Theo Hệthống chứng từ kế toán:
Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, hoặc dấu khắc sẵn chữ ký, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải thống nhất với chữ ký các lần trước đó.
Tại Điều 20 Luật kế toán quy định:
“1. Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng bút mực. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất.
2. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được uỷ quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.
3. Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền ký duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được uỷ quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên”.
Danh mục các chứng từ thuộc loại tiền tệ theo quy định tại Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC (20/3/2006) của Bộ Tài chính ban hành Chế độ kế toán doanh nghiệp bao gồm: phiếu thu; phiếu chi; giấy đề nghị tạm ứng; giấy thanh toán tiền tạm ứng; giấy đề nghị thanh toán; biên lai thu tiền; bảng kê vàng, bạc, kim khí quý, đá quý; bảng kiểm kê quỹ; bảng kiểm kê quỹ (dùng cho vàng, bạc...); bảng kê chi tiền.
Căn cứ quy định nêu trên thì người có thẩm quyền của đơn vị thực hiện ký trên hoá đơn tự in bằng bút mực trên liên 1 in sang các liên khác của hoá đơn là đúng quy định nêu trên. Hoá đơn không thuộc loại chứng từ chi tiền do đó không phải ký bằng bút mực trực tiếp cho từng liên.
