Bạn tham khảo quyết định số 555/QĐ-BHXH ngày 13 tháng 05 năm 2009 của BHXH Việt Nam. Trong quyết định này có đầy đủ các mẫu biểu và thủ tục xin cấp lại sổ bảo hiểm.
III. HỒ SƠ VÀ THỦ TỤC CẤP SỔ BHXH
1. Hồ sơ và thủ tục cấp sổ BHXH.
1.1. Đối với người tham gia BHXH, BHTN bắt buộc.
1.1.1. Đối với người tham gia BHXH và BHTN lần đầu, hồ sơ gồm:
- 03 Tờ khai theo mẫu số 01-TBH.
- 01 Danh sách lao động tham gia BHXH, BHTN theo mẫu số 02a-TBH.
- Bản sao Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy phép hoạt động đối với người sử dụng lao động.
- Quyết định tuyển dụng hoặc quyết định về tiền lương hoặc hợp đồng lao động và 01 bản sao giấy khai sinh của người lao động.
- Hợp đồng lao động đối với người sử dụng lao động là cá nhân thuê mướn, sử dụng lao động.
- Hồ sơ quy định tại Điểm 1.1.1 nêu trên; kèm theo 01 danh sách đề nghị cấp sổ BHXH theo mẫu số 04/SBH;
- Người lao động làm việc thuộc khu vực Nhà nước, nghỉ chờ việc từ 01/11/1987 đến trước ngày 01/01/1995 do doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức không sắp xếp, bố trí được việc làm, chưa nhận trợ cấp thôi việc hoặc trợ cấp BHXH một lần, tính đến 31/12/1994 vẫn còn tên trong danh sách lao động của doanh nghiệp, cơ quan, đơn vị (không bao gồm người bị kỷ luật buộc thôi việc hoặc tự ý bỏ việc, bị phạt tù giam trước ngày 01/01/1995, ra nước ngoài hoặc ở nước ngoài không hợp pháp), nếu chưa được cấp sổ BHXH thì hồ sơ đề nghị cấp sổ BHXH được quy định tại khoản 11 điểm 8 Thông tư số 19/2008/TT-BLĐTBXH ngày 23/9/2008 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội.
- Người lao dộng học tập ở nước ngoài về nước, hồ sơ đề nghị cấp sổ BHXH được quy định tại điểm 1 và 2, mục IV Thông tư số 24/2007/TT-BLĐTBXH ngày 09/11/2007 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội.
- Tờ khai tham gia BHXHTN hướng dẫn tại công văn số 1564/BHXH-BT ngày 02/6/2008 của BHXH Việt Nam.
- 01 bản sao Giấy khai sinh.
- Người tham gia BHXH, BHTN làm đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH theo mẫu số 06/SBH, nêu rõ lý do bị mất hoặc hỏng, tình trạng hỏng và cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật việc chưa hưởng chế độ BHXH một lần, sau đó nộp đơn, sổ BHXH (nếu hỏng) cho cơ quan BHXH.
- Nếu người tham gia BHXH, BHTN có thời gian đóng BHXH, BHTN ở tỉnh khác, ngoài các hồ sơ nêu trên, nếu có vấn đề gì chưa rõ, thì BHXH tỉnh cấp lại sổ yêu cầu BHXH tỉnh nơi người tham gia đã đóng BHXH, BHTN gửi bản ghi quá trình đóng BHXH, BHTN theo mẫu số 07/SBH để xem xét và lưu cùng hồ sơ cấp lại sổ.
- Nếu người đang bảo lưu thời gian đóng BHXH, BHTN hoặc trong thời gian di chuyển đến tỉnh mới mà bị mất hoặc hỏng sổ, thì việc cấp lại sổ BHXH được thực hiện tại BHXH tỉnh, nơi chốt sổ xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN.
- Người sử dụng lao động làm công văn đề nghị cấp lại sổ BHXH, cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật việc người lao động chưa hưởng trợ cấp BHXH 1 lần;
- Người sử dụng lao động lập Biên bản nêu rõ nguyên nhân, số lượng sổ và các trang sổ bị mất hoặc bị hỏng;
- Tờ khai cấp sổ lần đầu, sổ BHXH bị hỏng.
- Cán bộ được giao quản lý sổ BHXH làm mất hoặc hỏng sổ BHXH viết Bản tường trình (có xác nhận của Giám đốc BHXH huyện hoặc trưởng phòng Cấp sổ, thẻ), kèm theo sổ BHXH hỏng;
- Phòng Cấp sổ, thẻ trình Giám đốc BHXH tỉnh phê duyệt cấp lại sổ BHXH.
