Hướng dẫn xử lý hóa đơn ghi sai số tiền

[TT Thanh Qúy]

Ghi sai số tiền trên hóa đơn là một lỗi có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng cho cả bên mua lẫn bên bán. Nội dung dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp có cách xử lý phù hợp nếu chẳng may mắc phải lỗi này.

​

Có nhiều lỗi khác nhau dẫn đến việc hóa đơn bị sai số tiền, như: ghi sai đơn giá hoặc số lượng hàng hóa, dịch vụ; ghi sai thuế suất hoặc số tiền thuế Giá trị gia tăng; ghi sai tổng số tiền thanh toán; và, đôi khi là vì làm tròn số tiền chưa phù hợp nguyên tắc kế toán.

Hóa đơn bị sai số tiền cần được xử lý theo cách thức phù hợp dựa vào việc hóa đơn đó đã được giao cho bên mua hay chưa; Cụ thể như sau:

1. Hóa đơn bị sai số tiền chưa được giao cho bên mua

- Trường hợp hóa đơn lập sai chưa xé khỏi quyển hóa đơn: Doanh nghiệp không xé hóa đơn đó ra khỏi quyển mà gạch chéo lên các liên và lưu giữ lại; Sau đó, lập hóa đơn mới cho đúng để giao cho bên mua.

- Trường hợp hóa đơn lập sai đã xé khỏi quyển hóa đơn: Doanh nghiệp gạch chéo các liên của hóa đơn và kẹp hóa đơn đó lại vào quyển hóa đơn hoặc lưu giữ riêng; Sau đó, lập hóa đơn mới cho đúng để giao cho bên mua.​

Ví dụ 1:

Ngày 18/09/2019, sau khi đã lập và xé hóa đơn ra khỏi quyển hóa đơn, doanh nghiệp A phát hiện mình đã ghi sai đơn giá của hàng hóa. Hóa đơn này chưa giao cho bên mua nên doanh nghiệp A tiến hành gạch chéo các liên của hóa đơn, kẹp chúng lại vào quyển hóa đơn và lập hóa đơn mới để giao cho bên mua.​

2. Hóa đơn bị sai số tiền đã được giao cho bên mua

Trường hợp hóa đơn bị sai số tiền đã được giao đến bên mua, doanh nghiệp cần xác định đôi bên đã tiến hành kê khai thuế đối với hóa đơn đó hay chưa để có cách xử lý phù hợp.

TH1: Trường hợp các bên chưa kê khai thuế đối với hóa đơn đó:

- Trước tiên, đôi bên cùng nhau lập Biên bản thu hồi hóa đơn đã lập sai; trong đó, ghi rõ lý do thu hồi và có đầy đủ chữ ký của các bên.

- Sau đó, doanh nghiệp thu hồi lại hóa đơn đã lập sai, gạch chéo lên các liên của hóa đơn và lưu giữ -chúng đầy đủ.

- Cuối cùng, doanh nghiệp lập hóa đơn mới để giao cho bên mua. Ngày lập hóa đơn mới là ngày các bên lập biên bản thu hồi hóa đơn.​

Ví dụ 2:

Ngày 20/09/2019, doanh nghiệp A đã lập và giao một hóa đơn cho khách hàng B. Đến ngày 21/09/2019, B phát hiện tổng số tiền thanh toán trên hóa đơn bị ghi sai nên đã thông báo cho A.

Vì chưa bên nào thực hiện kê khai thuế đối với hóa đơn này, nên A và B cùng nhau lập Biên bản thu hồi hóa đơn đã lập vào ngày 22/09/2019. Doanh nghiệp A thu hồi lại hóa đơn đã lập sai, gạch chéo lên các liên của hóa đơn. Cùng ngày, A lập hóa đơn mới để giao cho B.​

Trường hợp các bên đã kê khai thuế đối với hóa đơn đó:

- Doanh nghiệp không thu hồi hóa đơn đã lập sai. Thay vào đó, đôi bên cùng nhau lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn đã lập sai, ghi rõ các sai sót.

- Sau đó, doanh nghiệp lập hóa đơn mới điều chỉnh những nội dung sai sót để giao cho bên mua. Ngày lập hóa đơn điều chỉnh là ngày các bên lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn.

- Trên hóa đơn phải ghi rõ các điều chỉnh về số tiền đã ghi sai, điều chỉnh cho hóa đơn số mấy, ký hiệu là gì và trên hóa đơn không được ghi số âm (-).​

Ví dụ 3:

Ngày 22/09/2019, doanh nghiệp A phát hiện có một hóa đơn xuất cho doanh nghiệp C ngày 20/06/2019 bị sai số tiền thuế Giá trị gia tăng.

Vì đôi bên đã kê khai thuế đối với hóa đơn này vào kỳ khai thuế Giá trị gia tăng quý II năm 2019, nên A và C cùng nhau lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn lập sai vào ngày 23/09/2019. Cùng ngày, A lập hóa đơn điều chỉnh ghi đúng số thuế Giá trị gia tăng và giao cho C.

Doanh nghiệp A không thu hồi hóa đơn đã lập sai. A và C sử dụng hóa đơn điều chỉnh để khai bổ sung kỳ khai thuế quý II năm 2019.​

Tài liệu tham khảo:
- Luật Việt Nam.
- Thư viện pháp luật.