Chứng từ là các văn bản giấy tờ ghi lại nội dung của một sự kiện giao dịch, một nghiệp vụ phát sinh.
Chứng từ hợp lệ là các văn bản ghi lại nội dung giao dịch phát sinh phải đảm bảo:
- Tính pháp lý: ví dụ như các bên tham gia vào giao dịch phải ký xác nhận để nếu có xảy ra tranh chấp giữa các bên thì đây sẽ là bằng chứng, là cơ sở để phân xử đúng sai mà các bên không thể chối cãi được
- Đảm bảo tính pháp luật: tuân thủ theo đúng các quy định của Nhà nước, kể cả về mặt hình thức VD như hoá đơn giá thị gia tăng
- Đảm bảo tính trung thực: sự kiện ghi lại phải là có thực, không được bịa đặt
- Tính rõ ràng: đầy đủ nội dung, cụ thể, dể hiểu, không đa nghĩa
Tuỳ theo từng nghiệp vụ phát sinh khác nhau mà có các chứng từ khác nhau. Có thể chỉ một văn bản chứng từ cũng là đầy đủ cho một nghiệp vụ, và cũng có những nghiệp vụ phải có nhiều loại văn bản chứng từ đi cùng với nhau mới tạo thành một bộ chứng từ đầy đủ.
Chứng từ nghĩa là một hối phiếu, một yêu cầu trả tiền, chứng từ về quyền sở hữu, chứng khoán, đầu tư, hoá đơn, chứng thực vi phạm hoặc bất kỳ bằng chứng nào của dữ kiện, luật, quyền hoặc ý kiến mà khi xuất trình chúng (bằng giấy tờ hoặc phương tiện điện tử)
Theo quy định tại Điều 3, Nghị định 89: “Hoá đơn là chứng từ được in sẵn thành mẫu, in từ máy tính tiền, in thành vé có mệnh giá theo quy định của Nhà nước, xác nhận khối lượng, giá trị của hàng hoá, dịch vụ mua, bán, trao đổi, quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia giao dịch mua, bán, trao đổi hàng hoá, dịch vụ”.
