Quản lý rủi ro hiệu quả và chính xác sẽ giúp giảm thiểu tối đa ảnh hưởng từ các mối đe dọa tiềm ẩn, đảm bảo tiến độ dự án cũng như giữ hạn mức chi phí đi đôi với ngân sách.
1. Đưa quản lý rủi ro thành một phần trong dự án
Không có dự án nào cán được đích thành công mà không kinh qua vài sai sót và rắc rối. Quản lý một dự án mà không đi kèm với quản lý rủi ro đàng hoàng sẽ khiến bạn trễ nải trong việc xác định mối đe dọa tiềm tàng và chính điều này sẽ dẫn dự án của bạn đến kết thúc buồn sớm hơn bạn tưởng. Để quản lý rủi ro trở thành một phần trong dự án sẽ giúp bạn giảm thiểu xác suất gặp phải rắc rối và phục hồi sau rủi ro nhanh chóng hơn.
2. Xác định rủi ro trong giai đoạn đầu của dự án
Đây là bước đầu tiên của quản lý rủi ro dự án để dự án của bạn chạy trơn tru và hiệu quả. Có rất nhiều phương pháp xác định rủi ro, mà hầu hết là đến từ hai nguồn: con người và giấy tờ. Con người là những người làm việc với bạn trong dự án đó hoặc là những người không thuộc công ty bạn như chuyên gia hoặc đồng nghiệp trong phòng ban khác. Mỗi người sẽ có những kinh nghiệm và góc nhìn cá nhân riêng biệt giúp bạn có được tầm nhìn toàn cảnh nhất về những rủi ro tiềm ẩn trong dự án trong tương lai. Giấy tờ chính là các bản báo cáo và tài liệu online bao gồm một lượng thông tin nhất định về bất kì điều gì bạn cần biết để xác định rủi ro một cách chính xác. Kế hoạch và báo cáo của các dự án cũ cũng là nguồn thông tin tốt để bạn tìm hiểu.
Tất nhiên, những nguồn này sẽ không giúp bạn xác định chính xác tất cả rủi ro nhưng sẽ giúp bạn tìm được đa số rủi ro bằng nhiều angg pháp phân tích khác nhau, giúp tiết kiệm thời gian cho những rủi ro không mong đợi còn lại.
3. Trao đổi về rủi ro
Dự án là nơi yêu cầu làm việc nhóm cao để đưa ra kết quả tốt nhất cho công ty. Làm việc nhóm giúp người quản lý dự án (PM) nhìn được những rủi ro anh ta không thể nhìn thấy khi làm việc một mình. Hơn nữa, không phải PM nào cũng giỏi xác định rủi ro. Một cách tiếp cận tốt là hãy thảo luận về rủi ro trong các cuộc họp nhóm. Điều này sẽ nhấn mạnh tầm quan trọng của quản lý rủi ro dự án và giúp toàn đội dễ dàng thảo luận và báo cáo về rủi ro dựa trên nghiên cứu của bản ang.
4. Xem xét cả rủi ro lẫn cơ hội
Cái nhìn về rủi ro đã thay đổi từ hình ảnh “trai hư” thành “anh chàng có thể giúp chúng ta thay đổi một cách tích cực”; nói cách khác, là những cơ hội tiềm ang có thể đem đến lợi ích cho dự án và doanh nghiệp bạn. Những cơ hội này giúp đẩy mạnh tiến độ, chất lượng của dự án và cho ra kết quả tốt hơn. Tuy nhiên, đa số đội ngũ chạy dự án lại không có đủ thời gian để hoàn thành công việc trước kì hạn, vì vậy chỉ có những rủi ro tiêu cực mới được chú ý đến. Vì vậy, quản lý thời gian làm việc hiệu quả hơn sẽ giúp toàn đội dành được thời gian cho những cơ hội tiềm ẩn trong dự án. Những cơ hội mà bạn đã vô tình bỏ qua này có thể tạo ra ảnh hưởng lớn mà không cần đến quá nhiều vốn và tài nguyên.
5. Rạch ròi về vấn đề phân chia công việc
Sẽ đơn giản hơn cho các PM khi quản lý rủi ro bằng cách giao một vài rủi ro nhất định cho một số người nhất định. Điều này có nghĩa là mỗi rủi ro tìm thấy bạn sẽ giao nó cho một thành viên trong team để tối ưu hóa rủi ro này trong dự án. Việc này có thể sẽ khiến họ cảm thấy mơ hồ và không thoải mái lúc ban đầu, nhưng khi giải quyết rủi ro trở thành một phần trách nhiệm, họ sẽ sớm có động lực để tìm ra những giải pháp kiểm soát rủi ro và những cơ hội tiềm tàng cho dự án.
1. Đưa quản lý rủi ro thành một phần trong dự án
Không có dự án nào cán được đích thành công mà không kinh qua vài sai sót và rắc rối. Quản lý một dự án mà không đi kèm với quản lý rủi ro đàng hoàng sẽ khiến bạn trễ nải trong việc xác định mối đe dọa tiềm tàng và chính điều này sẽ dẫn dự án của bạn đến kết thúc buồn sớm hơn bạn tưởng. Để quản lý rủi ro trở thành một phần trong dự án sẽ giúp bạn giảm thiểu xác suất gặp phải rắc rối và phục hồi sau rủi ro nhanh chóng hơn.
2. Xác định rủi ro trong giai đoạn đầu của dự án
Đây là bước đầu tiên của quản lý rủi ro dự án để dự án của bạn chạy trơn tru và hiệu quả. Có rất nhiều phương pháp xác định rủi ro, mà hầu hết là đến từ hai nguồn: con người và giấy tờ. Con người là những người làm việc với bạn trong dự án đó hoặc là những người không thuộc công ty bạn như chuyên gia hoặc đồng nghiệp trong phòng ban khác. Mỗi người sẽ có những kinh nghiệm và góc nhìn cá nhân riêng biệt giúp bạn có được tầm nhìn toàn cảnh nhất về những rủi ro tiềm ẩn trong dự án trong tương lai. Giấy tờ chính là các bản báo cáo và tài liệu online bao gồm một lượng thông tin nhất định về bất kì điều gì bạn cần biết để xác định rủi ro một cách chính xác. Kế hoạch và báo cáo của các dự án cũ cũng là nguồn thông tin tốt để bạn tìm hiểu.
Tất nhiên, những nguồn này sẽ không giúp bạn xác định chính xác tất cả rủi ro nhưng sẽ giúp bạn tìm được đa số rủi ro bằng nhiều angg pháp phân tích khác nhau, giúp tiết kiệm thời gian cho những rủi ro không mong đợi còn lại.
3. Trao đổi về rủi ro
Dự án là nơi yêu cầu làm việc nhóm cao để đưa ra kết quả tốt nhất cho công ty. Làm việc nhóm giúp người quản lý dự án (PM) nhìn được những rủi ro anh ta không thể nhìn thấy khi làm việc một mình. Hơn nữa, không phải PM nào cũng giỏi xác định rủi ro. Một cách tiếp cận tốt là hãy thảo luận về rủi ro trong các cuộc họp nhóm. Điều này sẽ nhấn mạnh tầm quan trọng của quản lý rủi ro dự án và giúp toàn đội dễ dàng thảo luận và báo cáo về rủi ro dựa trên nghiên cứu của bản ang.
4. Xem xét cả rủi ro lẫn cơ hội
Cái nhìn về rủi ro đã thay đổi từ hình ảnh “trai hư” thành “anh chàng có thể giúp chúng ta thay đổi một cách tích cực”; nói cách khác, là những cơ hội tiềm ang có thể đem đến lợi ích cho dự án và doanh nghiệp bạn. Những cơ hội này giúp đẩy mạnh tiến độ, chất lượng của dự án và cho ra kết quả tốt hơn. Tuy nhiên, đa số đội ngũ chạy dự án lại không có đủ thời gian để hoàn thành công việc trước kì hạn, vì vậy chỉ có những rủi ro tiêu cực mới được chú ý đến. Vì vậy, quản lý thời gian làm việc hiệu quả hơn sẽ giúp toàn đội dành được thời gian cho những cơ hội tiềm ẩn trong dự án. Những cơ hội mà bạn đã vô tình bỏ qua này có thể tạo ra ảnh hưởng lớn mà không cần đến quá nhiều vốn và tài nguyên.
5. Rạch ròi về vấn đề phân chia công việc
Sẽ đơn giản hơn cho các PM khi quản lý rủi ro bằng cách giao một vài rủi ro nhất định cho một số người nhất định. Điều này có nghĩa là mỗi rủi ro tìm thấy bạn sẽ giao nó cho một thành viên trong team để tối ưu hóa rủi ro này trong dự án. Việc này có thể sẽ khiến họ cảm thấy mơ hồ và không thoải mái lúc ban đầu, nhưng khi giải quyết rủi ro trở thành một phần trách nhiệm, họ sẽ sớm có động lực để tìm ra những giải pháp kiểm soát rủi ro và những cơ hội tiềm tàng cho dự án.
