Chúng tôi đã nói chuyện với vô số nhóm tài chính và giám đốc tài chính (CFO), những người đang thực hiện những thay đổi nghiêm túc đối với cách họ kinh doanh. Và chúng tôi muốn biết mục tiêu mới của họ sẽ là gì.
Đây là 5 ưu tiên lớn nhất của phòng tài chính muốn làm để công việc trở nên thông minh hơn và hiệu quả hơn.
1. Giảm thiểu rủi ro tài chính
Ở nhiều công ty, đây là mục tiêu đầu tiên, thứ hai và thứ ba của nhóm tài chính. Bạn ở đó để đảm bảo rằng chi tiêu có trách nhiệm, các thành viên trong nhóm làm những gì họ phải làm và để giữ an toàn cho công ty.
Điều này không phải xảy ra một cách kỳ diệu. Dưới đây là hai nguyên tắc có giá trị cần tuân theo để đạt được nó
Tạo các quy trình dễ theo dõi
Bạn có bao giờ nhận thấy rằng các nhóm khác không quan tâm đến tiền bạc của công ty như bạn không? Có lẽ không phải vì họ không quan tâm đến công ty. Họ chỉ không biết các thủ tục chính xác và khó tìm thấy thông tin.
Phòng tài chính muốn các quy tắc; nhân viên muốn sự thuận tiện.
Vì vậy, bạn cần tạo ra các quy trình chi tiêu tự nhiên, đơn giản và giữ chúng đúng chính sách như một điều tất nhiên. Công cụ quản lý chi tiêu là một ví dụ điển hình. Khi một thành viên trong nhóm cần chi tiêu, họ chỉ cần đăng nhập vào nền tảng và làm theo các bước. Bạn xây dựng chính sách, giới hạn và phê duyệt vào hệ thống, vì vậy họ thậm chí không cần biết các quy tắc.
Xây dựng các phê duyệt của người quản lý thành các công cụ tài chính
Ví dụ tốt nhất về sự phê duyệt của người quản lý là chi tiêu của công ty. Bạn có nhân viên chi tiêu thay mặt công ty – trực tuyến bằng thẻ tín dụng. Và trong cả hai trường hợp, họ (về lý thuyết) phải có sự chấp thuận của người quản lý trước khi chi một xu.
Nhưng là một nhóm tài chính, bạn có rất ít quyền kiểm soát điều này.
Các phương pháp chi tiêu cổ điển – thẻ tín dụng và xác nhận chi phí – không được thiết kế với mục đích kiểm soát. Một khi người tiêu tiền có thẻ trong tay, bạn dựa vào sự trung thực và văn hóa công ty mạnh mẽ để tiếp tục chi tiêu trong tầm kiểm soát. Và điều tương tự đối với các khoản chi – bạn phải hy vọng rằng chúng tuân theo các quy tắc, nhưng bạn sẽ không biết cho đến khi có các báo cáo vào cuối tháng.
Đây là lý do tại sao chúng tôi đề xuất các công cụ tài chính – đặc biệt là các phương pháp chi tiêu – được tích hợp sẵn các phê duyệt. Ngay cả khi có thẻ trong tay, bạn thực sự có thể giữ lại tiền từ nhân viên cho đến khi người quản lý của họ “bật đèn xanh”. Điều này giúp các nhà quản lý kiểm soát ngân sách của họ và tài chính kiểm soát chi tiêu tổng thể.
Và điều này không nhất thiết phải trả giá bằng sự tự do của nhân viên.
Tham gia ngay Khóa học CFO của CleverCFO để giúp quản trị rủi ro tài chính cho công ty.
2. Giảm xích mích
Thông thường, mặt trái của kiểm soát là tự do. Bạn càng siết chặt chi tiêu của công ty, thì các thành viên khác trong nhóm càng phải cố gắng để thực sự tiêu tiền.
Ví dụ rõ ràng nhất về điều này là cách một số công ty bảo vệ thẻ công ty. Nếu một thành viên trong nhóm cần thanh toán trực tuyến – ví dụ như đăng ký phần mềm mới – thì họ phải đích thân đến phòng tài chính hoặc thậm chí là Giám đốc điều hành để lấy thẻ. Bằng cách này, người giữ thẻ có thể hỏi tất cả các câu hỏi mà họ cần trước khi tiền ra khỏi cửa.
Điều gì xảy ra nếu chủ thẻ không có mặt tại văn phòng? Điều gì sẽ xảy ra nếu họ quá bận và không buồn hỏi những câu hỏi quan trọng đó? Điều gì sẽ xảy ra nếu nhân viên cần thẻ không có mặt tại văn phòng?
Toàn bộ động thái này khiến công ty hoạt động chậm lại và dẫn đến tăng thêm thời gian phải gặp mặt nhau.
Sự thật là, nhân viên muốn tự chủ và được tin tưởng. Họ làm việc tốt nhất của họ khi họ cảm thấy tự do để đưa ra quyết định. Nhưng đồng thời, bạn không thể cấp cho mọi người quyền truy cập mở vào tài khoản ngân hàng và thẻ tín dụng của công ty.
Bạn cần một cách để cho phép nhân viên di chuyển nhanh chóng và đưa ra quyết định, nhưng với khả năng đặt giới hạn và dừng các giao dịch không mong muốn. Điều đó đúng với các phương pháp chi tiêu, nó là một quy tắc tốt cho tất cả các công cụ tài chính và nhân sự của bạn.
Cung cấp cho các thành viên trong nhóm quyền truy cập thực tế vào các hệ thống này nhưng có giới hạn để kiểm soát tài chính.
3. Giám sát chi tiêu kịp thời
Khả năng hiển thị và dữ liệu rất quan trọng đối với nhóm tài chính. Nếu mục tiêu chính của bạn là duy trì quyền kiểm soát tài chính của công ty, làm thế nào bạn có thể làm được điều đó nếu bạn chỉ thấy chi tiêu vào cuối tháng?
Hãy tự hỏi bản thân câu hỏi đơn giản này: tôi có biết rõ ràng là mỗi đội đã chi bao nhiêu trong tháng này không?
Câu trả lời thường là “không.” Hoặc tốt nhất, “đại loại.” Và trong nhiều trường hợp, vào thời điểm bạn biết các nhóm kinh doanh đã chi tiêu những gì, thì đã quá muộn để làm bất cứ điều gì về nó.
Để nhận dữ liệu kịp thời liên quan đến hai yếu tố:
Sử dụng các phương thức thanh toán được xây dựng cho các nhóm tài chính hiện đại
Như chúng ta đã thấy, các chi phí truyền thống là một vấn đề vì bạn không biết những gì đã được chi cho đến khi yêu cầu được gửi. Thẻ tín dụng cũng tương tự như vậy, đặc biệt là khi bạn có các khoản thanh toán định kỳ – bạn có thể đã cam kết thực hiện các giao dịch chưa được xử lý và không có ý kiến gì.
Phòng tài chính cần dữ liệu về tất cả chi tiêu hoạt động có sẵn cùng một lúc, ở một nơi. Trên thực tế, điều này yêu cầu các phương thức thanh toán được kết nối với hệ thống hoặc nền tảng trung tâm. Bằng cách này, bạn có thể thấy chi tiêu diễn ra, từ bất kỳ đâu.
Tham khảo khóa học Power BI online để giúp xử lý data lớn và từ nhiều nguồn để giúp công việc hiệu quả và tiết kiệm thời gian hơn.
4. Tiết kiệm thời gian và thu thập dữ liệu tài chính chính xác
Sẽ tốt hơn nếu bạn không phải nhập đi nhập lại cùng một dữ liệu phải không? Trên hết, bạn cũng có thể đảm bảo rằng dữ liệu bạn có được ghi lại chính xác hơn, mà không cần phải kiểm tra hai lần và ba lần. Và theo thời gian, chất lượng dữ liệu nói chung được cải thiện đáng kể.
Những gì bạn cần là tự động hóa. Và đặc biệt, tự động hóa một số quy trình chi tiêu tẻ nhạt cụ thể:
Yêu cầu báo cáo chi phí
Chúng tôi không phải là người thích báo cáo chi phí. Nhưng nếu bạn định sử dụng chúng, tốt nhất bạn nên giảm thiểu số lượng quản trị viên phụ trách chúng. Thay vì yêu cầu nhân viên điền vào một trang tính Excel, gửi nó cho người quản lý của họ để phê duyệt, sau đó chuyển nó đến phòng tài chính (người sau đó phải nhập tất cả các chi tiết theo cách thủ công), sẽ không tốt hơn nếu họ sử dụng các công cụ đã được thiết kế sẵn theo yêu cầu?
Các công cụ hiện đại cho phép người dùng nhập trực tiếp yêu cầu của họ vào hệ thống. Điều này bao gồm lý do chi tiêu, người quản lý đã phê duyệt nó và thậm chí cả biên lai.
Tất cả những gì tài chính phải làm là xuất dữ liệu này sang các công cụ kế toán của họ. Không có dữ liệu nhập nào cả. Điều này giúp tiết kiệm cho các nhóm tài chính lên đến 5 ngày mỗi tháng và thu được 95% biên lai đúng hạn.
Tham khảo thêm tài liệu khóa học CFO, Kế toán trưởng của CleverCFO nhé cả nhà
docs.google.com
Khóa học CFO của CleverCFO mang tính chất ứng dụng thực tế, thực hành trên model, giúp các bạn ứng dụng ngay vào công việc.
CLEVERCFO CAM KẾT HOÀN TIỀN 100% SAU BUỔI HỌC ĐẦU TIÊN NẾU CẢ NHÀ KHÔNG HÀI LÒNG
=> KHÔNG CÓ RỦI RO
=> HÃY CHO MÌNH CƠ HỘI CHĂM LO TỐT HƠN CHO GIA ĐÌNH NHÉ.
Đây là 5 ưu tiên lớn nhất của phòng tài chính muốn làm để công việc trở nên thông minh hơn và hiệu quả hơn.
1. Giảm thiểu rủi ro tài chính
Ở nhiều công ty, đây là mục tiêu đầu tiên, thứ hai và thứ ba của nhóm tài chính. Bạn ở đó để đảm bảo rằng chi tiêu có trách nhiệm, các thành viên trong nhóm làm những gì họ phải làm và để giữ an toàn cho công ty.
Điều này không phải xảy ra một cách kỳ diệu. Dưới đây là hai nguyên tắc có giá trị cần tuân theo để đạt được nó
Tạo các quy trình dễ theo dõi
Bạn có bao giờ nhận thấy rằng các nhóm khác không quan tâm đến tiền bạc của công ty như bạn không? Có lẽ không phải vì họ không quan tâm đến công ty. Họ chỉ không biết các thủ tục chính xác và khó tìm thấy thông tin.
Phòng tài chính muốn các quy tắc; nhân viên muốn sự thuận tiện.
Vì vậy, bạn cần tạo ra các quy trình chi tiêu tự nhiên, đơn giản và giữ chúng đúng chính sách như một điều tất nhiên. Công cụ quản lý chi tiêu là một ví dụ điển hình. Khi một thành viên trong nhóm cần chi tiêu, họ chỉ cần đăng nhập vào nền tảng và làm theo các bước. Bạn xây dựng chính sách, giới hạn và phê duyệt vào hệ thống, vì vậy họ thậm chí không cần biết các quy tắc.
Xây dựng các phê duyệt của người quản lý thành các công cụ tài chính
Ví dụ tốt nhất về sự phê duyệt của người quản lý là chi tiêu của công ty. Bạn có nhân viên chi tiêu thay mặt công ty – trực tuyến bằng thẻ tín dụng. Và trong cả hai trường hợp, họ (về lý thuyết) phải có sự chấp thuận của người quản lý trước khi chi một xu.
Nhưng là một nhóm tài chính, bạn có rất ít quyền kiểm soát điều này.
Các phương pháp chi tiêu cổ điển – thẻ tín dụng và xác nhận chi phí – không được thiết kế với mục đích kiểm soát. Một khi người tiêu tiền có thẻ trong tay, bạn dựa vào sự trung thực và văn hóa công ty mạnh mẽ để tiếp tục chi tiêu trong tầm kiểm soát. Và điều tương tự đối với các khoản chi – bạn phải hy vọng rằng chúng tuân theo các quy tắc, nhưng bạn sẽ không biết cho đến khi có các báo cáo vào cuối tháng.
Đây là lý do tại sao chúng tôi đề xuất các công cụ tài chính – đặc biệt là các phương pháp chi tiêu – được tích hợp sẵn các phê duyệt. Ngay cả khi có thẻ trong tay, bạn thực sự có thể giữ lại tiền từ nhân viên cho đến khi người quản lý của họ “bật đèn xanh”. Điều này giúp các nhà quản lý kiểm soát ngân sách của họ và tài chính kiểm soát chi tiêu tổng thể.
Và điều này không nhất thiết phải trả giá bằng sự tự do của nhân viên.
Tham gia ngay Khóa học CFO của CleverCFO để giúp quản trị rủi ro tài chính cho công ty.
2. Giảm xích mích
Thông thường, mặt trái của kiểm soát là tự do. Bạn càng siết chặt chi tiêu của công ty, thì các thành viên khác trong nhóm càng phải cố gắng để thực sự tiêu tiền.
Ví dụ rõ ràng nhất về điều này là cách một số công ty bảo vệ thẻ công ty. Nếu một thành viên trong nhóm cần thanh toán trực tuyến – ví dụ như đăng ký phần mềm mới – thì họ phải đích thân đến phòng tài chính hoặc thậm chí là Giám đốc điều hành để lấy thẻ. Bằng cách này, người giữ thẻ có thể hỏi tất cả các câu hỏi mà họ cần trước khi tiền ra khỏi cửa.
Điều gì xảy ra nếu chủ thẻ không có mặt tại văn phòng? Điều gì sẽ xảy ra nếu họ quá bận và không buồn hỏi những câu hỏi quan trọng đó? Điều gì sẽ xảy ra nếu nhân viên cần thẻ không có mặt tại văn phòng?
Toàn bộ động thái này khiến công ty hoạt động chậm lại và dẫn đến tăng thêm thời gian phải gặp mặt nhau.
Sự thật là, nhân viên muốn tự chủ và được tin tưởng. Họ làm việc tốt nhất của họ khi họ cảm thấy tự do để đưa ra quyết định. Nhưng đồng thời, bạn không thể cấp cho mọi người quyền truy cập mở vào tài khoản ngân hàng và thẻ tín dụng của công ty.
Bạn cần một cách để cho phép nhân viên di chuyển nhanh chóng và đưa ra quyết định, nhưng với khả năng đặt giới hạn và dừng các giao dịch không mong muốn. Điều đó đúng với các phương pháp chi tiêu, nó là một quy tắc tốt cho tất cả các công cụ tài chính và nhân sự của bạn.
Cung cấp cho các thành viên trong nhóm quyền truy cập thực tế vào các hệ thống này nhưng có giới hạn để kiểm soát tài chính.
3. Giám sát chi tiêu kịp thời
Khả năng hiển thị và dữ liệu rất quan trọng đối với nhóm tài chính. Nếu mục tiêu chính của bạn là duy trì quyền kiểm soát tài chính của công ty, làm thế nào bạn có thể làm được điều đó nếu bạn chỉ thấy chi tiêu vào cuối tháng?
Hãy tự hỏi bản thân câu hỏi đơn giản này: tôi có biết rõ ràng là mỗi đội đã chi bao nhiêu trong tháng này không?
Câu trả lời thường là “không.” Hoặc tốt nhất, “đại loại.” Và trong nhiều trường hợp, vào thời điểm bạn biết các nhóm kinh doanh đã chi tiêu những gì, thì đã quá muộn để làm bất cứ điều gì về nó.
Để nhận dữ liệu kịp thời liên quan đến hai yếu tố:
Sử dụng các phương thức thanh toán được xây dựng cho các nhóm tài chính hiện đại
Như chúng ta đã thấy, các chi phí truyền thống là một vấn đề vì bạn không biết những gì đã được chi cho đến khi yêu cầu được gửi. Thẻ tín dụng cũng tương tự như vậy, đặc biệt là khi bạn có các khoản thanh toán định kỳ – bạn có thể đã cam kết thực hiện các giao dịch chưa được xử lý và không có ý kiến gì.
Phòng tài chính cần dữ liệu về tất cả chi tiêu hoạt động có sẵn cùng một lúc, ở một nơi. Trên thực tế, điều này yêu cầu các phương thức thanh toán được kết nối với hệ thống hoặc nền tảng trung tâm. Bằng cách này, bạn có thể thấy chi tiêu diễn ra, từ bất kỳ đâu.
Tham khảo khóa học Power BI online để giúp xử lý data lớn và từ nhiều nguồn để giúp công việc hiệu quả và tiết kiệm thời gian hơn.
4. Tiết kiệm thời gian và thu thập dữ liệu tài chính chính xác
Sẽ tốt hơn nếu bạn không phải nhập đi nhập lại cùng một dữ liệu phải không? Trên hết, bạn cũng có thể đảm bảo rằng dữ liệu bạn có được ghi lại chính xác hơn, mà không cần phải kiểm tra hai lần và ba lần. Và theo thời gian, chất lượng dữ liệu nói chung được cải thiện đáng kể.
Những gì bạn cần là tự động hóa. Và đặc biệt, tự động hóa một số quy trình chi tiêu tẻ nhạt cụ thể:
Yêu cầu báo cáo chi phí
Chúng tôi không phải là người thích báo cáo chi phí. Nhưng nếu bạn định sử dụng chúng, tốt nhất bạn nên giảm thiểu số lượng quản trị viên phụ trách chúng. Thay vì yêu cầu nhân viên điền vào một trang tính Excel, gửi nó cho người quản lý của họ để phê duyệt, sau đó chuyển nó đến phòng tài chính (người sau đó phải nhập tất cả các chi tiết theo cách thủ công), sẽ không tốt hơn nếu họ sử dụng các công cụ đã được thiết kế sẵn theo yêu cầu?
Các công cụ hiện đại cho phép người dùng nhập trực tiếp yêu cầu của họ vào hệ thống. Điều này bao gồm lý do chi tiêu, người quản lý đã phê duyệt nó và thậm chí cả biên lai.
Tất cả những gì tài chính phải làm là xuất dữ liệu này sang các công cụ kế toán của họ. Không có dữ liệu nhập nào cả. Điều này giúp tiết kiệm cho các nhóm tài chính lên đến 5 ngày mỗi tháng và thu được 95% biên lai đúng hạn.
5 mục tiêu của phòng tài chính cho năm 2021 hiệu quả - CLEVERCFO EDUCATION
Chúng tôi đã nói chuyện với vô số nhóm tài chính và giám đốc tài chính (CFO), những người đang thực hiện những thay đổi nghiêm túc đối với cách họ kinh doanh. Và chúng tôi muốn biết mục tiêu mới của họ sẽ là gì. Đây là 5 ưu tiên lớn nhất của phòng
clevercfo.com
Tham khảo thêm tài liệu khóa học CFO, Kế toán trưởng của CleverCFO nhé cả nhà
ĐĂNG KÝ NHẬN TÀI LIỆU THAM KHẢO CHƯƠNG TRÌNH CFO
Bạn thân mến, Cảm ơn bạn đã quan tâm đến chương trình đào tạo giám đốc tài chính chuyên nghiệp của chúng tôi. Vui lòng cung cấp một số thông tin cơ bản, chúng tôi sẽ liên lạc và gởi tài liệu qua email. Trân trọng, Hồ Xuân Thiên Hà (Ms.) General Manager Hotline: 0903.110.120
docs.google.com
Khóa học CFO của CleverCFO mang tính chất ứng dụng thực tế, thực hành trên model, giúp các bạn ứng dụng ngay vào công việc.
CLEVERCFO CAM KẾT HOÀN TIỀN 100% SAU BUỔI HỌC ĐẦU TIÊN NẾU CẢ NHÀ KHÔNG HÀI LÒNG
=> KHÔNG CÓ RỦI RO
=> HÃY CHO MÌNH CƠ HỘI CHĂM LO TỐT HƠN CHO GIA ĐÌNH NHÉ.
