Ðề: CÁCH LƯU TRỮ HOÁ ĐƠN
Chào anh chị em trên diễn đàn
Anh chị cho e hỏi cách lưu trữ hoá đơn thế nào cho dễ tìm cũng như để hoá đơn tránh nhàu nát. Cty e lưu hoá dơn bằng cách kẹp hoá đơn lại rồi để vào bìa nhựa lưu theo mỗi tháng, có người thì nói nên dán hoá đơn rồi lưu vào bìa còng, người khác lại nói không nên dán hoặc bấm lỗ hoá đơn. E bối rối quá anh chị hướng dẫn giúp e.
Bạn có thể tham khảo theo cách sau:
- Nhóm Văn bản quản lý
- Nhóm Chứng từ kế toán
- Nhóm Sổ sách kế toán
- Nhóm Báo cáo
- Nhóm tài liệu khác liên quan đến kế toán
a> Nhóm Văn bản quản lý
Nhóm văn bản quản lý: Là bao gồm các văn bản của đơn vị ban hành hoặc đơn vị chức năng NN ( cơ quan thuế, tài chính...) qui định riêng cho các hoạt động của đơn vị : VD : qui định chức năng nhiệm vụ phòng KT, phân công công việc trong lĩnh vực kế toán, các qui định của công ty về vận hành bộ máy kế toán, kiểm soát nội bộ, trách nhiệm của các phòng ban khác thi thực hiện giao dịch, mua bán.....
b> Nhóm chứng từ kế toán :
- Gồm các chứng gốc, chứng từ ghi sổ, bảng phân bổ...liên quan trực tiếp đến hạch toán kế toán: VD : phiếu thu, chi, chứng từ nhập xuất hàng hoá, hoá đơn tài chính, bản tổng hợp chứng từ gốc....
Nhóm này có thể chia chi tiết như sau:
- Chứng từ xử lý giao dịch
- Văn bản, chứng từ hỗ trợ cho từng giao dịch riêng
*Chứng từ xử lý giao dịch quản lý các giao dịch ở mức cơ bản nhất. Ví dụ: gửi tiền và rút tiền của ngân hàng, giao dịch mua bán bằng tiền mặt, giao nhận hàng hoá .... Những loại này thường có một khối lượng lớn và vì vậy, các giao dịch này cần phải được xác định một cách chính xác, rõ ràng về nội dung và thời gian Những thông tin này rõ ràng là rất quan trọng để có thể đánh giá, phân tích và tra cứu nhanh sau khi đã lưu trữ
*Văn bản chứng từ hỗ trợ giao dịch :
Nội dung của chúng là báo cáo lại các trường hợp ngoại lệ và đưa ra những ý kiến tóm tắt về các hoạt động giao dịch. Loại này sẽ hỗ trợ bạn, đơn vị trong việc quản lý một cách có hiệu quả những hoạt động thường ngày của đơn vị. :
VD: Căn cứ về sự biến động trên thị trường GĐ ra quyết định điều chỉnh giá giá bán cho một lần bán hàng cho trực tiếp đơn vị A...
Bất kỳ một đơn vị nào trong quá trình hoạt động của mình cũng không thể tránh khỏi việc đưa ra các thông tin bổ sung để hỗ trợ việc thực hiện hoạt động
c> Nhóm sổ kế toán :Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, thẻ kế toán chi tiết
d> Nhóm báo cáo: gồm báo cáo tài chính, báo cáo thuế theo từng kỳ kế toán : tháng, quí năm.
e> Nhóm tài liệu khác liên quan đến kế toán : đây là các loại chứng từ dùng là căn cứ để lập chứng từ kế toán
Các tài liệu liên quan đến hoạt động kinh tế như: hợp đồng kinh tế, hợp đồng vay, hợp đồng liên doanh, tài liệu liê quan đến thuế : miễn giảm, phạt, quyết định phân bổ vốn, phân bổ lợi tức, kiểm kê, đánh giá lại hành hóa, định giá tài sản .......
Và cuối cùng một trong những điều kiện kiên quyết cho chương trình kế toán bằng máy : các chứng từ đều phải in ra và có chữ ký, đóng dấu đầu đủ trước khi lưu trữ.
