Hướng Dẫn Để Kiểm Soát Ngân Sách

[Son.Tran]

1. Từng Bước Để Kiểm Soát Ngân Sách

Kiểm soát ngân sách là một hệ thống các thủ tục được sử dụng để đảm bảo rằng thu nhập và chi phí của tổ chức phù hợp với kế hoạch tài chính. Hệ thống kiểm soát ngân sách bao gồm các nguyên tắc chủ yếu sau :

• Thiết lập các tiêu chuẩn để điều phối và kiểm soát quy trình ngân sách (các chính sách và thủ tục).
• Ghi lại và đo lường hiệu quả tài chính hiện tại (chuẩn bị ngân sách).
• So sánh giữa kết quả thực tế và dự toán (phân tích phương sai).
• Thực hiện hành động khắc phục thích hợp theo yêu cầu.

Ít nhất, nó đòi hỏi phải so sánh các ước tính trong ngân sách với hiệu suất thực tế đạt được trong giai đoạn lập ngân sách và để phân tích những khác biệt cũng như thực hiện các điều chỉnh. Thực tiễn kinh doanh tốt nhất gợi ý rằng các doanh nghiệp nên chuẩn hóa các tính toán lập ngân sách, định dạng hiển thị và giai đoạn xem xét để cho phép các chỉ số tài chính quan trọng được tính toán và so sánh một cách dễ dàng và chính xác.

2. Chính sách và thủ tục
Các chính sách và thủ tục phải được đưa ra để tạo ra một ngân sách thực tế cho phép doanh nghiệp dự đoán tình hình tài chính của doanh nghiệp. Các thành phần sau đây phải là một phần của chính sách và thủ tục lập ngân sách:

• Yêu cầu doanh nghiệp lập ngân sách :
• Sử dụng dữ liệu lịch sử để suy ngẫm về quá khứ.
• Chuẩn bị dự báo để đặt mục tiêu cho tương lai.
• Chuẩn bị phương thức đo lường (ngân sách).
• Điều chỉnh sự khác biệt (phân tích phương sai).
• Thực hiện hành động khắc phục.
• Phê duyệt ngân sách
• Nêu rõ người phê duyệt ngân sách và các điều kiện cần thiết để phê duyệt.
• Thực hiện ngân sách
• Nêu rõ cách thức cung cấp các nguồn tài chính để đáp ứng các mục tiêu ngân sách.

3. Chính sách và thủ tục chung

Các chính sách và thủ tục sẽ khác nhau tùy theo từng doanh nghiệp. Một số yêu cầu chung thường gặp là:

• Lập tài khoản ngân hàng doanh nghiệp: Chủ doanh nghiệp phải lập tài khoản ngân hàng cho doanh nghiệp, tách biệt với tài khoản cá nhân của chính mình. Điều này sẽ giúp họ dễ dàng theo dõi thu nhập và chi phí của doanh nghiệp.
• Tạo ngân sách: Các chính sách và thủ tục phải được đưa ra để tạo ngân sách thực tế cho bất kỳ hoạt động kinh doanh nào. Việc lập ngân sách thực tế cho phép bạn dự đoán tình hình tài chính của doanh nghiệp.
• Thiết lập hệ thống kế toán: Hệ thống dồn tích tiền mặt hoặc hệ thống kế toán tiền mặt phải được thiết lập để cho phép doanh nghiệp xem xét và quản lý các hoạt động tài chính của mình và tuân thủ các nghĩa vụ tài chính của mình.
• Các báo cáo tài chính của doanh nghiệp (ví dụ: bảng cân đối kế toán, báo cáo lãi lỗ) phải thường xuyên được xem xét lại để xác định bất kỳ sai sót nào có thể xảy ra trong tương lai.
• Thủ tục cấp tín dụng và thu nợ tồn đọng: Doanh nghiệp phải đảm bảo có dòng tiền tốt và hạn chế tối đa khả năng mắc nợ.

4. Các mục khác có thể được xem xét bao gồm:
Tính kịp thời và các mốc quan trọng thường được đưa vào như một phần của việc lập ngân sách và có thể bao gồm các mục như:

• Tất cả các cấp ngân sách cần phải được chuẩn bị và xem xét hàng tháng, hàng quý và hàng năm.
• Ngân sách phải được hoàn thành trước một tháng của giai đoạn lập ngân sách.
• Báo cáo chênh lệch phải được gửi đến người quản lý có liên quan trong vòng 2 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc kỳ báo cáo.
• Các chênh lệch phải được giải quyết và gửi lại bộ phận tài chính trong vòng 3 ngày làm việc.
• Ngân sách linh hoạt phải được cập nhật trước khi kết thúc kỳ báo cáo tiếp theo.
• Các mốc quan trọng để dự án được chính thức ghi lại và xem xét.

Các Chỉ số Hiệu suất Chính thường được chỉ định như một phần của việc lập ngân sách và có thể bao gồm các mục như:

• Doanh số tăng trưởng x% mỗi năm với độ lệch cho phép là x%.
• Lợi nhuận gộp phải xấp xỉ x với độ lệch cho phép là x%.
• Lợi nhuận ròng là x$ mỗi (chèn khoảng thời gian) với độ lệch cho phép là x%.
• Mức tăng giá sản phẩm phải là x% với độ lệch cho phép là x%.
• Ngân sách bán hàng sẽ được chuẩn bị ở cấp độ chi tiết sản phẩm.
• x% lượng hàng tồn kho sẽ được giữ lại để đáp ứng nhu cầu ngắn hạn của khách hàng.

5. Phát hành ngân sách
Khi ngân sách đã được phê duyệt và phát hành, cần có các hệ thống và quy trình hiệu quả để đạt được các mục tiêu ngân sách. Điều này sẽ bao gồm:

• Theo dõi và báo cáo lại cho quản lý.
• Thực hiện các thủ tục kiểm soát.
• Thực hiện đánh giá và thực hiện hành động khắc phục thích hợp để khắc phục những sai lệch.

6. Chỉ số hoạt động
Các cột mốc quan trọng và Chỉ số Hiệu suất Chính (KPI) đều là thước đo hiệu suất và các mục tiêu quan trọng. Các cột mốc và KPI phải phối hợp với nhau:

• Các cột mốc cung cấp mục tiêu và khung thời gian. Những điều này đặc biệt hữu ích khi làm việc về ngân sách dự án vì sẽ có nhiều thời hạn khác nhau.
• KPI cung cấp các thước đo định lượng để xác định hiệu suất (có thể là định lượng hoặc định tính)

7. Các cột mốc quan trọng
Ngân sách không phải là một kế hoạch thực sự nếu không có các mốc quan trọng. Các cột mốc quan trọng biến chiến thuật thành các điều khoản thực tế, cụ thể với ngân sách, thời hạn, đánh giá và trách nhiệm thực tế. Không có rà soát thì không có quản lý và không có trách nhiệm giải trình.
Giống như chiến thuật cần thiết để thực hiện chiến lược, các cột mốc quan trọng cũng cần thiết để đạt được chiến thuật. Cột mốc quan trọng là thời điểm khi một hành động cụ thể đạt đến giai đoạn quan trọng cho thấy hành động đó đang tiến triển theo đúng kế hoạch. Các mốc thời gian hành động và các cột mốc quan trọng của chúng là những dự đoán tốt nhất (hy vọng là các lý thuyết có cơ sở) về những gì sẽ cải thiện hiệu quả kinh doanh. Các mốc quan trọng cũng cần có thước đo để kiểm tra xem chúng có hiệu quả hay không (KPI cung cấp phương tiện để đo lường).
Việc hoàn thành một nhiệm vụ hoặc hoạt động, chẳng hạn như đạt được một cột mốc quan trọng, không thể hiện hiệu suất. Nếu các mốc quan trọng được sử dụng làm thước đo, nó có thể dẫn đến hành vi sai trái (mọi người loay hoay với dòng thời gian, thay vì đảm bảo rằng hành động đó đang tạo ra những cải thiện về hiệu quả kinh doanh mà nó được thiết kế).

Hiểu giúp chúng ta khác biệt và làm tốt hơn.

Dễ dàng hơn nữa các bạn có thể tham gia các khoá học của CLEVERCFO:
Khóa CFO: https://clevercfo.com/khoa-hoc-cfo
Khóa kế toán trưởng: https://clevercfo.com/ke-toan-truong
Khóa online: http://clevercfo.com/online