BRAVO ®PMS – Phần mềm quản lý khách sạn/resort

[Phần mềm BRAVO]

I. TỔNG QUAN BRAVO 7® PMS – PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH SẠN/RESORT

Giải pháp BRAVO 7® PMS là phần mềm được thiết kế dành riêng cho lĩnh vực quản lý Khách sạn/Resort theo dạng đơn vị cơ sở, thiết kế theo tư tưởng “Hệ thống mở”, kết hợp sức sáng tạo giữa “công nghệ lập trình” và “hệ thống quy trình quản lý luân chuyển chứng từ” cùng “các kiến thức về chuyên môn, nghiệp vụ”. Với nhiều tính năng nổi bật, tối ưu hóa, liên kết dữ liệu chặt chẽ giữa các phòng ban từ Sales – FO – HK – F&B… đến BO, góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản trị, thích hợp đáp ứng tốt các yêu cầu hiện tại và cả tương lai cho Khách sạn/ Resort quy mô từ 3 đến 5 sao.

II. BÀI TOÁN QUẢN LÝ ĐẶC THÙ CỦA KHÁCH SẠN/RESORT

Trong lĩnh vực đặc thù như Khách sạn/ Resort, tùy thuộc vào từng đơn vị cụ thể mà những bài toán, yêu cầu nghiệp vụ cụ thể sẽ khác nhau. Tuy nhiên, bài toán đặc trưng chung của các đơn vị Khách sạn/ Resort đặt ra là:

1. Luồng chứng từ và thông tin được luân chuyển theo sơ đồ cơ bản sau:

(1) Bộ phận kinh doanh nhận các đặt phòng, đặt dịch vụ
(2) Bộ phận kinh doanh chuyển các đặt phòng, dịch vụ về bộ phận lễ tân. Tại đây, nhân viên lễ tân thực hiện các thao tác đặt phòng, gán phòng, check in, cập nhật hồ sơ khách ở
(3) Trong thời gian khách lưu trú phát sinh các chi phí (nhà hàng, spa, minibar, buồng phòng). Khách thanh toán trực tiếp tại outlet hoặc chuyển bill về phòng
(4) Kiểm toán đêm cuối ngày sẽ thực hiện kiểm tra và rà soát lại hết các đặt phòng
(5) Bộ phận thu ngân theo dõi chính xác tất cả những dịch vụ mà khách hàng sử dụng trong quá trình lưu trú tại khách sạn, làm cơ sở để thực hiện thanh toán nhanh chóng
(6) Thu ngân chuyển hết tất cả hóa đơn và chứng từ về bộ phận kế toán
(7) Các bộ phận khác (Spa, nhà hàng, buồng phòng, hội thảo) liên kết với kế toán qua chứng từ “Phiếu xuất kho”
(8-) Các bộ phận “Quản lý vật tư” và cụm “Văn phòng” liên kết với tất cả các bộ phận. Đồng thời sẽ liên kết và chuyển các chi phí về bộ phận kế toán
(9) Bộ phận kế toán kết nối dữ liệu hữu cơ với các phân hệ khác. Là trung tâm cập nhật, xây dựng kế hoạch quản trị tài chính, doanh thu, chi phí cũng như tập hợp dữ liệu để lên hệ thống báo cáo tài chính, báo cáo thuế, báo cáo nộp cấp trên và báo cáo quản trị
(10) Bộ phận chăm sóc khách hàng


2. Phần mềm cần đưa ra được những cảnh báo thường xuyên liên quan đến các tình trạng phòng cũng như tình trạng của các dịch vụ đặc trưng của Khách sạn/ Resort. Đồng thời có khả năng truy vấn ngược lại các thông tin có trong báo cáo để xử lý kịp thời các vấn đề bất ổn.

3. Với đặc thù là việc vận hành và quản lý kết hợp với nhiều thiết bị ngoại vi như: tổng đài điện thoại, máy chấm công, chìa khóa từ, hộc tiền, máy đọc passport…Phần mềm quản lý Khách sạn/Resort cần kết nối được cùng với hệ thống này thành thể thống nhất tạo thuận lợi và hiệu quả cho quản lý.

4. Phân quyền nhập liệu và thao tác trên phần mềm. Kiểm soát được các hoạt động của nhân viên thông qua các thao tác trên phần mềm.

5. Kiểm soát, tổng hợp được tình hình sử dụng phòng và các dịch vụ khác sau mỗi ngày để có điều chỉnh, phân phối cụ thể cho từng dịch vụ của Khách sạn/ Resort.

6. Lên báo cáo đáp ứng được nhu cầu quản trị của Khách sạn/ Resort.

III. GIẢI PHÁP BRAVO ĐƯA RA ĐỂ XỬ LÝ BÀI TOÁN

1. Dựa vào quy trình luân chuyển chứng từ, BRAVO 7® PMS – phần mềm quản lý khách sạn/resort phân quyền cho từng user tại từng bộ phận

Quản lý trạng thái chứng từ (Chờ duyệt −>
Đã duyệt chờ hoàn thiện −> Đã hoàn thiện −> Đã khóa, Hủy…). Dùng trạng thái chứng từ để luân chuyển theo quy trình quản lý.
Theo đó, mỗi bộ phận xử lý những thao tác nhất định của chứng từ và chuyển đến cho các bộ phận có liên quan tiếp tục xử lý. Cứ như vậy, chứng từ “đi” qua các bộ phận và được xử lý đúng theo quy trình chuẩn. Tất cả mọi cá nhân, bộ phận có liên quan và đặc biệt là lãnh đạo đều có khả năng kiểm soát được.

2. Tính năng kiểm tra phát hiện các lỗi LOGIC của dữ liệu trên BRAVO 7® PMS

Với tính năng này, phần mềm giúp đưa ra các cảnh báo sớm các chỉ tiêu về tài chính trợ giúp ban quản trị luôn chủ động và tránh được các rủi ro trong quá trình hoạt động. Màn hình dashboard được thiết kế nhằm cung cấp cảnh báo nóng tại ngày hiện tại: Booking đến ngày ngừng giữ, ngày quyết định… Tình trạng phòng, Biểu đồ công suất phòng sinh nhật khách, Báo cáo phòng khả dụng.

3. BRAVO 7® PMS được thiết kế với chức năng “Kiểm toán đêm” thông minh

• 
  
  
  • Kiểm tra lỗi cho tất cả các booking hiện có, hỗ trợ khắc phục lỗi nhanh chóng
  • Kiểm tra giá cho từng booking
  • Chuyển đổi trạng thái của booking đến ngày ngừng giữ, Due in…
  • Chuyển đổi trạng thái vệ sinh phòng
  • Post các chi phí cố định, tiền phòng về phòng
  • Cắt ngày và chuyển sang ngày làm việc mới

Chức năng “Kiểm toán đêm” thông minh giúp người dùng kiểm soát được số lượng, tình trạng phòng cũng như các dịch vụ khác. Theo đó đơn vị dễ dàng kiểm soát được tình hình cung cấp dịch vụ của mình.

4. Tập hợp tất cả dữ liệu của các phòng ban lên được các báo cáo cho chủ đầu tư và nhà quản trị trên phần mềm BRAVO 7® PMS dành cho Khách sạn/ Resort.

Hỗ trợ cung cấp cho Ban Lãnh đạo các công cụ hỗ trợ như: thống kê, phân tích và đánh giá tình hình kinh doanh hiện tại và dự báo thúc đẩy khai thác công suất phòng trong tương lai, nắm bắt được tình hình tiêu thụ tức thời, quản lý doanh thu để đưa ra các quyết định kịp thời. Qua đó, xác định được hiệu quả công việc của nhân viên.

IV. TIỆN ÍCH NỔI BẬT CỦA VIỆC ỨNG DỤNG BRAVO 7® PMS – PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH SẠN/RESORT

1. Công tác Quản trị hiệu quả:

• 
  
  
  • Hệ thống báo cáo trực quan theo dạng biểu đồ, kết hợp nhiều tính năng ưu việt, thao tác dễ dàng, cho phép theo dõi và kiểm soát quá trình hoạt động của khách sạn, tình hình kết quả hoạt động kinh doanh mọi lúc mọi nơi thông qua máy tính bảng (Ipad, Samsung Galaxy Tab…) và trên điện thoại di động có kết nối Internet…
  • Cung cấp các thông tin nhanh tổng quan của từng phân hệ tùy vào từng bộ phận (như là cảnh báo nhanh về tình trạng phòng, biểu đồ công suất phòng...)
  • Màn hình giao diện dashboard cung cấp cảnh báo nóng đến ngày ngừng giữ, tình trạng kinh doanh, báo cáo sinh nhật,...
  • So sánh đánh giá các chỉ tiêu cùng kỳ năm trước.

2. Dữ liệu nhập xuất nhanh, chính xác: Giao diện đơn giản, dễ sử dụng; phần mềm có khả năng truy xuất ngược dữ liệu. Hệ thống mở, người dùng có thể tự khai báo một số thông số: cho phép overbooking, số lượng phòng kinh doanh hiện tại, số lượng extrabed.

3. Phân quyền linh hoạt, chính xác: Phân quyền cho từng user, cho từng bộ phận, cho phép quản trị mô hình chuỗi Khách sạn/Resort theo dạng đơn vị cơ sở trên cùng một phiên bản phần mềm. Hệ thống phần mềm có thiết kế mở, linh động, rất dễ dàng trong việc mở rộng phạm vi quản lý, thiết kế thêm các tính năng mới.

4. Đảm bảo an toàn, bảo mật, ổn định.

5. Hiệu quả tác động đến đối tượng, bộ phận ( chi tiết xem tại đây)

V. Ý KIẾN KHÁCH HÀNG SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH SẠN/RESORT BRAVO 7® PMS

BRAVO là đối tác cung cấp BRAVO 7® PMS – phần mềm quản lý Khách sạn/Resort cho nhiều đơn vị có quy mô vừa và lớn như: KOI Resort and Spa Hoi An, Khách sạn Lasenta Hội An, Khách sạn Ngân Hà, Khách sạn Thu Bồn Đà Nẵng, Khách sạn Viễn Đông, Khách sạn Bamboo Riverside Đà Nẵng, Khách sạn Bamboo Green Đà Nẵng, Khách sạn Bamboo Green Central Đà Nẵng, Khách sạn Luxury Đà Nẵng, Khách sạn Luxury Nha Trang…

​

ĐÁNH GIÁ CỦA KHÁCH HÀNG VỀ PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH SẠN/RESORT BRAVO 7® PMS

Chia sẻ của Chị Bình - Phó Giám đốc Khách sạn Luxury Đà Nẵng (thuộc Công Ty Cổ Phần Du Lịch Việt Nam Vitours) - một trong số khách hàng đã cùng BRAVO đặt những viên gạch đầu tiên cho quá trình xây dựng và ứng dụng thành công hệ thống Giải pháp phần mềm quản lý Khách sạn/Resort BRAVO 7® PMS:

“Có thể chia sẻ một cách thật lòng rằng trên thị trường phần mềm PMS thì BRAVO là một sản phẩm ra đời muộn hơn so với rất nhiều sản phẩm khác, tuy nhiên hiệu quả mà hệ thống mang lại trong công tác quản lý khách sạn lại vô cùng đáng kể. Giao diện BRAVO 7® PMS thân thiện, dễ sử dụng; mọi tác nghiệp đều mang tính linh động. Đồng thời các phần hành công việc tại các bộ phận Sales, Reception, Housekeeping, Meeting room, POS, Cashier, Finance có một sự liên kết chặt chẽ về số liệu nên giúp người quản lý nắm bắt tình hình tổng quan dễ dàng. Đặc biệt, tôi thật sự đánh giá cao cách làm việc của BRAVO từ cách các bạn tìm hiểu kỹ càng nghiệp vụ chuyên môn, cách thức quản lý đặc thù của ngành dịch vụ khách sạn. Vì đây là một hệ thống mở, thiết kế theo yêu cầu nên trước những vấn đề của khách hàng, các bạn luôn cố gắng đáp ứng tối đa. Tuy nhiên, các bạn biết lựa chọn và đưa ra giải pháp phù hợp nhất vì các bạn hiểu rõ và có một sự nghiên cứu chuyên sâu. Mặc dù các bạn chỉ mới bước vào thị trường PMS nhưng có thể khẳng định đến nay BRAVO đã là một hệ thống ổn định, một sản phẩm có khả năng cạnh tranh. Tôi hài lòng về sản phẩm và dịch vụ hỗ trợ của BRAVO!”

Xem thêm:

>>> Danh sách khách hàng sử dụng giải pháp phần mềm ERP BRAVO 7 (ERP-VN)

>>> Giải pháp ERP cho các ngành nghề khác

 

[Phần mềm BRAVO]

Mức lương của công việc quản trị khách sạn ​

1. Tính chất đặc thù của quản lý khách sạn
Mỗi ngành có một tính chất đặc thù khác nhau. Đối với khách sạn thì mang một số tính chất phổ biến sau:

• Đặc thù về sản phẩm: Sản phẩm của ngành kinh doanh khách sạn chủ yếu là các dịch vụ vô hình. Quá trình sản xuất và bán sản phẩm diễn ra cùng một lúc và đồng thời do người sử dụng tự tìm đến sản phẩm và sử dụng. Có thể nói yếu tố tâm lý con người rất quan trọng trong việc đánh giá sản phẩm khách sạn bởi khoảng cách giữa khách hàng và nhà cung cấp dịch vụ là rất ngắn.
  
  
• Đặc điểm đối tượng phục vụ: Khách hàng của loại hình này thường rất đa dạng và phong phú về mọi tầng lớp, địa vị, văn hóa xã hội, quốc gia khác nhau… Chính vì vậy, người quản lý phải nắm chắc về nhu cầu, tâm lý từng đối tượng khách hàng, đảm bảo cho việc phục vụ được tốt nhất.
  
  
• Nguồn lực trong kinh doanh khách sạn: Hoạt động kinh doanh này chỉ thực sự thành công khi nhà quản lý khách sạn biết cách khai thác các nguồn lực tiềm ẩn, tài nguyên du lịch. Yếu tố quan trọng nhất tạo nên sự thành công trong kinh doanh chính là khả năng sáng tạo, tư duy phát triển của con người.
  

2. Yêu cầu của các nhà quản lý khách sạn:
Mỗi ngành đều có những yêu cầu nhất định với nhân sự đặc biệt là nhân sự ở vai trò quản lý, lãnh đạo. Yêu cầu của các nhà quản lý khách sạn bao gồm:

• Có vốn hiểu biết về văn hóa – xã hội sâu rộng: kiến thức về văn hóa, ẩm thực, tâm lý, truyền thống, con người,… của Việt Nam và các quốc nước trên thế giới. Am hiểu được kiến thức ấy, nhà quản lý sẽ dễ dàng hiểu được tâm lý khách hàng và tạo cho khách hàng sự hài lòng nhất về dịch vụ của khách sạn.
  
  
• Tự tin, năng động, giao tiếp tốt, nhạy bén trong công việc: trở thành một người điều hành, quản trị khách sạn, phần lớn công việc của bạn là giao tiếp với nhiều người không chỉ là khách hàng mà còn những bộ phận bạn đang quản lý, với đặc thù công việc này đòi hỏi bạn phải biết nắm bắt tâm lý khi giao tiếp, thân thiện, linh hoạt đề xử lý kịp thời những vấn đề phát sinh trong công việc, đây những tố chất vô cùng quan trọng trong nghề.
  
  
• Có năng khiếu tổ chức, sắp xếp và quản lý công việc: công việc của một người quản trị là lập kế hoạch, đề ra chiến lược cụ thể để điều hành, đôn đốc từng bộ phận và nhân viên có liên quan đến hệ thống khách sạn hoàn thành công việc đúng tiến độ. Do đó, bạn cần có khả năng tổ chức, quản lý và sắp xếp để các bộ phận và nhân viên làm việc một cách hiệu quả và khoa học nhất. Các nhà quản trị thông minh thường lựa chọn cho mình những phần mềm quản lý khách sạn ưu việt làm trợ thủ.
  
  
• Cẩn thận, tỉ mỉ, chu đáo và chỉnh chu về ngoại hình: để mang đến sự hài lòng nhất cho khách hàng đến từ các quốc gia khác nhau, bạn phải hết sức tinh ý và thấu hiểu mọi mong muốn và yêu cầu của khách hàng từ sự sắp xếp, bài trí trong khách sạn từ bàn ăn, phòng ở đến các dịch vụ khác. Trở thành một nhà quản trị khách sạn, bạn chính là bộ mặt của một hệ thống vì thế dù trong bất cứ tình huống nào bạn cũng cần có phong thái của người làm dịch vụ: sang trọng và lịch thiệp.
  
  
• Chịu được áp lực công việc: thật vậy, làm việc trong lĩnh vực quản trị khách sạn yêu cầu bạn phải đối mặt với nhiều vấn đề phát sinh và làm cách nào để giải quyết những vấn đề đó một cách tốt nhất, đòi hỏi người làm quản trị khách sản phải chịu được áp lực công việc cao, biết cách giải tỏa bản thân mà không ảnh hưởng đến công việc chung.
  
  
• Khả năng ngoại ngữ tốt:đây là một tố chất vô cùng quan trọng và không thể thiếu khi theo học ngành Quản trị khách sạn. Biết được nhiều ngoại ngữ bạn càng có ưu thế trong công việc vì khách hàng của bạn là những người đến từ những quốc gia khác nhau, có khả năng ngoại ngữ tốt sẽ giúp bạn giao tiếp tốt với khách hàng. Với xu thế nền kinh tế ngày càng hội nhập thì việc thành thạo tiếng Anh sẽ là cơ hội tốt để bạn tiếp cận với công việc này một cách nhanh chóng. Đây cũng chính là lợi thế trong chương trình đào tạo của một số trường đại học theo mô hình chuẩn quốc tế như Đại học Kinh tế - Tài chính TP. HCM (UEF).
  

3. Công việc “quản trị khách sạn lương bao nhiêu” hay “quản lý khách sạn lương bao nhiêu”?
Quản trị khách sạn là đang làm một trong những ngành hot nhất hiện nay vì cơ hội làm việc rộng mở trong môi trường năng động, chuyên nghiệp và đặc biệt với mức lương vô cũng hấp dẫn. Công việc của một số vị trí quản trị khách sạn lương bao nhiêu/quản lý khách sạn lương bao nhiêu? Sẽ được trả lời rõ ràng dưới đây (Các mức lương này được khảo sát tại những khách sạn từ 3-5 sao)

• Mức lương của giám đốc bộ phận khách sạn:

Những vị trí lãnh đạo quan trọng như: Giám đốc Buồng, Giám đốc Tiền sảnh… giữ vai trò chiến lược, quyết định sự phát triển trong hoạt động kinh doanh của khách sạn. Mức lương của các cấp bậc này dao động khoảng 500 - 100 USD/tháng phụ thuộc vào kinh nghiệm và có thể đạt đến 2000 USD/tháng tùy vào quy mô của khách sạn.

• Mức lương của trưởng bộ phận khách sạn

Đối với khách sạn, có rất nhiều trưởng bộ phận khác nhau như: Lễ tân, Buồng phòng, Bếp… giữ vai trò vô cùng quan trọng trong việc đảm bảo sự vận hành tốt của các bộ phận này. Do vậy, mức lương ở các vị trí này cũng khá cao, khoảng từ 10-15 triệu đồng/tháng. Kinh nghiệm và năng lực càng được đánh giá cao sẽ tỷ lệ thuận với mức lương. Đồng thời, những vị trí trưởng bộ phận khách sạn cũng nhận được nhiều chế độ đãi ngộ hấp dẫn như bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, du lịch và nghỉ dưỡng hằng năm…

• Mức lương Giám sát bộ phận khách sạn

Để các bộ phận khách sạn hoạt động hiệu quả, đúng chức năng của nó thì cần có những Giám sát trực tiếp kiểm tra và đánh giá. Thu nhập trung bình của một giám sát bộ phận (Buồng phòng, Lễ tân, Nhà hàng) khoảng 10-12 triệu đồng/tháng tùy theo kinh nghiệm, thâm niên và quy mô khách sạn.Với vị trí này tại các khách sạn 4-5 sao tiêu chuẩn quốc tế, mức lương có thể cao hơn và cơ hội thăng tiến rộng mở rộng hơn.

Bài viết trên hi vọng đã cung cấp được cho bạn được những thông tin hữu ích về những đặc thù cùng như yêu cầu của một quản lý khách sạn. Đặc biệt cung cấp mức thu nhập tại một số vị trí quản lý phổ biến trong khách sạn để bạn có cái nhìn tổng thể về nhân sự ngành này.

 

[Phần mềm BRAVO]

Đặc tả tính năng quản lý phòng khách sạn bằng excel
​

Với những khách sạn dưới 3 sao có số phòng ít và những dịch vụ đi kèm chưa nhiều. Thêm vào đó là kinh phí chi cho việc mua và vận hành một phần mềm chuyên biệt chưa có thì họ sẽ cân nhắc sử dụng đến các phần mềm quản lý phòng khách sạn bằng excel.

Phần mềm này tuy chưa đáp ứng được tốt các yêu cầu và quản lý một cách tổng thể nhưng nó là giải pháp khá phù hợp đối với các khách sạn nhỏ. Tuy nhiên, nếu khách sạn đó tăng số phòng, hoặc mở rộng thêm các loại hình dịch vụ thì họ cần một phần mềm chuyên biệt hơn.

Tính năng quản lý phòng khách sạn bằng excel:

• Check in, check out khách vào ra hàng ngày
• Theo dõi tình trạng phòng dễ dàng
• Số liệu lưu liên tục, thuận lợi để thống kê và tổng hợp

>> Xem thông tin chi tiết về phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất hiện nay.
>> Click tại đây để xem thêm chi tiết bài viết.

 

[Phần mềm BRAVO]

Ứng dụng Phần mềm quản lý khách sạn/resort BRAVO cho KOI Resort & Spa Hội An​

Lấy cảm hứng từ nét đẹp quyến rũ của di sản văn hóa vượt thời gian, kết hợp với không gian xanh thiên nhiên để tạo nên một khu nghỉ dưỡng sang trọng. Ẩn mình trên ốc đảo yên bình bên dòng sông Đế Võng, KOI mang đến không gian thanh tịnh và riêng tư là một trong những Resort được du khách trong và ngoài nước ưu tiên lựa chọn làm điểm đến. Với số lượng phòng lớn, hệ thống dịch vụ đi kèm phong phú và đa dạng. KOI cần một hệ thống phần mềm đáp ứng tốt nhu cầu tại đây, vừa tăng hiệu quả quản lý và nâng tầm dịch vụ.

​

KOI Resort and Spa Hội An (KOI) (Ảnh: BRAVO Đà Nẵng)​

Bài toán của KOI cũng chính là đặc điểm riêng của ngành du lịch khách sạn. Đặc biệt hơn vì quy mô KOI là tiêu chuẩn 5 sao quốc tế. Ở KOI, Nhà Quản lý từ nước ngoài có kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn dày dặn từ các resort/ khách sạn quốc tế có những yêu cầu cao đối với phần mềm như:

Thứ nhất, đặc thù về sản phẩm: Sản phẩm của ngành kinh doanh khách sạn, du lịch chủ yếu là các dịch vụ vô hình. Quá trình sản xuất và bán sản phẩm diễn ra cùng một lúc và đồng thời do người sử dụng tự tìm đến sản phẩm và sử dụng. Có thể nói yếu tố tâm lý con người rất quan trọng trong việc đánh giá sản phẩm khách sạn bởi khoảng cách giữa khách hàng và nhà cung cấp dịch vụ là rất ngắn. Thứ hai về đặc điểm đối tượng phục vụ: Khách hàng của loại hình này thường rất đa dạng và phong phú về mọi tầng lớp, địa vị, văn hóa xã hội, quốc gia khác nhau…

Chính vì vậy, người quản lý phải nắm chắc về nhu cầu, tâm lý từng đối tượng khách hàng, đảm bảo cho việc phục vụ được

Phần mềm BRAVO giải quyết bài toán

- Giúp lãnh đạo xây dựng quy trình chuẩn. Tạo cảnh báo thường xuyên giúp nhân viên ở tiền sảnh thao tác nhanh nghiệp vụ của mình.

- Dựa vào quy trình luân chuyển chứng từ, BRAVO 7® PMS phân quyền cho từng user tại từng bộ phận. Quản lý trạng thái chứng từ. Dùng trạng thái chứng từ để luân chuyển theo quy trình quản lý. Do vậy mỗi bộ phận xử lý những thao tác nhất định của chứng từ và chuyển đến cho các bộ phận có liên quan tiếp tục xử lý. Cứ như vậy, chứng từ “đi” qua các bộ phận và được xử lý đúng theo quy trình chuẩn. Tất cả mọi cá nhân, bộ phận có liên quan và đặc biệt là lãnh đạo đều có khả năng kiểm soát được.

- Phân quyền nhập liệu và thao tác trên phần mềm. Giúp ban lãnh đạo có thể kiểm soát được các hoạt động của nhân viên thông qua các thao tác trên phần mềm.

- BRAVO 7® PMS kiểm tra phát hiện các lỗi LOGIC của dữ liệu từ đó đưa ra các cảnh báo sớm các chỉ tiêu về tài chính trợ giúp ban quản trị luôn chủ động và tránh được các rủi ro trong quá trình hoạt động.

- BRAVO 7® PMS tập hợp tất cả dữ liệu của các phòng ban lên báo cáo cho chủ đầu tư và các nhà quản trị.

>> Chi tiết lợi ích của BRAVO 7®PMS cho Khách hàng.

 

[Phần mềm BRAVO]

Quản lý khách sạn hiệu quả với phần mềm BRAVO
​

Phần mềm quản lý khách sạn/ Resort BRAVO 7®PMS là ứng dụng quản lý khách sạn hiệu quả, được các nhà quản lý tin dùng. Không chỉ làm một phần mềm quản lý đơn lẻ, Phần mềm quản lý khách sạn/ Resort BRAVO 7®PMS là phần mềm quản trị tổng thể, sở hữu tính năng cần thiết và ưu việt... trợ giúp ban quản trị luôn chủ động và tránh được các rủi ro trong quá trình hoạt động.

Phần mềm quản lý khách sạn/ Resort BRAVO 7®PMS là phần mềm quản trị khách sạn hiệu quả cho nhà quản trị và các bộ phận có liên quan như:

• Hỗ trợ Nhà đầu tư tăng lợi nhuận, tối ưu hệ thống quản lý lợi nhuận, phân tích và so sánh với các đối thủ cạnh tranh, kiểm soát dự đoán nhu cầu sử dụng trong tương lai.
• Hỗ trợ Giám đốc khách sạn theo dõi và kiểm soát quá trình hoạt động của khách sạn, tình hình kết quả hoạt động kinh doanh…
• Những tính năng nổi bật của Phần mềm quản lý khách sạn/ Resort BRAVO 7®PMS:

LIÊN KẾT DỮ LIỆU CHẶT CHẼ

• Được thiết kế tối ưu hóa, liên kết dữ liệu chặt chẽ giữa các phòng ban từ Sales – FO – HK – F&B… đến BO, nhằm nâng cao công tác quản trị.

→ Cho phép quản lý tập trung dữ liệu giữa các bộ phận giúp đưa ra các báo cáo chi tiết và báo cáo tổng hợp phục vụ cho công tác quản lý của khách sạn, resort. Các thông tin được luân chuyển liên tục và tức thời trong hệ thống.

KHẢ NĂNG LIÊN KẾT/ KẾT NỐI VỚI CÁC THIẾT BỊ NGOẠI VI

• Phần mềm đưa ra giải pháp tối ưu khi có thể tích hợp với nhiều thiết bị phần cứng như: tổng đài điện thoại, máy chấm công, chìa khóa từ, hộc tiền, máy đọc passport…. Loại bỏ mọi khó khăn và phức tạp từ các phương pháp quản lý thủ công, những tính toán phức tạp từ excel cơ bản, sổ sách liệt kê chồng chéo.

QUẢN TRỊ, TRUY VẤN DỮ LIỆU ĐA CHIỀU

• Hệ thống quản lý, truy cập thông tin nhanh chóng với độ chính xác an toàn và ổn định. Bên cạnh đó phân tích dữ liệu đa chiều phục vụ truy xuất nhanh các “thông tin quản trị” được tập hợp từ nền tảng dữ liệu kết hợp xuyên suốt các bộ phận. Trợ giúp cho người quản trị hệ thống có thể nắm bắt thông tin và ra quyết định phù hợp, chính xác.

ĐA NGÔN NGỮ

• Với nền tảng thiết kế hiện đại, hệ thống phần mềm hỗ trợ đa dạng các ngôn ngữ trong toàn bộ các phân hệ, từ chứng từ nhập liệu cho đến hệ thống báo cáo được in ra trực tiếp từ phần mềm BRAVO 7®PMS (hiển thị ngôn ngữ Tiếng Anh, Thái Lan, Nhật Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc,…). Việc chuyển đổi linh hoạt giữa các ngôn ngữ được thực hiện bằng thao tác đơn giản, nhanh chóng giúp người sử dụng khai thác phần mềm hiệu quả nhất. Giao diện theo ngôn ngữ hiển thị có thể khai báo cho từng User phù hợp với đơn vị có phạm vị hoạt động nhiều quốc gia.

CHỨC NĂNG XỬ LÝ HỆ THỐNG

• Chức năng lọc đa chiều, cho phép lọc được một hoặc nhiều chỉ tiêu.
• Tự động tạo ra chứng từ phiếu xuất dựa vào định lượng cho từng mặt hàng khi được bán tại các outlet.
• Chức năng “Kiểm toán đêm” thông minh

- Kiểm tra lỗi cho tất cả các booking hiện có, hỗ trợ khắc phục lỗi nhanh chóng

- Kiểm tra giá cho từng booking

- Chuyển đổi trạng thái của booking đến ngày ngừng giữ, Due in, …

- Chuyển đổi trạng thái vệ sinh phòng

- Post các chi phí cố định, tiền phòng về phòng

- Cắt ngày và chuyển sang ngày làm việc mới

- ….

• Chuyển bill: Chương trình cho phép chuyển bill trong cùng phòng, sang phòng khác, từ nhiều phòng sang một phòng một cách nhanh chóng.
• Chức năng đồng bộ dữ liệu linh hoạt chính xác, hỗ trợ kiểm soát số liệu.
• Nhật ký sử dụng chương trình: Ghi nhận lại tất cả các thao tác nghiệp vụ của người dùng.
• Hệ thống lưu trữ dữ liệu thông qua mã, có thể thống kê được số lần khách đến, truy xuất lại dữ liệu lịch sử đến cũng như thông tin cá nhân

HỆ THỐNG BÁO CÁO

• Hệ thống sơ đồ phòng trực quan, được thiết kế theo mô hình của khách sạn.
• Hệ thống báo cáo cho phép người dùng có thể lọc được nhiều chỉ tiêu, truy ngược lại dữ liệu ban đầu.
• Bên cạnh hệ thống báo cáo phục vụ cho từng bộ phận, còn có một hệ thống báo cáo quản trị, phân tích tài chính, báo cáo sở du lịch hay báo cáo công an.
• Theo dõi quản lý doanh thu, lượt khách theo từng công ty /TA hoặc nhiều nguồn khác nhau. So sánh đánh giá các chỉ tiêu cùng kỳ năm trước. Đánh giá nghiệp vụ, doanh thu theo từng nhân viên, phân tích lãi lỗ theo từng bộ phận.

PHÙ HỢP VỚI MÔ HÌNH QUẢN LÝ CHUỖI KHÁCH SẠN

• Phần mềm cho phép quản trị mô hình chuỗi khách sạn/ resort theo dạng đơn vị cơ sở trên cùng một phiên bản phần mềm.
• Hệ thống phần mềm có thiết kế mở, linh động, rất dễ dàng trong việc mở rộng phạm vi quản lý, thiết kế thêm các tính năng mới theo sự phát triển và mở rộng của doanh nghiệp trên hệ thống phần mềm đã xây dựng khi cần thiết.

HỆ THỐNG BÁO CÁO TRÊN SMARTPHONE

• Ngoài ra, phần mềm cho phép quản lý và truy xuất thông tin mọi lúc, mọi nơi thông qua máy tính bảng (Ipad, Samsung Galaxy Tab,…) và trên điện thoại di động có kết nối Internet. Vì vậy dù ở bất cứ nơi đâu, ban quản trị khách sạn/ resort cũng có thể biết được chi tiết tình hình kinh doanh tại khách sạn/ resort tại mọi thời điểm. Hỗ trợ duyệt chứng từ phát sinh Online.
• Truy cập tất cả các hệ thống báo cáo quan trọng như:

- Báo cáo sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi, tiền vay và các khoản công nợ sắp đến hạn, …

- Báo cáo mua/ bán hàng, tình trạng đơn hàng/ hợp đồng, …

- Báo cáo phân tích bán hàng, phân tích doanh thu, …

>> Xem thêm thông tin chi tiết về phần mềm quản lý khách sạn của BRAVO

 

[Phần mềm BRAVO]

Làm sao để quản lý khách sạn hiệu quả
​

Để quản lý khách sạn giỏi, nhà quản lý cần nắm được 1 số yếu tố cơ bản dưới đây:

- Điều chỉnh cân đối nhân sự: Nhân sự là một trong số các yếu tố tiên quyết tạo nên thành công của khách sạn. Vì thế việc sắp xếp làm sao để vấn đề nhân sự của khách sạn cân đối và hợp lý nhất có thể là điều mà các nhà quản lý cần quan tâm. Tránh để tình trạng thiếu hụt làm giảm chất lượng dịch vụ hoặc dư thừa gây ra tình trạng lãng phí nguồn ngân sách của khách sạn. Đối với đặc thù trong ngành khách sạn, tình trạng kinh doanh sẽ biến động lớn theo mùa, bản thân người quản lý phải đánh giá, nắm bắt và dự đoán trước được tình hình để có sự chuẩn bị nhân sự phù hợp nhất. Không chỉ là bài toán số lượng, bài toán chất lượng Nhân sự cũng là bài toán nan giải của nhà quản trị. Trước tiên cần có sự đánh giá, chọn lọc để có thể tuyển được những người có năng lực; sau đó là kỹ năng phân chia, điều phối nhân viên cho từng bộ phận, từng vị trí phù hợp để năng lực của họ có thể phát huy một cách tốt nhất

- Tận dụng, khai thác tối đa tài nguyên cơ sở hạ tầng, trang thiết bị đã có của khách sạn: Đôi khi việc quản lý lỏng lẻo, việc kết hợp làm việc giữa các bộ phận không được logic, đồng bộ. Hay đơn giản là khả năng linh hoạt của nhân viên kém sẽ khiến khách sạn bị bỏ phí nhiều cơ hội khách hàng gây nên tình trạng doanh thu không đạt được mức cao nhất có thể. Ví dụ sẽ gặp những tình huống, khi book phòng khách hàng yêu cầu phòng loại A trong ngày B, sau khi nhân viên kiểm tra phòng loại A ngày B không còn phòng trống và khách hàng hủy yêu cầu sử dụng dịch vụ của bên mình để tìm kiếm một đơn vị khác thay thế. Tuy nhiên trên thực tế kết quả mà nhân viên check được khi đó là kết quả sai lệch từ kết quả trả về của các bộ phận, phòng ban quản lý khác. Hay việc nhân viên không thể khéo léo để tư vấn và mời chào khách hàng sang một lựa chọn khác cũng khiến khác hàng nhanh chóng rời đi. Tất cả những trường hợp này sẽ gây ra những lãng phí không đáng có của khách sạn. Trước thực trạng đó, nhiều người quản lý đã lựa chọn giải pháp ứng dụng các phần mềm quản lý khách sạnchuyên biệt và tổng thể đồng bộ tại tất cả các bộ phận phòng ban của khách sạn. Điều này giúp cho quá trình hoạt động kinh doanh của khách sạn diễn ra một cách nhịp nhàng, giúp tiết kiệm nhiều thời gian mà độ chính xác lại cao; đem lại hiệu quả cao nhất, giảm thiểu nhiều chi phí phát sinh, tận dụng tối đa giá trị tài nguyên cơ sở hạ tầng trong khách sạn của họ.

- Nắm bắt xu hướng thị trường và hoạch định được kế hoạch chiến lược mục tiêu: đây là trong số các yêu cầu tiên quyết đòi hỏi người quản lý phải làm tốt mới có thể duy trì sự ổn định và phát triển của một khách sạn. Kế hoạch chiến lược mục tiêu cần được đưa ra trong ngắn hạn, trung hạn và cả dài hạn.

>>> Xem thêm: Tổng hợp kinh nghiệm quản lý khách sạn/nhà hàng

 

[Phần mềm BRAVO]

Giới thiệu "Mô hình sơ đồ use case quản lý khách sạn"
​

1. Sơ đồ use case Bộ phận Lễ tân

2. Sơ đồ use case Bộ phận Kế toán

3. Sơ đồ use case Bộ phận Kinh doanh

4. Sơ đồ use case Bộ phận Nhân sự

>> Xem đầy đủ nội dung: Đặc tả sơ đồ use case quản lý khách sạn.

 

[Phần mềm BRAVO]

Quy định về tiêu chuẩn Khách sạn 3 sao trong ngành du lịch Việt Nam​

Hiện nay, xếp loại khách sạn được đánh giá theo TCVN 4391:2015 do Tổng cục Du lịch biên soạn, Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch đề nghị, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng thẩm định, Bộ Khoa học và Công nghệ công bố… Việc xếp hạng khách sạn từ 1 sao đến 5 sao căn cứ những tiêu chí sau: vị trí, kiến trúc, trang thiết bị tiện nghi, dịch vụ, người quản lý và nhân viên phục vụ, an ninh, an toàn, bảo vệ môi trường và vệ sinh an toàn thực phẩm.

Xã hội phát triển, du lịch ngày càng trở thành nhu cầu tất yếu của người dân, kéo theo sự phát triển của dịch vụ lưu trú du lịch, nhà nghỉ, khách sạn, khu nghỉ dưỡng… Vì vậy, xếp hạng sao là cơ sở để các cơ sở lưu trú du lịch quảng bá hình ảnh, chứng minh chất lượng phục vụ khách hàng và khẳng định vị thế của mình trên thị trường du lịch.

Thời gian trước, nhiều nhà nghỉ, khách sạn, khu nghỉ dưỡng “tự phong” chất lượng “sao” nhưng chất lượng phục vụ không phù hợp, đúng tiêu chuẩn phục vụ theo hạng sao sẽ gây ảnh hưởng đến uy tín, chất lượng và thương hiệu của ngành du lịch. Nhưng, ngày 19/06/2017, Quốc hội đã ban hành Luật Du lịch số 09/2017/QH14 với nhiều nội dung mới đáng chú ý. Luật này đã chính thức được áp dụng từ ngày 01/01/2018, cho phép tổ chức, cá nhân kinh doanh dịch vụ lưu trú du lịch được tự nguyện đăng ký xếp hạng cơ sở lưu trú du lịch. Điều đó không có nghĩa là khách sạn, nhà nghỉ, resort được phép tự gắn sao để quảng bá chất lượng.

Theo Luật Du lịch, Tổng cục Du lịch có thẩm quyền thẩm định, công nhận khách sạn hạng 04 sao và hạng 05 sao, Cơ quan chuyên môn về du lịch cấp tỉnh có thẩm quyền thẩm định, công nhận khách sạn hạng 01 sao, hạng 02 sao và hạng 03 sao.

>> Chi tiết bảng mô tả các tiêu chí đánh giá khách sạn đạt chuẩn 3 sao.

 

[Phần mềm BRAVO]

4 Kỹ năng cơ bản người Quản lý khách sạn cần có​

1. Kỹ năng quản lý: đây là một kỹ năng tổng hợp bao gồm các kỹ năng về hoạch định, tổ chức và điều hành một cách hợp lý giữa công việc cá nhân và công việc của doanh nghiệp. Nhà quản lý cần có khả năng hoạch định, dự kiến được các mục tiêu, xây dựng chiến lược và kế hoạch chi tiết để thực hiện mục tiêu ấy. Bên cạnh đó là tầm nhìn dự đoán được những khó khăn, biến cố trong quá trình thực hiện và lên phương án đối phó sơ bộ. Người quản lý thời hiện đại, ngoài việc làm tốt những công việc trên công ty, còn cần có kỹ năng sắp xếp, tổ chức điều phối hợp lý giữa công việc của cá nhân bản thân với công việc của gia đình và xã hội.

2. Kỹ năng Lãnh đạo: một biểu hiện nổi trội trong kỹ năng lãnh đạo là nhà quản lý dám thử sức với những thử thách và thay đổi mới, dám cam kết hiệu quả, nhận trách nhiệm trước mọi người kể cả nhân viên cho đến người Lãnh đạo ở cấp bậc cao hơn. Việc lựa chọn, hướng dẫn, sắp xếp, phân quyền cho nhân viên cũng là những công việc đòi hỏi tố chất lãnh đạo của người quản lý.

3. Kỹ năng ứng xử và giao tiếp: kỹ năng này đòi hỏi sự tinh tế, hoạt ngôn cũng như kinh nghiệm va vấp của nhà quản lý. Cách ứng xử và giao tiếp của người quản lý cần khéo léo để đảm bảo sự tôn trọng lẫn nhau trên cơ sở nhận diện và công nhận các giá trị và nhu cầu của đối tượng giao tiếp.

4.Kỹ năng về việc trau dồi kiến thức bản thân:
Đối với kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ, ở vị thế của một người quản lý họ không cần quá chuyên sâu. Tuy nhiên việc có đủ kiến thức để nắm bắt bao quát mọi nghiệp vụ thuộc phạm vi quản lý của mình là một điều cần thiết. Điều này giúp việc theo dõi, kiểm tra, đánh giá công việc của nhân viên được hiệu quả, chính xác và khách quan nhất.

>> Xem thêm về các kỹ năng bổ sung tại: https://bit.ly/2kjXAwO

 

[Phần mềm BRAVO]

Quy trình quản lý khách sạn tối ưu (kèm diễn giải đầy đủ)

Quy trình quản lý khách sạn kèm diễn giải được thực hiện trên phần mềm quản lý khách sạn của BRAVO, gồm các bước cụ thể sau:

- Bước (1): Thông qua các kênh liên lạc như điện thoại, email, website, facebook… bộ phận Kinh doanh sẽ nhận được thông báo khi khách hàng có yêu cầu sử dụng dịch vụ đặt phòng, đặt dịch vụ tại khách sạn. Tại đây, nhân viên kinh doanh sẽ tiến hành kiểm tra tình trạng phòng, tình trạng sử dụng dịch vụ để ghi nhận/từ chối yêu cầu từ khách hàng. Nếu yêu cầu được ghi nhận quy trình sẽ chuyển qua bước 2.

- Bước (2): Bộ phận Kinh doanh sau khi nhận yêu cầu từ khách hàng sẽ chuyển các đặt phòng, dịch vụ qua bộ phận lễ tân. Tại đây bộ phận lễ tân sẽ thực hiện các thao tác đặt phòng, gán phòng, check in, cập nhật hồ sơ khách ở.

- Bước (3): Trong thời gian khách lưu trú, sẽ phát sinh thêm nhiều nhu cầu dịch vụ khác tại nhà hàng, spa, minibar, buồng phòng,.. Lễ tân sẽ có trách nhiệm cập nhật tổng hợp các chi phí phát sinh liên tục, rõ ràng và chính xác để thuận tiện cho việc thanh toán của khách hàng trực tiếp tại outlet hay cả khi chuyển bill về phòng.

- Bước (4): Kiểm toán đêm cuối ngày, công việc này thuộc bộ phận Tài chính – Kế toán thực hiện vào ban đêm với nhiệm vụ chính là thực hiện rà soát lại tất cả các giao dịch và doanh thu của khách sạn trong ngày.

- Bước (5): Sau khi thực hiện công việc kiểm toán đêm cuối ngày, nếu có sai sót về chi phí, bộ phận Tài chính – Kế toán sẽ thông báo tới bộ phận thu ngân để điều chỉnh.

- Bước (6): Sau khi thực hiện việc theo dõi cập nhật chính xác và đầy đủ các dịch vụ sử dụng của Khách hàng trong thời gian lưu trú tại khách sạn, Bộ phận thu ngân tiến hành thực hiện công việc thanh toán nhanh chóng.

- Bước (7): Thực hiện thanh toán xong với khách hàng, thu ngân chuyển hết tất cả hóa đơn và chứng từ về bộ phận kế toán.

- Bước (8): Các bộ phận khác như Spa, nhà hàng, buồng phòng, sự kiện có nhiệm vụ cung cấp chứng từ liên quan đến bộ phận Kế toán.

- Bước (9): Các bộ phận “Quản lý vật tư” và “Văn phòng” tổng hợp mọi chi phí, chứng từ phát sinh liên quan và gửi về bộ phận kế toán. Tại đây bộ phận kế toán có nhiệm vụ tổng hợp, ghi chép, theo dõi, lưu trữ mọi chứng từ liên quan từ các phòng ban gửi đến và hoàn thành tốt các nghiệp vụ liên quan đến công việc phòng ban mình.

- Bước (10): Sau khi hoàn thành việc sử dụng dịch vụ, bộ phận Chăm sóc khách hàng sẽ tiến hành lưu trữ, theo dõi và lập kế hoạch chăm sóc, thăm hỏi đánh giá, thái độ của khách hàng sau khi sử dụng dịch vụ tại khách sạn.

 

[Phần mềm BRAVO]

Bảng mô tả chi tiết các tiêu chí đánh giá khách sạn đạt chuẩn 3 sao

​

Để các khách sạn hoạt động tốt thì đòi hỏi sự góp sức vô cùng lớn của những phần mềm quản lý khách sạn. Bạn đọc có thể tham khảo thêm về phần mềm quản lý khách sạn 3 sao để hiểu rõ hơn về vấn đề này: https://www.bravo.com.vn/vi/Tin-tuc/Quan-tri-doanh-nghiep/Phan-mem-quan-ly-khach-san-3-sao-Bravo

 

[Phần mềm BRAVO]

Giới thiệu về mô hình use case quản lý khách sạn​

Use case là gì?

Đây là một kỹ thuật được dùng trong kỹ thuật phần mềm của hệ thống quản lý khách sạn để phục vụ mục đích nắm bắt yêu cầu chức năng của hệ thống. Nó dùng để mô tả các thao tác đặc trưng từ người dùng bên ngoài (actor) vào hệ thống.

Tùy theo quy mô khách sạn và từng yêu cầu quản lý mà mỗi khách sạn sẽ có các use case khác nhau.

Mô hình sơ đồ use case quản lý khách sạn điển hình
a. Tại Bộ phận Lễ tân

b. Tại Bộ phận Kế toán

c. Tại Bộ phận Kinh doanh

d. Tại Bộ phận Nhân sự