Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán ERP ở Việt Nam
1. Phần mềm kế toán ERP là gì?
ERP là một trong những thuật ngữ trở nên phổ biến trong thời gian gần đây. Tuy nhiên, vẫn con nhiều người nhầm lẫn giữa các khái niệm về:
“phần mềm ERP”, “phần mềm kế toán” hay
“phần mềm kế toán ERP”, ...
Trước hết chúng ta cần hiểu rõ:
Phần mềm ERP là gì?
ERP (Enterprise resource planning) là hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. ERP được định nghĩa là
“một hệ thống ứng dụng đa phân hệ” (Multi Module Software Application) giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý các nguồn lực và điều hành tác nghiệp.
Bản chất ERP là một hệ thống tích hợp các phần mềm ứng dụng đa phân hệ nhằm giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý các nguồn lực và tác nghiệp. Bộ giải pháp phần mềm ERP gồm nhiều module. Trong đó, các module chính thường có bao gồm: kế toán, quản lý tồn kho, quản lý nhân sự - tiền lương – BHXH, quản lý bán lẻ, quản lý mua hàng, quản lý bán hàng...
Kế toán là một module trong bộ giải pháp quản lý tổng thể ERP này. Như vậy có thể hiểu
Phần mềm kế toán ERP là một module trong bộ giải pháp quản lý tổng thể ERP.
Do kế toán là “bộ não tài chính” của doanh nghiệp, hầu hết hoạt động của mọi bộ phận và tất cả mọi nghiệp vụ phát sinh trong doanh nghiệp đều liên quan mật thiết đến bộ phận kế toán. Nên Module kế toán trong hệ thống giải pháp ERP chung thường là một Module cực kỳ quan trọng.
2. Hệ thống các phần mềm kế toán ERP ở Việt Nam
Hệ thống các phần mềm kế toán ERP ở Việt Nam hiện nay rất da dạng. Để lựa chọn được phần mềm ERP, đa phần các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay thường loay hoay phân vân giữa phần mềm ERP trong nước và nước ngoài. Dưới đây là những phần tích về hệ thống các phần mềm kế toán ERP cơ bản hiện nay:
a. Ưu điểm:
- Phù hợp với những công ty có quy mô lớn, mô hình tập đoàn. Đặc biệt là các công ty đa nghành nghề.
- Chất lượng tốt, quy trình chuyên nghiệp, công nghệ hiện đại, tiên tiến
b. Nhược điểm:
- Giá thành cao nên chỉ phù hợp với các doanh nghiệp có nguồn tài chính lớn.
- Bảo trì, hỗ trợ kỹ thuật gặp nhiều khó khăn: Do một số công ty sản xuất phần mềm nước ngoài không có trụ sở tại Việt Nam.
- Việc “Việt hóa” phần mềm cũng gặp khó khăn bởi:
+ Ngôn ngữ: Giao diện, tài liệu hướng dẫn bằng tiếng nước ngoài (phần lớn là tiếng Anh). Do vậy, gây nhiều khó khăn cho người Việt Nam vì trình độ ngoại ngữ của mặt bằng chung người Việt còn kém.
+ Nhược điểm lớn nhất là không phù hợp với chuẩn kế toán của Việt Nam.
a. Ưu điểm:
- Giá thành thấp hơn so với phần mềm ngoại.
Bảo hành, bảo trì nhanh chóng, kịp thời.
Phù hợp với doanh nghiệp Việt Nam: Do được xây dựng theo hệ thống kế toán Việt Nam; ngôn ngữ tiếng Việt, (có cả tiếng Anh và một số thứ tiếng phổ biến khác)
b. Nhược điểm:
- Các báo cáo mang tính quản trị chưa cao.
- Quy trình, công nghệ còn nhiều điểm chưa chuyên nghiệp bằng phần mềm ngoại
Xem thông tin chi tiết về phần mềm kế toán ERP số 1 tại Việt Nam hiện nay.
3. Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán ERP
Bất cứ công cụ nào, dù công nhệ hiện đại, tiên tiến đến đâu, cũng sẽ trở nên vô dụng, thậm chí gây cản trở hoặc phản tác dụng nếu không biết sử dụng đúng cách. Với phần mềm kế toán ERP cũng không phải là ngoại lệ.
Trước hết, để biết hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán ERP, chúng ta cần biết cách lựa chọn một phần mềm kế toán ERP phù hợp với doanh nghiệp mình. Dưới đây là một số gợi ý cho bạn:
- Đầu tiên mỗi doanh nghiệp cần nắm được quy trình quản lý và yêu cầu của bộ phận kế toán đặt trong tổng thể quản lý chung.
- Sau đó bạn cần tìm hiểu một vài phần mềm trên thị trường nhờ họ đến tư vấn giải pháp và demo sản phẩm. Bước này vô cùng quan trọng để bạn biết phần mềm đó có đáp ứng được những quy trình mà bạn đặt ra ở bước số 1 không.
- Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm phù hợp nhất sau khi đã so sánh tương quan về sản phẩm, giá cả, các dịch vụ đi kèm (đặc biệt là dịch vụ bảo hành, bảo trì sau khi triển khai).
Khi lựa chọn được nhà cung cấp phần mềm kế toán ERP cho doanh nghiệp mình rồi thì nhiệm vụ của họ sẽ không chỉ là triển khai, cài đặt phần mềm mà quan trọng là đào tạo hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán ERP. Tuy nhiên, nếu chỉ phụ thuộc hòan toàn vào nhà cung cấp thì dự án ERP đó không thể mang lại hiệu quả tốt nhất. Về phía doanh nghiệp, có những điều sau cầu lưu ý:
- Bản thân doanh nghiệp cần: Hiểu được phần mềm ERP được xây dựng để làm gì và tại sao phải sử dụng ERP: ERP không chỉ là công nghệ, nó còn là giải pháp về hoàn thiện cả quy trình và tác phong làm việc chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Do vậy, cần hiểu rõ nó thì mới có thể phát huy nhất lợi ích to lớn của nó.
- Tối ưu hóa ERP bằng quá trình tái cấu trúc: Đi kèm với việc áp dụng CNTT vào sản xuất – kinh doanh, các doanh nghiệp cần tái cấu trúc bộ máy và quy trình làm việc để tối ưu hóa hiệu quả của giải pháp ERP.
- Liên tục cải tiến và phát triển ERP: Phần mềm ERP không phải là “hệ thống tĩnh” nghĩa là cài đặt xong rồi để đấy. Phần mềm cần liên tục được cải tiến, phát triển, đáp ứng sự thay đổi, phát triển của doanh nghiệp hay hệ thống chính sách, quy định của nhà nước.
- Đạo tạo nhân viên: Lãnh đạo là người đưa ra quyết định mua, nhưng nhân viên mới là người trực tiếp sử dụng sản phẩm. Do vậy, việc đào tạo, nâng cao kiến thức, kỹ năng của những người trực tiếp sử dụng là điều cực kỳ quan trọng để hệ thống phát huy được hiệu quả tối đa.
Việc áp dụng ERP vào mỗi doanh nghiệp không chỉ là theo trào lưu hay xu hướng. Điều đầu tiền và quan trọng nhất là mỗi doanh nghiệp cần có được cái nhìn đúng đắn về Hệ thống ERP và hiểu rõ nhu cầu của mình để có những phương án đúng đắn nhất.
Xem thêm những phần mềm ERP tốt nhất ở Việt Nam