Hồ sơ tạm ứng ban đầu
+ Đề xuất công tác
+ Dự toán chi cho đoàn công tác
+ Quyết định của giám đốc điều cử đi công tác
+ Lịch trình công tác;
+ Phiếu báo giá vé máy bay kèm theo hồ sơ đặt chỗ của hãng hàng không (đối tượng được thanh toán vé máy bay);
+ Giấy mời có liên quan đến chi phí tài chính (nếu có).
Cụ thể:
Đơn vị bộ phận lập kế hoạch công tác: nơi đi, nơi cần đến, bao nhiêu ngày,
+ Đề nghị tạm ứng tiền đi công tác: được trưởng bộ phận và ban giám đốc phê duyệt
ghi đầy đủ, rõ ràng số tiền cần tạm ứng, nội dung cần tạm ứng, ngày hoàn ứng lại cho Công ty… trình cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy định;
- Sau khi được duyệt, Phòng TC – KT lập phiếu chi tiền (theo Mẫu số: 02-TT) cho người đề nghị thanh toán, thủ qũy chi tiền, người nhận tiền phải ký, ghi rõ họ tên đầy đủ..
Sau khi đi công tác về thủ tục thanh tóan như sau:
+ Giấy đề nghị thanh toán (theo mẫu 05-TT)
+ Phiếu chi tiền nếu là tiền mặt, Ủy nhiệm chi nếu là chuyển khoản
+ Bảng kê chi tiết từng khoản chi phí
+ Quyết định cử đi công tác: nơi đi nơi đến, thời gian công tác
+ Bảng quyết toán công tác phí hoàn thành kèm theo hoá đơn tài chính hợp lệ thanh toán tiền ăn, ở, các chứng từ khác như vé tàu xe, cầu phà, đường... cước hành lý (nếu có).
+ Hoá đơn tài chính (Bản gốc + bản copy)
Nếu vượt khung cho phép của công tác phí thì căn cứ tình hình thực tế và các chứng từ hợp lý hợp lệ công ty chi tiền trả lại người đi công tác, nếu thừa so với dự toán công tác phí thì phải hoàn nhập lại quỹ, hoặc trừ vào lương.
Lưu ý: Khi làm thanh toán chi phí đi công tác phải theo quy định của nhà nước & TCT. Chứng từ thanh toán bằng tiếng nước ngoài phải có phiên dịch sang tiếng việt. căn cứ các chứng từ trên công ty thanh quyết toán với người được cứ đi công tác
- Nếu sử dụng dịch phòng nghỉ khách sạn phải có booking xác nhận đặt phòng, nếu là đi máy bay phải có các chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.”
Với hóa đơn: chú ý
- Ăn uống thì phải có bill hoặc bảng kê đính kèm
- Phòng nghỉ có booking đính kèm
