Quản lý dòng tiền kém là một trong những nguyên nhân hàng đầu khiến các doanh nghiệp nhỏ thất bại.
Câu ngạn ngữ cổ “tiền mặt là vua” vẫn đúng cho đến ngày nay. Đó là mạch máu của bất kỳ doanh nghiệp nào và là một trong những điều quan trọng nhất mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần lưu ý.
Vì vậy, trong bài viết này, chúng tôi liệt kê 12 chiến lược quản lý dòng tiền mà bạn có thể sử dụng như một phần của kế hoạch tài chính của mình.
Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ mắc sai lầm khi chỉ tập trung vào lợi nhuận và doanh số mà không quan tâm nhiều đến vốn lưu động của họ.
Tuy nhiên, nếu không có tiền mặt, những số liệu đó không phải lúc nào cũng vẽ nên bức tranh chính xác về tình hình tài chính của công ty bạn. Hoàn toàn có thể xảy ra trường hợp một doanh nghiệp có lợi nhuận gặp khó khăn vì một thực tế đơn giản là tiền mặt ra nhiều hơn tiền vào.
Nếu không có một lượng vốn lưu động tốt, các doanh nghiệp nhỏ sẽ khó tận dụng được các cơ hội tăng trưởng mới.
Theo khảo thêm clip về quản trị vốn lưu động do thầy Trần Tuấn chia sẻ ạ
Hiểu đúng về mục tiêu và phương pháp quản trị vốn lưu động
Có một chiến lược quản lý dòng tiền tốt là điều cần thiết để thành công trong kinh doanh của bạn.
Nếu bạn thiếu tiền mặt, tài chính của bạn có thể mất kiểm soát, để lại cho bạn những con số bán hàng tuyệt vời nhưng một đống hóa đơn chưa thanh toán và các chủ nợ đang gõ cửa nhà bạn.
Tại sao bạn cần một chiến lược quản lý dòng tiền
Chìa khóa để quản lý tiền mặt hiệu quả là hiểu đầy đủ một số thuật ngữ chính. Dòng tiền về cơ bản là sự di chuyển của các khoản tiền vào và ra khỏi doanh nghiệp của bạn.
Có hai loại dòng tiền – dòng tiền dương và dòng tiền âm. Dòng tiền dương là khi số tiền vào doanh nghiệp của bạn từ các hoạt động bán hàng hoặc tài chính lớn hơn số tiền ra khỏi doanh nghiệp của bạn dưới dạng chi phí, tiền lương và các khoản phải trả.
Dòng tiền âm thì ngược lại. Đó là khi số tiền ra đi lớn hơn số tiền bạn nhận được. Vấn đề với điều này là bạn không có tiền mặt để trả lương cho nhân viên, mua vật liệu, đầu tư…
Trường hợp nhiều doanh nghiệp trượt dốc là do chỉ nhìn vào lợi nhuận. Lợi nhuận và dòng tiền là hai thứ khác nhau, vì vậy nếu bạn chỉ xem xét báo cáo lãi và lỗ, bạn sẽ thiếu thông tin quan trọng.
Việc lập hóa đơn cho khách hàng sẽ được tính vào doanh số bán hàng của bạn, nhưng cho đến khi bạn nhận được số tiền mặt đó (có thể là vài tháng) thì việc bán hàng đó vẫn chưa ảnh hưởng đến dòng tiền của bạn.
Việc thanh toán trễ là một vấn đề lớn đối với các doanh nghiệp, điều đó có nghĩa là nhiều công ty đã phải vật lộn để tồn tại vì họ chỉ đơn giản là không có đủ thanh khoản.
Ví dụ, sự thất bại của Carillion trong năm 2018 là vì vấn đề dòng tiền. Họ chỉ nắm giữ 29 triệu bảng tiền mặt trong khi nợ các ngân hàng hơn 1,3 tỷ bảng.
Đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải có chiến lược quản lý dòng tiền để kiểm soát tiền mặt của bạn.
1. Tiến hành phân tích dòng tiền thường xuyên
Bước đầu tiên để quản lý dòng tiền của bạn là tiến hành phân tích dòng tiền thường xuyên. Điều quan trọng là phải biết doanh nghiệp của bạn đứng ở đâu về mặt dòng tiền, vì vậy hãy cố gắng thực hiện việc này đều đặn trong năm. Điều này có thể là hàng tháng hoặc hàng quý hoặc thường xuyên như bạn muốn.
Một cách dễ dàng để làm điều này là sử dụng phần mềm kế toán trực tuyến. Phần mềm kế toán giúp dễ dàng đối chiếu các tài khoản của bạn và tạo báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Lợi thế của việc sử dụng báo cáo lưu chuyển tiền tệ là bạn có thể xác định bất kỳ vấn đề nào về dòng tiền hoặc sử dụng thông tin đó để tạo ngân sách tiền mặt trong tương lai.
Điều tuyệt vời của nhiều phần mềm kế toán là nó sẽ tự động liệt kê các giao dịch nếu được kết nối với tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp bạn. Điều này cho phép bạn làm việc với thông tin cập nhật nhất quán. Với các giao dịch cập nhật, bạn có thể có được bức tranh rõ ràng về dòng tiền của mình bất cứ lúc nào.
2. Cắt giảm chi phí
Nếu bạn nhận thấy trong phân tích dòng tiền của mình rằng các khoản chi ra nhiều hơn các khoản thu nhập của mình, có thể đã đến lúc cắt giảm. Việc cắt giảm những khoản chi không cần thiết sẽ giúp cân bằng phần nào quy mô.
Thực hiện cắt giảm không bao giờ là một điều dễ dàng để làm trong kinh doanh. Bước đầu tiên là xác định tất cả các chi phí kinh doanh của bạn và sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên. Bạn có thể thấy có những thứ bạn đơn giản là không thể cắt giảm, nhưng bạn có thể thấy những thứ có thể cắt giảm.
Những thứ khác trong danh sách chi phí của bạn có thể chỉ cần một cách tiếp cận khác hoặc một giải pháp thay thế rẻ hơn. Ví dụ, nếu bạn đang chi nhiều cho chi phí in ấn, thì việc làm cho văn phòng của bạn không có giấy có thể là một cách để cắt giảm đơn giản. Các biện pháp khác quyết liệt hơn có thể bao gồm chuyển đến một văn phòng rẻ hơn hoặc thậm chí trở thành một công ty hoạt động từ xa.
Một giải pháp thay thế ngắn hạn khác là tài trợ cho các đơn đặt hàng nếu bạn chỉ cần thêm vài ngày để thanh toán. Bạn có thể thực hiện việc này trực tiếp với các nhà cung cấp của mình nếu có thể hoặc sử dụng hạn mức tín dụng.
Đăng ký ngay khóa học CFO, kế toán trưởng của CleverCFO để giúp bạn lập kế hoạch và quản trị dòng tiền ngay cho công ty.
3. Giải quyết các khoản thanh toán trễ với một khuyến khích
Một trong những chiến lược tốt nhất mà bạn có thể sử dụng để cải thiện dòng tiền và giảm các khoản phải thu là có một quy trình mạnh mẽ để theo dõi các khoản thanh toán chậm. Thanh toán trễ là một vấn đề mà hầu hết các doanh nghiệp nhỏ sẽ phải đối mặt vào một thời điểm nào đó, nhưng có một số cách bạn có thể thử để giảm bớt những điều này.
Một chiến thuật bao gồm có phần thưởng thanh toán sớm tạo động lực cho khách hàng thanh toán sớm, thay vì đợi đến phút cuối cùng.
Ngoài ra, một số doanh nghiệp bao gồm phí trả chậm như một biện pháp ngăn chặn việc trả chậm. Sử dụng một trong hai hoặc cả hai chiến thuật này có thể giúp quản lý dòng tiền của bạn dễ dàng hơn rất nhiều và giảm thời gian nhận tiền của bạn.
4. Giúp khách hàng thanh toán dễ dàng hơn
Ngoài các biện pháp khuyến khích và ngăn cản, một chiến lược khác để cải thiện dòng tiền của bạn một cách nhanh chóng là giúp khách hàng thanh toán dễ dàng hơn. Lý tưởng nhất là bạn muốn khách hàng có thể thanh toán cho bạn nhanh nhất và dễ dàng nhất có thể.
Với nhiều phần mềm kế toán, bạn có thể tạo hóa đơn có nút ‘Thanh toán ngay’ trên đó. Đây là phương pháp một cú nhấp chuột để khách hàng thanh toán trực tiếp thông qua hóa đơn, giúp tiết kiệm thời gian cho mọi người và doanh nghiệp của bạn nhận được nhiều khoản phải thu hơn bạn muốn.
Một cách khác để thực hiện thanh toán dễ dàng hơn là cung cấp các gói thanh toán. Khách hàng có thể có xu hướng thanh toán nhanh nếu có gói thanh toán dễ quản lý hơn mà họ có thể sử dụng. Nếu bạn làm điều này, bạn có thể sẽ phải tính một khoản phí lãi suất nhỏ.
5. Thiết lập lời nhắc thanh toán tự động
Đôi khi mọi người chỉ đơn giản là quên thanh toán. Nếu khách hàng của bạn là doanh nghiệp, họ có thể sẽ bận rộn với hàng trăm thứ khác và có một danh sách dài những người phải trả tiền.
Để tránh hóa đơn của bạn bị thất lạc trong hàng loạt email, bạn có thể thiết lập nhắc nhở thanh toán tự động với hầu hết các phần mềm kế toán.
Thao tác này sẽ gửi một email tự động vào khoảng thời gian bạn chọn để nhắc nhở khách hàng về một hóa đơn quá hạn. Đó là một bước đơn giản có thể giúp giảm các khoản thanh toán trễ và giúp bạn xử lý các khoản phải thu của mình.
Ngoài ra, một chiến lược tuyệt vời để sử dụng là kiểm tra xếp hạng tín dụng của bất kỳ khách hàng mới nào đặt hàng lớn. Nếu họ có tín dụng kém, họ cũng có thể có số dư tiền mặt kém nên bạn có thể không được thanh toán hoặc hoàn thành đơn hàng lớn của họ.
Câu ngạn ngữ cổ “tiền mặt là vua” vẫn đúng cho đến ngày nay. Đó là mạch máu của bất kỳ doanh nghiệp nào và là một trong những điều quan trọng nhất mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần lưu ý.
Vì vậy, trong bài viết này, chúng tôi liệt kê 12 chiến lược quản lý dòng tiền mà bạn có thể sử dụng như một phần của kế hoạch tài chính của mình.
Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ mắc sai lầm khi chỉ tập trung vào lợi nhuận và doanh số mà không quan tâm nhiều đến vốn lưu động của họ.
Tuy nhiên, nếu không có tiền mặt, những số liệu đó không phải lúc nào cũng vẽ nên bức tranh chính xác về tình hình tài chính của công ty bạn. Hoàn toàn có thể xảy ra trường hợp một doanh nghiệp có lợi nhuận gặp khó khăn vì một thực tế đơn giản là tiền mặt ra nhiều hơn tiền vào.
Nếu không có một lượng vốn lưu động tốt, các doanh nghiệp nhỏ sẽ khó tận dụng được các cơ hội tăng trưởng mới.
Theo khảo thêm clip về quản trị vốn lưu động do thầy Trần Tuấn chia sẻ ạ
Hiểu đúng về mục tiêu và phương pháp quản trị vốn lưu động
Có một chiến lược quản lý dòng tiền tốt là điều cần thiết để thành công trong kinh doanh của bạn.
Nếu bạn thiếu tiền mặt, tài chính của bạn có thể mất kiểm soát, để lại cho bạn những con số bán hàng tuyệt vời nhưng một đống hóa đơn chưa thanh toán và các chủ nợ đang gõ cửa nhà bạn.
Tại sao bạn cần một chiến lược quản lý dòng tiền
Chìa khóa để quản lý tiền mặt hiệu quả là hiểu đầy đủ một số thuật ngữ chính. Dòng tiền về cơ bản là sự di chuyển của các khoản tiền vào và ra khỏi doanh nghiệp của bạn.
Có hai loại dòng tiền – dòng tiền dương và dòng tiền âm. Dòng tiền dương là khi số tiền vào doanh nghiệp của bạn từ các hoạt động bán hàng hoặc tài chính lớn hơn số tiền ra khỏi doanh nghiệp của bạn dưới dạng chi phí, tiền lương và các khoản phải trả.
Dòng tiền âm thì ngược lại. Đó là khi số tiền ra đi lớn hơn số tiền bạn nhận được. Vấn đề với điều này là bạn không có tiền mặt để trả lương cho nhân viên, mua vật liệu, đầu tư…
Trường hợp nhiều doanh nghiệp trượt dốc là do chỉ nhìn vào lợi nhuận. Lợi nhuận và dòng tiền là hai thứ khác nhau, vì vậy nếu bạn chỉ xem xét báo cáo lãi và lỗ, bạn sẽ thiếu thông tin quan trọng.
Việc lập hóa đơn cho khách hàng sẽ được tính vào doanh số bán hàng của bạn, nhưng cho đến khi bạn nhận được số tiền mặt đó (có thể là vài tháng) thì việc bán hàng đó vẫn chưa ảnh hưởng đến dòng tiền của bạn.
Việc thanh toán trễ là một vấn đề lớn đối với các doanh nghiệp, điều đó có nghĩa là nhiều công ty đã phải vật lộn để tồn tại vì họ chỉ đơn giản là không có đủ thanh khoản.
Ví dụ, sự thất bại của Carillion trong năm 2018 là vì vấn đề dòng tiền. Họ chỉ nắm giữ 29 triệu bảng tiền mặt trong khi nợ các ngân hàng hơn 1,3 tỷ bảng.
Đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải có chiến lược quản lý dòng tiền để kiểm soát tiền mặt của bạn.
1. Tiến hành phân tích dòng tiền thường xuyên
Bước đầu tiên để quản lý dòng tiền của bạn là tiến hành phân tích dòng tiền thường xuyên. Điều quan trọng là phải biết doanh nghiệp của bạn đứng ở đâu về mặt dòng tiền, vì vậy hãy cố gắng thực hiện việc này đều đặn trong năm. Điều này có thể là hàng tháng hoặc hàng quý hoặc thường xuyên như bạn muốn.
Một cách dễ dàng để làm điều này là sử dụng phần mềm kế toán trực tuyến. Phần mềm kế toán giúp dễ dàng đối chiếu các tài khoản của bạn và tạo báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Lợi thế của việc sử dụng báo cáo lưu chuyển tiền tệ là bạn có thể xác định bất kỳ vấn đề nào về dòng tiền hoặc sử dụng thông tin đó để tạo ngân sách tiền mặt trong tương lai.
Điều tuyệt vời của nhiều phần mềm kế toán là nó sẽ tự động liệt kê các giao dịch nếu được kết nối với tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp bạn. Điều này cho phép bạn làm việc với thông tin cập nhật nhất quán. Với các giao dịch cập nhật, bạn có thể có được bức tranh rõ ràng về dòng tiền của mình bất cứ lúc nào.
2. Cắt giảm chi phí
Nếu bạn nhận thấy trong phân tích dòng tiền của mình rằng các khoản chi ra nhiều hơn các khoản thu nhập của mình, có thể đã đến lúc cắt giảm. Việc cắt giảm những khoản chi không cần thiết sẽ giúp cân bằng phần nào quy mô.
Thực hiện cắt giảm không bao giờ là một điều dễ dàng để làm trong kinh doanh. Bước đầu tiên là xác định tất cả các chi phí kinh doanh của bạn và sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên. Bạn có thể thấy có những thứ bạn đơn giản là không thể cắt giảm, nhưng bạn có thể thấy những thứ có thể cắt giảm.
Những thứ khác trong danh sách chi phí của bạn có thể chỉ cần một cách tiếp cận khác hoặc một giải pháp thay thế rẻ hơn. Ví dụ, nếu bạn đang chi nhiều cho chi phí in ấn, thì việc làm cho văn phòng của bạn không có giấy có thể là một cách để cắt giảm đơn giản. Các biện pháp khác quyết liệt hơn có thể bao gồm chuyển đến một văn phòng rẻ hơn hoặc thậm chí trở thành một công ty hoạt động từ xa.
Một giải pháp thay thế ngắn hạn khác là tài trợ cho các đơn đặt hàng nếu bạn chỉ cần thêm vài ngày để thanh toán. Bạn có thể thực hiện việc này trực tiếp với các nhà cung cấp của mình nếu có thể hoặc sử dụng hạn mức tín dụng.
Đăng ký ngay khóa học CFO, kế toán trưởng của CleverCFO để giúp bạn lập kế hoạch và quản trị dòng tiền ngay cho công ty.
3. Giải quyết các khoản thanh toán trễ với một khuyến khích
Một trong những chiến lược tốt nhất mà bạn có thể sử dụng để cải thiện dòng tiền và giảm các khoản phải thu là có một quy trình mạnh mẽ để theo dõi các khoản thanh toán chậm. Thanh toán trễ là một vấn đề mà hầu hết các doanh nghiệp nhỏ sẽ phải đối mặt vào một thời điểm nào đó, nhưng có một số cách bạn có thể thử để giảm bớt những điều này.
Một chiến thuật bao gồm có phần thưởng thanh toán sớm tạo động lực cho khách hàng thanh toán sớm, thay vì đợi đến phút cuối cùng.
Ngoài ra, một số doanh nghiệp bao gồm phí trả chậm như một biện pháp ngăn chặn việc trả chậm. Sử dụng một trong hai hoặc cả hai chiến thuật này có thể giúp quản lý dòng tiền của bạn dễ dàng hơn rất nhiều và giảm thời gian nhận tiền của bạn.
4. Giúp khách hàng thanh toán dễ dàng hơn
Ngoài các biện pháp khuyến khích và ngăn cản, một chiến lược khác để cải thiện dòng tiền của bạn một cách nhanh chóng là giúp khách hàng thanh toán dễ dàng hơn. Lý tưởng nhất là bạn muốn khách hàng có thể thanh toán cho bạn nhanh nhất và dễ dàng nhất có thể.
Với nhiều phần mềm kế toán, bạn có thể tạo hóa đơn có nút ‘Thanh toán ngay’ trên đó. Đây là phương pháp một cú nhấp chuột để khách hàng thanh toán trực tiếp thông qua hóa đơn, giúp tiết kiệm thời gian cho mọi người và doanh nghiệp của bạn nhận được nhiều khoản phải thu hơn bạn muốn.
Một cách khác để thực hiện thanh toán dễ dàng hơn là cung cấp các gói thanh toán. Khách hàng có thể có xu hướng thanh toán nhanh nếu có gói thanh toán dễ quản lý hơn mà họ có thể sử dụng. Nếu bạn làm điều này, bạn có thể sẽ phải tính một khoản phí lãi suất nhỏ.
5. Thiết lập lời nhắc thanh toán tự động
Đôi khi mọi người chỉ đơn giản là quên thanh toán. Nếu khách hàng của bạn là doanh nghiệp, họ có thể sẽ bận rộn với hàng trăm thứ khác và có một danh sách dài những người phải trả tiền.
Để tránh hóa đơn của bạn bị thất lạc trong hàng loạt email, bạn có thể thiết lập nhắc nhở thanh toán tự động với hầu hết các phần mềm kế toán.
Thao tác này sẽ gửi một email tự động vào khoảng thời gian bạn chọn để nhắc nhở khách hàng về một hóa đơn quá hạn. Đó là một bước đơn giản có thể giúp giảm các khoản thanh toán trễ và giúp bạn xử lý các khoản phải thu của mình.
Ngoài ra, một chiến lược tuyệt vời để sử dụng là kiểm tra xếp hạng tín dụng của bất kỳ khách hàng mới nào đặt hàng lớn. Nếu họ có tín dụng kém, họ cũng có thể có số dư tiền mặt kém nên bạn có thể không được thanh toán hoặc hoàn thành đơn hàng lớn của họ.
12 Chiến lược Quản lý Dòng tiền Hiệu quả cho doanh nghiệp vừa và nhỏ - CLEVERCFO EDUCATION
Quản lý dòng tiền kém là một trong những nguyên nhân hàng đầu khiến các doanh nghiệp nhỏ thất bại. Câu ngạn ngữ cổ “tiền mặt là vua” vẫn đúng cho đến ngày nay. Đó là mạch máu của bất kỳ doanh nghiệp nào và là một trong những điều quan trọng nhất mà các
clevercfo.com
