Tài liệu này tổng hợp các quy định then chốt về kinh phí công đoàn sẽ có hiệu lực từ giữa năm 2026. Điểm cốt lõi của quy định mới nằm ở việc chuẩn hóa nghĩa vụ tài chính đối với mọi đơn vị sử dụng lao động thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc, bất kể đơn vị đó đã thành lập công đoàn cơ sở hay chưa. Với mức đóng ấn định 2% trên quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH, các doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần đặc biệt lưu ý về thời hạn nộp và sự phân biệt giữa "kinh phí công đoàn" và "đoàn phí công đoàn" để đảm bảo tính tuân thủ, tránh các rủi ro pháp lý và chế tài tài chính nghiêm trọng lên đến 75 triệu đồng.
1. Cơ sở Pháp lý và Phạm vi Áp dụng
Việc thực hiện nghĩa vụ tài chính công đoàn năm 2026 được điều chỉnh bởi các khung pháp lý cụ thể sau:
- Văn bản căn cứ: Nghị định 105/2026/NĐ-CP, hướng dẫn Luật Công đoàn về tài chính công đoàn.
- Thời điểm hiệu lực: Bắt đầu từ ngày 16/05/2026.
- Tính chất: Đây là nghĩa vụ bắt buộc đối với các đối tượng thuộc diện áp dụng theo quy định của pháp luật.
2. Đối tượng Thực hiện Nghĩa vụ
Quy định xác định rõ các thực thể có trách nhiệm đóng kinh phí công đoàn dựa trên yếu tố sử dụng lao động, thay vì chỉ căn cứ vào giấy phép kinh doanh:
- Các đơn vị bao gồm: Doanh nghiệp, cơ quan, đơn vị và hộ kinh doanh có thuê mướn lao động.
- Điều kiện định danh: Lao động được thuê thuộc diện phải tham gia BHXH bắt buộc.
- Lưu ý đặc biệt: Nghĩa vụ này tồn tại độc lập với việc thành lập tổ chức công đoàn tại chỗ. Ngay cả khi đơn vị chưa thành lập công đoàn cơ sở, việc đóng kinh phí công đoàn vẫn là bắt buộc nếu đáp ứng điều kiện về sử dụng lao động.
3. Cơ cấu Mức đóng và Phân biệt Khái niệm
Mức đóng được tính toán dựa trên quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH, không phụ thuộc vào doanh thu hay lợi nhuận của đơn vị.
3.1. Phân định mức đóng cụ thể
| Trường hợp | Đối tượng đóng | Mức đóng | Căn cứ tính |
| Chưa có công đoàn cơ sở | Đơn vị sử dụng lao động | 2% | Quỹ tiền lương đóng BHXH |
| Đã có công đoàn cơ sở | Đơn vị sử dụng lao động | 2% | Quỹ tiền lương đóng BHXH |
| Đoàn viên công đoàn | Người lao động | 0,5% | Đoàn phí công đoàn |
3.2. Phân biệt Kinh phí và Đoàn phí
Cần có sự tách biệt rõ ràng giữa hai khái niệm này để tránh nhầm lẫn trong công tác hạch toán và quản lý:
- Kinh phí công đoàn: Là khoản chi do chủ doanh nghiệp, chủ hộ kinh doanh hoặc đơn vị sử dụng lao động tự chi trả. Người lao động không có nghĩa vụ đóng khoản này.
- Đoàn phí công đoàn: Là khoản chi do chính người lao động (là đoàn viên) đóng theo quy định của tổ chức công đoàn.
4. Quy trình Thực hiện và Thời hạn
Để đảm bảo tính minh bạch và đúng hạn, các đơn vị cần tuân thủ lộ trình sau:
- Địa điểm/Phương thức nộp: Các đơn vị chủ động liên hệ với Liên đoàn Lao động cấp quận/huyện/tỉnh hoặc công đoàn cấp trên trực tiếp nơi đặt trụ sở để nhận hướng dẫn về tài khoản tiếp nhận.
- Lựa chọn thời hạn đóng:
- Theo tháng: Hạn cuối là ngày cuối cùng của tháng kế tiếp.
- Theo quý: Hạn cuối là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên thuộc quý tiếp theo.
5. Chế tài Xử phạt và Hệ lụy Pháp lý
Hành vi vi phạm quy định về đóng kinh phí công đoàn sẽ bị xử lý nghiêm ngặt theo các mức độ sau:
| Mức độ vi phạm | Mô tả hành vi | Mức xử phạt |
| Mức 1 | Chậm đóng, đóng sai mức, hoặc đóng thiếu số lượng lao động thuộc diện phải đóng. | 12% đến dưới 15% tổng số tiền phải đóng (Tối đa 75 triệu đồng). |
| Mức 2 | Hoàn toàn không đóng cho toàn bộ người lao động thuộc diện phải đóng. | 18% đến 20% tổng số tiền phải đóng (Tối đa 75 triệu đồng). |
Các biện pháp bổ sung: Ngoài việc nộp phạt hành chính, đơn vị vi phạm còn phải đối mặt với:
- Truy thu toàn bộ số tiền chưa đóng hoặc đóng thiếu.
- Tính tiền lãi chậm đóng trên số dư nợ kinh phí.
Kết luận
Quy định về kinh phí công đoàn năm 2026 đặt ra yêu cầu cao về tính tự giác và chính xác trong quản lý nhân sự và tài chính của doanh nghiệp. Việc chủ động rà soát danh sách lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc và thực hiện đóng kinh phí đúng thời hạn là giải pháp duy nhất để tránh các khoản truy thu và tiền phạt không đáng có.
Nguồn: Phạm Thịnh tổng hợp.
