Mục tiêu ứng dụng người dùng:
Tạo ra công cụ tác nghiệp, Công cụ và cơ chế kiểm soát, Kết nối trực tiếp với chức năng “Lập hóa đơn bán hàng” trong phần mềm kế toán mà đơn vị doanh nghiệp đang sử dụng (có khả năng tương thích) hoặc Phần mềm Smartkey KẾ TOÁN 3.0 trở lên. Đảm bảo tác nghiệp và ứng dụng toàn bộ nội dung, mẫu biểu theo các quy định về Thuế và Hóa đơn đồng thời đáp ứng yêu cầu riêng biệt theo mẫu và đặc thù hoạt động trong mỗi doanh nghiệp.
Chức năng - Mô tả ứng dụng
Thiết lập mẫu hóa đơn
Tạo sẵn tất cả các loại hóa đơn: Hóa đơn xuất khẩu | Hóa đơn bán hàng | Hóa đơn GTGT | Các loại hóa đơn kiêm nhiệm như: Hóa đơn bán hàng – Kiêm phiếu thu | Hóa đơn bán hàng – Kiêm phiếu bản hàng | Hóa đơn bán hàng – Kiêm phiếu xuất kho | Hóa đơn GTGT – Kiêm phiếu thu | Hóa đơn GTGT – Kiêm phiếu bảo hành…
Mẫu được thiết kế sao cho có thể chèn hình ảnh Logo, Thay đổi tiêu đề, Thay đổi chữ ký, Thay đổi nội dung không bắt buộc , đưa vào khẩu hiệu hoặc Slogan. Thiết kế dạng động để người dùng có thể tái cấu trúc Form. Sau khi đã lựa chọn hoặc tái cầu trúc Form, người dùng chọn chấp nhận một hoặc nhiều loại (mẫu) để dùng thì mặc nhiên trong quá trình sử dụng sẽ sử dụng Form mẫu đã chọn đó. Việc này được phân quyền độc lập với hệ thống phân quyền hiện tại.
Các mệnh lệnh đi kèm cho mỗi mẫu hóa đơn: Quyết định sử dụng mẫu | Đăng ký sử dụng mẫu | Sửa mẫu kèm theo quyết định | Hủy mẫu…
Trong một số trường hợp doanh nghiệp đã đặt sẵn phôi hóa đơn đặt in để sử dụng thì có thể chỉ chọn in nội dung trên phôi có sẵn sao cho khớp với mẫu đã in, dòng cột phù hợp với mẫu phôi đã đặt. Với chức năng này, khách hàng Smartkey có thể dùng ngay chức năng in hóa đơn theo mẫu đã được đóng gói trong phần mềm Smartkey KẾ TOÁN đang sử dụng.
Quản lý hóa đơn
1. Tạo ký hiệu đặc biệt có giá trị chống sao chép và in ấn hóa đơn giả (Tạo ra một quy luật với phương thức do người dùng tự định nghĩa mà dạng thức thể hiện của nó như Mã vạch 2 chiều, Dãy Code bí mật có giá trị như tem chống hàng giả). Với công cụ đã được tạo lập kèm theo giải pháp này, nếu cần kiểm tra tính đúng, có thật của hóa đơn khách hàng sẽ nhập vào thông số từ mã vạch và code bí mật ở trên hóa đơn, khi đó sẽ cho người dùng biết Hóa đơn đó do đơn vị nào phát hành, thông tin chi tiết người mua, hàng hóa dịch vụ có khớp với hàng hóa dịch vụ ghi trong hóa đơn hay không? Tổng giá trị trước thuế và sau thuế của hóa đơn là bao nhiêu.
2. Quản lý hóa đơn tự in: Số liên đăng ký để tin (2-9 liên) | Phân quyền lập và in hóa đơn. Liên kết: Hóa đơn đã lập chưa in thì cảnh báo đỏ và yêu cầu in hóa đơn hàng ngày. Mỗi lần in phải in đủ số liên đăng ký, tự động gán nhãn Liên (1)… Liên(n). Nếu in lại hóa đơn đã in sẽ tự động gán nhãn “Sao y bản chính lần thứ n” và kiểm soát số liên in thêm. Nếu quá trình in gặp sự cố thiết bị, nguồn điện, kỹ thuật phần mềm sẽ thực hiện nghiệp vụ hủy hóa đơn đó và cho phép chọn chức năng lập và in lại hóa đơn hủy với số hóa đơn được lấy là số tiếp theo trong thư viện số đã được tự động tạo trước đó ở khâu đăng ký phát hành hóa đơn. (Xem thêm mục 3).
3. Danh sách số hóa đơn gắn với Seri và kỹ hiệu đặc biệt cho phép người dùng khai báo theo nội dung thông báo phát hành và tạo trước thành 1 thư viện, quá trình tác nghiệp sẽ tự động gán giá trị theo quy tắc số liên tiếp liền kề cho mỗi hóa đơn.
4. Các mẫu ứng dụng: Biên bản hủy hóa đơn, các mẫu công văn liên quan theo hướng dẫn của TT 153 và các văn bản đính chính, bổ sung.
Thông báo phát hành Thiết lập mẫu thông báo phát hành (Để in hoặc gửi Online dạng file .pdf) . Thông báo này chứa đựng các thông tin động ràng buộc với tất cả các chức năng trong phần hệ này và phân hệ Hóa đơn bán hàng của phần mềm.
Báo cáo hóa đơn
Theo mẫu và hướng dẫn của TT153. Đảm báo lưu giữ và kiểm soát sự khớp đúng giữa báo cáo hóa đơn hàng quý, hàng năm với các thông báo phát hành về loại, số lượng, số hóa đơn.
Tạo ra công cụ tác nghiệp, Công cụ và cơ chế kiểm soát, Kết nối trực tiếp với chức năng “Lập hóa đơn bán hàng” trong phần mềm kế toán mà đơn vị doanh nghiệp đang sử dụng (có khả năng tương thích) hoặc Phần mềm Smartkey KẾ TOÁN 3.0 trở lên. Đảm bảo tác nghiệp và ứng dụng toàn bộ nội dung, mẫu biểu theo các quy định về Thuế và Hóa đơn đồng thời đáp ứng yêu cầu riêng biệt theo mẫu và đặc thù hoạt động trong mỗi doanh nghiệp.
Chức năng - Mô tả ứng dụng
Thiết lập mẫu hóa đơn
Tạo sẵn tất cả các loại hóa đơn: Hóa đơn xuất khẩu | Hóa đơn bán hàng | Hóa đơn GTGT | Các loại hóa đơn kiêm nhiệm như: Hóa đơn bán hàng – Kiêm phiếu thu | Hóa đơn bán hàng – Kiêm phiếu bản hàng | Hóa đơn bán hàng – Kiêm phiếu xuất kho | Hóa đơn GTGT – Kiêm phiếu thu | Hóa đơn GTGT – Kiêm phiếu bảo hành…
Mẫu được thiết kế sao cho có thể chèn hình ảnh Logo, Thay đổi tiêu đề, Thay đổi chữ ký, Thay đổi nội dung không bắt buộc , đưa vào khẩu hiệu hoặc Slogan. Thiết kế dạng động để người dùng có thể tái cấu trúc Form. Sau khi đã lựa chọn hoặc tái cầu trúc Form, người dùng chọn chấp nhận một hoặc nhiều loại (mẫu) để dùng thì mặc nhiên trong quá trình sử dụng sẽ sử dụng Form mẫu đã chọn đó. Việc này được phân quyền độc lập với hệ thống phân quyền hiện tại.
Các mệnh lệnh đi kèm cho mỗi mẫu hóa đơn: Quyết định sử dụng mẫu | Đăng ký sử dụng mẫu | Sửa mẫu kèm theo quyết định | Hủy mẫu…
Trong một số trường hợp doanh nghiệp đã đặt sẵn phôi hóa đơn đặt in để sử dụng thì có thể chỉ chọn in nội dung trên phôi có sẵn sao cho khớp với mẫu đã in, dòng cột phù hợp với mẫu phôi đã đặt. Với chức năng này, khách hàng Smartkey có thể dùng ngay chức năng in hóa đơn theo mẫu đã được đóng gói trong phần mềm Smartkey KẾ TOÁN đang sử dụng.
Quản lý hóa đơn
1. Tạo ký hiệu đặc biệt có giá trị chống sao chép và in ấn hóa đơn giả (Tạo ra một quy luật với phương thức do người dùng tự định nghĩa mà dạng thức thể hiện của nó như Mã vạch 2 chiều, Dãy Code bí mật có giá trị như tem chống hàng giả). Với công cụ đã được tạo lập kèm theo giải pháp này, nếu cần kiểm tra tính đúng, có thật của hóa đơn khách hàng sẽ nhập vào thông số từ mã vạch và code bí mật ở trên hóa đơn, khi đó sẽ cho người dùng biết Hóa đơn đó do đơn vị nào phát hành, thông tin chi tiết người mua, hàng hóa dịch vụ có khớp với hàng hóa dịch vụ ghi trong hóa đơn hay không? Tổng giá trị trước thuế và sau thuế của hóa đơn là bao nhiêu.
2. Quản lý hóa đơn tự in: Số liên đăng ký để tin (2-9 liên) | Phân quyền lập và in hóa đơn. Liên kết: Hóa đơn đã lập chưa in thì cảnh báo đỏ và yêu cầu in hóa đơn hàng ngày. Mỗi lần in phải in đủ số liên đăng ký, tự động gán nhãn Liên (1)… Liên(n). Nếu in lại hóa đơn đã in sẽ tự động gán nhãn “Sao y bản chính lần thứ n” và kiểm soát số liên in thêm. Nếu quá trình in gặp sự cố thiết bị, nguồn điện, kỹ thuật phần mềm sẽ thực hiện nghiệp vụ hủy hóa đơn đó và cho phép chọn chức năng lập và in lại hóa đơn hủy với số hóa đơn được lấy là số tiếp theo trong thư viện số đã được tự động tạo trước đó ở khâu đăng ký phát hành hóa đơn. (Xem thêm mục 3).
3. Danh sách số hóa đơn gắn với Seri và kỹ hiệu đặc biệt cho phép người dùng khai báo theo nội dung thông báo phát hành và tạo trước thành 1 thư viện, quá trình tác nghiệp sẽ tự động gán giá trị theo quy tắc số liên tiếp liền kề cho mỗi hóa đơn.
4. Các mẫu ứng dụng: Biên bản hủy hóa đơn, các mẫu công văn liên quan theo hướng dẫn của TT 153 và các văn bản đính chính, bổ sung.
Thông báo phát hành Thiết lập mẫu thông báo phát hành (Để in hoặc gửi Online dạng file .pdf) . Thông báo này chứa đựng các thông tin động ràng buộc với tất cả các chức năng trong phần hệ này và phân hệ Hóa đơn bán hàng của phần mềm.
Báo cáo hóa đơn
Theo mẫu và hướng dẫn của TT153. Đảm báo lưu giữ và kiểm soát sự khớp đúng giữa báo cáo hóa đơn hàng quý, hàng năm với các thông báo phát hành về loại, số lượng, số hóa đơn.
