Khai báo các tài khoản đồng bộ
Khái niệm :
Trong việc tổ chức hệ thống sổ sách Tài khoản Chi tiết của một doanh nghiệp, có những trường hợp bạn muốn mở Chi tiết giống nhau tại các Tài khoản có mối liên hệ ràng buộc nhau , ví dụ : TK 1561: Hàng hóa và TK 5111: doanh thu bán hàng cùng muốn mở các chi tiết theo các mặt hàng có Mã và Tên hàng giống nhau, và khi bạn Thêm / Xóa / Sửa bất kỳ chi tiết nào của tài khoản 1561 hoặc 5111 thì các chi tiết của tài khoản kia cũng được tự động Thêm / Xóa / Sửa chi tiết đó.
Tình huống trên được gọi là tài khoản đồng bộ (Tức là TK 1561 và 5111 là những tài khoản thuộc 1 nhóm tài khoản đồng bộ). Bạn có thể khai báo nhiều nhóm tài khoản đồng bộ. Trong 1 nhóm tài khoản đồng bộ có thể có từ 2 đến nhiều tài khoản.
Chức năng Khai báo tài khoản đồng bộ sẽ giúp bạn giải quyết nhu cầu trên. Ngoài ra, việc khai báo các nhóm tài khoản đồng bộ còn để giải quyết cho các nhập liệu tự động như : xuất kho giá vốn, kết chuyển số dư cuối kỳ..v.v..
Trình tự khai báo các danh mục tài khoản + các tài khoản đồng bộ + danh mục chi tiết :
Danh mục tài khoản cần được khai báo đủ các Tiểu khoản cần dùng trước. Tiếp theo, khai báo các Nhóm tài khoản đồng bộ (bằng cách chọn các tài khoản, tiểu khoản đã có trong danh mục tài khoản). Sau cùng mới khai báo Các danh mục chi tiết của các tài khoản, tiểu khoản thuiộc nhóm đồng bộ.
Cách khai báo các tài khoản đồng bộ :
Tại danh mục tài khoản, bạn chọn lệnh F8-Khai báo tài khoản đồng bộ để mở màn hình khai báo. Trước hết bạn chọn lệnh Thêm nhóm mới để đặt tên cho nhóm đồng bộ, sau khi đã đặt tên nhóm thì tên nhóm sẽ hiện lệnh danh phía trên, còn hai danh sách phía dưới là để bạn Thêm, Bớt các tài khoản cho Nhóm tài khoản đồng bộ đó.
Ví dụ một số nhóm đồng bộ thường được sử dụng trong thực tế :
1 - Với đơn vị thương mại và mức phân cấp chi tiết của hàng hóa đơn giản.
Trong danh mục tài khoản, chỉ mở tiểu khoản hàng hóa thông thường là TK 1561, và tài khoản doanh thu thông thường là TK 5111. Sau đó bạn khai báo tài khoản đồng bộ :
- Nhóm Hàng hóa tiêu thụ : gồm các tài khoản 1561, 5111
2 - Với đơn vị thương mại và mức phân cấp chi tiết hàng hóa có nhiều cấp chủng loại...
Trong danh mục tài khoản, bạn tổ chức các tiểu khoản cấp dưới cho TK 1561, ví dụ : 1561A-Nhóm hàng A, 1561B-Nhóm hàng B, .v.v.. và bạn cũng mở các cấp dưới tương ứng cho TK 5111 (5111A, 5111B) rồi sau đó khai các nhóm TK đồng bộ như sau :
- Nhóm hàng hóa A gồm các tài khoản : 1561A, 5111A
- Nhóm hàng hóa B gồm các tài khoản : 1561B, 5111B
3 - Với đơn vị sản xuất thành phẩm
Trong danh mục tài khoản, bạn tổ chức các tiểu khoản cấp dưới theo nhu cầu phân cấp, sau đó sẽ khai báo các nhóm Tài khoản đồng bộ, ví dụ đơn giản :
- Nhóm Thành phẩm, gồm các tài khoản : 155, 5112
- Nhóm chi phí SX, gồm các tài khoản : 154, 621,622
Hoặc bạn cũng có thể có nhu cầu khai chi tiết của cả 2 nhóm trên giống nhau thì đặt chung thành 1 nhóm là:
- Nhóm chi phí SX-TP, gồm các tài khoản : 154, 621, 622, 155,5112
Nếu bạn cần tổ chức phân cấp nhiều loại chi phí và thành phẩm thì bạn cũng tổ chức các tiểu khoản trước khi khai báo nhóm Đồng bộ, tương tự như ví dụ 2 ở trên.
4 - Với đơn vị hoạt động xây lắp
Đơn vị xây lắp có đặc trưng là yêu cầu báo cáo Bảng Chi phí - Doanh thu - Lãi lỗ cho từng công trình, vì vậy bạn tổ chức các tài khoản đồng bộ của nhóm này là :
- Nhóm chi phí giá thành lãi lỗ, gồm các tài khoản : 154, 621, 622, 511
Nếu bạn cần tổ chức phân cấp nhiều loại công trình thì bạn cũng tổ chức các tiểu khoản trước khi khai báo nhóm Đồng bộ, tương tự như ví dụ 2 ở trên.
5 - Với đơn vị hoạt động nhiều ngành nghề
Trước hết, có một số tài khoản mà nhiều ngành nghề đều cần dùng (như 154, 511, v.v.) thì bạn cần tổ chức phân tách các ngành nghề khác nhau trong các tiểu khoản khác nhau, Sau đó, nếu ngành nghề nào cần tổ chức tài khoản đồng bộ thì bạn Khai các nhóm đồng bộ theo các tiểu khoản đã được phân tách.
Các lưu ý khi Thêm Bớt các tài khoản trong 1 nhóm :
Bạn chỉ có thể thêm 1 Tài khoản vào nhóm Tài khoản Ðồng bộ đã có sẵn khi : Toàn bộ các TK trong nhóm (gồm các TK đã có và TK muốn thêm vào) phải thỏa mãn ít nhất 1 trong 3 điều kiện sau :
1- Toàn bộ các TK đều chưa được mở Chi tiết. hoặc,
2- Toàn bộ các TK đều đã được mở Chi tiết. hoặc,
3- Toàn bộ các TK đều chưa có Ghi chép Phát sinh,
Khi bạn thêm mới 1 tài khoản vào 1 nhóm đồng bộ thì chương trình sẽ tiến hành ngay việc đồng bộ các Danh mục chi tiết của Nhóm đồng bộ này theo qui tắc : Từng Tài khoản trong Nhóm sẽ được tự động Mở thêm các Chi tiết cấp 1 cho đến khi mỗi Tài khoản đều có đầy đủ các Chi tiết Chung như nhau. Với loại TK Tồn kho sẽ mở thêm cho tất cả từng kho.
