồn kho trong doanh nghiệp (tính nhất quán)
I. Phương pháp kê khai thường xuyên
- Mọi biến động của hàng tồn kho tăng giảm phải ghi lại trên sổ kế toán
- Cuối kỳ kiểm kê thực tế so sánh với số liệu trên sợi kế toán
- Nếu có chênh lệch thì xử lý kịp thời
=> Cung cấp thông tin kịp thời phát hiện gian lận sai sót khi kiểm kê, đối chiếu.
*Ghi sổ
- Mua và cuối tháng chưa nhập kho (đi đường)
- Mua hàng, nhập kho đủ
- Mua hàng hóa có phát sinh chiết khấu thương mại, giảm giá, trả hàng
- Mua hàng nhập kho thiếu
- Mua hàng nhập kho thừa
1. Mua hàng có phát sinh thiếu
Hàng thiếu: nhà cung cấp đã chuyển giao quyền quản lý cho doanh nghiệp rồi thì doanh nghiệp phải ghi vào trách nhiệm hàng thiếu, còn nhà cung cấp chưa chuyển giao quyền kiểm soát rủi ro cho doanh nghiệp thì không cần ghi vào.
- Điểm đến FOB Destination (thuộc trách nhiệm của bên bán)
Ví dụ: Ngày 1 tháng 9 công ty ABC mua 5.000 kg vật liệu giá thanh toán 22.000đ/kg đã bao gồm thuế giá trị gia tăng 10%. Công ty ABC chưa thanh toán tiền hàng, lô vật liệu được mua theo hình thức chuyển hàng. Ngày 21 tháng 09 điểm nhận nhập kho phát hiện thiếu 100kg chưa rõ nguyên nhân
Ngày 01/9: đặt mua 5.000kg
Ngày 21/9: đã trao quyền kiểm soát, số lượng nhập kho 4.900 kg, giá chưa thuế 20.000đ/kg
Nợ 152 98.000.000 = 4.900 x 20.000
Nợ 133 9.800.000 = 98.000.000 x 10%
Có 331 107.800.000
- Điểm gửi FOB shipping point (thuộc trách nhiệm của doanh nghiệp)
Ví dụ: Ngày 1 tháng 9 công ty ABC mua 5.000 kg vật liệu giá thanh toán 22.000đ/kg đã bao gồm thuế giá trị gia tăng 10%, Công ty ABC chưa thanh toán tiền hàng, lô vật liệu được mua theo hình thức nhận hàng tại kho bên bán. Ngày 21 tháng 09 điểm nhận nhập kho phát hiện thiếu 100kg chưa rõ nguyên nhân
- Ngày 01/09: số lượng 5.000kg
- Ngày 21/09: số lượng 4.900kg => thiếu 100
Giá 20.000đ/kg
Nợ 152 98.000.000 = 4.900 x 20.000
Nợ 1381 2.000.000 = 100 x 20.000 (TS thiếu chờ xử lý 100)
Nợ 1331 10.000.000 = 100.000.000 x 10% (thuế GTGT 10%)
Có 331 110.000.000
*Xử lý hàng thiếu
- Hao hụt trong định mức -> tính vào giá gốc của HTK
- Hao hụt vượt định mức
- Điểm đến FOB Destination (thuộc trách nhiệm của bên bán)
Ví dụ: Ngày 1 tháng 9 công ty ABC mua 5.000 kg vật liệu giá thanh toán 22.000đ/kg đã bao gồm thuế giá trị gia tăng 10%, Công ty ABC chưa thanh toán tiền hàng, lô vật liệu được mua theo hình thức chuyển hàng. Ngày 21 tháng 09 điểm nhận nhập kho phát hiện thừa 10kg chưa rõ nguyên nhân. Công ty ABC làm thủ tục nhập kho vật liệu theo số lượng trên hóa đơn, 10kg thừa bảo quản riêng (mình không có quyền kiểm soát)
- Ngày 01/09: số lượng 5.000kg
- Ngày 21/09: quyền kiểm soát thuộc công ty ABC => SL 5.010 kg. Nên doanh nghiệp làm thủ tục theo hóa đơn nên chỉ lấy 5.000 kg
Giá 20.000đ/kg
Nợ 152 100.000.000
Nợ 1331 10.000.000
Có 331 110.000.000
- Điểm gửi FOB shipping point (thuộc trách nhiệm của doanh nghiệp)
Ví dụ: Ngày 1 tháng 9 công ty ABC mua 5.000 kg vật liệu giá thanh toán 22.000đ/kg đã bao gồm thuế giá trị gia tăng 10%, Công ty ABC chưa thanh toán tiền hàng, lô vật liệu được mua theo hình thức nhận hàng tại kho bên bán. Ngày 21 tháng 09 điểm nhận nhập kho phát hiện thừa 10kg chưa rõ nguyên nhân. Công ty ABC làm thủ tục nhập kho vật liệu theo số lượng trên hóa đơn, 10kg thừa bảo quản riêng (mình không có quyền kiểm soát)
- Ngày 01/09: số lượng 5.000kg
- Ngày 21/09: quyền kiểm soát thuộc công ty ABC => SL 5.010 kg. Nên doanh nghiệp làm thủ tục theo hóa đơn nên chỉ lấy 5.000 kg
Giá 20.000đ/kg
Nợ 152 100.000.000
Nợ 1331 10.000.000
Có 331 110.000.000
Nếu có hai chứng từ 5.000 kg và 5.010 kg thì ghi hai bút toán
Hàng thừa
Nợ năm 152 200.000
Có 3381 200.000
=> Nguyên tắc thận trọng không cho phép ghi nhận ngay
Nếu người bán phát hiện thừa và bên mình đồng ý mua hàng thì vô TK 331
Nếu người bán không đòi thì mình chuyển tài khoản 3381 vào Thu nhập khác TK 711
Nhưng vì ghi trên chứng từ Phiếu nhập kho 5.010 nên ghi
Nợ 152 100.200.000
Nợ 1331 10.000.000
Có 331 110.000.000
Có 3381 200.000
II. Phương pháp kiểm tra định kỳ
Ưu điểm: Ghi sổ giá trị hàng mua kiểm kê cuối kỳ xác định trị giá hàng xuất
Các trường hợp tăng -> định khoản, các trường hợp xuất kho không định khoản
Kiểm kê cuối kỳ xem hàng thực mua và còn lại bao nhiêu => hàng xuất xuất
Mọi biến động hàng tồn kho không theo dõi trên các tài khoản hàng tồn kho. Giá trị hàng mua được theo dõi riêng tài khoản “Mua hàng” cuối kỳ kiểm kê thực tế làm căn cứ ghi sổ hàng tồn kho đồng thời xác định hàng tồn kho xuất trong kỳ
*Chi phí sản xuất và tính giá thành
Sản xuất gồm: hao mòn lao động sống, hao mòn lao động vật hóa
Sản phẩm hoàn thành = Chi phí sản xuất - Sản phẩm dở dang - Phế liệu
Chi phí sản xuất
+ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp TK 621
+ chi phí nhân công trực tiếp TK 622
+ chi phí sản xuất chung TK 627
=> Kết chuyển qua tài khoản chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang TK 154
Thành phẩm nhập kho là TK 155
Thành phẩm gửi bán là TK 157
Thành phẩm đã bán là TK 632
- Phương pháp kê khai thường xuyên: có tính kiểm soát cao, tốn nhiều chi phí
- Phương pháp kiểm kê định kỳ: có tính kiểm soát thấp, tốn ít chi phí
=> Sự lựa chọn nào cũng phải duy trì ít nhất trong một niên độ kế toán và phải được áp dụng thống nhất cho tất cả các loại hàng tồn kho trong doanh nghiệp (tính nhất quán)
I. Phương pháp kê khai thường xuyên
- Mọi biến động của hàng tồn kho tăng giảm phải ghi lại trên sổ kế toán
- Cuối kỳ kiểm kê thực tế so sánh với số liệu trên sợi kế toán
- Nếu có chênh lệch thì xử lý kịp thời
=> Cung cấp thông tin kịp thời phát hiện gian lận sai sót khi kiểm kê, đối chiếu.
*Ghi sổ
- Mua và cuối tháng chưa nhập kho (đi đường)
- Mua hàng, nhập kho đủ
- Mua hàng hóa có phát sinh chiết khấu thương mại, giảm giá, trả hàng
- Mua hàng nhập kho thiếu
- Mua hàng nhập kho thừa
1. Mua hàng có phát sinh thiếu
Hàng thiếu: nhà cung cấp đã chuyển giao quyền quản lý cho doanh nghiệp rồi thì doanh nghiệp phải ghi vào trách nhiệm hàng thiếu, còn nhà cung cấp chưa chuyển giao quyền kiểm soát rủi ro cho doanh nghiệp thì không cần ghi vào.
- Điểm đến FOB Destination (thuộc trách nhiệm của bên bán)
Ví dụ: Ngày 1 tháng 9 công ty ABC mua 5.000 kg vật liệu giá thanh toán 22.000đ/kg đã bao gồm thuế giá trị gia tăng 10%. Công ty ABC chưa thanh toán tiền hàng, lô vật liệu được mua theo hình thức chuyển hàng. Ngày 21 tháng 09 điểm nhận nhập kho phát hiện thiếu 100kg chưa rõ nguyên nhân
Ngày 01/9: đặt mua 5.000kg
Ngày 21/9: đã trao quyền kiểm soát, số lượng nhập kho 4.900 kg, giá chưa thuế 20.000đ/kg
Nợ 152 98.000.000 = 4.900 x 20.000
Nợ 133 9.800.000 = 98.000.000 x 10%
Có 331 107.800.000
- Điểm gửi FOB shipping point (thuộc trách nhiệm của doanh nghiệp)
Ví dụ: Ngày 1 tháng 9 công ty ABC mua 5.000 kg vật liệu giá thanh toán 22.000đ/kg đã bao gồm thuế giá trị gia tăng 10%, Công ty ABC chưa thanh toán tiền hàng, lô vật liệu được mua theo hình thức nhận hàng tại kho bên bán. Ngày 21 tháng 09 điểm nhận nhập kho phát hiện thiếu 100kg chưa rõ nguyên nhân
- Ngày 01/09: số lượng 5.000kg
- Ngày 21/09: số lượng 4.900kg => thiếu 100
Giá 20.000đ/kg
Nợ 152 98.000.000 = 4.900 x 20.000
Nợ 1381 2.000.000 = 100 x 20.000 (TS thiếu chờ xử lý 100)
Nợ 1331 10.000.000 = 100.000.000 x 10% (thuế GTGT 10%)
Có 331 110.000.000
*Xử lý hàng thiếu
- Hao hụt trong định mức -> tính vào giá gốc của HTK
- Hao hụt vượt định mức
- DN chịu: 632 (811)
- Nhân viên bồi thường: 1388 (quyết định xử phạt tiền: 111, trừ lương 334)
- Điểm đến FOB Destination (thuộc trách nhiệm của bên bán)
Ví dụ: Ngày 1 tháng 9 công ty ABC mua 5.000 kg vật liệu giá thanh toán 22.000đ/kg đã bao gồm thuế giá trị gia tăng 10%, Công ty ABC chưa thanh toán tiền hàng, lô vật liệu được mua theo hình thức chuyển hàng. Ngày 21 tháng 09 điểm nhận nhập kho phát hiện thừa 10kg chưa rõ nguyên nhân. Công ty ABC làm thủ tục nhập kho vật liệu theo số lượng trên hóa đơn, 10kg thừa bảo quản riêng (mình không có quyền kiểm soát)
- Ngày 01/09: số lượng 5.000kg
- Ngày 21/09: quyền kiểm soát thuộc công ty ABC => SL 5.010 kg. Nên doanh nghiệp làm thủ tục theo hóa đơn nên chỉ lấy 5.000 kg
Giá 20.000đ/kg
Nợ 152 100.000.000
Nợ 1331 10.000.000
Có 331 110.000.000
- Điểm gửi FOB shipping point (thuộc trách nhiệm của doanh nghiệp)
Ví dụ: Ngày 1 tháng 9 công ty ABC mua 5.000 kg vật liệu giá thanh toán 22.000đ/kg đã bao gồm thuế giá trị gia tăng 10%, Công ty ABC chưa thanh toán tiền hàng, lô vật liệu được mua theo hình thức nhận hàng tại kho bên bán. Ngày 21 tháng 09 điểm nhận nhập kho phát hiện thừa 10kg chưa rõ nguyên nhân. Công ty ABC làm thủ tục nhập kho vật liệu theo số lượng trên hóa đơn, 10kg thừa bảo quản riêng (mình không có quyền kiểm soát)
- Ngày 01/09: số lượng 5.000kg
- Ngày 21/09: quyền kiểm soát thuộc công ty ABC => SL 5.010 kg. Nên doanh nghiệp làm thủ tục theo hóa đơn nên chỉ lấy 5.000 kg
Giá 20.000đ/kg
Nợ 152 100.000.000
Nợ 1331 10.000.000
Có 331 110.000.000
Nếu có hai chứng từ 5.000 kg và 5.010 kg thì ghi hai bút toán
Hàng thừa
Nợ năm 152 200.000
Có 3381 200.000
=> Nguyên tắc thận trọng không cho phép ghi nhận ngay
Nếu người bán phát hiện thừa và bên mình đồng ý mua hàng thì vô TK 331
Nếu người bán không đòi thì mình chuyển tài khoản 3381 vào Thu nhập khác TK 711
Nhưng vì ghi trên chứng từ Phiếu nhập kho 5.010 nên ghi
Nợ 152 100.200.000
Nợ 1331 10.000.000
Có 331 110.000.000
Có 3381 200.000
II. Phương pháp kiểm tra định kỳ
Ưu điểm: Ghi sổ giá trị hàng mua kiểm kê cuối kỳ xác định trị giá hàng xuất
Các trường hợp tăng -> định khoản, các trường hợp xuất kho không định khoản
Kiểm kê cuối kỳ xem hàng thực mua và còn lại bao nhiêu => hàng xuất xuất
Mọi biến động hàng tồn kho không theo dõi trên các tài khoản hàng tồn kho. Giá trị hàng mua được theo dõi riêng tài khoản “Mua hàng” cuối kỳ kiểm kê thực tế làm căn cứ ghi sổ hàng tồn kho đồng thời xác định hàng tồn kho xuất trong kỳ
*Chi phí sản xuất và tính giá thành
Sản xuất gồm: hao mòn lao động sống, hao mòn lao động vật hóa
Sản phẩm hoàn thành = Chi phí sản xuất - Sản phẩm dở dang - Phế liệu
Chi phí sản xuất
+ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp TK 621
+ chi phí nhân công trực tiếp TK 622
+ chi phí sản xuất chung TK 627
=> Kết chuyển qua tài khoản chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang TK 154
Thành phẩm nhập kho là TK 155
Thành phẩm gửi bán là TK 157
Thành phẩm đã bán là TK 632
