2.3.8. Kế toán các khoản tạm ứng
2.3.8.1. Khái niệm và yêu cầu quản lý
Tạm ứng là một khoản tiền do Thủ trưởng đơn vị giao cho người nhận tạm ứng để giải quyết công việc cụ thể nào đó như đi công tác, đi mua vật tư, chi hành chính,... Người nhận tạm ứng phải là cán bộ, viên chức và NLĐ trong đơn vị. Đối với những cán bộ chuyên trách làm công tác cung ứng vật tư, cán bộ hành chính quản trị thường xuyên nhận tạm ứng phải được Thủ trưởng đơn vị chỉ định tên cụ thể.
Tiền xin tạm ứng cho mục đích gì phải sử dụng cho mục đích đó, tiền tạm ứng không được chuyển giao cho người khác. Sau khi hoàn thành công việc, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng đính kèm các chứng từ gốc để thanh toán ngay, số tiền tạm ứng chi không hết phải nộp trả lại quỹ. Trường hợp không thanh toán kịp thời, kế toán có quyền trừ vào lương hàng tháng của người nhận tạm ứng. Đồng thời, phải thanh toán dứt điểm tạm ứng kỳ trước mới cho tạm ứng kỳ sau. Kế toán phải mở sổ chi tiết TK theo dõi từng người nhận tạm ứng, theo từng lần tạm ứng và từng lần thanh toán.
2.3.8.2. Tài khoản sử dụng
TK 141- Tạm ứng: phản ánh các khoản tiền, vật tư đơn vị đã tạm ứng cho cán bộ, viên chức và NLĐ trong nội bộ đơn vị và tình hình thanh toán các khoản tiền tạm ứng đó.
2.3.8.3. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu
1- Chi tiền mặt, chuyển khoản, xuất kho NLVL, CCDC tạm ứng cho cán bộ, viên chức và NLĐ trong đơn vị, ghi: Nợ TK 141 / Có TK 111, 112, 152, 153
2- Thanh toán số đã tạm ứng: Căn cứ vào Bảng thanh toán tạm ứng (theo số chi do người nhận tạm ứng lập kèm theo chứng từ kế toán) được lãnh đạo đơn vị duyệt chi, ghi số chi thực tế được duyệt:
No TK 152, 153, 154, 211, 213, 611, 612, 614, 642
Có TK 141 (số đã tạm ứng) Có TK 111, 112 (xuất quỹ chi thêm số chi vượt quá tạm ứng)
3- Các khoản tạm ứng chi không hết, nhập lại quỹ, nhập lại kho hoặc trừ vào lương của người nhận tạm ứng, căn cứ vào phiếu thu hoặc ý kiến của thủ trưởng đơn vị quyết định trừ vào lương, ghi:
- Nợ TK 111, 152, 153, 334 / Có TK 141
2.3.9. Kế toán chi phí trả trước
2.3.9.1. Khái niệm và yêu cầu quản lý
Chi phí trả trước (CPTT) là chi phí thực tế đã phát sinh nhưng liên quan nhiều kỳ kế toán nên không thể tính toàn bộ vào chi phí SXKDDV trong 1 kỳ kế đến toán mà phải tính vào 2 hay nhiều kỳ kế toán tiếp theo. Chi phí trả trước bao gồm các loại sau:
CCDC xuất dùng 1 lần với số lượng nhiều, giá trị lớn và tham gia vào nhiều kỳ kế toán năm nên phải phân bổ dần vào đối tượng chịu chi phí trong nhiều kỳ của đơn vị có hoạt động SXKDDV theo quy định;
Chi phí sửa chữa TSCĐ một lần quá lớn, phải phân bổ trong nhiều năm, Trả trước tiền thuê TSCĐ hoạt động cho nhiều năm (văn phòng làm việc, nhà xưởng, cửa hàng và các TSCĐ khác);
Chi phí mua các loại bảo hiểm (bảo hiểm cháy, bảo hiểm tài sản, bảo hiểm trách nhiệm dân sự của chủ phương tiện,...) và các loại phílệ phí mà đơn vị mua và trả tiền một lần nhưng phải phân bổ cho nhiều kỳ kế toán năm của đơn vị có hoạt động SXKDDV;
Chi phí trả trước khác (chi phí lãi vay phải trả, lãi trái phiếu ngay khi phát hành...) phục vụ cho hoạt động SXKD cần phải phân bổ cho nhiều kỳ kế toán năm theo quy định của chế độ quản lý tài chính.
Căn cứ chế độ tài chính, kế toán phải xác định những khoản chi phí nào cần phải phân bổ để hạch toán vào TK 242 "Chi phí trả trước" và mở sổ kế toán theo dõi chi tiết từng khoản phải phân bổ, đã phân bổ cho từng năm, cho từng đối tượng chịu chi phí và số còn lại chưa phân bổ vào chi phí.
Việc tính toán để phân bổ CPTT vào chi phí hoạt động SXKDDV cho từng kỳ kế toán phải căn cứ vào tính chất, mức độ của từng loại chi phí mà lựa chọn phương pháp và tiêu thức phân bổ cho hợp lý. Đơn vị được phép phân loại CPTT ngắn hạn, dài hạn theo yêu cầu quản lý nếu thấy cần thiết và phải theo dõi chi tiết trên sổ kế toán chi tiết.
2.3.9.2. Tài khoản sử dụng
TK 242- Chi phí trả trước: phản ánh các khoản chi phí trả trước của đơn vị đang chờ được phân bổ trong các kỳ kế toán sau.
2.3.9.3. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu
1. Các khoản chi phí trả trước bằng tiền có liên quan đến nhiều kỳ kế toán được phân bổ dần vào chi phí SXKDDV
+ Đối với CP trực tiếp phục vụ cho hoạt động SXKDDV được khấu trừ VAT
Nợ TK 242, Nợ TK 133 (nếu có) / Có TK 111, 112, 331...
+ Đối với CP trực tiếp phục vụ cho SXKDDV không được khấu trừ VAT: Nợ TK 242 / Có TK 111, 112, 331...(Tổng giá thanh toán) 2. CCDC sử dụng một lần có giá trị lớn, sử dụng trong nhiều năm phải tính và phân bổ dần vào chi hoạt động SXKDDV, ghi:
Nợ TK 242 (Chi phí trả trước)
Có TK 111, 112, 331 (mua về sử dụng ngay)
Có TK 153 (xuất kho sử dụng)
3. TSCĐ không đủ tiêu chuẩn chuyển thành CCDC, nếu GTCL của TSCĐ lớn, không tính ngay vào chi phí trong kỳ mà phải phân bổ dần, ghi:
Có TK 211 (nguyên giá)
Nợ TK 214 (hao mòn lũy kế), Nợ TK 242 (GTCL)
4. Định kỳ, tính và phân bổ CPTT vào chi HĐSXKDDV hoặc chi hoạt động:
Nợ TK 154, 642, 611... / Có TK 242 Các kỳ sau tiếp tục phân bổ theo các bút toán như phân bổ lần đầu.
2.3.10. Kế toán các khoản đặt cọc, ký quỹ, ký cược
2.3.10.1. Khái niệm và yêu cầu quản lý
Đặt cọc, ký quỹ, ký cược là tiền đơn vị đem đi đặt cọc, ký quỹ, ký cược tại các đơn vị, tổ chức khác trong các quan hệ kinh tế theo quy định pháp luật. Các khoản tiền đem đặt cọc, ký quỹ, ký cược phải được theo dõi chặt chẽ và kịp thời thu hồi khi hết thời hạn đặt cọc, ký quỹ, ký cược. Đơn vị phải theo dõi chi tiết các khoản đặt cọcký quỹ, ký cược theo từng loại, từng đối tượng, kỳ hạn (ngắn hạn từ 12 tháng trở xuống hoặc dài hạn trên 12 tháng).
2.3.10.2. Tài khoản sử dụng
TK 248- Đặt cọc, ký quỹ, ký cược: phản ánh số tiền đơn vị đem đi đặt cọc, kỷ quỹ, ký cược tại các đơn vị, tổ chức khác
2.3.10.3. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu
1- Dùng tiền đặt cọc, ký quỹ, ký cược: Nợ TK 248 / Có TK 111, 112
Đồng thời ghi Có TK 012 (nếu sử dụng KP LCTTC)
2- Khi nhận lại tiền đặt cọc, ký quỹ, ký cược, ghi: Nợ TK 111, 112 / Có TK 248
Đồng thời, ghi LCó TK 012 (ghi âm) (dùng LCTTC)
3- Trường hợp đơn vị không thực hiện đúng những cam kết, bị phạt vi phạm hợp đồng trừ vào tiền đặt cọc, ký quỹ, ký cược, ghi: Nợ TK 8118 / Có TK 248 (số tiền bị trừ)
4- Khi lấy số đặt cọc, ký quỹ, ký cược thanh toán cho người bán, ghi: Nợ TK 331, 611... / Có TK 248
2.3.8.1. Khái niệm và yêu cầu quản lý
Tạm ứng là một khoản tiền do Thủ trưởng đơn vị giao cho người nhận tạm ứng để giải quyết công việc cụ thể nào đó như đi công tác, đi mua vật tư, chi hành chính,... Người nhận tạm ứng phải là cán bộ, viên chức và NLĐ trong đơn vị. Đối với những cán bộ chuyên trách làm công tác cung ứng vật tư, cán bộ hành chính quản trị thường xuyên nhận tạm ứng phải được Thủ trưởng đơn vị chỉ định tên cụ thể.
Tiền xin tạm ứng cho mục đích gì phải sử dụng cho mục đích đó, tiền tạm ứng không được chuyển giao cho người khác. Sau khi hoàn thành công việc, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng đính kèm các chứng từ gốc để thanh toán ngay, số tiền tạm ứng chi không hết phải nộp trả lại quỹ. Trường hợp không thanh toán kịp thời, kế toán có quyền trừ vào lương hàng tháng của người nhận tạm ứng. Đồng thời, phải thanh toán dứt điểm tạm ứng kỳ trước mới cho tạm ứng kỳ sau. Kế toán phải mở sổ chi tiết TK theo dõi từng người nhận tạm ứng, theo từng lần tạm ứng và từng lần thanh toán.
2.3.8.2. Tài khoản sử dụng
TK 141- Tạm ứng: phản ánh các khoản tiền, vật tư đơn vị đã tạm ứng cho cán bộ, viên chức và NLĐ trong nội bộ đơn vị và tình hình thanh toán các khoản tiền tạm ứng đó.
2.3.8.3. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu
1- Chi tiền mặt, chuyển khoản, xuất kho NLVL, CCDC tạm ứng cho cán bộ, viên chức và NLĐ trong đơn vị, ghi: Nợ TK 141 / Có TK 111, 112, 152, 153
2- Thanh toán số đã tạm ứng: Căn cứ vào Bảng thanh toán tạm ứng (theo số chi do người nhận tạm ứng lập kèm theo chứng từ kế toán) được lãnh đạo đơn vị duyệt chi, ghi số chi thực tế được duyệt:
No TK 152, 153, 154, 211, 213, 611, 612, 614, 642
Có TK 141 (số đã tạm ứng) Có TK 111, 112 (xuất quỹ chi thêm số chi vượt quá tạm ứng)
3- Các khoản tạm ứng chi không hết, nhập lại quỹ, nhập lại kho hoặc trừ vào lương của người nhận tạm ứng, căn cứ vào phiếu thu hoặc ý kiến của thủ trưởng đơn vị quyết định trừ vào lương, ghi:
- Nợ TK 111, 152, 153, 334 / Có TK 141
2.3.9. Kế toán chi phí trả trước
2.3.9.1. Khái niệm và yêu cầu quản lý
Chi phí trả trước (CPTT) là chi phí thực tế đã phát sinh nhưng liên quan nhiều kỳ kế toán nên không thể tính toàn bộ vào chi phí SXKDDV trong 1 kỳ kế đến toán mà phải tính vào 2 hay nhiều kỳ kế toán tiếp theo. Chi phí trả trước bao gồm các loại sau:
CCDC xuất dùng 1 lần với số lượng nhiều, giá trị lớn và tham gia vào nhiều kỳ kế toán năm nên phải phân bổ dần vào đối tượng chịu chi phí trong nhiều kỳ của đơn vị có hoạt động SXKDDV theo quy định;
Chi phí sửa chữa TSCĐ một lần quá lớn, phải phân bổ trong nhiều năm, Trả trước tiền thuê TSCĐ hoạt động cho nhiều năm (văn phòng làm việc, nhà xưởng, cửa hàng và các TSCĐ khác);
Chi phí mua các loại bảo hiểm (bảo hiểm cháy, bảo hiểm tài sản, bảo hiểm trách nhiệm dân sự của chủ phương tiện,...) và các loại phílệ phí mà đơn vị mua và trả tiền một lần nhưng phải phân bổ cho nhiều kỳ kế toán năm của đơn vị có hoạt động SXKDDV;
Chi phí trả trước khác (chi phí lãi vay phải trả, lãi trái phiếu ngay khi phát hành...) phục vụ cho hoạt động SXKD cần phải phân bổ cho nhiều kỳ kế toán năm theo quy định của chế độ quản lý tài chính.
Căn cứ chế độ tài chính, kế toán phải xác định những khoản chi phí nào cần phải phân bổ để hạch toán vào TK 242 "Chi phí trả trước" và mở sổ kế toán theo dõi chi tiết từng khoản phải phân bổ, đã phân bổ cho từng năm, cho từng đối tượng chịu chi phí và số còn lại chưa phân bổ vào chi phí.
Việc tính toán để phân bổ CPTT vào chi phí hoạt động SXKDDV cho từng kỳ kế toán phải căn cứ vào tính chất, mức độ của từng loại chi phí mà lựa chọn phương pháp và tiêu thức phân bổ cho hợp lý. Đơn vị được phép phân loại CPTT ngắn hạn, dài hạn theo yêu cầu quản lý nếu thấy cần thiết và phải theo dõi chi tiết trên sổ kế toán chi tiết.
2.3.9.2. Tài khoản sử dụng
TK 242- Chi phí trả trước: phản ánh các khoản chi phí trả trước của đơn vị đang chờ được phân bổ trong các kỳ kế toán sau.
2.3.9.3. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu
1. Các khoản chi phí trả trước bằng tiền có liên quan đến nhiều kỳ kế toán được phân bổ dần vào chi phí SXKDDV
+ Đối với CP trực tiếp phục vụ cho hoạt động SXKDDV được khấu trừ VAT
Nợ TK 242, Nợ TK 133 (nếu có) / Có TK 111, 112, 331...
+ Đối với CP trực tiếp phục vụ cho SXKDDV không được khấu trừ VAT: Nợ TK 242 / Có TK 111, 112, 331...(Tổng giá thanh toán) 2. CCDC sử dụng một lần có giá trị lớn, sử dụng trong nhiều năm phải tính và phân bổ dần vào chi hoạt động SXKDDV, ghi:
Nợ TK 242 (Chi phí trả trước)
Có TK 111, 112, 331 (mua về sử dụng ngay)
Có TK 153 (xuất kho sử dụng)
3. TSCĐ không đủ tiêu chuẩn chuyển thành CCDC, nếu GTCL của TSCĐ lớn, không tính ngay vào chi phí trong kỳ mà phải phân bổ dần, ghi:
Có TK 211 (nguyên giá)
Nợ TK 214 (hao mòn lũy kế), Nợ TK 242 (GTCL)
4. Định kỳ, tính và phân bổ CPTT vào chi HĐSXKDDV hoặc chi hoạt động:
Nợ TK 154, 642, 611... / Có TK 242 Các kỳ sau tiếp tục phân bổ theo các bút toán như phân bổ lần đầu.
2.3.10. Kế toán các khoản đặt cọc, ký quỹ, ký cược
2.3.10.1. Khái niệm và yêu cầu quản lý
Đặt cọc, ký quỹ, ký cược là tiền đơn vị đem đi đặt cọc, ký quỹ, ký cược tại các đơn vị, tổ chức khác trong các quan hệ kinh tế theo quy định pháp luật. Các khoản tiền đem đặt cọc, ký quỹ, ký cược phải được theo dõi chặt chẽ và kịp thời thu hồi khi hết thời hạn đặt cọc, ký quỹ, ký cược. Đơn vị phải theo dõi chi tiết các khoản đặt cọcký quỹ, ký cược theo từng loại, từng đối tượng, kỳ hạn (ngắn hạn từ 12 tháng trở xuống hoặc dài hạn trên 12 tháng).
2.3.10.2. Tài khoản sử dụng
TK 248- Đặt cọc, ký quỹ, ký cược: phản ánh số tiền đơn vị đem đi đặt cọc, kỷ quỹ, ký cược tại các đơn vị, tổ chức khác
2.3.10.3. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu
1- Dùng tiền đặt cọc, ký quỹ, ký cược: Nợ TK 248 / Có TK 111, 112
Đồng thời ghi Có TK 012 (nếu sử dụng KP LCTTC)
2- Khi nhận lại tiền đặt cọc, ký quỹ, ký cược, ghi: Nợ TK 111, 112 / Có TK 248
Đồng thời, ghi LCó TK 012 (ghi âm) (dùng LCTTC)
3- Trường hợp đơn vị không thực hiện đúng những cam kết, bị phạt vi phạm hợp đồng trừ vào tiền đặt cọc, ký quỹ, ký cược, ghi: Nợ TK 8118 / Có TK 248 (số tiền bị trừ)
4- Khi lấy số đặt cọc, ký quỹ, ký cược thanh toán cho người bán, ghi: Nợ TK 331, 611... / Có TK 248
