Ai cũng biết ngành nghề Kế toán công nợ là một phần hành trong bộ máy kế toán của doanh nghiệp, liên quan đến các khoản phải thu phải trả của doanh nghiệp. Với những doanh nghiệp có nhiều đối tác và khách hàng thì cần phải có một kế toán công nợ theo dõi các khoản thanh toán cho các đối tác và các khoản phải thu của khách hàng.
Chia sẻ file mình sưu tầm trên mạng: Quản lý công nợ (tải file đính kèm)
DOWNLOAD: https://www.fshare.vn/file/XEZH64TIUE47
Ai trong nghề mới biết sự khó nhọc, vất vả của Kế toán Công nợ. Nào là áp doanh số, nào là nghe chửi, nào là bị chặn số, nào là nhiều con nợ "khó đòi". Nhiều người bảo làm nghề kế toán công nợ cũng vất vả lắm. (Xem kinh nghiệm của mình sau 8 năm làm việc tại vị trí Kế toán công nợ để biết).
Dưới đây là những chia sẻ kinh nghiệm của mình đã được đúc kết thực tế từ những anh chị em đã, đang làm kế toán công nợ, hi vọng giúp ích cho các bạn.
* Kế toán công nợ tiền mặt
+++Kế toán công nợ+++:
- Căn cứ vào bảng kê bán hàng và bảng kê thu tiền, kế toán nhập từng hóa đơn vào sổ chi tiết công nợ cho từng khách hàng chi tiết.
- Kiểm tra từng hóa đơn xuất, thu tiền đã đúng khách công nợ và đã khớp với tổng tiền bảng kê chưa.
- Kế toán công nợ chuyển bảng kê Excel kê tất cả các lô hàng còn nợ của khách hàng, chi tiết từng khu vực.
- Trường hợp khách hàng trả lại hàng: Khi khách hàng thanh toán tiền hàng, kế toán công nợ treo dư có. Trường hợp khách hàng chưa thanh toán tiền hàng kế toán công nợ sẽ nhập lại hàng và tất toán khoản công nợ đó luôn.
- Hàng ngày, kế toán công nợ kê công nợ thu ngay mà khác chưa thanh toán chuyển xuống phụ trách công nợ.
- Các khoản dư có, kế toán thì chuyển xuống phòng kinh doanh 1 tuần/lần để kinh doanh cho hướng xử lý.
- 07 ngày/lần kế toán lên công nợ quá hạn của các khách hàng gửi xuống phòng kinh doanh.
- 01 tháng/lần kế toán làm bảng phân tích công nợ gửi xuống phòng kinh doanh.
+++Thủ quỹ+++:
- Thủ quỹ căn cứ vào số tiền thực tế giao hàng (đối với khách hàng thanh toán ngay), Phiếu kê công nợ đối với khách hàng thanh toán chậm của từng nhân viên giao nhận nộp, Thủ quỹ kiểm tra và ký xác nhận vào bảng kê thu tiền.
- Khi thủ quỹ thu tiền bằng ngoại tệ, thủ quỹ phải mở sổ ghi rõ số seri từng loại ngoại tệ có mệnh giá từ 100$ trở lên và yêu cầu nhân viên giao nhận ký xác nhận và vào sổ.
- Cuối ngày, thủ quỹ đối chiếu với kế toán bảng kê tổng số tiền thu được của khách hàng trong ngày.
- Nộp toàn bộ chứng từ và bảng kê cho kế toán công nợ.
+++ Kế toán bảng kê 1+++:
- Căn cứ vào phiếu kê công nợ hoặc phiếu giao hàng, kế toán vào ngay bảng kê thu chi tiết cho từng mã hàng của từng khách.
- Cuối ngày, kế toán bảng kê đối chiếu với thủ quỹ tổng số tiền hàng đã thu được trong ngày.
- Nộp lại toàn bộ chứng từ và bảng kê cho kế toán công nợ.
- Kế toán công nợ tiền gửi ngân hàng:
- Kế toán ngân hàng, hàng ngày:
- Kiểm tra xem có những phát sinh tiền hàng của khách
- Cập nhật các khoản tiền đó vào sổ theo dõi Ủy nhiệm chi đúng ngày, tháng, tên khách, số tiền.
- Cuối ngày chuyển xuống phụ trách công nợ kinh doanh.
+++Kế toán bảng kê 2+++:
- Căn cứ vào bảng kê tiền hàng từ kinh doanh chuyển xuống kê toán bảng kê cập nhật vào bảng kê.
- Riêng đối với thu tiền hàng bằng séc tiền mặt hoặc séc chuyển khoản
- Nhân viên thu tiền phải nộp séc cho thủ quỹ.
- Thủ quỹ mang ra ngân hàng để thu tiền về
- Tiền về tài khoản kế toán ngân hàng cập nhật vào Ủy nhiệm chi nhân viên kinh doanh mới được viết lên bảng kế thu tiền.
- Nhân viên thu tiền bằng séc thì chú ý kiểm tra séc có đầy đủ chữ ký, dấu, đúng tên và số tài khoản người thụ hưởng trên séc.
* Người làm công nợ, hoặc tuyển dụng công nợ cần có:- Nắm rõ, hiểu về công thức excel, tin học văn phòng
- Cẩn thận, tỉ mỉ, chi tiết trong cách làm việc. Khi làm việc phải xem lại từng con số trong file excel hoặc phần mềm quản lý.
- So sánh số liệu khớp trong file excel từng ngày
- Giao tiếp tốt bên ngoài, biết liên hệ qua điện thoại, chu đáo với khách hàng, nhanh nhẹn và thật thà*
Kinh nghiệm công nợ chia sẻ:
- Kỹ năng cứng:
- Bước 1: Quản lý công nợ khách hàng bằng cách ghi chép sổ sách: Hằng ngày các bạn tập hợp các phiếu bán hàng khách hàng còn chưa thanh toán (phải có xác nhận của khách hàng) sau đó ghi chép vào cuốn sổ theo dõi công nợ hằng ngày (ghi theo hình thức nhật ký chung). Gồm có: Ngày Tháng, Khách hàng, Địa chỉ, ĐT, Hàng hóa, SL, Đơn Giá, Thành Tiền... (Như file đính kèm)
- Bước 2: Từ sổ ghi chép đó lên công nợ vào bảng tổng hợp công nợ bằng Ecxel, nếu muốn bạn có thể tải về tại đây: Bảng tổng hợp công nợ khách hàng bằng ecxel
Trong bảng trên các bạn sẽ quản lý công nợ theo từng sheet khách hàng riêng biệt và có một bảng tổng hợp toàn bộ lại khách hàng trên một bảng, các bạn có thể kích vào bảng để xem công thức. Liên kết các dữ liệu bạn làm như sau:
+Insert\Hyperlink, hộp thoại hiện ra bạn chọn phần Link to là Place in this document, Sau đó bạn chọn file cần liên kết là được.
- Bước 3: Sau khi lên sổ và vào sổ trên Ecxel các bạn có thể đối chiếu công nợ hằng ngày.
Kỹ năng mềm - kinh nghiệm 8 năm làm kế toán công nợ của mình:
Với kinh nghiệm làm 8 năm kế toán công nợ, mình chia sẻ rằng các bạn chỉ cần "tai điếc, mặt dày". Nói thì xa xôi thế thôi nhưng cũng đúng là như thế đấy. Nếu các công ty khác gọi đến yêu cầu thanh toán thì bạn phải tai điếc
nghĩa là làm ngơ thôi. Sau đó báo cáo cấp trên để có hướng xử lý đúng đắn. Còn mặt dày vì sao, mặt dày là phải đòi nợ, có những "khách hàng" khó đòi thì phải làm sao để khôn khéo nhất, họ hẹn lần hẹn lượt thì phải chốt được ngày liên hệ tiếp theo. Nếu họ bảo kế toán chưa giải quyết phải xin bằng được số kế toán. Họ chặn số thì dùng nhiều sim khác nhau đòi. Nếu họ kêu sai số, sai hóa đơn yêu cầu họ gửi lại cho mình. Rồi biện pháp cuối cùng là nhờ pháp luật can thiệp (thực ra chưa thấy có trường hợp này bao giờ).
Khi bạn đã có lịch hẹn thì phải note vào, đừng đòi họ trong thời gian hẹn. Kinh nghiệm cho thấy mình đúng hẹn thì họ đúng hẹn. Mình tôn trọng họ thì sẽ nhanh đòi được nợ. Vì những doanh nghiệp mà mình đòi thì họ cũng đều có ý định trả cả (trừ doanh nghiệp phá sản - mình sẽ chia sẻ kinh nghiệm đòi DN phá sản bên dưới).
Tiếp theo là bạn phải cứng, nghĩa là đừng "em xin anh hãy trả cho bên em" là không được. Mình không xin mà mình đòi cho DN mình, lấy tiền họ nợ mình, chứ mình không đi xin xỏ ai hết trơn. Cứ mạnh miệng bảo đã giao hẹn là bên anh ngày này ngày này trả cho bên em rồi, anh nên trả, chứ không mất uy tín DN anh lắm.
Đối với những con nợ khó đòi khác, cứ ngày mùng 1 hay ngày nghỉ là gọi điện đòi. Nếu họ khó chịu thì tạm dừng, sau đó đòi tiếp, bao giờ họ cho 1 cái hẹn thì thôi. Những trường hợp này chỉ áp dụng cho những con nợ rất rất khó đòi nhé.
Những doanh nghiệp phá sản thì phải có người cầm đầu, thường là chủ DN. Họ cũng rất đau khổ rồi, mình phải cho họ đường lui. Tức là thu nợ dần dần. Những trường hợp này mình thu nợ dần dần, nếu mất sẽ mất ít hơn. Trong trường hợp DN phá sản, bạn phải khôn khéo, tức là biết được địa chỉ của con nợ, sau đó đến trực tiếp đòi tiền. Vì lúc này chắc chắn họ sẽ thay số điện thoại. Nếu ở xa thì bạn phải tra hết số điện thoại từ giám đốc, kế toán... Điều này đòi hỏi bạn phải thật khéo léo thì mới đòi được. Nhớ nhé, thu nợ dần dần.
Vui lòng ghi rõ nguồn Văn CChung khi Copy nơi khác
Chia sẻ file mình sưu tầm trên mạng: Quản lý công nợ (tải file đính kèm)
DOWNLOAD: https://www.fshare.vn/file/XEZH64TIUE47
Ai trong nghề mới biết sự khó nhọc, vất vả của Kế toán Công nợ. Nào là áp doanh số, nào là nghe chửi, nào là bị chặn số, nào là nhiều con nợ "khó đòi". Nhiều người bảo làm nghề kế toán công nợ cũng vất vả lắm. (Xem kinh nghiệm của mình sau 8 năm làm việc tại vị trí Kế toán công nợ để biết).
Dưới đây là những chia sẻ kinh nghiệm của mình đã được đúc kết thực tế từ những anh chị em đã, đang làm kế toán công nợ, hi vọng giúp ích cho các bạn.
* Kế toán công nợ tiền mặt
+++Kế toán công nợ+++:
- Căn cứ vào bảng kê bán hàng và bảng kê thu tiền, kế toán nhập từng hóa đơn vào sổ chi tiết công nợ cho từng khách hàng chi tiết.
- Kiểm tra từng hóa đơn xuất, thu tiền đã đúng khách công nợ và đã khớp với tổng tiền bảng kê chưa.
- Kế toán công nợ chuyển bảng kê Excel kê tất cả các lô hàng còn nợ của khách hàng, chi tiết từng khu vực.
- Trường hợp khách hàng trả lại hàng: Khi khách hàng thanh toán tiền hàng, kế toán công nợ treo dư có. Trường hợp khách hàng chưa thanh toán tiền hàng kế toán công nợ sẽ nhập lại hàng và tất toán khoản công nợ đó luôn.
- Hàng ngày, kế toán công nợ kê công nợ thu ngay mà khác chưa thanh toán chuyển xuống phụ trách công nợ.
- Các khoản dư có, kế toán thì chuyển xuống phòng kinh doanh 1 tuần/lần để kinh doanh cho hướng xử lý.
- 07 ngày/lần kế toán lên công nợ quá hạn của các khách hàng gửi xuống phòng kinh doanh.
- 01 tháng/lần kế toán làm bảng phân tích công nợ gửi xuống phòng kinh doanh.
+++Thủ quỹ+++:
- Thủ quỹ căn cứ vào số tiền thực tế giao hàng (đối với khách hàng thanh toán ngay), Phiếu kê công nợ đối với khách hàng thanh toán chậm của từng nhân viên giao nhận nộp, Thủ quỹ kiểm tra và ký xác nhận vào bảng kê thu tiền.
- Khi thủ quỹ thu tiền bằng ngoại tệ, thủ quỹ phải mở sổ ghi rõ số seri từng loại ngoại tệ có mệnh giá từ 100$ trở lên và yêu cầu nhân viên giao nhận ký xác nhận và vào sổ.
- Cuối ngày, thủ quỹ đối chiếu với kế toán bảng kê tổng số tiền thu được của khách hàng trong ngày.
- Nộp toàn bộ chứng từ và bảng kê cho kế toán công nợ.
+++ Kế toán bảng kê 1+++:
- Căn cứ vào phiếu kê công nợ hoặc phiếu giao hàng, kế toán vào ngay bảng kê thu chi tiết cho từng mã hàng của từng khách.
- Cuối ngày, kế toán bảng kê đối chiếu với thủ quỹ tổng số tiền hàng đã thu được trong ngày.
- Nộp lại toàn bộ chứng từ và bảng kê cho kế toán công nợ.
- Kế toán công nợ tiền gửi ngân hàng:
- Kế toán ngân hàng, hàng ngày:
- Kiểm tra xem có những phát sinh tiền hàng của khách
- Cập nhật các khoản tiền đó vào sổ theo dõi Ủy nhiệm chi đúng ngày, tháng, tên khách, số tiền.
- Cuối ngày chuyển xuống phụ trách công nợ kinh doanh.
+++Kế toán bảng kê 2+++:
- Căn cứ vào bảng kê tiền hàng từ kinh doanh chuyển xuống kê toán bảng kê cập nhật vào bảng kê.
- Riêng đối với thu tiền hàng bằng séc tiền mặt hoặc séc chuyển khoản
- Nhân viên thu tiền phải nộp séc cho thủ quỹ.
- Thủ quỹ mang ra ngân hàng để thu tiền về
- Tiền về tài khoản kế toán ngân hàng cập nhật vào Ủy nhiệm chi nhân viên kinh doanh mới được viết lên bảng kế thu tiền.
- Nhân viên thu tiền bằng séc thì chú ý kiểm tra séc có đầy đủ chữ ký, dấu, đúng tên và số tài khoản người thụ hưởng trên séc.
* Người làm công nợ, hoặc tuyển dụng công nợ cần có:- Nắm rõ, hiểu về công thức excel, tin học văn phòng
- Cẩn thận, tỉ mỉ, chi tiết trong cách làm việc. Khi làm việc phải xem lại từng con số trong file excel hoặc phần mềm quản lý.
- So sánh số liệu khớp trong file excel từng ngày
- Giao tiếp tốt bên ngoài, biết liên hệ qua điện thoại, chu đáo với khách hàng, nhanh nhẹn và thật thà*
Kinh nghiệm công nợ chia sẻ:
- Kỹ năng cứng:
- Bước 1: Quản lý công nợ khách hàng bằng cách ghi chép sổ sách: Hằng ngày các bạn tập hợp các phiếu bán hàng khách hàng còn chưa thanh toán (phải có xác nhận của khách hàng) sau đó ghi chép vào cuốn sổ theo dõi công nợ hằng ngày (ghi theo hình thức nhật ký chung). Gồm có: Ngày Tháng, Khách hàng, Địa chỉ, ĐT, Hàng hóa, SL, Đơn Giá, Thành Tiền... (Như file đính kèm)
- Bước 2: Từ sổ ghi chép đó lên công nợ vào bảng tổng hợp công nợ bằng Ecxel, nếu muốn bạn có thể tải về tại đây: Bảng tổng hợp công nợ khách hàng bằng ecxel
Trong bảng trên các bạn sẽ quản lý công nợ theo từng sheet khách hàng riêng biệt và có một bảng tổng hợp toàn bộ lại khách hàng trên một bảng, các bạn có thể kích vào bảng để xem công thức. Liên kết các dữ liệu bạn làm như sau:
+Insert\Hyperlink, hộp thoại hiện ra bạn chọn phần Link to là Place in this document, Sau đó bạn chọn file cần liên kết là được.
- Bước 3: Sau khi lên sổ và vào sổ trên Ecxel các bạn có thể đối chiếu công nợ hằng ngày.
Kỹ năng mềm - kinh nghiệm 8 năm làm kế toán công nợ của mình:
Với kinh nghiệm làm 8 năm kế toán công nợ, mình chia sẻ rằng các bạn chỉ cần "tai điếc, mặt dày". Nói thì xa xôi thế thôi nhưng cũng đúng là như thế đấy. Nếu các công ty khác gọi đến yêu cầu thanh toán thì bạn phải tai điếc
Khi bạn đã có lịch hẹn thì phải note vào, đừng đòi họ trong thời gian hẹn. Kinh nghiệm cho thấy mình đúng hẹn thì họ đúng hẹn. Mình tôn trọng họ thì sẽ nhanh đòi được nợ. Vì những doanh nghiệp mà mình đòi thì họ cũng đều có ý định trả cả (trừ doanh nghiệp phá sản - mình sẽ chia sẻ kinh nghiệm đòi DN phá sản bên dưới).
Tiếp theo là bạn phải cứng, nghĩa là đừng "em xin anh hãy trả cho bên em" là không được. Mình không xin mà mình đòi cho DN mình, lấy tiền họ nợ mình, chứ mình không đi xin xỏ ai hết trơn. Cứ mạnh miệng bảo đã giao hẹn là bên anh ngày này ngày này trả cho bên em rồi, anh nên trả, chứ không mất uy tín DN anh lắm.
Đối với những con nợ khó đòi khác, cứ ngày mùng 1 hay ngày nghỉ là gọi điện đòi. Nếu họ khó chịu thì tạm dừng, sau đó đòi tiếp, bao giờ họ cho 1 cái hẹn thì thôi. Những trường hợp này chỉ áp dụng cho những con nợ rất rất khó đòi nhé.
Những doanh nghiệp phá sản thì phải có người cầm đầu, thường là chủ DN. Họ cũng rất đau khổ rồi, mình phải cho họ đường lui. Tức là thu nợ dần dần. Những trường hợp này mình thu nợ dần dần, nếu mất sẽ mất ít hơn. Trong trường hợp DN phá sản, bạn phải khôn khéo, tức là biết được địa chỉ của con nợ, sau đó đến trực tiếp đòi tiền. Vì lúc này chắc chắn họ sẽ thay số điện thoại. Nếu ở xa thì bạn phải tra hết số điện thoại từ giám đốc, kế toán... Điều này đòi hỏi bạn phải thật khéo léo thì mới đòi được. Nhớ nhé, thu nợ dần dần.
Vui lòng ghi rõ nguồn Văn CChung khi Copy nơi khác
