Cách dùng mail merge tạo phiếu lương cho từng nhân viên từ bảng lương trong excel

Thu Thao Tran

Member
Hội viên mới
Hàng tháng sau khi tính lương, thanh toán lương cho nhân viên, các bạn cần thực hiện việc gửi tới cán bộ nhân viên Phiếu lương chi tiết hàng tháng của họ. Đối với công ty có nhiều nhân viên sẽ rất mất thời gian nếu chúng ta không biết sử dụng những ứng dụng sẵn có của Word, Excel,… vào công việc của mình.

Các bước thực hiện:

– Chuẩn bị sẵn bảng lương excel
– Tạo Phiếu lương mẫu word
– Dùng Mail Merge trộn thư tạo thành hàng loạt phiếu lương

Bước 1: Chuẩn hóa bảng lương

Download Bảng lương bên dưới theo file đính kèm

Để lấy file excel trộn thư thì các tiêu đề cột là các dòng đơn – không được ghép/hợp dòng (merge) => Chèn thêm một dòng tiêu đề phụ trong bảng lương:
1.png


Sau đó xóa đi dòng tiêu đề ở trên => Lưu file lại

Lưu ý: Để xóa dòng mà không làm ảnh hưởng đến công thức tính toán ta bấm Ctrl A => Copy => Paste Value dưới dạng số => Ẩn đi những cột không cần thể hiện trên phiếu lương.
2.png


Bước 2: Tạo phiếu lương trên file word theo mẫu phù hợp

3.png


Download phiếu lương lương mẫu bên dưới theo file đính kèm

Bước 3: Thực hiện trộn thư

Chọn thẻ Mailing => Start Mail Merge => Step by Step Mail Merge Wizard
4.png


Chọn định dạng Letter ở Step 1 of 6 (góc trái – phía cuối màn hình)
5.png


Next tới Step 2 of 6: chọn Use the current document (Nguồn tài liệu hiện tại)
6.png


Next tới Step 3 of 6: Bấm vào Browse chọn file dữ liệu nguồn (Bảng lương đã chuẩn hóa ở bước 1) => chọn Open để mở file nguồn
7.png


Chọn sheet chứa dữ liệu nguồn (ở đây là sheet 1, tuy nhiên, nên đổi tên sheet chứa dữ liệu nguồn ở dạng tiếng Việt không dấu để tránh nhầm lẫn) => OK.
8.png


Dữ liệu sau khi chọn file nguồn sẽ hiển thị như sau:
9.png


Tiếp tục nhấn OK để chuyển qua Step 4 of 6.
Chèn trường dữ liệu tương ứng với số lượng thông tin muốn hiển thị ở Phiếu lương mẫu đã tạo:

Tại Step 4 of 6: chọn More items => Insert để chèn trường dữ liệu tương ứng.
10.png


Hoặc bấm Insert Merge Field trên thanh công cụ:
11.png


Làm tương tự cho đến toàn bộ Phiếu lương.
12.png


Next qua Step 5 of 6 để xem trước hình ảnh hiển thị của Phiếu lương hoàn thiện:
13.png


Lưu ý: Tại bước này nếu để sót trường dữ liệu hoặc trường dữ liệu không khớp hoặc trường dữ liệu chèn không có dữ liệu gốc thì tại các điểm chèn sẽ báo lỗi hoặc để trắng.

Nếu phiếu lương không báo lỗi, Next qua Step 6 of 6: hoàn thiện việc trộn thư.

Bước 4: Muốn xem phiếu lương của từng người:

Trong thẻ Preview Results sử dụng hình mũi tên để di chuyển tới/lùi đến số thứ tự nhân viên muốn xem phiếu lương, hoặc gõ trực tiếp số thứ tự của nhân viên trong Bảng lương ở bước 1 vào ô số.

Bước 5: Chỉnh sửa định dạng sau khi Mail Merge

– Muốn in nghiêng, in đậm => Bôi đen trường muốn chọn rồi in nghiêng, in đậm
– Định dạng lại số: Chọn trường muốn định dạng => Bấm chuột phải => MergeField => Field Codes
14.png


Định dạng lại số: Giữ nguyên tên trường #,###,###
18.png


Chỉnh sửa tương tự với các trường còn lại ta được kết quả như sau:
16.png

Bước 6: Xuất phiếu lương lưu trữ ở dạng file word:

Vào thẻ Finish & Merge => chọn Edit Individual Documents:

17.png


Chọn All nếu muốn xuất toàn bộ
Chọn Current Record nếu muốn xuất vị trí đang xem
Chọn From… To nếu muốn xuất giới hạn số lượng nhân viên.

18-1.png


Nguồn: Kế toán An Tâm
 

Đính kèm

  • Downloads.rar
    46.8 KB · Lượt xem: 1,551
Em cảm ơn chị
Mà chị ơi e vướng ở bước định dạng số rùi ạ
Sau khi đánh định dạng #,###,### thì số tiền bị mất đi
Chỉ ra là , , thui ạ.
 

Đính kèm

  • Capture.PNG
    Capture.PNG
    15.7 KB · Lượt xem: 27,002
Thảo xem thử máy bạn định dạng dấu phẩy hay chấm nhé. Còn bình thường làm theo hướng dẫn vẫn ra kết quả bình thường nha.
 
Great. Cám ơn Thảo rất nhiều bài viết hay chỗ MergeField => Field Codes. Xưa giờ vướng chỗ dấu đơn vị tiền tệ này.
 
Công nhận cái này hữu ích thật, kể cả in phiếu thu chi, xuất nhập trên Excel cũng đc hết.
Trước giờ mình toàn gọi cái này là Trộn thư.
 
Chào các bạn,

Với 5 triệu chi phí mua phần mềm bạn sẽ có được những chức năng và lợi ích sau:
1/ Gửi phiếu lương qua email đến từng nhân viên trong công ty chỉ mất 2 phút.
2/ Bạn hoàn toàn có thể sử dụng dữ liệu trong bảng lương từ file excel mà không phải làm lại bảng lương.
3/ Phiếu lương với định dạng PDF sẽ không có nhân sự nào có thể sửa được dữ liệu của bạn.
4/ Bạn ít phải giải thích cho người lao động hơn và đặc biệt sẽ được mọi người đánh giá là rất chuyên nghiệp.
5/ Tiết kiệm chi phí in phiếu lương cho nhân viên.
6/ Không giới hạn thời gian sử dụng.

Nếu bạn có nhu cầu, hãy inbox cho mình nhé!
 
Cái này nên thiết kế phiếu lương trên Excel luôn để sử dụng hàm đọc số thành chữ.
Nếu muốn lọc và in phiếu lương theo từng bộ phận thì thật là dễ dàng.
 
Bải viết hay lắm, mình đang tìm file quản lý này mà tình cờ ...
 

CẨM NANG KẾ TOÁN TRƯỞNG


Liên hệ: 090.6969.247

KÊNH YOUTUBE DKT

Kỹ thuật giải trình thanh tra BHXH

Đăng ký kênh nhé cả nhà

SÁCH QUYẾT TOÁN THUẾ


Liên hệ: 090.6969.247

Top