Quá trình triển khai một dự án ERP thường kéo dài, ít nhất là vài tháng, với những dự án lớn thời gian có thể kéo dài từ 1-2 năm. Do vậy, trong quá trình triển khai cũng thường xảy ra những sự cố khiến quá trình triển khai có thể không đạt được kết quả như mong muốn.
Đối với nhà cung cấp phần mềm, khi có sự thay đổi về nhân sự đang triển khai phần mềm thì sự ảnh hưởng đến tiến độ của dự án cũng rất lớn nếu công ty phần mềm không có kế hoạch bổ sung thay thế nhân sự phù hợp về trình độ. Nhân viên mới phải có khả năng tiếp nhận một cách chi tiết các phần công việc của nhân viên cũ để lại, đôi khi khối lượng thông tin cần tiếp nhận rất lớn và đòi hỏi nhân viên có trình độ cao mới có thể tiếp nhận được một cách có chất lượng.
Về phía khách hàng, một trong những thay đổi về nhân sự ảnh hưởng nhất tới dự án là thay thế nhân sự chủ chốt ví dụ: kế toán trưởng, giám đốc tài chính… Sự thay đổi này có thể làm ảnh hưởng tới tiến độ dự án, trong những trường hợp xấu hơn dự án có thể bị tạm ngừng.
Đối với một dự án ERP, khi nhiều phòng ban cùng tham gia vào hệ thống nghĩa là rất nhiều người cùng có ảnh hưởng tới thành công của dự án thì việc quản trị nhân sự dự án sao cho tốt là điều vô cùng quan trọng đảm bảo sự thành bại của quá trình triển khai.
Đối với dự án ERP, đặc thù là phần mềm được thiết kế theo nhu cầu của riêng từng khách hàng, do vậy thường một trong những mâu thuẫn hay xảy ra là khách hàng yêu cầu chỉnh sửa nhiều. Nhưng có nhiều vấn đề không phù hợp với cả hệ thống nên nhà cung cấp sẽ không đáp ứng được. Hơn nữa, thời gian làm việc dài, khối lượng công việc thường khá lớn nên không tránh khỏi những căng thẳng và mâu thuẫn trong quá trình làm việc.
Để tránh được điều đó, điều đầu tiên là tất cả mọi vấn đề về công việc cần được thể hiện rõ trong hợp đồng. Nhà cung cấp cũng nên tạo ấn tượng tốt, thiện chí trong việc hỗ trợ khách hàng để quá trình làm việc diễn ra thuận lợi hơn. Trong cư xử, từ sự khác nhau về cách nhìn nhận và xử lý các vấn đề có thể nảy sinh các “mâu thuẫn” giữa các nhân viên làm việc hai phía với nhau. Đôi khi chỉ là một câu nói hoặc một sự nóng giận làm cho mối quan hệ trở nên căng thẳng. Thông thường sự căng thẳng xảy ra giữa các nhân viên cấp dưới do họ chưa biết đặt việc công lên trên cá nhân, do tuổi trẻ nông nổi hoặc do tính tình nóng nảy khi mà áp lực công việc đang căng thẳng. Tuy vậy các “mâu thuẫn” giữa các nhân viên cấp dưới của hai bên với nhau đôi khi cũng dẫn đến sự việc không mong muốn là một bên phải thay đổi nhân sự do đề nghị của phía bên kia.
Một dự án ERP thành công phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố, có những vấn đề chủ quan, có những vấn đề khách quan và có những vấn đề có thể kiểm soát được thì cả doanh nghiệp lẫn nhà cung cấp nên chuẩn bị trước những phương án để phối hợp cùng nhau nhằm tạo nên sự thành công của dự án.
- Sự cố về nhân sự
Đối với nhà cung cấp phần mềm, khi có sự thay đổi về nhân sự đang triển khai phần mềm thì sự ảnh hưởng đến tiến độ của dự án cũng rất lớn nếu công ty phần mềm không có kế hoạch bổ sung thay thế nhân sự phù hợp về trình độ. Nhân viên mới phải có khả năng tiếp nhận một cách chi tiết các phần công việc của nhân viên cũ để lại, đôi khi khối lượng thông tin cần tiếp nhận rất lớn và đòi hỏi nhân viên có trình độ cao mới có thể tiếp nhận được một cách có chất lượng.
Về phía khách hàng, một trong những thay đổi về nhân sự ảnh hưởng nhất tới dự án là thay thế nhân sự chủ chốt ví dụ: kế toán trưởng, giám đốc tài chính… Sự thay đổi này có thể làm ảnh hưởng tới tiến độ dự án, trong những trường hợp xấu hơn dự án có thể bị tạm ngừng.
Đối với một dự án ERP, khi nhiều phòng ban cùng tham gia vào hệ thống nghĩa là rất nhiều người cùng có ảnh hưởng tới thành công của dự án thì việc quản trị nhân sự dự án sao cho tốt là điều vô cùng quan trọng đảm bảo sự thành bại của quá trình triển khai.
- Thiện chí hợp tác của nhân viên 2 bên: khách hàng và nhà cung cấp
Đối với dự án ERP, đặc thù là phần mềm được thiết kế theo nhu cầu của riêng từng khách hàng, do vậy thường một trong những mâu thuẫn hay xảy ra là khách hàng yêu cầu chỉnh sửa nhiều. Nhưng có nhiều vấn đề không phù hợp với cả hệ thống nên nhà cung cấp sẽ không đáp ứng được. Hơn nữa, thời gian làm việc dài, khối lượng công việc thường khá lớn nên không tránh khỏi những căng thẳng và mâu thuẫn trong quá trình làm việc.
Để tránh được điều đó, điều đầu tiên là tất cả mọi vấn đề về công việc cần được thể hiện rõ trong hợp đồng. Nhà cung cấp cũng nên tạo ấn tượng tốt, thiện chí trong việc hỗ trợ khách hàng để quá trình làm việc diễn ra thuận lợi hơn. Trong cư xử, từ sự khác nhau về cách nhìn nhận và xử lý các vấn đề có thể nảy sinh các “mâu thuẫn” giữa các nhân viên làm việc hai phía với nhau. Đôi khi chỉ là một câu nói hoặc một sự nóng giận làm cho mối quan hệ trở nên căng thẳng. Thông thường sự căng thẳng xảy ra giữa các nhân viên cấp dưới do họ chưa biết đặt việc công lên trên cá nhân, do tuổi trẻ nông nổi hoặc do tính tình nóng nảy khi mà áp lực công việc đang căng thẳng. Tuy vậy các “mâu thuẫn” giữa các nhân viên cấp dưới của hai bên với nhau đôi khi cũng dẫn đến sự việc không mong muốn là một bên phải thay đổi nhân sự do đề nghị của phía bên kia.
- Các sự cố về kỹ thuật
- Các sự cố bất khả kháng khác
Một dự án ERP thành công phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố, có những vấn đề chủ quan, có những vấn đề khách quan và có những vấn đề có thể kiểm soát được thì cả doanh nghiệp lẫn nhà cung cấp nên chuẩn bị trước những phương án để phối hợp cùng nhau nhằm tạo nên sự thành công của dự án.