Hạch toán nghiệp vụ thanh toán với người bán và khách hàng
Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán.
Nghiệp vụ thanh toán với người bán thường xảy ra trong quan hệ mua bán vật tư, hàng hoá, dịch vụ… giữa doanh nghiệp với người bán, nghiệp vụ này phát sinh khi doanh nghiệp mua hàng theo phương thức thanh toán trả chậm hoặc trả trước tiền hàng, nghĩa là có quan hệ nợ nần giữa doanh nghiệp và người bán. Khi doanh nghiệp mua chịu thì sẽ phát sinh nợ phải trả, khi doanh nghiệp ứng trước sẽ xuất hiện một khoản phải thu của người bán.
Nội dung nghiệp vụ thanh toán với người bán :
Tài khoản sử dụng :
Tài khoản 331 - Phải trả người bán
Kết cấu của TK 331
Tài khoản này được mở chi tiết cho từng người bán.
Phương pháp hạch toán.
Hạch toán chi tiết.
Việc hạch toán chi tiết được thực hiện theo sơ đồ sau :
Căn cứ vào các chứng từ gốc về thanh toán với người bán, kế toán chi tiết ghi vào sổ chi tiết TK 331 được mở riêng cho từng nhà cung cấp. Mẫu sổ chi tiết TK 331 đã được bộ tài chính ban hành và hướng dẫn cách ghi chép. Theo quy định chung, đối với tất cả các khoản phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ phải có sổ chi tiết riêng theo từng đối tượng thanh toán và theo từng loại ngoại tệ.
Cuối kỳ, kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết về việc thanh toán đối với người bán. Bảng tổng hợp này sẽ là căn cứ để đối chiếu với sổ cái TK 331.
Hạch toán tổng hợp.
Trường hợp mua chịu :
Mua vật tư, TSCĐ : Căn cứ vào chứng từ, hoá đơn, biên bản giao nhận… kế toán ghi :
Nợ TK 152, 153,156 : Nguyên liệu, công cụ, dụng cụ thực nhập (phương pháp KKTX)
Nợ TK 611 : Mua hàng ( phương pháp KKĐK)
Nợ TK 211, 213 : TSCĐ đã đưa vào sử dụng
Nợ TK 133 : Thuế VAT (VAT ) được khấu trừ
Có TK 331 : Phải trả nhà cung cấp
Mua chịu vật tư, dịch vụ sử dụng ngay :
Nợ TK 627, 641, 642, 241, 142…
Nợ TK 133 : VAT được khấu trừ
Có TK 331 : Phải trả nhà cung cấp
Khi trả nợ cho người bán, kế toán ghi :
Nợ TK 331 : Phải trả nhà cung cấp
Có TK 111 : Trả bằng tiền mặt
Có TK 112 : Trả bằng tiền gửi Ngân hàng
Có TK 311, 341 : Trả bằng tiền vay
Khi được nhà cung cấp chiết khấu, giảm giá và chấp nhận giảm nợ hoặc nhận nợ với doanh nghiệp, kế toán ghi :
Nợ TK 331 : Phải trả nhà cung cấp
Có TK 152, 153 : Phương pháp KKTX
Có TK 611 : Phương pháp KKĐK
Có TK 711 : số tiền chiết khấu thanh toán được hưởng
Khi trả lại vật tư cho người bán và được người bán xoá nợ hoặc ghi nhận nợ với doanh nghiệp, kế toán ghi :
Nợ TK 331 : Phải trả nhà cung cấp
Có TK 152, 153 : Phương pháp KKTX
Có TK 611 : Phương pháp KKĐK
Có TK 133 : VAT được khấu trừ
Trường hợp ứng trước tiền mua hàng
Khi ứng tiền cho người bán để mua hàng :
Nợ TK 331 : Phải trả nhà cung cấp
Có TK 111, 112
Khi nhận hàng mua theo số tiền ứng trước :
Nợ TK 152, 153, 156…nhập hàng theo phương pháp KKTX
Nợ TK 611 : nhập hàng theo phương pháp KKĐK
Nợ TK 211, 213 : mua TSCĐ
Nợ TK 133 : VAT theo phương pháp khấu trừ
Có TK 331 : Phải trả nhà cung cấp
Thanh toán chênh lệch giữa giá trị hàng nhập với số tiền ứng trước :
+ Nếu ứng trước < trị giá hàng mua đã nhập và doanh nghiệp trả số tiền còn thiếu :
Nợ TK 331 : trả nợ nhà cung cấp số thiếu
Có TK 111, 112
+ Nếu ứng trước > trị giá hàng nhập thì phải thu, khi thu ghi :
Nợ TK 111, 112
Có TK 331 : Phải trả nhà cung cấp
Trường hợp nợ phải trả người bán không ai đòi, kế toán ghi tăng thu nhập bất thường.
Nợ TK 331 : kết chuyển xoá nợ vắng chủ.
Có TK 721 : thu nhập bất thường.
Nếu doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp trực tiếp thì không sử dụng TK133- VAT đầu vào được khấu trừ. Khi đó giá trị vật tư, hàng hoá mua vào và giá trị hàng mua trả lại là giá bao gồm cả VAT .
Trường hợp thanh toán với người bán bằng ngoại tệ :
Nếu doanh nghiệp dùng tỷ giá thực tế :
Khi phát sinh các khoản công nợ đối với người bán thì phải theo dõi cả số nguyên tệ phát sinh.
Nợ TK 152, 153, 156, 211 : tỷ giá thực tế
Nợ TK 133 : VAT đầu vào được khấu trừ
Có TK 331 : phải trả cho người bán
- Khi thanh toán :
+ Nợ TK 331 : tỷ giá thực tế lúc ghi sổ
Nợ TK 635 : nếu lỗ về tỷ giá hối đoái
Có TK111, 112… : số tiền đã trả theo tỷ giá thực tế thanh toán.
+ Nợ TK 331 : tỷ giá thực tế lúc ghi sổ
Có TK 111,112… : số tiền đã trả theo tỷ giá thực tế thanh toán.
Có TK 515 : nếu lãi về tỷ giá hối đoái.
Đồng thời ghi đơn bên Có TK007
- Nếu doanh nghiệp sử dụng tỷ giá hạch toán :
Nợ TK 152, 153, 156, 211 : tỷ giá thực tế
Nợ TK 133 : VAT đầu vào được khấu trừ
Nợ TK 635 :nếu lỗ về tỷ giá hối đoái
Có TK 331 : phải trả cho người bán
Có TK 515 : nếu lãi về tỷ giá hối đoái
Khi thanh toán :
Nợ TK 331 : tỷ giá hạch toán
Có TK 111, 112… số tiền phải trả cho người bán
Đồng thời ghi đơn bên Có TK 007
Cuối kỳ đối với các khoản phải thu, phải trả người bán có gốc ngoại tệ thì phải tiến hành điều chỉnh theo tỷ giá thực tế cuối kỳ, số chênh lệch lãi ghi vào TK 515, nếu lỗ ghi vào TK 635, đầu kỳ kế toán tiếp theo sẽ ghi ngược lại xoá số dư trên TK 635 và TK 515 :
- Nếu tỷ giá tăng :
Nợ TK 635 : nếu lỗ về tỷ giá hối đoái
Có TK 331 : phải trả người bán
- Nếu tỷ giá giảm :
Nợ TK 331 : phải trả người bán
Có TK 515 : nếu lãi về tỷ giá hối đoái
Đầu kỳ kế toán sau ghi ngược lại.
Trường hợp bù trừ công nợ :
Khi một tổ chức, cá nhân (VD : công ty X) vừa là khách hàng, vừa là nhà cung cấp của doanh nghiệp, nếu có sự đồng ý của cả hai bên thì có thể bù trừ công nợ.
Căn cứ vào các chứng từ mua hàng và bán hàng cho Công ty X và sổ chi tiết phải thu khách hàng - Công ty X, phải trả người bán- Công ty X để xác định số tiền phải thu, phải trả.
- Trường hợp số phải thu > số phải trả
Nợ TK 331- công ty X : số tiền ghi theo sốphải trả
Có TK 131- công ty X
- Trường hợp số phải thu < số phải trả
Nợ TK 331- công ty X : số tiền ghi theo số phải thu
Có TK 131- công ty X
Trường hợp Y là nhà cung cấp, Z là khách hàng của doanh nghiệp nếu như Y và Z đồng ý, doanh nghiệp có thể tiến hành bù trừ công nợ. Trong trường hợp này cần phải có biên bản xác nhận về việc bù trừ công nợ, có chữ ký của các bên tham gia. Căn cứ vào biên bản, kế toán ghi :
Nợ TK 331- Y
Có TK 131- Z
Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ thanh toán với người bán :
Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng.
Quan hệ thanh toán với khách hàng nảy sinh khi doanh nghiệp bán vật tư, hàng hoá, tài sản, dịch vụ của mình theo phương thức trả trước.. thông thường việc bán hàng theo phương thức nêu trên chỉ xáy ra trong các nghiệp vụ bán buôn hàng hoá hoặc bán hàng của các đại lý của doanh nghiệp.
Nội dung :
Các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng phát sinh khi doanh nghiệp bán sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ theo phương thức bán chịu hoặc trong trường hợp người mua trả trước tiền hàng.
- Không theo dõi khoản tiền bán hàng đã thu trực tiếp tại thời điểm xảy ra nghiệp vụ bán hàng.
- Phản ánh số tiền doanh nghiệp chấp nhận giảm giá, bớt giá, chiết khấu cho khách hàng hoặc số phải trả khách hàng khi khách hàng trả lại hàng mua.
Các chứng từ thường gồm :
- Hoá đơn bán hàng (hoặc hoá đơn VAT ) do doanh nghiệp lập
- Giấy nhận nợ hoặc lệnh phiếu do khách hàng lập
- Chứng từ thu tiền : phiếu thu, giấy báo Có…
Tài khoản sử dụng :
TK 131- Phải thu khách hàng.
Kết cấu của tài khoản 131 :
(Tài khoản này được mở chi tiết cho từng khách hàng. Khi lập bảng cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng để ghi cả hai chỉ tiêu bên tài sản và nguồn vốn. Tài khoản này cũng được mở chi tiết theo thời hạn thanh toán để xác định nợ phải thu khó đòi, làm căn cứ lập dự phòng phải thu khó đòi).
Phương pháp hạch toán :
Hạch toán chi tiết.
Việc hạch toán chi tiết được thực hiện theo sơ đồ sau :
Căn cứ vào chứng từ gốc kế toán chi tiết tiến hành ghi vào sổ chi tiết cho từng khách hàng.
Cuối kỳ, kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp thanh toán với khách hàng, bảng này sẽ dùng để đối chiếu với sổ cái TK 131.
Hạch toán tổng hợp.
- Trường hợp doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp khấu trừ
* Trường hợp bán chịu cho khách hàng :
- Khi bán chịu vật tư, hàng hoá cho khách hàng, căn cứ vào hoá đơn VAT , kế toán ghi doanh thu bán chịu phải thu :
Nợ TK 131 : số phải thu của khách hàng
Có TK 511 : doanh thu bán hàng
Có TK 3331 : VAT của hàng bán ra
- Khi bán chịu TSCĐ kế toán ghi :
Nợ TK 131 : phải thu khách hàng
Có TK 711 : thu nhập bất thường
Có TK 3331 : VAT của hàng bán ra
- Khi chấp nhận giảm giá trừ nợ hoặc nhận nợ với khách hàng, kế toán ghi :
Nợ TK 532 : giảm giá hàng bán
Nợ TK 3331 : VAT của hàng bán ra
Có TK 131 : phải thu khách hàng
- Khi chấp nhận chiết khấu cho khách hàng, kế toán ghi :
Nợ TK 635 : chiết khấu thanh toán cho khách hàng
Có TK 131 : phải thu khách hàng
- Căn cứ chứng từ thanh toán, kế toán ghi số nợ đã thu :
Nợ TK 111, 112 : thu tiền nợ của khách hàng
Nợ TK 311 : thu nợ và thanh toán tiền vay ngắn hạn
Có TK 131 : ghi giảm số phải thu của khách hàng
- Khi chấp nhận cho khách hàng trả lại hàng và trừ nợ hoặc ghi nhận nợ với khách hàng, kế toán ghi :
Nợ TK 531 : doanh thu hàng bán bị trả lại
Nợ TK 3331 : VAT của hàng bán bị trả lại
Có TK 131 : ghi giảm số nợ phải thu của khách hàng
* Trường hợp khách hàng ứng trước tiền mua hàng.
- Khi doanh nghiệp nhận tiền ứng trước của khách hàng, kế toán ghi :
Nợ TK 111, 112 : số tiền khách hàng ứng trước
Có TK 131 : phải thu khách hàng
- Khi giao nhận hàng cho khách hàng theo số tiền ứng trước, căn cứ vào hoá đơn bán hàng, kế toán ghi :
Nợ TK 131 : tổng số tiền hàng khách hàng phải thanh toán
Có TK 511 : doanh thu bán hàng
Có TK 3331 : VAT của hàng bán ra
- Chênh lệch giữa số tiền ứng trước và giá trị hàng bán theo thương vụ sẽ được theo dõi thanh quyết toán trên TK 131.
* Trường hợp bán hàng trả góp
Theo phương thức này, khách hàng thanh toán trước một phần tiền, phần còn lại chưa trả và phải chịu lãi, số lãi đó được coi là thu nhập tài chính. Doanh thu bán hàng được xác định như trong trường hợp bán hàng một lần, kế toán ghi :
Nợ TK 111, 112 : số tiền trả ngay
Nợ TK 131 : số nợ trả góp
Có TK 511 : doanh thu bán hàng
Có TK 3331 : VAT của hàng bán (tính trên doanh thu bán hàng)
Có TK 3387 : lãi do bán trả góp.
* Trường hợp hàng đổi hàng
Hàng xuất kho mang đi đổi được coi như tiêu thụ, hàng nhận về do đổi coi như mua.
- Khi xuất hàng đem đi đổi :
Nợ TK 131 : phải thu khách hàng
Có TK 511 : doanh thu bán hàng
Có TK 3331 : VAT của hàng bán ra.
- Khi nhận hàng do đổi hàng :
Nợ TK 152, 153, 211, 611
Nợ TK 133 : VAT được khấu trừ
Có TK 131 : phải thu khách hàng
Số tiền thừa, thiếu do đổi hàng được xử lý trên TK 131
* Trường hợp đặc biệt nợ phải thu khó đòi
Căn cứ để được ghi nhận là khoản nợ phải thu khó đòi là nợ phải thu đã quá hạn thanh toán từ 2 năm trở lên. Trong trường hợp đặc biệt, tuy thời hạn chưa tới 2 năm, nhưng đơn vị nợ đang trong thời gian xem xét giải thể, phá sản hoặc người nợ có dấu hiệu khác như bỏ trốn …cũng được ghi nhận là khoản nợ khó đòi.
Phương pháp lập dự phòng phải thu khó đòi :
Cuối niên độ kế toán, tính số dự phòng phải thu khó đòi cho năm nay :
Nợ TK 642- 6426
Có TK 139 : dự phòng phải thu khó đòi
Sang năm sau, tính ra số dự phòng phải lập trong năm và so sánh với số dự phòng năm trước đã lập :
+ Nếu không thay đổi thì không lập thêm dự phòng
+ Nếu số số dự phòng phải lập năm nay lớn hơn số dự phòng đã lập năm trước thì tiến hành lập thêm theo số chênh lệch.
Nợ TK 642- 6426 : số chênh lệch
Có TK 139 : dự phòng phải thu khó đòi
+ Nếu số số dự phòng phải lập năm nay nhỏ hơn số dự phòng đã lập năm trước thì hoàn nhập dự phòng theo số chênh lệch.
Nợ TK 139 : số chênh lệch
Có TK 642- chi phí quản lý DN
Trường hợp có dấu hiệu chắc chắn không đòi được, kế toán ghi :
Nợ TK 642- 6426
Có TK 131 : số thực tế mất
Đồng thời ghi Nợ TK 004- chi tiết cho từng đối tượng : số nợ đã xoá sổ.
Trường hợp số nợ đã xoá sổ nhưng lại đòi thì cho vào thu nhập bất thường :
Nợ TK 111, 112…
Có TK 711 : thu nhập bất thường
Đồng thời ghi đơn bên Có TK 004
Sơ đồ hạch toán thanh toán với khách hàng :
Nguồn: voer.edu.vn
Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán.
Nghiệp vụ thanh toán với người bán thường xảy ra trong quan hệ mua bán vật tư, hàng hoá, dịch vụ… giữa doanh nghiệp với người bán, nghiệp vụ này phát sinh khi doanh nghiệp mua hàng theo phương thức thanh toán trả chậm hoặc trả trước tiền hàng, nghĩa là có quan hệ nợ nần giữa doanh nghiệp và người bán. Khi doanh nghiệp mua chịu thì sẽ phát sinh nợ phải trả, khi doanh nghiệp ứng trước sẽ xuất hiện một khoản phải thu của người bán.
Nội dung nghiệp vụ thanh toán với người bán :
- Phản ánh các khoản phải trả phát sinh sau khi mua hàng và phải thu do ứng trước tiền mua hàng với từng nhà cung cấp.
- Tài khoản này không theo dõi các nghiệp vụ mua hàng trả tiền ngay trực tiếp tại thời điểm giao hàng.
- Khi mua hàng đã nhập, đã nhận hàng nhưng cuối kỳ chưa nhận được chứng từ mua hàng thì số nợ tạm ghi theo giá tạm tính của hàng nhận. Khi nhận được chứng từ sẽ điều chỉnh theo giá thực tế thoả thuận.
- Phản ánh các nghiệp vụ chiết khấu, giảm giá phát sinh được người bán chấp thuận làm thay đổi số nợ sẽ thanh toán.
- Các chứng từ về mua hàng : hợp đồng mua bán, hoá đơn bán hàng (hoặc hoá đơn VAT ) do người bán lập, biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hoá; phiếu nhập kho, biên bản giao nhận TSCĐ. . .
- Chứng từ ứng trước tiền : phiếu thu (do người bán lập)
- Các chứng từ thanh toán tiền hàng mua : phiếu chi, giấy báo Nợ, uỷ nhiệm chi ,séc…
Tài khoản sử dụng :
Tài khoản 331 - Phải trả người bán
Kết cấu của TK 331
Tài khoản này được mở chi tiết cho từng người bán.
Phương pháp hạch toán.
Hạch toán chi tiết.
Việc hạch toán chi tiết được thực hiện theo sơ đồ sau :
Căn cứ vào các chứng từ gốc về thanh toán với người bán, kế toán chi tiết ghi vào sổ chi tiết TK 331 được mở riêng cho từng nhà cung cấp. Mẫu sổ chi tiết TK 331 đã được bộ tài chính ban hành và hướng dẫn cách ghi chép. Theo quy định chung, đối với tất cả các khoản phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ phải có sổ chi tiết riêng theo từng đối tượng thanh toán và theo từng loại ngoại tệ.
Cuối kỳ, kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết về việc thanh toán đối với người bán. Bảng tổng hợp này sẽ là căn cứ để đối chiếu với sổ cái TK 331.
Hạch toán tổng hợp.
Trường hợp mua chịu :
Mua vật tư, TSCĐ : Căn cứ vào chứng từ, hoá đơn, biên bản giao nhận… kế toán ghi :
Nợ TK 152, 153,156 : Nguyên liệu, công cụ, dụng cụ thực nhập (phương pháp KKTX)
Nợ TK 611 : Mua hàng ( phương pháp KKĐK)
Nợ TK 211, 213 : TSCĐ đã đưa vào sử dụng
Nợ TK 133 : Thuế VAT (VAT ) được khấu trừ
Có TK 331 : Phải trả nhà cung cấp
Mua chịu vật tư, dịch vụ sử dụng ngay :
Nợ TK 627, 641, 642, 241, 142…
Nợ TK 133 : VAT được khấu trừ
Có TK 331 : Phải trả nhà cung cấp
Khi trả nợ cho người bán, kế toán ghi :
Nợ TK 331 : Phải trả nhà cung cấp
Có TK 111 : Trả bằng tiền mặt
Có TK 112 : Trả bằng tiền gửi Ngân hàng
Có TK 311, 341 : Trả bằng tiền vay
Khi được nhà cung cấp chiết khấu, giảm giá và chấp nhận giảm nợ hoặc nhận nợ với doanh nghiệp, kế toán ghi :
Nợ TK 331 : Phải trả nhà cung cấp
Có TK 152, 153 : Phương pháp KKTX
Có TK 611 : Phương pháp KKĐK
Có TK 711 : số tiền chiết khấu thanh toán được hưởng
Khi trả lại vật tư cho người bán và được người bán xoá nợ hoặc ghi nhận nợ với doanh nghiệp, kế toán ghi :
Nợ TK 331 : Phải trả nhà cung cấp
Có TK 152, 153 : Phương pháp KKTX
Có TK 611 : Phương pháp KKĐK
Có TK 133 : VAT được khấu trừ
Trường hợp ứng trước tiền mua hàng
Khi ứng tiền cho người bán để mua hàng :
Nợ TK 331 : Phải trả nhà cung cấp
Có TK 111, 112
Khi nhận hàng mua theo số tiền ứng trước :
Nợ TK 152, 153, 156…nhập hàng theo phương pháp KKTX
Nợ TK 611 : nhập hàng theo phương pháp KKĐK
Nợ TK 211, 213 : mua TSCĐ
Nợ TK 133 : VAT theo phương pháp khấu trừ
Có TK 331 : Phải trả nhà cung cấp
Thanh toán chênh lệch giữa giá trị hàng nhập với số tiền ứng trước :
+ Nếu ứng trước < trị giá hàng mua đã nhập và doanh nghiệp trả số tiền còn thiếu :
Nợ TK 331 : trả nợ nhà cung cấp số thiếu
Có TK 111, 112
+ Nếu ứng trước > trị giá hàng nhập thì phải thu, khi thu ghi :
Nợ TK 111, 112
Có TK 331 : Phải trả nhà cung cấp
Trường hợp nợ phải trả người bán không ai đòi, kế toán ghi tăng thu nhập bất thường.
Nợ TK 331 : kết chuyển xoá nợ vắng chủ.
Có TK 721 : thu nhập bất thường.
Nếu doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp trực tiếp thì không sử dụng TK133- VAT đầu vào được khấu trừ. Khi đó giá trị vật tư, hàng hoá mua vào và giá trị hàng mua trả lại là giá bao gồm cả VAT .
Trường hợp thanh toán với người bán bằng ngoại tệ :
Nếu doanh nghiệp dùng tỷ giá thực tế :
Khi phát sinh các khoản công nợ đối với người bán thì phải theo dõi cả số nguyên tệ phát sinh.
Nợ TK 152, 153, 156, 211 : tỷ giá thực tế
Nợ TK 133 : VAT đầu vào được khấu trừ
Có TK 331 : phải trả cho người bán
- Khi thanh toán :
+ Nợ TK 331 : tỷ giá thực tế lúc ghi sổ
Nợ TK 635 : nếu lỗ về tỷ giá hối đoái
Có TK111, 112… : số tiền đã trả theo tỷ giá thực tế thanh toán.
+ Nợ TK 331 : tỷ giá thực tế lúc ghi sổ
Có TK 111,112… : số tiền đã trả theo tỷ giá thực tế thanh toán.
Có TK 515 : nếu lãi về tỷ giá hối đoái.
Đồng thời ghi đơn bên Có TK007
- Nếu doanh nghiệp sử dụng tỷ giá hạch toán :
Nợ TK 152, 153, 156, 211 : tỷ giá thực tế
Nợ TK 133 : VAT đầu vào được khấu trừ
Nợ TK 635 :nếu lỗ về tỷ giá hối đoái
Có TK 331 : phải trả cho người bán
Có TK 515 : nếu lãi về tỷ giá hối đoái
Khi thanh toán :
Nợ TK 331 : tỷ giá hạch toán
Có TK 111, 112… số tiền phải trả cho người bán
Đồng thời ghi đơn bên Có TK 007
Cuối kỳ đối với các khoản phải thu, phải trả người bán có gốc ngoại tệ thì phải tiến hành điều chỉnh theo tỷ giá thực tế cuối kỳ, số chênh lệch lãi ghi vào TK 515, nếu lỗ ghi vào TK 635, đầu kỳ kế toán tiếp theo sẽ ghi ngược lại xoá số dư trên TK 635 và TK 515 :
- Nếu tỷ giá tăng :
Nợ TK 635 : nếu lỗ về tỷ giá hối đoái
Có TK 331 : phải trả người bán
- Nếu tỷ giá giảm :
Nợ TK 331 : phải trả người bán
Có TK 515 : nếu lãi về tỷ giá hối đoái
Đầu kỳ kế toán sau ghi ngược lại.
Trường hợp bù trừ công nợ :
Khi một tổ chức, cá nhân (VD : công ty X) vừa là khách hàng, vừa là nhà cung cấp của doanh nghiệp, nếu có sự đồng ý của cả hai bên thì có thể bù trừ công nợ.
Căn cứ vào các chứng từ mua hàng và bán hàng cho Công ty X và sổ chi tiết phải thu khách hàng - Công ty X, phải trả người bán- Công ty X để xác định số tiền phải thu, phải trả.
- Trường hợp số phải thu > số phải trả
Nợ TK 331- công ty X : số tiền ghi theo sốphải trả
Có TK 131- công ty X
- Trường hợp số phải thu < số phải trả
Nợ TK 331- công ty X : số tiền ghi theo số phải thu
Có TK 131- công ty X
Trường hợp Y là nhà cung cấp, Z là khách hàng của doanh nghiệp nếu như Y và Z đồng ý, doanh nghiệp có thể tiến hành bù trừ công nợ. Trong trường hợp này cần phải có biên bản xác nhận về việc bù trừ công nợ, có chữ ký của các bên tham gia. Căn cứ vào biên bản, kế toán ghi :
Nợ TK 331- Y
Có TK 131- Z
Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ thanh toán với người bán :
Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng.
Quan hệ thanh toán với khách hàng nảy sinh khi doanh nghiệp bán vật tư, hàng hoá, tài sản, dịch vụ của mình theo phương thức trả trước.. thông thường việc bán hàng theo phương thức nêu trên chỉ xáy ra trong các nghiệp vụ bán buôn hàng hoá hoặc bán hàng của các đại lý của doanh nghiệp.
Nội dung :
Các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng phát sinh khi doanh nghiệp bán sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ theo phương thức bán chịu hoặc trong trường hợp người mua trả trước tiền hàng.
- Không theo dõi khoản tiền bán hàng đã thu trực tiếp tại thời điểm xảy ra nghiệp vụ bán hàng.
- Phản ánh số tiền doanh nghiệp chấp nhận giảm giá, bớt giá, chiết khấu cho khách hàng hoặc số phải trả khách hàng khi khách hàng trả lại hàng mua.
- Phản ánh tổng số phải thu của khách hàng (bao gồm số nợ gỗc và lãi trả chậm phải thu) đôí với trường hợp bán trả góp.
Các chứng từ thường gồm :
- Hoá đơn bán hàng (hoặc hoá đơn VAT ) do doanh nghiệp lập
- Giấy nhận nợ hoặc lệnh phiếu do khách hàng lập
- Chứng từ thu tiền : phiếu thu, giấy báo Có…
Tài khoản sử dụng :
TK 131- Phải thu khách hàng.
Kết cấu của tài khoản 131 :
(Tài khoản này được mở chi tiết cho từng khách hàng. Khi lập bảng cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng để ghi cả hai chỉ tiêu bên tài sản và nguồn vốn. Tài khoản này cũng được mở chi tiết theo thời hạn thanh toán để xác định nợ phải thu khó đòi, làm căn cứ lập dự phòng phải thu khó đòi).
Phương pháp hạch toán :
Hạch toán chi tiết.
Việc hạch toán chi tiết được thực hiện theo sơ đồ sau :
Căn cứ vào chứng từ gốc kế toán chi tiết tiến hành ghi vào sổ chi tiết cho từng khách hàng.
Cuối kỳ, kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp thanh toán với khách hàng, bảng này sẽ dùng để đối chiếu với sổ cái TK 131.
Hạch toán tổng hợp.
- Trường hợp doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp khấu trừ
* Trường hợp bán chịu cho khách hàng :
- Khi bán chịu vật tư, hàng hoá cho khách hàng, căn cứ vào hoá đơn VAT , kế toán ghi doanh thu bán chịu phải thu :
Nợ TK 131 : số phải thu của khách hàng
Có TK 511 : doanh thu bán hàng
Có TK 3331 : VAT của hàng bán ra
- Khi bán chịu TSCĐ kế toán ghi :
Nợ TK 131 : phải thu khách hàng
Có TK 711 : thu nhập bất thường
Có TK 3331 : VAT của hàng bán ra
- Khi chấp nhận giảm giá trừ nợ hoặc nhận nợ với khách hàng, kế toán ghi :
Nợ TK 532 : giảm giá hàng bán
Nợ TK 3331 : VAT của hàng bán ra
Có TK 131 : phải thu khách hàng
- Khi chấp nhận chiết khấu cho khách hàng, kế toán ghi :
Nợ TK 635 : chiết khấu thanh toán cho khách hàng
Có TK 131 : phải thu khách hàng
- Căn cứ chứng từ thanh toán, kế toán ghi số nợ đã thu :
Nợ TK 111, 112 : thu tiền nợ của khách hàng
Nợ TK 311 : thu nợ và thanh toán tiền vay ngắn hạn
Có TK 131 : ghi giảm số phải thu của khách hàng
- Khi chấp nhận cho khách hàng trả lại hàng và trừ nợ hoặc ghi nhận nợ với khách hàng, kế toán ghi :
Nợ TK 531 : doanh thu hàng bán bị trả lại
Nợ TK 3331 : VAT của hàng bán bị trả lại
Có TK 131 : ghi giảm số nợ phải thu của khách hàng
* Trường hợp khách hàng ứng trước tiền mua hàng.
- Khi doanh nghiệp nhận tiền ứng trước của khách hàng, kế toán ghi :
Nợ TK 111, 112 : số tiền khách hàng ứng trước
Có TK 131 : phải thu khách hàng
- Khi giao nhận hàng cho khách hàng theo số tiền ứng trước, căn cứ vào hoá đơn bán hàng, kế toán ghi :
Nợ TK 131 : tổng số tiền hàng khách hàng phải thanh toán
Có TK 511 : doanh thu bán hàng
Có TK 3331 : VAT của hàng bán ra
- Chênh lệch giữa số tiền ứng trước và giá trị hàng bán theo thương vụ sẽ được theo dõi thanh quyết toán trên TK 131.
* Trường hợp bán hàng trả góp
Theo phương thức này, khách hàng thanh toán trước một phần tiền, phần còn lại chưa trả và phải chịu lãi, số lãi đó được coi là thu nhập tài chính. Doanh thu bán hàng được xác định như trong trường hợp bán hàng một lần, kế toán ghi :
Nợ TK 111, 112 : số tiền trả ngay
Nợ TK 131 : số nợ trả góp
Có TK 511 : doanh thu bán hàng
Có TK 3331 : VAT của hàng bán (tính trên doanh thu bán hàng)
Có TK 3387 : lãi do bán trả góp.
* Trường hợp hàng đổi hàng
Hàng xuất kho mang đi đổi được coi như tiêu thụ, hàng nhận về do đổi coi như mua.
- Khi xuất hàng đem đi đổi :
Nợ TK 131 : phải thu khách hàng
Có TK 511 : doanh thu bán hàng
Có TK 3331 : VAT của hàng bán ra.
- Khi nhận hàng do đổi hàng :
Nợ TK 152, 153, 211, 611
Nợ TK 133 : VAT được khấu trừ
Có TK 131 : phải thu khách hàng
Số tiền thừa, thiếu do đổi hàng được xử lý trên TK 131
* Trường hợp đặc biệt nợ phải thu khó đòi
Căn cứ để được ghi nhận là khoản nợ phải thu khó đòi là nợ phải thu đã quá hạn thanh toán từ 2 năm trở lên. Trong trường hợp đặc biệt, tuy thời hạn chưa tới 2 năm, nhưng đơn vị nợ đang trong thời gian xem xét giải thể, phá sản hoặc người nợ có dấu hiệu khác như bỏ trốn …cũng được ghi nhận là khoản nợ khó đòi.
Phương pháp lập dự phòng phải thu khó đòi :
Cuối niên độ kế toán, tính số dự phòng phải thu khó đòi cho năm nay :
Nợ TK 642- 6426
Có TK 139 : dự phòng phải thu khó đòi
Sang năm sau, tính ra số dự phòng phải lập trong năm và so sánh với số dự phòng năm trước đã lập :
+ Nếu không thay đổi thì không lập thêm dự phòng
+ Nếu số số dự phòng phải lập năm nay lớn hơn số dự phòng đã lập năm trước thì tiến hành lập thêm theo số chênh lệch.
Nợ TK 642- 6426 : số chênh lệch
Có TK 139 : dự phòng phải thu khó đòi
+ Nếu số số dự phòng phải lập năm nay nhỏ hơn số dự phòng đã lập năm trước thì hoàn nhập dự phòng theo số chênh lệch.
Nợ TK 139 : số chênh lệch
Có TK 642- chi phí quản lý DN
Trường hợp có dấu hiệu chắc chắn không đòi được, kế toán ghi :
Nợ TK 642- 6426
Có TK 131 : số thực tế mất
Đồng thời ghi Nợ TK 004- chi tiết cho từng đối tượng : số nợ đã xoá sổ.
Trường hợp số nợ đã xoá sổ nhưng lại đòi thì cho vào thu nhập bất thường :
Nợ TK 111, 112…
Có TK 711 : thu nhập bất thường
Đồng thời ghi đơn bên Có TK 004
Sơ đồ hạch toán thanh toán với khách hàng :
Nguồn: voer.edu.vn
