Tài liệu này tổng hợp các hướng dẫn pháp lý từ Cục Thuế tỉnh Khánh Hòa liên quan đến việc áp dụng hình thức thanh toán không dùng tiền mặt đối với chi phí tiền lương và các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Điểm cốt lõi là kể từ ngày 15/12/2025, tất cả các khoản thanh toán từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được tính vào chi phí hợp lý. Mặc dù ghi nhận những khó khăn đặc thù trong việc chi trả lương cho người lao động là đồng bào dân tộc thiểu số, cơ quan Thuế khẳng định hiện chưa có quy định về lộ trình trì hoãn cho trường hợp này. Doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt ngưỡng thanh toán và tránh các hành vi chia nhỏ giao dịch nhằm né tránh quy định pháp luật.
Cơ sở pháp lý và các văn bản điều chỉnh
Hệ thống quy định được áp dụng để giải quyết các vướng mắc về chứng từ thanh toán bao gồm các văn bản quy phạm pháp luật sau:| Văn bản pháp luật | Nội dung trọng tâm |
| Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15 | Khung pháp lý cao nhất về thuế thu nhập doanh nghiệp. |
| Nghị định số 320/2025/NĐ-CP (15/12/2025) | Quy định chi tiết thi hành Luật Thuế TNDN; quy định các điều kiện để khoản chi được trừ. |
| Nghị định số 181/2025/NĐ-CP (01/7/2025) | Quy định chi tiết thi hành Luật Thuế GTGT; định nghĩa chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. |
| Nghị định số 52/2024/NĐ-CP (15/5/2024) | Quy định chung về thanh toán không dùng tiền mặt. |
| Thông tư số 20/2026/TT-BTC (12/3/2026) | Hướng dẫn thực hiện Luật Thuế TNDN và Nghị định 320, áp dụng cho kỳ tính thuế từ năm 2025. |
Điều kiện xác định các khoản chi được trừ
Theo quy định tại Điều 9 và Điều 10 của Nghị định số 320/2025/NĐ-CP, một khoản chi của doanh nghiệp chỉ được coi là hợp lệ để trừ khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn sau:- Tính liên quan: Khoản chi thực tế phát sinh phải liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Tính đầy đủ về hóa đơn, chứng từ: Khoản chi phải có đủ hóa đơn, chứng từ theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.
- Hình thức thanh toán: Đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác (bao gồm cả tiền lương) có giá trị từng lần từ 05 triệu đồng trở lên, bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
- Thực tế chi trả: Các khoản chi tiền lương, tiền công đã hạch toán nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định sẽ bị loại trừ khỏi chi phí được trừ.
Quy định cụ thể về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
Căn cứ theo các văn bản pháp luật hiện hành, các tiêu chuẩn về chứng từ thanh toán được xác định rõ ràng:- Định nghĩa hợp lệ: Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là chứng từ chứng minh việc giao dịch theo quy định của Nghị định số 52/2024/NĐ-CP.
- Trường hợp loại trừ: Các chứng từ mà bên mua (doanh nghiệp) nộp tiền mặt vào tài khoản của bên bán (người lao động/nhà cung cấp) không được coi là chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
- Ngưỡng bắt buộc: Mức giá trị 05 triệu đồng là căn cứ định biên để bắt buộc chuyển đổi sang thanh toán không dùng tiền mặt. Đối với các khoản thanh toán dưới 05 triệu đồng, doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng tiền mặt nhưng phải đảm bảo có chứng từ chi trả đúng quy định và đúng đối tượng.
Hiệu lực thi hành và tính bắt buộc
Cơ quan Thuế nhấn mạnh tính nghiêm khắc về thời gian và đối tượng áp dụng của các văn bản mới:- Thời điểm áp dụng: Quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP có hiệu lực và áp dụng chính thức từ ngày 15/12/2025. Thông tư 20/2026/TT-BTC cũng xác nhận áp dụng cho kỳ tính thuế năm 2025.
- Về kiến nghị lộ trình riêng: Pháp luật về Thuế TNDN hiện tại không có điều khoản quy định việc cho phép áp dụng lộ trình trễ (ví dụ đến ngày 31/12/2026) cho bất kỳ đối tượng đặc thù nào, bao gồm cả người lao động là đồng bào dân tộc thiểu số. Do đó, doanh nghiệp bắt buộc phải tuân thủ ngay từ ngày 15/12/2025.
Kiểm soát tuân thủ và chế tài
Cơ quan Thuế có quyền giám sát chặt chẽ phương thức thực hiện của doanh nghiệp để đảm bảo tính minh bạch của pháp luật:- Thỏa thuận lao động: Việc thanh toán tiền lương phải được thỏa thuận rõ ràng trong hợp đồng lao động, chi trả đúng đối tượng.
- Chống gian lận thuế: Trong quá trình kiểm tra, nếu cơ quan Thuế phát hiện doanh nghiệp có hành vi cố ý chia nhỏ số lần chi trảnhằm mục đích đưa giá trị mỗi lần xuống dưới 05 triệu đồng để "né tránh" quy định thanh toán qua ngân hàng, cơ quan Thuế có quyền:
- Xác định lại bản chất giao dịch thực tế.
- Ấn định lại nghĩa vụ thuế tương ứng theo đúng quy định pháp luật.
