Ðề: Xin bản mẫu dự thảo công tác phí ????
QUYẾT ĐỊNH
(V/v: Ban hành quy định về chế độ công tác phí)
CHƯƠNG I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh
- Chế độ này quy định định mức công tác phí đối với tất cả cán bộ nhân viên đang làm việc tại Công ty TNHH MTV ........, được các cấp có thẩm quyền cử đi công tác trong và ngoài nước (nếu có).
- Đối với một số trường hợp đặc biệt, chế độ công tác phí và các trợ cấp có thể được áp dụng theo các quy định khác do Giám Đốc Công Ty ban hành.
Điều 2. Giải thích các khoản công tác phí :
Công tác phí bao gồm các loại chi phí thường xuyên và phổ biến sau đây:
1-“Chi phí đi lại” là khoản tiền chi mua vé máy bay, vé tàu, vé xe, tiền thuê phương tiện đi lại và các khoản chi phí hợp lệ khác phục vụ cho nhu cầu công tác.
2- “Chi phí lưu trú” là tiền phòng ngủ (không bao gồm các dịch vụ của khách sạn cung cấp) đối với những trường hợp đi công tác từ 01 ngày trở lên, không kể thời gian đi trên máy bay, tàu lửa, các phương tiện đi lại khác trong thời gian đi công tác.
4- “Phụ cấp công tác phí” là khoản chi nhằm hỗ trợ cho cán bộ nhân viên Công ty khi đi công tác có thêm tiền để trả đủ mức ăn bình thường hàng ngày và các dịch vụ tối thiểu phục vụ cho sinh hoạt cá nhân hàng ngày trong thời gian công tác.
5- “Chi phí giao dịch” là khoản chi phí chiêu đãi khách mời của Công ty.
6- “Chi phí khác” là khoản chi phí cho việc gởi Fax, Internet, thư từ vì mục đích công vụ, chi phí in ấn, sao chụp tài liệu phục vụ cho chuyến đi công tác.
Điều 3. Các nguyên tắc chung
1 - Những người được cử đi công tác tuyệt đối không được xem công tác phí là khoản thu nhập của bản thân hoặc để kết hợp giải quyết những nhu cầu riêng tư không có liên quan gì đến mục đích yêu cầu và nội dung chuyến đi công tác.
2 - Trường hợp cán bộ nhân viên đi công tác mà phía mời chỉ đài thọ một phần các khoản chi phí thì phần còn lại sẽ được thanh toán theo quy định tại chương II Quy chế này.
3 - Công tác phí chỉ được thanh toán tối đa bằng định mức được quy định trong quy chế này (trừ một số trường hợp đặc biệt phải được Giám Đốc chấp thuận thì được thanh toán vượt định mức). Hạn mức công tác phí quy định tại Quy Chế này có thể được Giám Đốc xem xét điều chỉnh lại cho phù hợp mỗi năm một lần.
4 - Người nào chưa nộp báo cáo thanh toán tiền công tác phí tạm ứng chuyến trước thì không được xét tạm ứng công tác phí cho chuyến kế tiếp.
5 - Các định mức chi phí nêu tại Quy Chế này bao gồm cả phần thuế GTGT và các khoản thuế khác (nếu có).
6. Khi có nhu cầu tiếp khách phải xin ý kiến chấp thuận của Giám Đốc trước bằng văn bản. Trong trường hợp gấp thì phải xin ý kiến qua điện thoại nhưng sau đó phải có văn bản bổ sung. Phải dự toán trước mức chi phí và được Giám đốc duyệt.
CHƯƠNG II
CHẾ ĐỘ CÔNG TÁC PHÍ
Điều 4. Phân hạng thụ hưởng công tác phí
Đối tượng thụ hưởng các khoản công tác phí được phân thành các hạng sau đây:
- Hạng A: Những người giữ chức vụ quản lý trong Công ty, bao gồm: Giám đốc, các Phó Giám đốc, Kế toán trưởng.
- Hạng B: Chuyên viên, kinh tế viên, kỹ sư, bao gồm: Kế toán, nhân viên kinh doanh, kỹ sư…những người có trình độ đại học trở lên.
- Hạng C: Tất cả các nhân viên còn lại của Công ty.
CHẾ ĐỘ CÔNG TÁC PHÍ TRONG NƯỚC
Điều 5: Hạn mức công tác phí cho cán bộ hạng A
1. Chi phí đi lại : thanh toán theo thực tế căn cứ vào vé máy bay – vé tàu – vé xe.
2. Chi phí lưu trú: được thanh toán theo hóa đơn thực tế phát sinh nhưng không được vượt quá 120.000 đ/ ngày/ người. Trường hợp không có hóa đơn thì sẽ được thanh toán theo mức khoán 50.000 đ/ ngày/ người.
3. Phụ cấp công tác phí: mức chi hỗ trợ là 100.000 đồng/người/ngày. (Bao gồm ăn uống)
4. Chi phí giao dịch: không quá 2.000.000 đồng cho mỗi lần công tác.
5. Chi phí khác: thanh toán theo thực tế phát sinh và hợp lý.
Điều 6. Hạn mức công tác phí cho cán bộ hạng B
1. Chi phí đi lại: thanh toán theo thực tế căn cứ vào vé máy bay – vé tàu - vé xe.
2. Chi phí lưu trú: được thanh toán theo hoá đơn thực tế phát sinh nhưng không được vượt quá 100.000 đ/ ngày/ người. Trường hợp không có hóa đơn thì sẽ được thanh toán theo mức khoán 50.000 đ/ ngày/ người.
3. Phụ cấp công tác phí: mức chi hỗ trợ là 80.000 đồng/người/ngày. (Bao gồm ăn uống)
4. Chi phí giao dịch: thanh toán theo thực tế sau khi được Giám Đốc phê duyệt nhưng tối đa không được quá 1.500.000 đồng.
5. Chi phí khác: thanh toán theo thực tế phát sinh và hợp lý.
Điều 7. Hạn mức công tác phí cho cán bộ hạng C
1. Chi phí đi lại: thanh toán theo thực tế căn cứ vào vé tàu – vé xe; Chỉ được thanh toán vé máy bay khi trước đó được sự phê duyệt của Ban Giám Đốc.
2. Chi phí lưu trú: được thanh toán theo hoá đơn thực tế phát sinh nhưng không được vượt quá 80.000 đ/ngày/ người. Trường hợp không có hóa đơn thì sẽ được thanh toán theo mức khoán 40.000 đ/ ngày/ người.
3. Phụ cấp công tác phí: mức chi hỗ trợ là 60.000 đồng/người/ngày. (Bao gồm ăn uống)
4. Chi phí giao dịch: thanh toán theo thực tế phát sinh sau khi Giám Đốc phê duyệt.
5. Chi phí khác: thanh toán theo thực tế phát sinh và hợp lý.
6. Hạn mức khoán công tác phí sử dụng xe gắn máy cá nhân: (bao gồm tiền xăng và tiền gửi xe).
+ Phụ cấp công tác phí:
* Đối với người đi công tác khu vực Tp.HCM từ 06-09 laàn trong moät thaùng thì ñöôïc hoã trôï 50.000 ñ.
* Đối với người đi công tác khu vực TP HCM thường xuyên từ 10 đến tối đa 15 lần trong 1 tháng thì được hỗ trợ 100.000 đồng/người/tháng.
* Đối với những người đi công tác khu vực TP HCM thường xuyên từ 16 lần trở lên trong 1 tháng thì được hỗ trợ 150.000 đồng/người/tháng.
+ Đối với CNV đi công tác các tỉnh lân cận TP HCM, đi – về trong ngày được hỗ trợ 50.000 đồng/ngày.
Bảng: Bảng hạn mức chi phí sử dụng xe gắn máy cá nhân
Khu vực công tác Số lần đi công tác Ghi chú
Từ 06 – 09 lần Từ 10 – 15 lần Từ 16 lần trở lên
Khu vực Tp.HCM 50.000 đ 100.000 đ 150.000 đ
Các tỉnh lân cận Đi về trong ngày 50.000 đ/ một lần đi
CHẾ ĐỘ CÔNG TÁC PHÍ Ở NƯỚC NGOÀI
Điều 8. Hạn mức công tác phí cho cán bộ
1. Chi phí đi lại: chi phí vé máy bay và chi phí thuê phương tiện đi lại được thanh toán theo thực tế được duyệt bởi cấp có thẩm quyền cử đi công tác.
2. Chi phí lưu trú: được thanh toán theo thực tế được duyệt bởi cấp có thẩm quyền cử đi công tác.
3. Phụ cấp công tác phí: (Bao gồm chi phí ăn uống) được chi hỗ trợ theo các mức sau:
a. Hạng A: mức chi hỗ trợ là 60 USD/người/ngày.
b. Hạng B: mức chi hỗ trợ là 50 USD/người/ngày
c. Hạng C: mức chi hỗ trợ là 40 USD/người/ngày.
4. Chi phí giao dịch: thanh toán theo chứng từ thực tế.
5. Chi phí khác: thanh toán theo chứng từ thực tế và hợp lý
CHƯƠNG III
THỦ TỤC TẠM ỨNG & THANH TOÁN CÔNG TÁC PHÍ
Điều 9. Thủ tục và thẩm quyền tạm ứng công tác phí
- Cán bộ nhân viên đi công tác căn cứ vào thời gian dự kiến có trách nhiệm lập Giấy đề nghị tạm ứng công tác phí theo hạn mức quy định của Quy chế này.
- Giám Đốc (hoặc Phó Giám Đốc được ủy quyền) có thẩm quyền duyệt chi tạm ứng công tác phí cho cán bộ nhân viên trực thuộc.
- Kế toán trưởng có trách nhiệm kiểm tra thủ tục và hạn mức tạm ứng công tác phí trước khi ứng chi.
Điều 10. Thủ tục thanh toán công tác phí tạm ứng
- Cán bộ, nhân viên đi công tác về phải làm thủ tục thanh tóan tạm ứng theo mẫu ấn định trong vòng 48 giờ (không tính thứ bảy, chủ nhật và các ngày lễ) kể từ giờ kết thúc chuyến công tác trở về lại Công Ty. Báo cáo thanh toán tiền tạm ứng phải kèm theo đầy đủ các chứng từ (bao gồm hóa đơn tài chính, hóa đơn bán lẻ, phiếu thu....) theo quy định của Pháp luật để có thể chứng minh chi phí thực tế phát sinh trong chuyến công tác.
- Đối với các khoản chi phí đã có quy định hạn mức trong bản Quy chế này thì mức chi tối đa được đề nghị thanh toán phải nằm trong phạm vi quy định.
- Đối với các khoản không quy định hạn mức trong bản Quy Chế này thì mức tối đa xin được thanh toán là mức chi tiêu thực tế và hợp lý có chứng từ kèm theo.
- Đối với các chuyến đi công tác từ 2 người trở lên thì báo cáo thanh toán tiền tạm ứng phải do người giữ tiền thiết lập và phải có chữ ký xác nhận của người cử đi công tác.
Điều 11. Trình tự kiểm tra xét duyệt thanh toán công tác phí tạm ứng
- Phòng Hành chính - Kế toán có trách nhiệm kiểm tra nội dung các khoản chi với các chứng từ kèm theo xem có hợp lý, hợp lệ không.
- Kế Toán Trưởng phải có ý kiến xác nhận và là người có trách nhiệm kiểm tra sau cùng về tính hợp lý, hợp lệ của công tác phí thực tế phát sinh so với định mức được quy định tại Quy chế này trước khi trình cấp có thẩm quyền duyệt chi thanh toán.
Điều 12. Thẩm quyền duyệt thanh toán công tác phí
- Cấp có thẩm quyền duyệt thanh toán công tác phí là Giám đốc hoặc Phó Giám đốc được ủy quyền.
- Đối với các khoản công tác phí đã quy định hạn mức cho mỗi hạng cán bộ - nhân viên thì không chấp nhận trường hợp chi vượt mức quy định. Trường hợp chi vượt mức quy định phải được thu hồi nhập quỹ ngay sau khi duyệt thanh toán tiền tạm ứng hoặc trừ vào tiền lương trong kỳ thanh toán tiền lương gần nhất.
- Trong một số ít trường hợp cá biệt, chỉ có Giám đốc mới có quyền quyết định thanh toán vượt hạn mức quy định của bản Quy Chế này.
Điều 13. Chế độ hóa đơn chứng từ
- Chi phí đi lại, chi phí lưu trú, chi phí giao dịch và chi phí khác được quy định trong Quy Chế này được duyệt thanh toán khi đảm bảo đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ.
- Các chi phí liên quan đến thông tin liên lạc phải có các hóa đơn hợp lệ của những đơn vị cung cấp dịch vụ như bưu điện, Công ty chuyển phát nhanh EMS....Trường hợp sử dụng phương tiện liên lạc tại khách sạn nơi ở thì không được ghi chung vào hóa đơn chi phí lưu trú.
- Phòng Hành Chính – Kế Toán có trách nhiệm hướng dẫn chế độ hóa đơn chứng từ cụ thể đối với các khoản công tác phí phát sinh trong nước cũng như tại nước ngoài cho phù hợp với quy định của Luật thuế hiện hành.
** Ghi chú:
- Đối với các khoản công tác phí có hóa đơn, chứng từ hợp lý, hợp lệ thì sẽ được thanh toán theo hóa đơn, chứng từ đó nhưng không được vượt quá mức quy định, chỉ khi nào có sự đồng ý của của giám đốc mới được phép chi vượt mức quy định.
- Đối với các khoản công tác phí mà không có hóa đơn, chứng từ hợp lý,hợp lệ thì Phòng hành chính - kế toán có trách nhiệm theo dõi số lần đi công tác của CNV trong tháng, tổng hợp các khoản công tác phí đó và sẽ được trả thẳng vào lương của CNV trong tháng đó.
CHƯƠNG IV
KIỂM TRA VÀ XỬ LÝ CÁC VI PHẠM
Điều 16. Trách nhiệm kiểm tra
- Kế toán trưởng Công ty có trách nhiệm kiểm tra quá trình thực hiện kế hoạch công tác phí của Công Ty.
Điều 17. Thẩm quyền xử lý sau kiểm tra
- Giám Đốc Công ty là người có thẩm quyền xử lý các trường hợp vi phạm quy định tại văn bản này.
CHƯƠNG V
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 18. Hiệu lực thi hành
Bản Quy định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.
Điều 19. Thẩm quyền sửa đổi, bổ sung
Giám Đốc Công ty là người có thẩm quyền sửa đổi, bổ sung, hiệu chỉnh, tu chỉnh hoặc thay thế bản Quy Định này, căn cứ đề nghị của Kế Toán Trưởng Công ty.
Điều 20. Trách nhiệm thi hành
Ban Giám đốc, các trưởng, phó phòng có trách nhiệm phổ biến quán triệt cho tất cả các nhân viên trong toàn Công ty để thực hiện nghiêm chỉnh các nội dung trong bản Quy định này.
