Bạn nên xem lại quy chế tài chính về việc chuyển tiền cho giám đốc, nhân viên thanh toán cho nhà cung cấp. Vì như thế sẽ rất rủi ro, nếu nhân viên không thanh toán mà chiếm dụng số tiền này thì như thế nào?
Ngoài ra, về mặt bản chất, doanh nghiệp mua hàng thì doanh nghiệp phải là đơn vị thanh toán, chứng từ thanh toán là phiếu chi, hoặc ủy nhiệm chi, hoặc phiếu thu của bên thu tiền trong trường hợp không bắt buộc có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo luật định.
Vậy, nếu bạn ứng tiền cho nhân viên, giám đốc để thanh toán thì treo ở khoản tạm ứng rồi đóng lại sau đó.
Tài khoản 141 - Tạm ứng thông tư 200
Điều 22. Tài khoản 141 - Tạm ứng thông tư 200 - Nguyên tắc kế toán
a) Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản tạm ứng của doanh nghiệp cho người lao động trong doanh nghiệp và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó.
b) Khoản tạm ứng là một khoản tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hoặc giải quyết một công việc nào đó được phê duyệt. Người nhận tạm ứng phải là người lao động làm việc tại doanh nghiệp. Đối với người nhận tạm ứng thường xuyên (thuộc các bộ phận cung ứng vật tư, quản trị, hành chính) phải được Giám đốc chỉ định bằng văn bản.
c) Người nhận tạm ứng (có tư cách cá nhân hay tập thể) phải chịu trách nhiệm với doanh nghiệp về số đã nhận tạm ứng và chỉ được sử dụng tạm ứng theo đúng mục đích và nội dung công việc đã được phê duyệt. Nếu số tiền nhận tạm ứng không sử dụng hoặc không sử dụng hết phải nộp lại quỹ. Người nhận tạm ứng không được chuyển số tiền tạm ứng cho người khác sử dụng.
d) Phải thanh toán dứt điểm khoản tạm ứng kỳ trước mới được nhận tạm ứng kỳ sau. Kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết theo dõi cho từng người nhận tạm ứng và ghi chép đầy đủ tình hình nhận, thanh toán tạm ứng theo từng lần tạm ứng.
Hạch toán
a) Khi tạm ứng tiền hoặc vật tư cho người lao động trong doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 141 - Tạm ứng
Có các TK 111, 112, 152,...
b) Khi thực hiện xong công việc được giao, người nhận tạm ứng lập Bảng thanh toán tạm ứng kèm theo các chứng từ gốc đã được ký duyệt để quyết toán khoản tạm ứng, ghi:
Nợ các TK 152,153, 156, 241, 331, 621,623, 627, 642, ...
Có TK 141 - Tạm ứng.
