Giải pháp DMS trợ giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ quy trình trong hoạt động phân phối hàng hóa ra thị trường, cập nhật real-time mọi diễn biến tại từng điểm, kênh bán về hàng hóa, nhân viên bán hàng (salesman), hàng tồn, công nợ… Phần mềm phải có khả năng hỗ trợ kết nối dữ liệu tới tất cả các bộ phận cho dù trực tiếp hay gián tiếp tham gia vào quy trình phân phối hàng hóa tại doanh nghiệp.
Để thiết kế một phần mềm phù hợp với yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp thì việc thấu hiểu và có kinh nghiệm trong quy trình vận hành của những doanh nghiệp có hệ thống kênh phân phối lớn là vấn đề đầu tiên nhà cung cấp cần tìm hiểu và tích lũy kiến thức. Dưới đây chúng tôi xin chia sẻ về quy trình của một số hình thức vận hành kênh phân phối phổ biến như sau:
HÌNH THỨC BÁN HÀNG SALES IN
(2) – Sau khi tiếp nhận mục tiêu, nhân viên Sales thực hiện tìm kiếm khách hàng và ghi nhận thông tin khách hàng (cập nhật trực tiếp trên Bravo apps - chụp ảnh ghi nhận tọa độ khách hàng)
(3) – Nhân viên Chăm sóc khách hàng theo dõi thông tin khách hàng trên hệ thống. Liên hệ khách hàng, xác nhận lại thông tin Sales đã ghi nhận trên hệ thống và thực hiện đánh giá mức độ tiềm năng.
=> Bravo hỗ trợ kết nối với tổng đài điện thoại để ghi nhận lịch sử các cuộc gọi
(4) – Từ các thông tin đánh giá của Sales và Chăm sóc khách hàng, Sales manager tiếp tục thực hiện các nghiệp vụ đánh giá để xác nhận khách hàng có thể hợp tác – Cập nhật trực tiếp đánh giá trên hệ thống (cập nhật trực tiếp trên Bravo apps - chụp ảnh ghi nhận xác minh lại tọa độ khách hàng)
(5) – Nhân viên Sales theo dõi thông tin khách hàng, sau khi đã được Sales manager đánh giá thì sẽ thực hiện đăng ký tạo mã khách hàng chính thức trên Bravo Apps
(6) – Thông tin yêu cầu tạo mã sẽ được gửi đến và thông báo trên Bravo Apps của Sales manager – thực hiện phê duyệt mã khách hàng trực tiếp trên apps (mã khách hàng có thể sử dụng thực hiện giao dịch)
=> Trường hợp không được phê duyệt, hệ thống sẽ ghi nhận lý do từ chối và gửi phản hồi về user liên quan
(7) – Sau khi khách hàng đã trở thành chính thức để hợp tác trên hệ thống. Bravo cung cấp tính năng phân tuyến phục vụ cho công việc viếng thăm khách hàng
=> Hệ thống hỗ trợ tính năng gợi ý tuyến đi hiệu quả cho Sales thông qua tọa độ khách hàng mỗi khi Sales có kế hoạch viếng thăm khách hàng (Lưu ý: yêu cầu khách hàng cần làm việc và trả phí thuê bao với phía Google để được định tuyến một cách chuẩn xác)
(2) – Nhân viên Sales đàm phán với khách hàng. Thực hiện cập nhật Đơn hàng bán trực tiếp trên Bravo apps – thừa kế dữ liệu giá bán và chính sách khuyến mãi
=> Dữ liệu đơn hàng bán sẽ được gửi đến và thông báo trên Bravo Apps của Sales manager → thực hiện phê duyệt trực tiếp trên apps => => Trường hợp không được phê duyệt, hệ thống sẽ ghi nhận lý do từ chối và gửi phản hồi về user liên quan
(3) – Sau khi đơn hàng bán được phê duyệt, Kho tiếp nhận dữ liệu và thực hiện kiểm tra tồn kho và chuẩn bị hàng hóa
=> Căn cứ vào dữ liệu tồn kho tại các Kho, nhân viên kho sẽ xác định chuẩn bị hàng từ kho nào để thực điều phối hàng (giữa các kho) để tiện cho việc tập hợp đủ hàng cần giao
- Kho lập Phiếu xuất giao hàng và chuyển đến cho Bp. Logictis thực hiện phân xe và tuyến đường.
- Nhân viên Logictis tiếp nhận phiếu xuất, cập nhật Phiếu vận chuyển (thừa kế dữ liệu từ phiếu xuất và đơn hàng bán). Thực hiện phân xe và tuyến đường
(4) – Đồng thời, Bp. Kế toán xuất hóa đơn bán hàng để đính kèm khi xuất giao hàng
(5) – Lái xe tiếp nhận Phiếu vận chuyển và Hóa đơn bán hàng, thực hiện giao hàng đến cho khách hàng
=> Trong lúc chuẩn bị hàng, hệ thống Bravo có thể hỗ trợ định tuyến dựa vào tọa độ khách hàng đã lưu để bộ phận Logictis (lái xe) có thể xác định tuyến đường giao hàng hiệu quả trên Bravo Apps (Lưu ý: yêu cầu khách hàng cần làm việc và trả phí thuê bao với phía Google để được định tuyến một cách chuẩn xác)
=> Các bộ phận liên quan sẽ được thừa kế dữ liệu để theo dõi quá trình giao nhận hàng hóa
(6) – Kế toán theo dõi và thu hồi công nợ. Trường hợp Sales chịu trách nhiệm thu hồi công nợ, Bravo hỗ trợ giao diện cập nhật thu tiền ngay trên Apps để dữ liệu có thể được chuyển tức thời về bộ phận kế toán theo dõi
(7) – Bp. Sales admin theo dõi quá trình thực hiện và tính thưởng Sales in
=> Hệ thống cảnh báo các mặt hàng cận date
(2) – Dữ liệu đề nghị thu hồi sẽ được gửi đến và thông báo trên Bravo Apps của Sales manager → thực hiện phê duyệt trực tiếp trên apps
=> Trường hợp không được phê duyệt, hệ thống sẽ ghi nhận lý do từ chối và gửi phản hồi về user liên quan
(3) – Sau khi đề nghị được duyệt, Sales thực hiện thu hồi từ khách hàng
(4) – Hàng về đến kho, nhân viên Kho cập nhật Phiếu nhập kho thu hồi hàng date (dựa vào dữ liệu từ phiếu đề nghị thu hồi đã được duyệt
(5) – Nhân viên Sales theo dõi quá trình nhập kho, tiếp tục cập nhật Phiếu đề nghị xuất trả trên Bravo apps
=> Một phiếu đề nghị xuất trả có thể tổng hợp từ nhiều lần thu hồi date
(6) – Dữ liệu đề nghị xuất trả sẽ được gửi đến và thông báo trên Bravo Apps của Sales manager → thực hiện phê duyệt trực tiếp trên apps
=> Trường hợp không được phê duyệt, hệ thống sẽ ghi nhận lý do từ chối và gửi phản hồi về user liên quan
(7) – Sau khi đề nghị xuất trả được phê duyệt, Kho tiếp nhận dữ liệu và thực hiện kiểm tra tồn kho và chuẩn bị hàng hóa
=> Căn cứ vào dữ liệu tồn kho tại các Kho, nhân viên kho sẽ xác định chuẩn bị hàng từ kho nào để thực điều phối hàng (giữa các kho) để tiện cho việc tập hợp đủ hàng cần giao
=> Kho lập Phiếu xuất giao hàng trả và chuyển đến cho Bp. Logictis thực hiện phân xe và tuyến đường
(8) (9) – Nhân viên Logictis tiếp nhận phiếu xuất, cập nhật Phiếu vận chuyển (thừa kế dữ liệu từ phiếu xuất). Thực hiện phân xe và tuyến đường – có thể kết hợp với các chuyến giao hàng bán để nâng cao hiệu suất
=> Lái xe tiếp nhận Phiếu vận chuyển, thực hiện giao hàng đến cho khách hàng
=> Trong lúc chuẩn bị hàng, hệ thống Bravo có thể hỗ trợ định tuyến dựa vào tọa độ khách hàng đã lưu để bộ phận Logictis (lái xe) có thể xác định tuyến đường giao hàng hiệu quả trên Bravo Apps (Lưu ý: yêu cầu khách hàng cần làm việc và trả phí thuê bao với phía Google để được định tuyến một cách chuẩn xác)
=> Các bộ phận liên quan sẽ được thừa kế dữ liệu để theo dõi quá trình giao nhận hàng hóa
Bên cạnh sales in hình thức bán hàng sales out cũng được áp dụng ở nhiều doanh nghiệp. Chi tiết về các bài toán đặc thù và quy trình cụ thể của hình thức này, mời bạn đọc tiếp tục theo dõi nội dung chia sẻ của chúng tôi trong kỳ tiếp theo nhé.
Để thiết kế một phần mềm phù hợp với yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp thì việc thấu hiểu và có kinh nghiệm trong quy trình vận hành của những doanh nghiệp có hệ thống kênh phân phối lớn là vấn đề đầu tiên nhà cung cấp cần tìm hiểu và tích lũy kiến thức. Dưới đây chúng tôi xin chia sẻ về quy trình của một số hình thức vận hành kênh phân phối phổ biến như sau:
HÌNH THỨC BÁN HÀNG SALES IN
- Quy trình tìm kiếm và xác nhận khách hàng
(2) – Sau khi tiếp nhận mục tiêu, nhân viên Sales thực hiện tìm kiếm khách hàng và ghi nhận thông tin khách hàng (cập nhật trực tiếp trên Bravo apps - chụp ảnh ghi nhận tọa độ khách hàng)
(3) – Nhân viên Chăm sóc khách hàng theo dõi thông tin khách hàng trên hệ thống. Liên hệ khách hàng, xác nhận lại thông tin Sales đã ghi nhận trên hệ thống và thực hiện đánh giá mức độ tiềm năng.
=> Bravo hỗ trợ kết nối với tổng đài điện thoại để ghi nhận lịch sử các cuộc gọi
(4) – Từ các thông tin đánh giá của Sales và Chăm sóc khách hàng, Sales manager tiếp tục thực hiện các nghiệp vụ đánh giá để xác nhận khách hàng có thể hợp tác – Cập nhật trực tiếp đánh giá trên hệ thống (cập nhật trực tiếp trên Bravo apps - chụp ảnh ghi nhận xác minh lại tọa độ khách hàng)
(5) – Nhân viên Sales theo dõi thông tin khách hàng, sau khi đã được Sales manager đánh giá thì sẽ thực hiện đăng ký tạo mã khách hàng chính thức trên Bravo Apps
(6) – Thông tin yêu cầu tạo mã sẽ được gửi đến và thông báo trên Bravo Apps của Sales manager – thực hiện phê duyệt mã khách hàng trực tiếp trên apps (mã khách hàng có thể sử dụng thực hiện giao dịch)
=> Trường hợp không được phê duyệt, hệ thống sẽ ghi nhận lý do từ chối và gửi phản hồi về user liên quan
(7) – Sau khi khách hàng đã trở thành chính thức để hợp tác trên hệ thống. Bravo cung cấp tính năng phân tuyến phục vụ cho công việc viếng thăm khách hàng
=> Hệ thống hỗ trợ tính năng gợi ý tuyến đi hiệu quả cho Sales thông qua tọa độ khách hàng mỗi khi Sales có kế hoạch viếng thăm khách hàng (Lưu ý: yêu cầu khách hàng cần làm việc và trả phí thuê bao với phía Google để được định tuyến một cách chuẩn xác)
- Quy trình bán hàng
(2) – Nhân viên Sales đàm phán với khách hàng. Thực hiện cập nhật Đơn hàng bán trực tiếp trên Bravo apps – thừa kế dữ liệu giá bán và chính sách khuyến mãi
=> Dữ liệu đơn hàng bán sẽ được gửi đến và thông báo trên Bravo Apps của Sales manager → thực hiện phê duyệt trực tiếp trên apps => => Trường hợp không được phê duyệt, hệ thống sẽ ghi nhận lý do từ chối và gửi phản hồi về user liên quan
(3) – Sau khi đơn hàng bán được phê duyệt, Kho tiếp nhận dữ liệu và thực hiện kiểm tra tồn kho và chuẩn bị hàng hóa
=> Căn cứ vào dữ liệu tồn kho tại các Kho, nhân viên kho sẽ xác định chuẩn bị hàng từ kho nào để thực điều phối hàng (giữa các kho) để tiện cho việc tập hợp đủ hàng cần giao
- Kho lập Phiếu xuất giao hàng và chuyển đến cho Bp. Logictis thực hiện phân xe và tuyến đường.
- Nhân viên Logictis tiếp nhận phiếu xuất, cập nhật Phiếu vận chuyển (thừa kế dữ liệu từ phiếu xuất và đơn hàng bán). Thực hiện phân xe và tuyến đường
(4) – Đồng thời, Bp. Kế toán xuất hóa đơn bán hàng để đính kèm khi xuất giao hàng
(5) – Lái xe tiếp nhận Phiếu vận chuyển và Hóa đơn bán hàng, thực hiện giao hàng đến cho khách hàng
=> Trong lúc chuẩn bị hàng, hệ thống Bravo có thể hỗ trợ định tuyến dựa vào tọa độ khách hàng đã lưu để bộ phận Logictis (lái xe) có thể xác định tuyến đường giao hàng hiệu quả trên Bravo Apps (Lưu ý: yêu cầu khách hàng cần làm việc và trả phí thuê bao với phía Google để được định tuyến một cách chuẩn xác)
=> Các bộ phận liên quan sẽ được thừa kế dữ liệu để theo dõi quá trình giao nhận hàng hóa
(6) – Kế toán theo dõi và thu hồi công nợ. Trường hợp Sales chịu trách nhiệm thu hồi công nợ, Bravo hỗ trợ giao diện cập nhật thu tiền ngay trên Apps để dữ liệu có thể được chuyển tức thời về bộ phận kế toán theo dõi
(7) – Bp. Sales admin theo dõi quá trình thực hiện và tính thưởng Sales in
- Quy trình theo dõi thu hồi đổi trả date
=> Hệ thống cảnh báo các mặt hàng cận date
(2) – Dữ liệu đề nghị thu hồi sẽ được gửi đến và thông báo trên Bravo Apps của Sales manager → thực hiện phê duyệt trực tiếp trên apps
=> Trường hợp không được phê duyệt, hệ thống sẽ ghi nhận lý do từ chối và gửi phản hồi về user liên quan
(3) – Sau khi đề nghị được duyệt, Sales thực hiện thu hồi từ khách hàng
(4) – Hàng về đến kho, nhân viên Kho cập nhật Phiếu nhập kho thu hồi hàng date (dựa vào dữ liệu từ phiếu đề nghị thu hồi đã được duyệt
(5) – Nhân viên Sales theo dõi quá trình nhập kho, tiếp tục cập nhật Phiếu đề nghị xuất trả trên Bravo apps
=> Một phiếu đề nghị xuất trả có thể tổng hợp từ nhiều lần thu hồi date
(6) – Dữ liệu đề nghị xuất trả sẽ được gửi đến và thông báo trên Bravo Apps của Sales manager → thực hiện phê duyệt trực tiếp trên apps
=> Trường hợp không được phê duyệt, hệ thống sẽ ghi nhận lý do từ chối và gửi phản hồi về user liên quan
(7) – Sau khi đề nghị xuất trả được phê duyệt, Kho tiếp nhận dữ liệu và thực hiện kiểm tra tồn kho và chuẩn bị hàng hóa
=> Căn cứ vào dữ liệu tồn kho tại các Kho, nhân viên kho sẽ xác định chuẩn bị hàng từ kho nào để thực điều phối hàng (giữa các kho) để tiện cho việc tập hợp đủ hàng cần giao
=> Kho lập Phiếu xuất giao hàng trả và chuyển đến cho Bp. Logictis thực hiện phân xe và tuyến đường
(8) (9) – Nhân viên Logictis tiếp nhận phiếu xuất, cập nhật Phiếu vận chuyển (thừa kế dữ liệu từ phiếu xuất). Thực hiện phân xe và tuyến đường – có thể kết hợp với các chuyến giao hàng bán để nâng cao hiệu suất
=> Lái xe tiếp nhận Phiếu vận chuyển, thực hiện giao hàng đến cho khách hàng
=> Trong lúc chuẩn bị hàng, hệ thống Bravo có thể hỗ trợ định tuyến dựa vào tọa độ khách hàng đã lưu để bộ phận Logictis (lái xe) có thể xác định tuyến đường giao hàng hiệu quả trên Bravo Apps (Lưu ý: yêu cầu khách hàng cần làm việc và trả phí thuê bao với phía Google để được định tuyến một cách chuẩn xác)
=> Các bộ phận liên quan sẽ được thừa kế dữ liệu để theo dõi quá trình giao nhận hàng hóa
Bên cạnh sales in hình thức bán hàng sales out cũng được áp dụng ở nhiều doanh nghiệp. Chi tiết về các bài toán đặc thù và quy trình cụ thể của hình thức này, mời bạn đọc tiếp tục theo dõi nội dung chia sẻ của chúng tôi trong kỳ tiếp theo nhé.