1. Ưu điểm và hạn chế khi tự xây dựng hệ thống ERP
Ưu điểm tự xây dựng ERP
- Doanh nghiệp có toàn quyền sở hữu ERP cũng như mã nguồn.
- Doanh nghiệp được lựa chọn lấy thông tin gì và lưu trữ thông tin gì không triển khai xây dựng hệ thống ERP
- Phù hợp chính xác với đặc thù lĩnh vực của doanh nghiệp
- Toàn quyền xây dựng, chỉnh sửa khung cấu trúc ERP và các chức năng của hệ thống
- Tạo ra lợi thế cạnh tranh so với đối thủ
- Tốn kém để duy trì nguồn lực hỗ trợ, bảo trì hệ thống
- Đòi hỏi nhiều nhân viên CNTT hơn, điều này cuối cùng dẫn đến chi phí đầu vào cao
- Chi phí chuyển đổi cao khi chuyển sang công nghệ mới hơn.
- Việc phát triển hệ thống CNTT nội bộ tốn nhiều thời gian hơn so với việc thuê một đơn vị chuyên cung cấp giải pháp ERP phát triển hệ thống tùy chỉnh (customized) hoặc mua phần mềm đóng gói
2. Quy trình tự xây dựng hệ thống ERP
Bước 1: Xây dựng nhu cầu
Doanh nghiệp cần trả lời hai câu hỏi chính trước khi bước vào thiết lập quy trình xây dựng hệ thống:
- Ứng dụng ERP sẽ mang lại những lợi ích gì để đáp ứng những yêu cầu kinh doanh của doanh nghiệp?
- Doanh nghiệp có thể tự xây dựng hệ thống ERP hay cần sự hỗ trợ từ một nhà cung cấp bên ngoài?
Bước 2: Lên ý tưởng xây dựng hệ thống ERP của riêng doanh nghiệp
Khi sử dụng phần mềm ERP, những khía cạnh kỹ thuật trong việc phát triển ERP có thể được giải quyết. Cân nhắc và tạo nên một bản thiết kế phác thảo sao cho phù hợp với nguồn lực của doanh nghiệp.
Bước 3: Bắt đầu thiết kế giao diện/cấu trúc ERP (wireframing)
Bước tiếp theo trong quy trình xây dựng hệ thống ERP là chọn loại hệ thống phù hợp. Trong đó, phần mềm ERP trên nền tảng web hoặc ERP cài đặt theo máy chủ là hai lựa chọn phổ biến.
Trong bước này, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch từng bước cho quá trình phát triển. Một vài vấn đề cần lưu ý trong bước này như sau:
- Thiết lập các mô-đun: Liệt kê các mô-đun ERP dựa trên chức năng. Tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp, các mô-đun này có thể bao gồm: Quản lý mua hàng, bán hàng, tài chính – kế toán, quản lý kho, quản lý sản xuất. Bên cạnh đó, có thể tích hợp với hệ thống CRM, HRM, hoặc bất kỳ lĩnh vực quản lý tài nguyên nào khác.
- Nguồn lực cần thiết: Thiết lập quy mô của nhóm dự án và dự đoán các nguồn lực cần thiết.
- Thời gian biểu triển khai: Thiết lập thời gian biểu cho dự án ngay cả khi doanh nghiệp có thể chưa xác định được ngày bắt đầu triển khai hoặc hạn bàn giao.
Doanh nghiệp cần lựa chọn công nghệ phù hợp cho các nhà phát triển để xây dựng hệ thống hoạch định nguồn lực ERP. Các yếu tố cần lưu ý khi chọn công nghệ bao gồm:
- Hosting: Cân nhắc hosting của hệ thống ERP trên các máy chủ cục bộ hoặc trên Cloud.
- Chọn ngôn ngữ lập trình: Ngôn ngữ web đa năng là JavaScript. Thông thường, JavaScript thường dùng để lập trình front-end, và Node.js để lập trình back-end.
- Cơ sở dữ liệu: Để lưu trữ dữ liệu kinh doanh, hãy sử dụng những cơ sở dữ liệu đáng tin cậy. Việc lựa chọn hệ thống cơ sở dữ liệu sẽ ảnh hưởng đến cách xây dựng hệ thống ERP và tổ chức dữ liệu. Các doanh nghiệp nhỏ có nhu cầu về tính đồng nhất sẽ phù hợp hơn với cơ sở dữ liệu quan hệ/SQL. Với các doanh nghiệp đòi hỏi cơ sở dữ liệu phức tạp hơn, có thể cân nhắc tệp JSON, NoSQL.
Thông thường, các công ty sử dụng các phần mềm/ứng dụng riêng biệt để quản lý các hoạt động như: phần mềm kế toán – tài chính, phần mềm quản lý kho, phần mềm CRM… Để hình thành một luồng dữ liệu đồng bộ và liền mạch, doanh nghiệp cần tích hợp hệ thống ERP với các hệ thống này. Do đó, hãy đưa yêu cầu này với các nhà phát triển nội bộ của doanh nghiệp để họ có phương án tích hợp hiệu quả, hỗ trợ chuyển dữ liệu từ những hệ thống cũ sang hệ thống ERP mới.
Bước 6: Thử nghiệm và Kiểm tra ERP
Sau khi hoàn thành xây dựng hệ thống ERP, đã đến lúc bắt đầu đưa vào thử nghiệm hệ thống. Doanh nghiệp nên chú ý những yếu tố sau trong quá trình thử nghiệm này:
- Kiểm tra xem hệ thống có đáp ứng các yêu cầu đầu tiên về tích hợp, bảo mật và chức năng hay không.
- Chạy các quy trình bán hàng hoặc kế toán trên nhiều mô-đun khác nhau giúp bạn bước đầu kiểm tra chức năng của ERP. Xác định tính chính xác của kết quả khi hệ thống trả về.
- Đưa vào ứng dụng tại các bộ phận chủ chốt để đánh giá các mô-đun và nhóm mô-đun nhất định. Ví dụ, bộ phận nhân sự có thể sẽ sử dụng kết hợp các mô-đun được tạo ra để xử lý bảng lương, quản lý nguồn nhân lực và hồ sơ nhân sự.
- Kiểm tra bảo mật: Ứng dụng tường lửa nên được tích hợp với kiểm tra bảo mật động (WAF). Điều này giúp doanh nghiệp có thể theo dõi các lỗ hổng về bảo mật và thực hiện hành động thích hợp.
3. Chi phí để tự xây dựng hệ thống ERP là bao nhiêu?
Chi phí phát triển
Mỗi doanh nghiệp sẽ có nguồn lực tài chính và phát triển khác nhau, vì vậy không có hệ thống ERP nào là phù hợp cho tất cả doanh nghiệp. Xây dựng hệ thống ERP có thể tốn kém từ 20,000 đô la đến hàng triệu đô la. Khi thiết lập ngân sách của bạn, hãy nhớ rằng chi phí để phát triển hệ thống ERP thường bị ảnh hưởng bởi số lượng user, các bộ phận sẽ sử dụng hệ thống, và các chức năng của hệ thống.
Trên thực tế, các tập đoàn lớn đòi hỏi số lượng người dùng và phạm vi tiếp cận rộng hơn khi xây dựng hệ thống ERP. Do đó, để ước lượng chi phí xây dựng hệ thống ERP, doanh nghiệp cần lưu ý:
- Tính số lượng người dùng: Nhiều nhà cung cấp phần mềm tính phí từ 400 đô la cho mỗi người dùng mỗi tháng, vì vậy bạn có thể tính toán dựa trên quy mô của mình. Phần mềm tùy chỉnh có thể ít tốn kém hơn.
- Xác định tính năng hoặc nhu cầu thực sự: Bằng cách lập danh sách chính xác các chức năng cần thiết trước khi thực sự liên hệ với các nhóm phát triển. Càng nhiều chức năng, doanh nghiệp sẽ càng phải chi nhiều tiền để xây dựng hệ thống ERP, thậm chí bạn sẽ phải trả tiền cho cả những tính năng mà mình sẽ không sử dụng. Hãy nhớ rằng số lượng tính năng ERP ảnh hưởng đến giá cả. Vì thế, hãy đảm bảo rằng danh sách tính năng chỉ bao gồm các nhu cầu cần thiết cho doanh nghiệp.
- Phân biệt các loại chi phí: Phí phát triển của các nhà phát triển rất khác nhau. Bạn có thể cân nhắc tuyển dụng cố định những nhân viên lập trình và quản lý IT, so với việc thuê ngoài một nhà cung cấp hệ thống ERP cho doanh nghiệp của mình. Hãy tham khảo chi phí của một số công ty phát triển phần mềm và yêu cầu giải thích cặn kẽ về toàn bộ chi phí của từng đề xuất.
Nếu bạn tự xây dựng hệ thống ERP của riêng mình, bạn sẽ chỉ định một người hoặc nhóm chịu trách nhiệm về chức năng của nó. Bạn sẽ cần chi tiền cho việc đào tạo nhân viên liên tục để bảo trì ERP.
Nếu bạn sử dụng phần mềm ERP của một đơn vị chuyên cung cấp ERP, bạn phải trả một khoản phí hàng năm hoặc hàng tháng để được hỗ trợ. Tích hợp, lưu trữ, cung cấp các tính năng mới và hỗ trợ khách hàng đều được bao gồm trong bảo trì liên tục.
Trong cả hai trường hợp, bạn phải đầu tư vào bảo trì nếu bạn muốn duy trì hệ thống ERP một cách trơn tru hiệu quả.
Xây dựng và phát triển phần mềm ERP mang lại những cơ hội tăng trưởng vượt bậc cho các doanh nghiệp. Tuy nhiên tự mình xây dựng và phát triển hệ thống ERP sẽ mang lại nhiều bất tiện trong quá trình áp dụng và nâng cấp hệ thống, trong khi chưa chắc hệ thống của bạn đã hoạt động đúng và hiệu quả.
