Ngoài các kiểm tra chi tiết đã nêu trong chương này, còn một số thủ tục kiểm toán có thể sử dụng đối với các doanh nghiệp áp dụng hệ thống kế toán nước ngoài (Mỹ, Pháp, Anh...) như sau
1. Thu thập và kiểm tra Bảng chỉnh hợp tiền gửi ngân hàng
Trong nhiều hệ thống kế toán nước ngoài số dư của tài khoản Tiền gửi ngân hàng trên Số cách và trên Sổ phụ của ngân hàng luôn có sự chênh lệch, các khoản chênh lệch này thường bao gồm:
- Séc chưa thanh toán là Séc do đơn vị đã phát hành giao cho người thụ hưởng nhưng họ chưa lĩnh nên chưa quay về ngân hàng, vì thế ngân hàng chưa trở vào số dư tiền gửi ngân hàng của đơn vị.
- Ký thác chưa ghi nhận là các khoản tiền đơn vị đã nộp, hay người khác đã trả cho đơn vị thế nhưng ngân hàng chưa kịp ghi sổ.
- Một số chênh lệch khác do nhầm lẫn trong quá trình ghi chép của đơn vị, hoặc ngân hàng.
Đầu tiên, kiểm toán viên sẽ thu thập Bảng chỉnh hợp với ngân hàng do khách hàng lập. Bảng này là tài liệu quan trọng để bảo đảm số liệu phản ánh trên sổ sách đúng với số dư thực tế. Kiểm toán viên cần kiểm tra sự chính xác của bảng này trước khi kiểm tra các khoản điều chỉnh về chênh lệch. Thông thưởng, kiểm toán viên sẽ thực hiện các thủ tục sau đây:
- Đối chiếu số dư trên Sổ phụ vào thời điểm khóa sổ với số dư của tài khoản Tiền gửi ngân hàng sau khi đã thu thập Bảng chỉnh hợp, chúng bắt buộc phải bằng nhau.
- Đối chiếu các Séc nằm trong Sổ phụ (Sổ phụ ngân hàng sau thời điểm khóa số là tài liệu quan trọng cần được kiểm tra, vì đó là tài liệu được ngân hàng cung cấp theo yêu cầu của kiểm toán viên, trong đó ghi nhận mọi nghiệp vụ phát sinh trong khoảng từ 7 đến 10 ngày sau thời điểm khóa sổ) với danh sách các Séc chưa thanh toán trên Bảng chỉnh hợp và với các nghiệp vụ trên Nhật ký chỉ quỹ. Tất cả Séc mà ngân hàng gửi giấy báo sau ngày khóa sổ nhưng đã ghi vào nhật ký chỉ quỹ, đều phải được liệt kê trong danh sách các Séc chưa thanh toán lúc cuối năm. Bởi vì, nếu một Séc được ghi vào nhật ký chỉ quỹ , nghĩa là đơn vị đã phát hành trước thời điểm khóa số – nhưng chưa được ngân hàng ghi nhận trước thời điểm đó tất nhiên đó phải là Séc chưa thanh toán. Còn ngược lại, nếu Séc này đã được ngân hàng thanh toán trước thời điểm khóa số, lúc này nó lại không thể là một Séc chưa thanh toán.
- Kiểm tra các Séc có số tiền khá lớn trong danh sách các Sức chưa thanh toán, và chưa được ghi nhận thanh toán trên Số phụ của ngân hàng vào thời điểm khóa sổ. Thủ tục do chưa được thanh toán của các Séc này. Nếu nghi ngờ có gian lận, kiểm toán viên sẽ gửi thư xin xác nhận về khoản phải trả liên quan để xem người bán có nhận được tiêu hay chưa. Đối chiếu giữa các khoản ký thác chưa ghi nhận với các Sổ phụ sau thời điểm khóa sổ để xem chúng có được ghi nhận ngay vào đầu năm sau hay không.
Xem xét các khoản chênh lệch khác trên Bảng chỉnh hợp, chẳng hạn như phí dịch vụ của ngân hàng, các sai sót và điều chỉnh của ngân hàng, các nghiệp vụ mà ngân hàng ghi Nợ hay Có trực tiếp, thí dụ như các khoản nhờ ngân hàng thu hộ…
2. Các thủ tục phát hiện gian lận
Kiểm toán viên thường không cần mở rộng các thủ tục kiểm toán nếu hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu. Tuy vậy, trong những trường hợp nghi ngờ có thể có gian lận trọng yếu, kiểm toán viên sẽ thực hiện thêm một số thủ tục nhằm phát hiện gian lận. Sau đây là một số thủ tục tiêu biểu:
2.1 Thực hiện thêm các thử nghiệm liên quan đến Bảng chỉnh hợp ngân hàng
Nếu cho rằng Bảng chính hợp có thể bị có tinh làm sai, kiểm toán viên cần thực hiện thêm 3 các thử nghiệm liên quan đến Bảng chính hợp vào lúc cuối năm. Mục đích thử nghiệm này nhằm xem các nghiệp vụ đã ghi vào nhật ký của tháng cuối niên độ có được ghi hay bị loại mì ra Bảng chỉnh hợp của tháng này hay không. Ngoài ra, kiểm toán viên cần xem các khoản - trên Bảng chỉnh hợp có được ghi nhận chính xác hay không. muc
Nếu rủi ro kiểm soát rất cao, trình tự thực hiện nên bắt đầu từ Bảng chính hợp tiền gửi ngân hàng cuối tháng 11. Kiểm toán viên cần so sánh từng khoản trên Bảng chính hợp này với Sổ phụ ngân hàng của tháng 12. Các Séc đã phát hành và đã chi trả, các Séc đã nhận và đã nộp vào ngân hàng nhưng họ chưa ghi nhận thưởng sẽ được ghi trong Sổ phụ tháng 12. Nếu chưa được ngân hàng ghi nhận trong tháng 12 thì phải được liệt kê trong Bảng chỉnh hợp cuối tháng 12. Nói cách khác, mọi khoản được liệt kê trong Bảng chỉnh hợp cuối tháng 12 phải là những khoản mục có ghi trong Bảng chính hợp cuối tháng 11, hoặc ghi trong các nhật kỹ của tháng 12 nhưng chưa được ngân hàng thanh toán trong tháng 12.
2.2. Lập Bảng chỉnh hợp bốn cột
Nếu hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp yếu kém, kiểm toán viên sẽ kiểm tra bằng Bảng chỉnh hợp bốn cột.
Bảng chỉnh hợp bốn cột là bảng điều chỉnh giữa số liệu trên sổ sách kế toán với Sổ phụ ngân hàng cho một kỳ nhất định. Thời gian lập bảng có thể là một tháng nào đó trong niên độ hay tháng cuối của niên độ. Bảng phản ánh bốn nội dung chính cần chỉnh hợp như sau:
- Chỉnh hợp số dư đầu kỳ giữa Sổ phụ ngân hàng và số cái của đơn vị
- Chỉnh hợp các khoản thu trong kỳ được ngân hàng ghi nhận và nhật ký thu quỹ của đơn vị.
- Chính hợp giữa các Séc được ngân hàng thanh toán trong kỳ và nhật ký chỉ quỹ của don vi.
- Chính hợp số dư cuối kỳ giữa Sổ phụ ngân hàng và số cái của đơn vị
1. Thu thập và kiểm tra Bảng chỉnh hợp tiền gửi ngân hàng
Trong nhiều hệ thống kế toán nước ngoài số dư của tài khoản Tiền gửi ngân hàng trên Số cách và trên Sổ phụ của ngân hàng luôn có sự chênh lệch, các khoản chênh lệch này thường bao gồm:
- Séc chưa thanh toán là Séc do đơn vị đã phát hành giao cho người thụ hưởng nhưng họ chưa lĩnh nên chưa quay về ngân hàng, vì thế ngân hàng chưa trở vào số dư tiền gửi ngân hàng của đơn vị.
- Ký thác chưa ghi nhận là các khoản tiền đơn vị đã nộp, hay người khác đã trả cho đơn vị thế nhưng ngân hàng chưa kịp ghi sổ.
- Một số chênh lệch khác do nhầm lẫn trong quá trình ghi chép của đơn vị, hoặc ngân hàng.
Đầu tiên, kiểm toán viên sẽ thu thập Bảng chỉnh hợp với ngân hàng do khách hàng lập. Bảng này là tài liệu quan trọng để bảo đảm số liệu phản ánh trên sổ sách đúng với số dư thực tế. Kiểm toán viên cần kiểm tra sự chính xác của bảng này trước khi kiểm tra các khoản điều chỉnh về chênh lệch. Thông thưởng, kiểm toán viên sẽ thực hiện các thủ tục sau đây:
- Đối chiếu số dư trên Sổ phụ vào thời điểm khóa sổ với số dư của tài khoản Tiền gửi ngân hàng sau khi đã thu thập Bảng chỉnh hợp, chúng bắt buộc phải bằng nhau.
- Đối chiếu các Séc nằm trong Sổ phụ (Sổ phụ ngân hàng sau thời điểm khóa số là tài liệu quan trọng cần được kiểm tra, vì đó là tài liệu được ngân hàng cung cấp theo yêu cầu của kiểm toán viên, trong đó ghi nhận mọi nghiệp vụ phát sinh trong khoảng từ 7 đến 10 ngày sau thời điểm khóa sổ) với danh sách các Séc chưa thanh toán trên Bảng chỉnh hợp và với các nghiệp vụ trên Nhật ký chỉ quỹ. Tất cả Séc mà ngân hàng gửi giấy báo sau ngày khóa sổ nhưng đã ghi vào nhật ký chỉ quỹ, đều phải được liệt kê trong danh sách các Séc chưa thanh toán lúc cuối năm. Bởi vì, nếu một Séc được ghi vào nhật ký chỉ quỹ , nghĩa là đơn vị đã phát hành trước thời điểm khóa số – nhưng chưa được ngân hàng ghi nhận trước thời điểm đó tất nhiên đó phải là Séc chưa thanh toán. Còn ngược lại, nếu Séc này đã được ngân hàng thanh toán trước thời điểm khóa số, lúc này nó lại không thể là một Séc chưa thanh toán.
- Kiểm tra các Séc có số tiền khá lớn trong danh sách các Sức chưa thanh toán, và chưa được ghi nhận thanh toán trên Số phụ của ngân hàng vào thời điểm khóa sổ. Thủ tục do chưa được thanh toán của các Séc này. Nếu nghi ngờ có gian lận, kiểm toán viên sẽ gửi thư xin xác nhận về khoản phải trả liên quan để xem người bán có nhận được tiêu hay chưa. Đối chiếu giữa các khoản ký thác chưa ghi nhận với các Sổ phụ sau thời điểm khóa sổ để xem chúng có được ghi nhận ngay vào đầu năm sau hay không.
Xem xét các khoản chênh lệch khác trên Bảng chỉnh hợp, chẳng hạn như phí dịch vụ của ngân hàng, các sai sót và điều chỉnh của ngân hàng, các nghiệp vụ mà ngân hàng ghi Nợ hay Có trực tiếp, thí dụ như các khoản nhờ ngân hàng thu hộ…
2. Các thủ tục phát hiện gian lận
Kiểm toán viên thường không cần mở rộng các thủ tục kiểm toán nếu hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu. Tuy vậy, trong những trường hợp nghi ngờ có thể có gian lận trọng yếu, kiểm toán viên sẽ thực hiện thêm một số thủ tục nhằm phát hiện gian lận. Sau đây là một số thủ tục tiêu biểu:
2.1 Thực hiện thêm các thử nghiệm liên quan đến Bảng chỉnh hợp ngân hàng
Nếu cho rằng Bảng chính hợp có thể bị có tinh làm sai, kiểm toán viên cần thực hiện thêm 3 các thử nghiệm liên quan đến Bảng chính hợp vào lúc cuối năm. Mục đích thử nghiệm này nhằm xem các nghiệp vụ đã ghi vào nhật ký của tháng cuối niên độ có được ghi hay bị loại mì ra Bảng chỉnh hợp của tháng này hay không. Ngoài ra, kiểm toán viên cần xem các khoản - trên Bảng chỉnh hợp có được ghi nhận chính xác hay không. muc
Nếu rủi ro kiểm soát rất cao, trình tự thực hiện nên bắt đầu từ Bảng chính hợp tiền gửi ngân hàng cuối tháng 11. Kiểm toán viên cần so sánh từng khoản trên Bảng chính hợp này với Sổ phụ ngân hàng của tháng 12. Các Séc đã phát hành và đã chi trả, các Séc đã nhận và đã nộp vào ngân hàng nhưng họ chưa ghi nhận thưởng sẽ được ghi trong Sổ phụ tháng 12. Nếu chưa được ngân hàng ghi nhận trong tháng 12 thì phải được liệt kê trong Bảng chỉnh hợp cuối tháng 12. Nói cách khác, mọi khoản được liệt kê trong Bảng chỉnh hợp cuối tháng 12 phải là những khoản mục có ghi trong Bảng chính hợp cuối tháng 11, hoặc ghi trong các nhật kỹ của tháng 12 nhưng chưa được ngân hàng thanh toán trong tháng 12.
2.2. Lập Bảng chỉnh hợp bốn cột
Nếu hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp yếu kém, kiểm toán viên sẽ kiểm tra bằng Bảng chỉnh hợp bốn cột.
Bảng chỉnh hợp bốn cột là bảng điều chỉnh giữa số liệu trên sổ sách kế toán với Sổ phụ ngân hàng cho một kỳ nhất định. Thời gian lập bảng có thể là một tháng nào đó trong niên độ hay tháng cuối của niên độ. Bảng phản ánh bốn nội dung chính cần chỉnh hợp như sau:
- Chỉnh hợp số dư đầu kỳ giữa Sổ phụ ngân hàng và số cái của đơn vị
- Chỉnh hợp các khoản thu trong kỳ được ngân hàng ghi nhận và nhật ký thu quỹ của đơn vị.
- Chính hợp giữa các Séc được ngân hàng thanh toán trong kỳ và nhật ký chỉ quỹ của don vi.
- Chính hợp số dư cuối kỳ giữa Sổ phụ ngân hàng và số cái của đơn vị
