Khi doanh nghiệp ngày càng phát triển, họ không thể nào tiếp tục sử dụng spreadsheet để xử lý các nhu cầu tài chính ngày càng phức tạp. Vì vậy, các doanh nghiệp phải cân nhắc nâng cấp hệ thống quản lý là điều dễ hiểu. Một bài toán khó giải được đặt ra - đầu tư vào một hệ thống ERP đã bao gồm một tính năng dành cho bộ phận kế toán hay chỉ đầu tư vào một phần mềm chuyên sâu dành riêng cho kế toán?
Cân nhắc lợi ích
Với phần mềm kế toán, các nhà sản xuất có thể tinh giản và tự động hóa các nghiệp vụ kế toán - tài chính thủ công như nhập liệu, tạo giao dịch, xuất báo cáo, truy vấn và phê duyệt. Việc loại bỏ các quy trình thủ công sẽ giúp bộ phận kế toán thanh toán đúng hạn, kết sổ nhanh chóng, báo cáo đúng số liệu đồng thời vẫn tuân thủ chặt chẽ các quy định kế toán của địa phương và quốc tế.
Một vài giải pháp quản lý kế toán hiện nay còn tích hợp sẵn các tính năng đa ngôn ngữ, đa tiền tệ và phân tích dữ liệu thông minh nhằm tạo thuận tiện cho người dùng tinh giản các quy trình tạo báo cáo và đưa ra quyết định mang tính chiến lược nhanh chóng hơn.
Trong khi đó, lợi ích mà một giải pháp ERP có thể đem đến cho doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở bộ phận kế toán. Giải pháp cung cấp khả năng hiển thị vượt trội, cho phép nhà sản xuất có cái nhìn toàn diện nhất về thực trạng vận hành, giúp quản lý truy xuất tức thì insight của bộ phận kế toán hay của bộ phận bán hàng, tiếp thị, xưởng, thậm chí từ bộ phận nhân sự.
Ngoài ra, ERP còn sở hữu các tính năng đặc thù, tiện lợi trong việc giúp nhà sản xuất và phân phối giảm lượng hàng tồn kho, tiết kiệm chi phí, quản lý kế hoạch sản xuất, chuỗi cung ứng, giao hàng, v.v…
Cân nhắc mức độ phù hợp
Phần mềm kế toán được thiết kế chỉ để đáp ứng nhu cầu đặc thù của bộ phận kế toán. Mặt khác, ERP là một giải pháp toàn năng, bao gồm nhiều phân hệ phục vụ nhiều bộ phận khác nhau. Vì vậy, nhà sản xuất sẽ không cần đầu tư nhiều hệ thống riêng biệt cho từng bộ phận. Một lợi thế của ERP là tất cả dữ liệu sẽ được lưu trữ trong cùng một hệ thống thay vì rời rạc, trải dài trong nhiều ứng dụng.
Một yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp sản xuất cần xem xét cẩn thận chính là khả năng tùy chỉnh của từng giải pháp. Nếu doanh nghiệp phục vụ cho thị trường ngách hoặc có yêu cầu đặc biệt, việc tùy chỉnh một hệ thống phức tạp như ERP sẽ rất khó khăn, tốn thời gian và tốn kém.
Không thể khẳng định rằng tùy chỉnh hệ thống kế toán sẽ ít tốn kém hay ít thách thức hơn nhưng đây vẫn là một giải pháp có quy mô nhỏ hơn so với ERP, doanh nghiệp sẽ không phải tốn quá nhiều thời gian và công sức để triển khai giải pháp.
Cân nhắc thời gian triển khai
Thời gian triển khai ERP hiển nhiên sẽ lâu hơn nhiều so với phần mềm kế toán. Trung bình, một doanh nghiệp sản xuất có quy mô vừa có thể mất từ 6 đến 12 tháng để hoàn thành một dự án triển khai ERP.
Quá trình lập kế hoạch, triển khai, đào tạo sử dụng phần mềm kế toán sẽ diễn ra nhanh hơn vì là hệ thống độc lập có số lượng người dùng ít hơn, do đó cũng sẽ không gây ảnh hưởng đến các bộ phận khác trong khi triển khai.
Cân nhắc lợi ích
Với phần mềm kế toán, các nhà sản xuất có thể tinh giản và tự động hóa các nghiệp vụ kế toán - tài chính thủ công như nhập liệu, tạo giao dịch, xuất báo cáo, truy vấn và phê duyệt. Việc loại bỏ các quy trình thủ công sẽ giúp bộ phận kế toán thanh toán đúng hạn, kết sổ nhanh chóng, báo cáo đúng số liệu đồng thời vẫn tuân thủ chặt chẽ các quy định kế toán của địa phương và quốc tế.
Một vài giải pháp quản lý kế toán hiện nay còn tích hợp sẵn các tính năng đa ngôn ngữ, đa tiền tệ và phân tích dữ liệu thông minh nhằm tạo thuận tiện cho người dùng tinh giản các quy trình tạo báo cáo và đưa ra quyết định mang tính chiến lược nhanh chóng hơn.
Trong khi đó, lợi ích mà một giải pháp ERP có thể đem đến cho doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở bộ phận kế toán. Giải pháp cung cấp khả năng hiển thị vượt trội, cho phép nhà sản xuất có cái nhìn toàn diện nhất về thực trạng vận hành, giúp quản lý truy xuất tức thì insight của bộ phận kế toán hay của bộ phận bán hàng, tiếp thị, xưởng, thậm chí từ bộ phận nhân sự.
Ngoài ra, ERP còn sở hữu các tính năng đặc thù, tiện lợi trong việc giúp nhà sản xuất và phân phối giảm lượng hàng tồn kho, tiết kiệm chi phí, quản lý kế hoạch sản xuất, chuỗi cung ứng, giao hàng, v.v…
Cân nhắc mức độ phù hợp
Phần mềm kế toán được thiết kế chỉ để đáp ứng nhu cầu đặc thù của bộ phận kế toán. Mặt khác, ERP là một giải pháp toàn năng, bao gồm nhiều phân hệ phục vụ nhiều bộ phận khác nhau. Vì vậy, nhà sản xuất sẽ không cần đầu tư nhiều hệ thống riêng biệt cho từng bộ phận. Một lợi thế của ERP là tất cả dữ liệu sẽ được lưu trữ trong cùng một hệ thống thay vì rời rạc, trải dài trong nhiều ứng dụng.
Một yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp sản xuất cần xem xét cẩn thận chính là khả năng tùy chỉnh của từng giải pháp. Nếu doanh nghiệp phục vụ cho thị trường ngách hoặc có yêu cầu đặc biệt, việc tùy chỉnh một hệ thống phức tạp như ERP sẽ rất khó khăn, tốn thời gian và tốn kém.
Không thể khẳng định rằng tùy chỉnh hệ thống kế toán sẽ ít tốn kém hay ít thách thức hơn nhưng đây vẫn là một giải pháp có quy mô nhỏ hơn so với ERP, doanh nghiệp sẽ không phải tốn quá nhiều thời gian và công sức để triển khai giải pháp.
Cân nhắc thời gian triển khai
Thời gian triển khai ERP hiển nhiên sẽ lâu hơn nhiều so với phần mềm kế toán. Trung bình, một doanh nghiệp sản xuất có quy mô vừa có thể mất từ 6 đến 12 tháng để hoàn thành một dự án triển khai ERP.
Quá trình lập kế hoạch, triển khai, đào tạo sử dụng phần mềm kế toán sẽ diễn ra nhanh hơn vì là hệ thống độc lập có số lượng người dùng ít hơn, do đó cũng sẽ không gây ảnh hưởng đến các bộ phận khác trong khi triển khai.
