Kế toán trưởng là một người đóng vai trò cấp cao quan trọng trong đội ngũ lãnh đạo tài chính của công ty. Thường làm việc chặt chẽ với Giám đốc tài chính, người kế toán trưởng là người đứng đầu bộ phận kế toán của tổ chức và quản lý các hoạt động tài chính hàng ngày. Trách nhiệm rộng rãi của kế toán trưởng có thể bao gồm thiết lập các hệ thống và quy trình kế toán, quản lý các nhóm tài chính và kế toán, xử lý việc tuân thủ quy định và cộng tác với CFO về chiến lược.
Người kế toán trưởng đóng một vai trò quan trọng trong sự thành công của bất kỳ tổ chức nào. Kế toán trưởng xử lý một loạt các nhiệm vụ đa dạng, tập trung vào việc giám sát các hoạt động tài chính và kế toán hàng ngày nhưng thường cũng bao gồm trách nhiệm về công nghệ và tuân thủ. Các trách nhiệm có vẻ đặc biệt khó khăn đối với những người kế toán trưởng mới lần đầu tiên đảm nhận vai trò này và đối với những công ty mới thành lập chưa thiết lập các chính sách và quy trình tài chính rõ ràng.
Danh sách các ưu tiên của kế toán trưởng tài chính phản ánh các trách nhiệm phức tạp và rộng lớn liên quan đến vai trò này — từ việc giám sát các nhiệm vụ tài chính và kế toán hàng ngày đến quản lý nhân viên và công nghệ. Tùy thuộc vào tổ chức, kế toán trưởng có thể phải tạo các chính sách và quy trình mới từ đầu, cũng như đảm bảo rằng các quy trình hiện có chạy hiệu quả nhất có thể.
1. Xây dựng dự báo dòng tiền ngắn hạn. Tạo dự báo dòng tiền ngắn hạn chính xác phải là một trong những ưu tiên hàng đầu của Người kế toán trưởng bởi vì công ty cần biết rằng họ sẽ có đủ tiền mặt trong thời gian tới để tiếp tục hoạt động. Đây không phải là một dự án một lần mà là một nhiệm vụ đang diễn ra. Dự báo dòng tiền ngắn hạn có tính đến ba yếu tố quan trọng: tiền mặt trong tay, cộng với tiền mặt đến hạn (các khoản phải thu), trừ đi tiền mặt đến hạn (các khoản phải trả). Dự báo thường bao gồm khung thời gian 13 tuần, nhưng nó có thể được điều chỉnh dựa trên các yếu tố. Đối với một Người kế toán trưởng mới, dự báo tiền mặt ngắn hạn cũng là một khóa học cơ bản để tìm hiểu cách thức hoạt động của công ty. Quy trình bán hàng hoạt động như thế nào và dự đoán doanh thu bán hàng chính xác như thế nào? Bộ phận nào đang chi nhiều tiền nhất?
2. Xem xét các khoản phải thu. Một trong những chức năng quan trọng nhất của người kế toán trưởng là hiểu khách hàng nợ bao nhiêu và khi nào họ trả. Một bức tranh rõ ràng về các khoản phải thu cũng rất quan trọng để phát triển các dự báo dòng tiền chính xác. Người kế toán trưởng phải thiết lập các quy trình tiêu chuẩn để liên hệ với những khách hàng quá hạn, nếu những quy trình đó chưa tồn tại. Nếu các quy trình tồn tại nhưng không phải lúc nào cũng hiệu quả, chúng có thể cần phải thay đổi.
3. Xem xét các khoản phải trả. Điều quan trọng không kém là hiểu rõ công ty nợ các nhà cung cấp bao nhiêu và quy trình thanh toán cho họ. Xem xét các quy trình phê duyệt hóa đơn của nhà cung cấp và nghĩa vụ thanh toán của công ty theo các hợp đồng hiện tại. Nếu dự báo tiền mặt ngắn hạn dự đoán thời gian khó khăn, có thể đáng để xem xét trì hoãn thanh toán - nếu có thể làm như vậy theo các điều khoản hiện tại.
4. Hiểu các khoản thanh toán nợ. Các công ty có nợ phải đặc biệt chú ý đến việc đảm bảo công ty thực hiện các khoản thanh toán cần thiết và duy trì vị thế tốt với các chủ nợ. Kế toán trưởng nên xem xét từng thỏa thuận nợ để xác minh ngày đến hạn thanh toán, lãi suất và bất kỳ khoản thế chấp hoặc điều kiện nào khác có thể dẫn đến các vấn đề tài chính lớn hơn. Người kế toán trưởng cũng nên biết cách công ty sử dụng tiền vay.
5. Đối chiếu các tài khoản kế toán. Công việc của kế toán trưởng thường bao gồm đảm bảo việc đối chiếu được tiến hành thường xuyên - hàng ngày, trong một số trường hợp - để xác minh tính chính xác của tài khoản và số dư tiền mặt của công ty. Điều này bao gồm việc đối chiếu dữ liệu tài chính nội bộ của công ty với các nguồn bên ngoài như báo cáo ngân hàng. Bộ điều khiển cần đặc biệt chú ý đến bất kỳ khu vực nào liên quan đến việc truyền dữ liệu thủ công giữa các hệ thống, vì các quy trình thủ công rất dễ xảy ra lỗi do con người. Tự động hóa các chuyển đổi này thường có thể cải thiện hiệu quả và độ chính xác.
6. Tối ưu hóa và đẩy nhanh quá trình khoá sổ cuối tháng, quý và năm. Là người chủ sở hữu của quy trình khoá sổ tài chính, kế toán trưởng có trách nhiệm khóa sổ vào cuối mỗi kỳ kế toán một cách chính xác và kịp thời, hiệu quả nhất có thể. Đây có thể là một công việc phức tạp, đòi hỏi nhóm tài chính phải hoàn thành nhiều bước tuần tự để tập hợp tất cả thông tin cần thiết và lập báo cáo tài chính chính xác. Điều quan trọng là phải tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình này, bởi vì các quy trình đóng không có tổ chức và rời rạc có thể tiêu tốn một lượng lớn thời gian và trì hoãn việc truy cập thông tin quan trọng về hiệu suất kinh doanh. Phần mềm kế toán và hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) dựa trên đám mây có thể trợ giúp bằng cách cung cấp quyền truy cập tốt hơn vào dữ liệu nhất quán và tự động hóa các bước xử lý thủ công tốn thời gian, giảm thiểu lỗi, tạo quy trình lặp lại và giảm rủi ro. Với việc tiết kiệm thời gian của bộ điều khiển bằng cách tự động hóa các quy trình thủ công, họ có nhiều thời gian hơn để phân tích chiến lược mà họ dự kiến sẽ cung cấp.
7. Đảm bảo kê khai thuế chính xác và kịp thời. Tất cả các công ty — từ các doanh nghiệp lớn có phạm vi hoạt động toàn cầu đến các công ty nhỏ phục vụ thị trường địa phương — cần phải nộp tờ khai thuế theo một lịch trình cố định. Người kế toán trưởng có thể không trực tiếp chuẩn bị báo cáo, nhưng họ chịu trách nhiệm xem xét và đảm bảo rằng họ đáp ứng các yêu cầu của từng khu vực tài phán. Điều này có thể đặc biệt phức tạp đối với các tổ chức lớn hơn có doanh thu và chi phí ở nhiều quốc gia do các quy định về thuế khác nhau ở mỗi khu vực.
8. Xem xét chi tiêu vốn. Chi phí vốn thường có tác động đáng kể đến tình hình tài chính của công ty, do đó, điều quan trọng là người kế toán trưởng phải xem xét từng khoản chi phí dự kiến trước khi công ty đưa ra cam kết mua hàng. Người kế toán trưởng mới cũng nên xem xét chi tiêu vốn lịch sử của công ty và các tác động tài chính đang diễn ra, chẳng hạn như khấu hao. Điều khoản thanh toán, cho dù công ty trả tiền mặt hay tài trợ cho mỗi lần mua hàng, có thể ảnh hưởng đến bảng cân đối kế toán và dòng tiền của công ty. Điều quan trọng đối với người kế toán trưởng là thiết lập các quy trình đảm bảo rằng chi tiêu vốn được xem xét và không gây bất ngờ.
9. Kiểm tra các hợp đồng. Người kế toán trưởng có thể cần xem xét tất cả các hợp đồng quan trọng để đảm bảo rằng nghĩa vụ tài chính của công ty được hiểu rõ ràng. Người kế toán trưởng sẽ cần kiểm tra xem các hợp đồng có chứa những cạm bẫy tiềm ẩn có thể dẫn đến các khoản nợ không lường trước hoặc các vụ kiện tiềm ẩn hay không. Các thủ tục tiêu chuẩn để phê duyệt hợp đồng mới cũng cần được kế toán trưởng tài chính xem xét.
10. Xem xét các báo cáo bán hàng. Báo cáo quy trình bán hàng cung cấp thông tin quan trọng về doanh thu trong tương lai của công ty và người kế toán trưởng phải là một phần của nhóm xem xét báo cáo. Báo cáo hiển thị thông tin về các giao dịch đang thực hiện, thường bao gồm giai đoạn chúng đang ở, doanh thu tiềm năng và khả năng chúng sẽ dẫn đến bán hàng. Các nhà kế toán trưởng phải đặc biệt chú ý đến tính chính xác của các dự đoán bán hàng, điều này rất quan trọng đối với tính chính xác của dự báo doanh thu và dòng tiền của công ty.
11. Thiết lập các thước đo hiệu quả tài chính. Bộ điều khiển đóng một vai trò quan trọng trong việc xác định các chỉ số hiệu suất chính (KPI) tài chính mà công ty nên theo dõi để theo dõi khả năng sinh lời, tính thanh khoản, khả năng thanh toán và hiệu quả. Việc lựa chọn số liệu sẽ phụ thuộc vào mục tiêu kinh doanh của công ty và các ưu tiên hiện tại. Các số liệu điển hình bao gồm tỷ suất lợi nhuận gộp và ròng, tỷ lệ dòng tiền hoạt động, các khoản phải trả và phải thu hiện tại cũng như vòng quay hàng tồn kho.
12. Tạo báo cáo dashboard tài chính. Bảng dashboard tài chính làm nổi bật các KPI tài chính quan trọng và các số liệu khác, giúp giám đốc điều hành và nhóm tài chính theo dõi hiệu suất của công ty, theo dõi các xu hướng và phát hiện bất kỳ vấn đề nào sắp xảy ra. Bảng dashboard phải được thiết kế tùy chỉnh để theo dõi KPI đã chọn của công ty và bảng dashboard của mỗi nhân viên phải được điều chỉnh cho phù hợp với vai trò cụ thể của họ. Người kế toán trưởng nên xem xét mọi bảng dashboard hiện có để đảm bảo chúng phản ánh chính xác các số liệu quan trọng nhất của công ty. Khi mới thành lập, một người kế toán trưởng mới có thể cần phải tham gia vào việc xác định bảng dashboard từ đầu.
13. Xem xét năng lực của nhân viên và đào tạo. Là một mục tiêu từ trung bình đến dài hạn, người kế toán trưởng nên tập trung vào việc nâng cao một trong những tài sản quan trọng nhất của công ty: nhóm tài chính. Điều quan trọng là phải hiểu khả năng và mục tiêu nghề nghiệp của mỗi người, đồng thời tạo điều kiện cho mọi hoạt động đào tạo cần thiết. Ví dụ, công nghệ mới thường ảnh hưởng đến nhóm tài chính nhiều hơn các bộ phận khác của tổ chức, vì vậy điều quan trọng là nhân viên phải được trang bị những kỹ năng phù hợp. Khi công nghệ biến đổi các hoạt động tài chính, việc nâng cao kỹ năng của đội ngũ nhân viên hiện có mà kiến thức về lĩnh vực của họ, với sự đào tạo thích hợp, có thể mang lại lợi ích to lớn cho một tổ chức tài chính hiện đại hơn là điều hợp lý.
14. Xem xét các chính sách và quy trình của bộ phận. Khi một công ty phát triển, việc quản lý và báo cáo tài chính trở nên phức tạp hơn và hậu quả pháp lý của việc báo cáo không chính xác có khả năng trở nên nghiêm trọng hơn. Các chính sách và thủ tục tài chính rõ ràng giúp công ty theo dõi hiệu suất một cách nhất quán và giảm thiểu các vấn đề phát sinh. Các quy trình được thiết lập và ghi lại cũng giúp đưa nhân viên mới đến với tốc độ nhanh chóng và đảm bảo tính liên tục khi nhân viên có kinh nghiệm rời công ty. Trong số các mục tiêu khác, các chính sách của bộ tài chính nên bao gồm các biện pháp bảo vệ sau:
• Tất cả các giao dịch được ghi lại một cách chính xác và đáng tin cậy.
• Tất cả các chi phí được xác minh và hỗ trợ với các tài liệu cần thiết.
• Thanh toán được thực hiện chính xác và hiệu quả.
• Doanh thu có thể được truy trở lại nguồn của nó.
• Công ty có một lộ trình kiểm toán nhất quán và minh bạch.
15. Phối hợp với kiểm toán viên bên ngoài. Kiểm toán bên ngoài là một yêu cầu pháp lý đối với các công ty đại chúng và một số tổ chức khác. Kiểm toán viên độc lập kiểm tra báo cáo tài chính của công ty để xác định xem chúng có phản ánh chính xác hiệu quả hoạt động của công ty hay không. Các công ty tư nhân cũng có thể thuê kiểm toán viên bên ngoài để đánh giá hoạt động và kế toán trưởng của họ vì nhiều lý do — ví dụ: lý do sức khỏe trong sạch có thể giúp thu hút vốn dễ dàng hơn. Người kế toán trưởng thường có trách nhiệm phối hợp với kiểm toán viên, xem xét báo cáo của kiểm toán viên và thực hiện bất kỳ hành động nào cần thiết.
16. Xem xét các báo cáo kiểm toán nội bộ. Kiểm toán nội bộ được thiết kế để đánh giá hiệu suất, kiểm soát nội bộ và rủi ro của công ty. Chúng thường được thực hiện bởi các thành viên của nhóm điều khiển. Kiểm toán nội bộ có thể kiểm tra các lĩnh vực như quản trị doanh nghiệp, quy trình kế toán, tuân thủ, an ninh mạng và nghi ngờ gian lận. Thông thường, bộ phận kế toán trưởng cần phải tham gia chặt chẽ, xem xét các báo cáo kiểm toán và thực hiện bất kỳ khuyến nghị nào.
17. Kiểm tra kiểm soát tài chính và điều chỉnh khi cần thiết. Kế toán trưởng xây dựng các chính sách, quy trình và công nghệ của công ty được thiết kế để quản lý rủi ro và ngăn ngừa gian lận hoặc các vấn đề nội bộ khác. Kiểm tra kiểm soát tốt cũng giúp công ty tối đa hóa hiệu quả hoạt động và duy trì dòng tiền lành mạnh. Sau khi phân tích kỹ lưỡng các chính sách hiện có thông qua kiểm toán nội bộ hoặc các phương tiện khác, có thể cần bổ sung hoặc thay đổi các biện pháp kiểm soát để bù đắp bất kỳ lỗ hổng nào. Ví dụ, các công ty non trẻ có thể không có hệ thống theo dõi và quản lý chi tiêu của nhân viên lúc này có thể cần phải giải quyết lỗ hổng để đảm bảo rằng các chi phí hợp lệ và được ghi lại chính xác.
18. Xem xét công khai tài chính. Các công ty đại chúng được yêu cầu nộp báo cáo và tiết lộ tài chính theo lịch trình được xác định bởi các cơ quan có thẩm quyền
19. Xem xét tất cả các báo cáo quản lý. Người kế toán trưởng nên xem xét tất cả các báo cáo quản lý do bộ phận kế toán và tài chính tạo ra, đánh giá tính chính xác và mức độ phù hợp của chúng và thúc đẩy mọi thay đổi cần thiết. Thông tin không chính xác có thể gây ra vấn đề, chẳng hạn như kích hoạt kế hoạch chi tiêu cho số tiền mà công ty không thực sự có. Mức độ liên quan cũng là một cân nhắc quan trọng — các báo cáo hữu ích trước đó trong vòng đời của công ty có thể không còn phản ánh các ưu tiên của công ty. Một vấn đề tiềm ẩn khác là sự trùng lặp: Các công ty có thể tạo nhiều báo cáo về cơ bản phục vụ cùng một mục đích.
20. Đánh giá hệ thống máy tính. Các công ty đang phát triển thường phát triển nhanh hơn khả năng của công nghệ mà họ bắt đầu sử dụng. Người kế toán trưởng cần có đủ hiểu biết về công nghệ để hiểu vai trò của từng hệ thống, những hạn chế của nó và cách các hệ thống khác nhau tương tác với nhau. Ví dụ: nhiều công ty ban đầu sử dụng hệ thống kế toán máy tính để bàn cấp độ đầu vào, nhưng chuyển sang phần mềm quản lý tài chính dựa trên đám mây có khả năng cao hơn khi nhu cầu của họ mở rộng. Các công ty đang phát triển cũng thường thay thế một bộ sưu tập các ứng dụng bị ngắt kết nối bằng một bộ ERP tích hợp cung cấp chế độ xem thời gian thực về các hoạt động trên toàn bộ doanh nghiệp.
21. Thúc đẩy quá trình lập ngân sách. Một ngân sách đáng tin cậy và chính xác cho phép công ty lập kế hoạch cho các hoạt động trong tương lai. Ngân sách đặt ra các mục tiêu và ưu tiên của công ty, đồng thời xác định dự án nào sẽ nhận được tài trợ. Người kế toán trưởng nên thúc đẩy quá trình lập ngân sách, phối hợp với các nhà quản lý trong toàn công ty.
22. Thực hiện đánh giá ngân sách định kỳ. Ngân sách không phải là một tài liệu tĩnh — nó phải được xem lại định kỳ. Người kế toán trưởng nên thúc đẩy việc xem xét ngân sách định kỳ — ban đầu có thể thường xuyên như hàng tháng — để so sánh dự báo ngân sách với các sự kiện thực tế. Điều này cho phép tổ chức hiệu chỉnh lại ngân sách của mình để phản ánh chính xác hơn thực tế.
23. Xem lại hàng tồn kho. Tại một số doanh nghiệp, người kế toán trưởng cần tham gia vào việc đảm bảo rằng hệ thống tài chính của công ty phản ánh chính xác hàng tồn kho của công ty. Ví dụ: công ty có thể cần định kỳ thực hiện các thay đổi đối với sổ cái chung dựa trên kết quả kiểm kê hàng tồn kho thực tế. Những thay đổi về thị trường, hư hỏng và các tổn thất khác có thể ảnh hưởng đến giá trị của hàng tồn kho, yêu cầu công ty điều chỉnh hồ sơ của mình để duy trì bức tranh tài chính chính xác.
24. Thực hiện các quy trình lưu giữ tài liệu. Người kế toán trưởng cần xem xét các hệ thống và chính sách được sử dụng để lưu giữ tài liệu cần thiết để đáp ứng nhu cầu kinh doanh và yêu cầu pháp lý. Các công ty cần một chính sách lưu giữ hiệu quả đối với các tài liệu tài chính để tuân thủ các yêu cầu về thuế và pháp lý khác, đồng thời giúp giải quyết mọi tranh chấp giữa nhà cung cấp và khách hàng. Chính sách này quy định thời gian tài liệu được lưu giữ trước khi chúng bị hủy. Một hệ thống lưu giữ tài liệu có thể giúp quản lý công việc lưu trữ tài liệu, phân loại chúng, tìm kiếm và loại bỏ chúng khi không còn cần thiết.
25. Tự động hóa. Tự động hóa các nhiệm vụ tài chính cơ bản như nhập dữ liệu và báo cáo có thể tiết kiệm cho các công ty một lượng lớn thời gian và giảm các lỗi thủ công. Theo Gartner Inc., các nhà lãnh đạo tài chính tham gia rất nhiều vào việc triển khai phần mềm kế toán và tài chính, đồng thời tin rằng 89% nhiệm vụ tài chính đều có thể tự động hóa được. Tự động hóa quy trình bằng robot, chatbot và các công cụ khác có thể tự động hóa các tác vụ thông thường, chẳng hạn như phản hồi các yêu cầu cơ bản từ khách hàng và nhà cung cấp về hóa đơn hoặc thanh toán.
Hiểu giúp chúng ta khác biệt và làm tốt hơn
Dễ dàng hơn nữa các bạn có thể tham gia các khoá học của CLEVERCFO:
Khóa kế toán trưởng: https://clevercfo.com/ke-toan-truong
Khóa CFO: https://clevercfo.com/khoa-hoc-cfo
Khóa online: http://clevercfo.com/online
Người kế toán trưởng đóng một vai trò quan trọng trong sự thành công của bất kỳ tổ chức nào. Kế toán trưởng xử lý một loạt các nhiệm vụ đa dạng, tập trung vào việc giám sát các hoạt động tài chính và kế toán hàng ngày nhưng thường cũng bao gồm trách nhiệm về công nghệ và tuân thủ. Các trách nhiệm có vẻ đặc biệt khó khăn đối với những người kế toán trưởng mới lần đầu tiên đảm nhận vai trò này và đối với những công ty mới thành lập chưa thiết lập các chính sách và quy trình tài chính rõ ràng.
Danh sách các ưu tiên của kế toán trưởng tài chính phản ánh các trách nhiệm phức tạp và rộng lớn liên quan đến vai trò này — từ việc giám sát các nhiệm vụ tài chính và kế toán hàng ngày đến quản lý nhân viên và công nghệ. Tùy thuộc vào tổ chức, kế toán trưởng có thể phải tạo các chính sách và quy trình mới từ đầu, cũng như đảm bảo rằng các quy trình hiện có chạy hiệu quả nhất có thể.
1. Xây dựng dự báo dòng tiền ngắn hạn. Tạo dự báo dòng tiền ngắn hạn chính xác phải là một trong những ưu tiên hàng đầu của Người kế toán trưởng bởi vì công ty cần biết rằng họ sẽ có đủ tiền mặt trong thời gian tới để tiếp tục hoạt động. Đây không phải là một dự án một lần mà là một nhiệm vụ đang diễn ra. Dự báo dòng tiền ngắn hạn có tính đến ba yếu tố quan trọng: tiền mặt trong tay, cộng với tiền mặt đến hạn (các khoản phải thu), trừ đi tiền mặt đến hạn (các khoản phải trả). Dự báo thường bao gồm khung thời gian 13 tuần, nhưng nó có thể được điều chỉnh dựa trên các yếu tố. Đối với một Người kế toán trưởng mới, dự báo tiền mặt ngắn hạn cũng là một khóa học cơ bản để tìm hiểu cách thức hoạt động của công ty. Quy trình bán hàng hoạt động như thế nào và dự đoán doanh thu bán hàng chính xác như thế nào? Bộ phận nào đang chi nhiều tiền nhất?
2. Xem xét các khoản phải thu. Một trong những chức năng quan trọng nhất của người kế toán trưởng là hiểu khách hàng nợ bao nhiêu và khi nào họ trả. Một bức tranh rõ ràng về các khoản phải thu cũng rất quan trọng để phát triển các dự báo dòng tiền chính xác. Người kế toán trưởng phải thiết lập các quy trình tiêu chuẩn để liên hệ với những khách hàng quá hạn, nếu những quy trình đó chưa tồn tại. Nếu các quy trình tồn tại nhưng không phải lúc nào cũng hiệu quả, chúng có thể cần phải thay đổi.
3. Xem xét các khoản phải trả. Điều quan trọng không kém là hiểu rõ công ty nợ các nhà cung cấp bao nhiêu và quy trình thanh toán cho họ. Xem xét các quy trình phê duyệt hóa đơn của nhà cung cấp và nghĩa vụ thanh toán của công ty theo các hợp đồng hiện tại. Nếu dự báo tiền mặt ngắn hạn dự đoán thời gian khó khăn, có thể đáng để xem xét trì hoãn thanh toán - nếu có thể làm như vậy theo các điều khoản hiện tại.
4. Hiểu các khoản thanh toán nợ. Các công ty có nợ phải đặc biệt chú ý đến việc đảm bảo công ty thực hiện các khoản thanh toán cần thiết và duy trì vị thế tốt với các chủ nợ. Kế toán trưởng nên xem xét từng thỏa thuận nợ để xác minh ngày đến hạn thanh toán, lãi suất và bất kỳ khoản thế chấp hoặc điều kiện nào khác có thể dẫn đến các vấn đề tài chính lớn hơn. Người kế toán trưởng cũng nên biết cách công ty sử dụng tiền vay.
5. Đối chiếu các tài khoản kế toán. Công việc của kế toán trưởng thường bao gồm đảm bảo việc đối chiếu được tiến hành thường xuyên - hàng ngày, trong một số trường hợp - để xác minh tính chính xác của tài khoản và số dư tiền mặt của công ty. Điều này bao gồm việc đối chiếu dữ liệu tài chính nội bộ của công ty với các nguồn bên ngoài như báo cáo ngân hàng. Bộ điều khiển cần đặc biệt chú ý đến bất kỳ khu vực nào liên quan đến việc truyền dữ liệu thủ công giữa các hệ thống, vì các quy trình thủ công rất dễ xảy ra lỗi do con người. Tự động hóa các chuyển đổi này thường có thể cải thiện hiệu quả và độ chính xác.
6. Tối ưu hóa và đẩy nhanh quá trình khoá sổ cuối tháng, quý và năm. Là người chủ sở hữu của quy trình khoá sổ tài chính, kế toán trưởng có trách nhiệm khóa sổ vào cuối mỗi kỳ kế toán một cách chính xác và kịp thời, hiệu quả nhất có thể. Đây có thể là một công việc phức tạp, đòi hỏi nhóm tài chính phải hoàn thành nhiều bước tuần tự để tập hợp tất cả thông tin cần thiết và lập báo cáo tài chính chính xác. Điều quan trọng là phải tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình này, bởi vì các quy trình đóng không có tổ chức và rời rạc có thể tiêu tốn một lượng lớn thời gian và trì hoãn việc truy cập thông tin quan trọng về hiệu suất kinh doanh. Phần mềm kế toán và hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) dựa trên đám mây có thể trợ giúp bằng cách cung cấp quyền truy cập tốt hơn vào dữ liệu nhất quán và tự động hóa các bước xử lý thủ công tốn thời gian, giảm thiểu lỗi, tạo quy trình lặp lại và giảm rủi ro. Với việc tiết kiệm thời gian của bộ điều khiển bằng cách tự động hóa các quy trình thủ công, họ có nhiều thời gian hơn để phân tích chiến lược mà họ dự kiến sẽ cung cấp.
7. Đảm bảo kê khai thuế chính xác và kịp thời. Tất cả các công ty — từ các doanh nghiệp lớn có phạm vi hoạt động toàn cầu đến các công ty nhỏ phục vụ thị trường địa phương — cần phải nộp tờ khai thuế theo một lịch trình cố định. Người kế toán trưởng có thể không trực tiếp chuẩn bị báo cáo, nhưng họ chịu trách nhiệm xem xét và đảm bảo rằng họ đáp ứng các yêu cầu của từng khu vực tài phán. Điều này có thể đặc biệt phức tạp đối với các tổ chức lớn hơn có doanh thu và chi phí ở nhiều quốc gia do các quy định về thuế khác nhau ở mỗi khu vực.
8. Xem xét chi tiêu vốn. Chi phí vốn thường có tác động đáng kể đến tình hình tài chính của công ty, do đó, điều quan trọng là người kế toán trưởng phải xem xét từng khoản chi phí dự kiến trước khi công ty đưa ra cam kết mua hàng. Người kế toán trưởng mới cũng nên xem xét chi tiêu vốn lịch sử của công ty và các tác động tài chính đang diễn ra, chẳng hạn như khấu hao. Điều khoản thanh toán, cho dù công ty trả tiền mặt hay tài trợ cho mỗi lần mua hàng, có thể ảnh hưởng đến bảng cân đối kế toán và dòng tiền của công ty. Điều quan trọng đối với người kế toán trưởng là thiết lập các quy trình đảm bảo rằng chi tiêu vốn được xem xét và không gây bất ngờ.
9. Kiểm tra các hợp đồng. Người kế toán trưởng có thể cần xem xét tất cả các hợp đồng quan trọng để đảm bảo rằng nghĩa vụ tài chính của công ty được hiểu rõ ràng. Người kế toán trưởng sẽ cần kiểm tra xem các hợp đồng có chứa những cạm bẫy tiềm ẩn có thể dẫn đến các khoản nợ không lường trước hoặc các vụ kiện tiềm ẩn hay không. Các thủ tục tiêu chuẩn để phê duyệt hợp đồng mới cũng cần được kế toán trưởng tài chính xem xét.
10. Xem xét các báo cáo bán hàng. Báo cáo quy trình bán hàng cung cấp thông tin quan trọng về doanh thu trong tương lai của công ty và người kế toán trưởng phải là một phần của nhóm xem xét báo cáo. Báo cáo hiển thị thông tin về các giao dịch đang thực hiện, thường bao gồm giai đoạn chúng đang ở, doanh thu tiềm năng và khả năng chúng sẽ dẫn đến bán hàng. Các nhà kế toán trưởng phải đặc biệt chú ý đến tính chính xác của các dự đoán bán hàng, điều này rất quan trọng đối với tính chính xác của dự báo doanh thu và dòng tiền của công ty.
11. Thiết lập các thước đo hiệu quả tài chính. Bộ điều khiển đóng một vai trò quan trọng trong việc xác định các chỉ số hiệu suất chính (KPI) tài chính mà công ty nên theo dõi để theo dõi khả năng sinh lời, tính thanh khoản, khả năng thanh toán và hiệu quả. Việc lựa chọn số liệu sẽ phụ thuộc vào mục tiêu kinh doanh của công ty và các ưu tiên hiện tại. Các số liệu điển hình bao gồm tỷ suất lợi nhuận gộp và ròng, tỷ lệ dòng tiền hoạt động, các khoản phải trả và phải thu hiện tại cũng như vòng quay hàng tồn kho.
12. Tạo báo cáo dashboard tài chính. Bảng dashboard tài chính làm nổi bật các KPI tài chính quan trọng và các số liệu khác, giúp giám đốc điều hành và nhóm tài chính theo dõi hiệu suất của công ty, theo dõi các xu hướng và phát hiện bất kỳ vấn đề nào sắp xảy ra. Bảng dashboard phải được thiết kế tùy chỉnh để theo dõi KPI đã chọn của công ty và bảng dashboard của mỗi nhân viên phải được điều chỉnh cho phù hợp với vai trò cụ thể của họ. Người kế toán trưởng nên xem xét mọi bảng dashboard hiện có để đảm bảo chúng phản ánh chính xác các số liệu quan trọng nhất của công ty. Khi mới thành lập, một người kế toán trưởng mới có thể cần phải tham gia vào việc xác định bảng dashboard từ đầu.
13. Xem xét năng lực của nhân viên và đào tạo. Là một mục tiêu từ trung bình đến dài hạn, người kế toán trưởng nên tập trung vào việc nâng cao một trong những tài sản quan trọng nhất của công ty: nhóm tài chính. Điều quan trọng là phải hiểu khả năng và mục tiêu nghề nghiệp của mỗi người, đồng thời tạo điều kiện cho mọi hoạt động đào tạo cần thiết. Ví dụ, công nghệ mới thường ảnh hưởng đến nhóm tài chính nhiều hơn các bộ phận khác của tổ chức, vì vậy điều quan trọng là nhân viên phải được trang bị những kỹ năng phù hợp. Khi công nghệ biến đổi các hoạt động tài chính, việc nâng cao kỹ năng của đội ngũ nhân viên hiện có mà kiến thức về lĩnh vực của họ, với sự đào tạo thích hợp, có thể mang lại lợi ích to lớn cho một tổ chức tài chính hiện đại hơn là điều hợp lý.
14. Xem xét các chính sách và quy trình của bộ phận. Khi một công ty phát triển, việc quản lý và báo cáo tài chính trở nên phức tạp hơn và hậu quả pháp lý của việc báo cáo không chính xác có khả năng trở nên nghiêm trọng hơn. Các chính sách và thủ tục tài chính rõ ràng giúp công ty theo dõi hiệu suất một cách nhất quán và giảm thiểu các vấn đề phát sinh. Các quy trình được thiết lập và ghi lại cũng giúp đưa nhân viên mới đến với tốc độ nhanh chóng và đảm bảo tính liên tục khi nhân viên có kinh nghiệm rời công ty. Trong số các mục tiêu khác, các chính sách của bộ tài chính nên bao gồm các biện pháp bảo vệ sau:
• Tất cả các giao dịch được ghi lại một cách chính xác và đáng tin cậy.
• Tất cả các chi phí được xác minh và hỗ trợ với các tài liệu cần thiết.
• Thanh toán được thực hiện chính xác và hiệu quả.
• Doanh thu có thể được truy trở lại nguồn của nó.
• Công ty có một lộ trình kiểm toán nhất quán và minh bạch.
15. Phối hợp với kiểm toán viên bên ngoài. Kiểm toán bên ngoài là một yêu cầu pháp lý đối với các công ty đại chúng và một số tổ chức khác. Kiểm toán viên độc lập kiểm tra báo cáo tài chính của công ty để xác định xem chúng có phản ánh chính xác hiệu quả hoạt động của công ty hay không. Các công ty tư nhân cũng có thể thuê kiểm toán viên bên ngoài để đánh giá hoạt động và kế toán trưởng của họ vì nhiều lý do — ví dụ: lý do sức khỏe trong sạch có thể giúp thu hút vốn dễ dàng hơn. Người kế toán trưởng thường có trách nhiệm phối hợp với kiểm toán viên, xem xét báo cáo của kiểm toán viên và thực hiện bất kỳ hành động nào cần thiết.
16. Xem xét các báo cáo kiểm toán nội bộ. Kiểm toán nội bộ được thiết kế để đánh giá hiệu suất, kiểm soát nội bộ và rủi ro của công ty. Chúng thường được thực hiện bởi các thành viên của nhóm điều khiển. Kiểm toán nội bộ có thể kiểm tra các lĩnh vực như quản trị doanh nghiệp, quy trình kế toán, tuân thủ, an ninh mạng và nghi ngờ gian lận. Thông thường, bộ phận kế toán trưởng cần phải tham gia chặt chẽ, xem xét các báo cáo kiểm toán và thực hiện bất kỳ khuyến nghị nào.
17. Kiểm tra kiểm soát tài chính và điều chỉnh khi cần thiết. Kế toán trưởng xây dựng các chính sách, quy trình và công nghệ của công ty được thiết kế để quản lý rủi ro và ngăn ngừa gian lận hoặc các vấn đề nội bộ khác. Kiểm tra kiểm soát tốt cũng giúp công ty tối đa hóa hiệu quả hoạt động và duy trì dòng tiền lành mạnh. Sau khi phân tích kỹ lưỡng các chính sách hiện có thông qua kiểm toán nội bộ hoặc các phương tiện khác, có thể cần bổ sung hoặc thay đổi các biện pháp kiểm soát để bù đắp bất kỳ lỗ hổng nào. Ví dụ, các công ty non trẻ có thể không có hệ thống theo dõi và quản lý chi tiêu của nhân viên lúc này có thể cần phải giải quyết lỗ hổng để đảm bảo rằng các chi phí hợp lệ và được ghi lại chính xác.
18. Xem xét công khai tài chính. Các công ty đại chúng được yêu cầu nộp báo cáo và tiết lộ tài chính theo lịch trình được xác định bởi các cơ quan có thẩm quyền
19. Xem xét tất cả các báo cáo quản lý. Người kế toán trưởng nên xem xét tất cả các báo cáo quản lý do bộ phận kế toán và tài chính tạo ra, đánh giá tính chính xác và mức độ phù hợp của chúng và thúc đẩy mọi thay đổi cần thiết. Thông tin không chính xác có thể gây ra vấn đề, chẳng hạn như kích hoạt kế hoạch chi tiêu cho số tiền mà công ty không thực sự có. Mức độ liên quan cũng là một cân nhắc quan trọng — các báo cáo hữu ích trước đó trong vòng đời của công ty có thể không còn phản ánh các ưu tiên của công ty. Một vấn đề tiềm ẩn khác là sự trùng lặp: Các công ty có thể tạo nhiều báo cáo về cơ bản phục vụ cùng một mục đích.
20. Đánh giá hệ thống máy tính. Các công ty đang phát triển thường phát triển nhanh hơn khả năng của công nghệ mà họ bắt đầu sử dụng. Người kế toán trưởng cần có đủ hiểu biết về công nghệ để hiểu vai trò của từng hệ thống, những hạn chế của nó và cách các hệ thống khác nhau tương tác với nhau. Ví dụ: nhiều công ty ban đầu sử dụng hệ thống kế toán máy tính để bàn cấp độ đầu vào, nhưng chuyển sang phần mềm quản lý tài chính dựa trên đám mây có khả năng cao hơn khi nhu cầu của họ mở rộng. Các công ty đang phát triển cũng thường thay thế một bộ sưu tập các ứng dụng bị ngắt kết nối bằng một bộ ERP tích hợp cung cấp chế độ xem thời gian thực về các hoạt động trên toàn bộ doanh nghiệp.
21. Thúc đẩy quá trình lập ngân sách. Một ngân sách đáng tin cậy và chính xác cho phép công ty lập kế hoạch cho các hoạt động trong tương lai. Ngân sách đặt ra các mục tiêu và ưu tiên của công ty, đồng thời xác định dự án nào sẽ nhận được tài trợ. Người kế toán trưởng nên thúc đẩy quá trình lập ngân sách, phối hợp với các nhà quản lý trong toàn công ty.
22. Thực hiện đánh giá ngân sách định kỳ. Ngân sách không phải là một tài liệu tĩnh — nó phải được xem lại định kỳ. Người kế toán trưởng nên thúc đẩy việc xem xét ngân sách định kỳ — ban đầu có thể thường xuyên như hàng tháng — để so sánh dự báo ngân sách với các sự kiện thực tế. Điều này cho phép tổ chức hiệu chỉnh lại ngân sách của mình để phản ánh chính xác hơn thực tế.
23. Xem lại hàng tồn kho. Tại một số doanh nghiệp, người kế toán trưởng cần tham gia vào việc đảm bảo rằng hệ thống tài chính của công ty phản ánh chính xác hàng tồn kho của công ty. Ví dụ: công ty có thể cần định kỳ thực hiện các thay đổi đối với sổ cái chung dựa trên kết quả kiểm kê hàng tồn kho thực tế. Những thay đổi về thị trường, hư hỏng và các tổn thất khác có thể ảnh hưởng đến giá trị của hàng tồn kho, yêu cầu công ty điều chỉnh hồ sơ của mình để duy trì bức tranh tài chính chính xác.
24. Thực hiện các quy trình lưu giữ tài liệu. Người kế toán trưởng cần xem xét các hệ thống và chính sách được sử dụng để lưu giữ tài liệu cần thiết để đáp ứng nhu cầu kinh doanh và yêu cầu pháp lý. Các công ty cần một chính sách lưu giữ hiệu quả đối với các tài liệu tài chính để tuân thủ các yêu cầu về thuế và pháp lý khác, đồng thời giúp giải quyết mọi tranh chấp giữa nhà cung cấp và khách hàng. Chính sách này quy định thời gian tài liệu được lưu giữ trước khi chúng bị hủy. Một hệ thống lưu giữ tài liệu có thể giúp quản lý công việc lưu trữ tài liệu, phân loại chúng, tìm kiếm và loại bỏ chúng khi không còn cần thiết.
25. Tự động hóa. Tự động hóa các nhiệm vụ tài chính cơ bản như nhập dữ liệu và báo cáo có thể tiết kiệm cho các công ty một lượng lớn thời gian và giảm các lỗi thủ công. Theo Gartner Inc., các nhà lãnh đạo tài chính tham gia rất nhiều vào việc triển khai phần mềm kế toán và tài chính, đồng thời tin rằng 89% nhiệm vụ tài chính đều có thể tự động hóa được. Tự động hóa quy trình bằng robot, chatbot và các công cụ khác có thể tự động hóa các tác vụ thông thường, chẳng hạn như phản hồi các yêu cầu cơ bản từ khách hàng và nhà cung cấp về hóa đơn hoặc thanh toán.
Hiểu giúp chúng ta khác biệt và làm tốt hơn
Dễ dàng hơn nữa các bạn có thể tham gia các khoá học của CLEVERCFO:
Khóa kế toán trưởng: https://clevercfo.com/ke-toan-truong
Khóa CFO: https://clevercfo.com/khoa-hoc-cfo
Khóa online: http://clevercfo.com/online
