Lập ngân sách theo phương pháp 50-30-20 trong doanh nghiệp

[Son.Tran]

I. Ngân sách 50-30-20 trong doanh nghiệp là gì?

Ngân sách 50-30-20 trong doanh nghiệp là một phương pháp phân bổ ngân sách đơn giản và hiệu quả, tương tự như quy tắc 50-30-20 thường được áp dụng trong quản lý tài chính cá nhân. Trong bối cảnh doanh nghiệp, quy tắc này có thể được áp dụng như sau:

1. 50% Chi phí hoạt động cơ bản (Operational Expenses):
   • Bao gồm các chi phí cần thiết để duy trì hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp.
   • Các chi phí này có thể bao gồm tiền lương nhân viên, thuê mặt bằng, chi phí điện nước, bảo hiểm, và các chi phí hành chính khác.
2. 30% Chi phí phát triển và đầu tư (Development and Investment Expenses):
   • Bao gồm các chi phí liên quan đến việc phát triển doanh nghiệp và đầu tư cho tương lai.
   • Các chi phí này có thể bao gồm chi phí cho nghiên cứu và phát triển (R&D), marketing, đào tạo nhân viên, mua sắm thiết bị mới, mở rộng thị trường, và các dự án phát triển khác.
3. 20% Dự phòng và tiết kiệm (Savings and Contingency Fund):
   • Bao gồm quỹ dự phòng cho các tình huống khẩn cấp hoặc không mong muốn.
   • Các quỹ này có thể bao gồm quỹ tiết kiệm, quỹ dự phòng rủi ro, hoặc các khoản tiết kiệm khác để đảm bảo sự ổn định tài chính của doanh nghiệp trong những thời điểm khó khăn.

Ví dụ minh họa
Giả sử doanh nghiệp ABC có tổng ngân sách hàng năm là 1,000,000 USD, quy tắc 50-30-20 sẽ được áp dụng như sau:

1. 50% Chi phí hoạt động cơ bản:
   • Ngân sách: 500,000 USD
   • Chi phí bao gồm:
     • Lương nhân viên: 300,000 USD
     • Thuê mặt bằng: 100,000 USD
     • Chi phí điện nước: 50,000 USD
     • Bảo hiểm và chi phí hành chính khác: 50,000 USD
2. 30% Chi phí phát triển và đầu tư:
   • Ngân sách: 300,000 USD
   • Chi phí bao gồm:
     • Nghiên cứu và phát triển (R&D): 100,000 USD
     • Marketing: 100,000 USD
     • Đào tạo nhân viên: 50,000 USD
     • Mua sắm thiết bị mới: 50,000 USD
3. 20% Dự phòng và tiết kiệm:
   • Ngân sách: 200,000 USD
   • Chi phí bao gồm:
     • Quỹ dự phòng khẩn cấp: 100,000 USD
     • Quỹ tiết kiệm dài hạn: 100,000 USD

Lợi ích của ngân sách 50-30-20

• Đơn giản và dễ hiểu: Quy tắc này đơn giản và dễ thực hiện, giúp doanh nghiệp quản lý ngân sách một cách có tổ chức.
• Đảm bảo hoạt động ổn định: Đảm bảo các chi phí hoạt động cơ bản được chi trả đầy đủ, giúp duy trì hoạt động liên tục của doanh nghiệp.
• Khuyến khích đầu tư phát triển: Dành một phần ngân sách đáng kể cho phát triển và đầu tư, giúp doanh nghiệp tăng trưởng và cạnh tranh.
• Tạo quỹ dự phòng: Dành ra một phần ngân sách cho quỹ dự phòng, giúp doanh nghiệp có thể ứng phó với các tình huống khẩn cấp và rủi ro.

Kết luận: Phương pháp ngân sách 50-30-20 là một cách tiếp cận hợp lý và hiệu quả để quản lý tài chính doanh nghiệp. Bằng cách phân bổ ngân sách một cách cân đối giữa chi phí hoạt động, đầu tư phát triển, và quỹ dự phòng, doanh nghiệp có thể đảm bảo sự ổn định tài chính và tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển bền vững.
II. Quy trình lập ngân sách theo Phương pháp 50-30-20

Quy trình lập ngân sách theo phương pháp 50-30-20 trong doanh nghiệp có thể được thực hiện qua các bước sau:
Bước 1: Đánh giá tình hình tài chính hiện tại

• Thu thập dữ liệu tài chính: Tập hợp tất cả các thông tin liên quan đến doanh thu, chi phí và lợi nhuận của doanh nghiệp trong kỳ trước.
• Phân tích chi phí hiện tại: Xem xét và phân loại các khoản chi phí hiện tại để hiểu rõ hơn về các chi phí hoạt động, đầu tư và dự phòng.

Bước 2: Xác định mục tiêu tài chính

• Thiết lập mục tiêu ngắn hạn và dài hạn: Định rõ mục tiêu tài chính của doanh nghiệp, bao gồm các mục tiêu về doanh thu, lợi nhuận, tăng trưởng và các khoản đầu tư cần thiết.
• Xác định các ưu tiên chiến lược: Quyết định các lĩnh vực cần tập trung đầu tư và phát triển để đạt được mục tiêu đã đề ra.

Bước 3: Phân bổ ngân sách theo phương pháp 50-30-20

1. 50% cho Chi phí hoạt động cơ bản (Operational Expenses)
   • Danh sách các chi phí cần thiết: Lập danh sách các chi phí cố định và biến đổi cần thiết để duy trì hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp (lương nhân viên, thuê mặt bằng, chi phí điện nước, bảo hiểm, chi phí hành chính).
   • Tính toán tổng chi phí hoạt động: Đảm bảo tổng chi phí này không vượt quá 50% tổng ngân sách.
2. 30% cho Chi phí phát triển và đầu tư (Development and Investment Expenses)
   • Xác định các dự án đầu tư: Lập danh sách các dự án và hoạt động đầu tư cần thiết để phát triển doanh nghiệp (R&D, marketing, đào tạo nhân viên, mua sắm thiết bị).
   • Phân bổ ngân sách đầu tư: Đảm bảo tổng chi phí đầu tư và phát triển không vượt quá 30% tổng ngân sách.
3. 20% cho Quỹ dự phòng và tiết kiệm (Savings and Contingency Fund)
   • Thiết lập quỹ dự phòng: Xác định số tiền cần dành ra để đối phó với các tình huống khẩn cấp hoặc bất ngờ (quỹ dự phòng khẩn cấp).
   • Quỹ tiết kiệm dài hạn: Dành một phần ngân sách cho các khoản tiết kiệm dài hạn nhằm đảm bảo sự ổn định tài chính của doanh nghiệp.

Bước 4: Thực hiện và theo dõi

• Triển khai ngân sách: Thực hiện các kế hoạch chi tiêu và đầu tư theo ngân sách đã lập.
• Giám sát và kiểm tra: Thường xuyên theo dõi việc thực hiện ngân sách, đảm bảo các khoản chi tiêu tuân thủ đúng kế hoạch đã đề ra.

Bước 5: Điều chỉnh và cải thiện

• Đánh giá định kỳ: Thực hiện đánh giá định kỳ (hàng quý hoặc hàng năm) để kiểm tra tình hình tài chính và hiệu quả của việc thực hiện ngân sách.
• Điều chỉnh khi cần thiết: Dựa trên kết quả đánh giá, điều chỉnh ngân sách và chiến lược tài chính nếu cần thiết để đáp ứng các mục tiêu tài chính và thích ứng với các thay đổi trong môi trường kinh doanh.

Ví dụ minh họa
Giả sử doanh nghiệp ABC có tổng ngân sách hàng năm là 1,000,000 USD. Quy trình lập ngân sách theo phương pháp 50-30-20 sẽ được thực hiện như sau:

1. 50% Chi phí hoạt động cơ bản:
   • Tổng ngân sách: 500,000 USD
   • Chi phí bao gồm:
     • Lương nhân viên: 300,000 USD
     • Thuê mặt bằng: 100,000 USD
     • Chi phí điện nước: 50,000 USD
     • Bảo hiểm và chi phí hành chính khác: 50,000 USD
2. 30% Chi phí phát triển và đầu tư:
   • Tổng ngân sách: 300,000 USD
   • Chi phí bao gồm:
     • Nghiên cứu và phát triển (R&D): 100,000 USD
     • Marketing: 100,000 USD
     • Đào tạo nhân viên: 50,000 USD
     • Mua sắm thiết bị mới: 50,000 USD
3. 20% Quỹ dự phòng và tiết kiệm:
   • Tổng ngân sách: 200,000 USD
   • Chi phí bao gồm:
     • Quỹ dự phòng khẩn cấp: 100,000 USD
     • Quỹ tiết kiệm dài hạn: 100,000 USD

Bằng cách lập ngân sách theo phương pháp 50-30-20, doanh nghiệp có thể quản lý tài chính một cách cân đối, đảm bảo duy trì hoạt động ổn định, đầu tư cho sự phát triển và có sẵn nguồn dự phòng để đối phó với các tình huống không mong muốn.

III. Lập ngân sách theo phương pháp 50-30-20 phù hợp với loại hình doanh nghiệp nào?
Phương pháp lập ngân sách 50-30-20 có thể phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs) và các doanh nghiệp mới khởi nghiệp (startups). Đây là lý do tại sao phương pháp này phù hợp với những loại hình doanh nghiệp này:
1. Doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs)

• Đơn giản và dễ thực hiện: Phương pháp 50-30-20 không đòi hỏi quá nhiều sự phức tạp và có thể dễ dàng được triển khai bởi các doanh nghiệp nhỏ với nguồn lực hạn chế.
• Quản lý chi phí hiệu quả: Giúp doanh nghiệp nhỏ quản lý chi phí hoạt động cơ bản và duy trì sự ổn định trong hoạt động hàng ngày.
• Khuyến khích đầu tư phát triển: Dành 30% ngân sách cho phát triển và đầu tư giúp doanh nghiệp nhỏ có cơ hội tăng trưởng và mở rộng thị trường.
• Tạo quỹ dự phòng: Dành 20% ngân sách cho quỹ dự phòng giúp doanh nghiệp nhỏ có nguồn lực để ứng phó với các tình huống khẩn cấp hoặc không mong muốn.

2. Doanh nghiệp mới khởi nghiệp (Startups)

• Quản lý tài chính cẩn thận: Startups thường có nguồn tài chính hạn chế và cần quản lý tài chính một cách cẩn thận để tồn tại và phát triển.
• Ưu tiên phát triển sản phẩm và thị trường: Phương pháp này đảm bảo rằng một phần đáng kể của ngân sách (30%) được đầu tư vào phát triển sản phẩm, marketing và mở rộng thị trường.
• Đảm bảo sự linh hoạt: Startups cần có sự linh hoạt để thích ứng với những thay đổi nhanh chóng trong môi trường kinh doanh, và một quỹ dự phòng (20%) sẽ giúp họ đối phó với những biến động không lường trước.

3. Doanh nghiệp dịch vụ

• Chi phí hoạt động cố định cao: Doanh nghiệp dịch vụ thường có chi phí nhân sự và thuê mặt bằng cao, và phương pháp 50-30-20 giúp họ đảm bảo rằng các chi phí hoạt động cơ bản được quản lý tốt.
• Đầu tư vào chất lượng dịch vụ: Đầu tư 30% ngân sách vào phát triển và nâng cao chất lượng dịch vụ sẽ giúp doanh nghiệp dịch vụ duy trì và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
• Tạo quỹ dự phòng cho biến động thị trường: Doanh nghiệp dịch vụ có thể đối phó tốt hơn với sự biến động trong nhu cầu của khách hàng bằng cách duy trì quỹ dự phòng.

4. Doanh nghiệp sản xuất

• Quản lý chi phí sản xuất: Doanh nghiệp sản xuất có chi phí hoạt động cao liên quan đến nguyên vật liệu và sản xuất. Phương pháp này giúp quản lý chi phí một cách hiệu quả.
• Đầu tư vào R&D và công nghệ: Dành 30% ngân sách cho R&D và công nghệ giúp doanh nghiệp sản xuất cải tiến quy trình và sản phẩm, nâng cao năng suất và chất lượng.
• Đối phó với rủi ro sản xuất: Quỹ dự phòng 20% giúp doanh nghiệp sản xuất có khả năng đối phó với các rủi ro liên quan đến sản xuất, như sự cố máy móc hoặc biến động giá nguyên vật liệu.

Tổng kết: Phương pháp lập ngân sách 50-30-20 rất linh hoạt và có thể được điều chỉnh để phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp. Đặc biệt, các doanh nghiệp nhỏ và vừa, startups, doanh nghiệp dịch vụ và doanh nghiệp sản xuất có thể tận dụng phương pháp này để quản lý tài chính hiệu quả, đầu tư phát triển và duy trì quỹ dự phòng nhằm đảm bảo sự ổn định và tăng trưởng bền vững.

Hiểu giúp chúng ta khác biệt và làm tốt hơn.

Dễ dàng hơn nữa các bạn có thể tham gia các khoá học của CLEVERCFO:
Khóa CFO: https://clevercfo.com/khoa-hoc-cfo
Khóa kế toán trưởng: https://clevercfo.com/ke-toan-truong
Khóa online: http://clevercfo.com/online