2.1. Kế toán tiền
2.1.1. Giới thiệu chung về tiền
Tiền là một bộ phận tài sản của đơn vị HCSN. Tiền được dùng làm phương tiện thanh toán và có thể chuyển đổi thành các loại tài sản khác một cách dễ dàng. Vì vậy tiền giữ một vai trò quan trọng trong quá trình hoạt động của đơn vị.
Tiền của đơn vị HCSN bao gồm tiền mặt tồn quỹ, tiền gửi KBNN hoặc ngân
hàng và tiền đang chuyển. Tiền có thể tồn tại dưới nhiều hình thái tiền tệ khác nhau như tiền Việt Nam hoặc ngoại tệ. Trong đó, tiền Việt Nam là chủ yếu. Ngoại tệ thường phát sinh trong các nghiệp vụ nhận viện trợ của nước ngoài, nghiệp vụ xuất nhập khẩu hoặc các nghiệp vụ khác.
2.1.2. Yêu cầu quản lý đối với tiền
Tiền là loại tài sản nhạy cảm, dễ bị gian lận, biển thủ nếu không có biện pháp quản lý và bảo vệ hữu hiệu. Vì vậy, để kiểm soát đối với tiền cần chú ý các nội dung sau:
Tách rời các nhiệm vụ thu tiền, chi tiền và giữ sổ kế toán; tách biệt chức năng duyệt các khoản chi với chức năng chi tiền.
Khi thu, chi tiền đầu phải có đầy đủ chứng từ hợp lý, hợp lệ theo quy định.
Thực hiện thanh toán thông qua kho bạc hoặc ngân hàng, hạn chế thanh toán bằng tiền mặt
Thực hiện kiểm kê, đối chiếu số tiền thực tế tồn quỹ với sổ quỹ và sổ kế toán vào cuối mỗi ngày.
Thực hiện đối chiếu số dư TK tiền gửi trong số kế toán của đơn vị với HẢI phụ của kho bạc, ngân hàng định kỳ,
Ngoài các thủ tục kiểm soát nội bộ đối với tiền nếu trên, kế toán phải tuân thủ quy định về quản lý thu, chi tiền qua hệ thống KBNN. Phần lớn tiền của đơn vị được giữ trong các TK tiền gửi mở tại KBNN, Qua đó, KBNN thực hiện chức năng kiểm soát chí nhằm đảm bảo sự tuân thủ mục đích, tiêu chuẩn, chế độ, định mức do CQNN có thẩm quyền quy định trong các hoạt động chi tiêu công tại đơn vị.
Theo Thông tư 62/2020/TT-BTC ngày 22.06.2020, việc kiểm soát chí qua KBNN đối với các khoản chi thường xuyên tử NSNN hướng đến nguyên tắc chung chính là KBNN kiểm tra, kiểm soát, đối chiếu đảm bảo 7 nội dung sau:
a) Các khoản chi phải có trong dự toán được cấp có thẩm quyền giao theo quy định của Luật NSNN; đã được thủ trưởng đơn vị sử dụng hoặc người được ủy quyền quyết định chỉ, số dư tài khoản của đơn vị còn đủ để chỉ.
b) Tính đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ của các hồ sơ, chứng từ đối với từng khoản chi, đảm bảo hồ sơ đầy đủ theo quy định pháp luật hiện hành và phù hợp giữa Chứng từ kế toán và các hồ sơ có liên quan.
c) Dấu và chữ ký trên chứng từ khớp đúng với mẫu dấu và mẫu chữ ký đăng ký giao dịch tại KBNN, Trường hợp thực hiện qua Trang thông tin dịch vụ công của KBNN, việc ký số trên các hồ sơ phải đúng chức danh các thành viên theo quyết định của cấp có thẩm quyền, đã thực hiện đăng ký với KBNN,
d) Nội dung chỉ phải phù hợp với mã nội dung kinh tế theo quy định của MLNSNN hiện hành (không bao gồm các khoản chi từ TKTG)
e) Đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức (mức chi) do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy địnhTrường hợp các cơ quan, đơn vị đã được cấp có thẩm quyền cho phép thực hiện theo cơ chế tự chủ thì kiểm soát đảm bảo theo đúng quy chế chi tiêu nội bộ và phù hợp với Quyết định giao quyền tự chủ của cấp có thẩm quyền, chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định, dự toán được giao tự chủ.
f) Mức tạm ứng đảm bảo theo đúng quy định và nội dung đề nghị thanh toán tạm ứng phải phủ hợp với nội dung đã đề nghị tạm ứng,
g) Đối với các khoản chi phải gửi Hợp đồng đến KBNN, KBNN căn cứ hồ sơ đề nghị thanh toán của đơn vị sử dụng NS, các điều khoản thanh toán được quy định trong hợp đồng, văn bản giao việc hoặc hợp đồng giao khoán nội bộ (đối với trường hợp tự thực hiện), số lần thanh toán, giai đoạn thanh toán, thời điểm thanh toán, điều kiện thanh toán, tạm ứng, tài khoản thanh toán, và giá trị từng lần thanh toán, để tạm ứng, thanh toán cho đối tượng thụ hưởng. Kế toán tiền phải sử dụng thống nhất đơn vị tiền tệ là đồng Việt Nam. Các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ được quy đổi ra đồng Việt Nam để ghi sổ kế toán
Khi nhập ngoại tệ vào quỹ tiền mặt hoặc gửi vào TK tại NH,KB thì phải quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá quy định tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế để ghi sổ kế toán;
Khi xuất quỹ ngoại tệ hoặc rút ngoại tệ gửi NH,KB thì quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo TGHĐ đã phản ánh trên sổ kế toán theo một trong 2 phương pháp. Bình quân gia quyền di động hoặc thực tế đích danh.
Ngoài ra, các loại ngoại tệ phải được quản lý chi tiết theo từng nguyên tệ.
2.1.3. Kế toán tiền mặt
2.1.3.1. Khái niệm và yêu cầu quản lý
Tiền mặt là lượng tiền tồn tại dưới dạng hữu hình, do đơn vị nắm giữ nhằm đáp ứng nhu cầu thanh toán bằng tiền mặt và thường được bảo quản trong két sắt của đơn vị. Kế toán quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản nhập, xuất quỹ tiền mặt, ngoại tệ và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm, luôn đảm bảo khớp đúng giữa giá trị ghi trên sổ kế toán, số quỹ và thực tế.
Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt. Hàng ngày, thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Mọi chênh lệch phát sinh phải xác định nguyên nhân, báo cáo lãnh đạo, kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch.
Kế toán tiền mặt phải chấp hành nghiêm chỉnh các quy định trong chế độ quản lý lưu thông tiền tệ hiện hành và các quy định về thủ tục thu, chi, nhập quỹ. xuất quỹ, kiểm soát trước quỹ và kiểm kê quỹ của Nhà nước.
2.1.3.2. Tài khoản sử dụng
TK 111 - Tiền mặt phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt của đơn vị, bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ. TK này có 2 TK cấp 2.
- TK 1111- Tiền Việt Nam
- TK 1112- Ngoại tệ (theo nguyên tệ và theo đồng Việt Nam)
Tài khoản 111
Nợ:
- Nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ
- Số thừa quỹ phát hiện khi kiểm kê;
- Giá trị ngoại tệ tăng khi đánh giá lại số dư ngoại tệ tại thời điểm báo cáo (trường hợp tỷ giá tăng).
Có:
- Xuất quỹ tiền mặt, ngoại tệ;
- Số thiếu quỹ phát hiện khi kiểm kê
- Giá trị ngoại tệ giảm khi đánh giá lại số dư ngoại tệ tại thời điểm báo cáo (trường hợp tỷ giá giảm).
=> Số dư bên Nợ: Các khoản tiền mặt, ngoại tệ còn tồn quỹ
2.1.3.3. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu
1- Rút tiền gửi NH,KB về quỹ tiền mặt:
Nợ TK 111 / Có TK 112
2- Rút tạm ứng dự toán chi hoạt động về quỹ tiền mặt để chi tiêu:
a) Rút tạm ứng dự toán chi hoạt động:
Nợ TK 111 / Có TK 3371
Đồng thời, ghi:
Có TK 0082
b) Chi trực tiếp từ quỹ tiền mặt đã tạm ứng:
Nợ TK 611 / Có TK 111
Đồng thời, ghi:
Nợ TK 3371 / Có TK 511
c) Xuất quỹ tiền mặt tạm ứng cho NLĐ:
Nợ TK 141 / Có TK 111
Khi NLĐ thanh toán tạm ứng:
Nợ TK 611 / Có TK 141
Đồng thời, ghi:
Nợ TK 3371 / Có TK 511
d) Thanh toán các khoản phải trả bằng tiền mặt, ghi
Nợ TK 331, 332, 334 / Có TK 111
Đồng thời, ghi:
Nợ TK 3371 / Có TK 511
đ) Đối với các khoản ứng trước cho nhà cung cấp:
- Căn cứ hợp đồng và các chứng từ có liên quan, xuất quỹ ứng trước cho nhà cung cấp, ghi:
Khi thanh lý hợp đồng với nhà cung cấp:
Nợ TK 331 / Có TK 111
Nợ 611 / Có TK 331
Đồng thời, ghi
Nợ TK 3371 / Có TK 511
e) Khi thanh toán tạm ứng với NSNN:
Có TK 008 (ghi âm)
Đồng thời, ghi:
Có TK 008 (ghi dương)
3- Thu phí, lệ phi bằng tiền mặt, ghi:
Nợ TK 111/ Có TK 3373 hoặc Có TK 1383
4- Thu hồi các khoản phải thu hoặc tạm ứng bằng tiền mặt, ghi:
Nợ TK 111/ Có TK 131, 141, 136
5- Kiểm kê quỹ phát hiện thừa, chưa xác định nguyên nhân, chờ xử lý, ghi:
No TK 111/Co TK 3388
6- Thu lãi đầu tư tin phiếu, trái phiếu, cổ tức/lợi nhuận được chia và các khoản đầu tư tài chính khác, ghi:
Nợ TK 111 / Có TK 1381, 1382 hoặc Có TK 515
7- Thu tiền bản SPHH, cung cấp DV bằng tiền mặt:
a) Đối với SPHHDV thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, thuế TTĐB, thuế xuất khẩu, thuế bảo vệ môi trường và các loại thuế giản thu khác, các khoản thuế này phải tách riêng theo từng loại ngay khi ghi nhận doanh thu, ghi:
Nợ TK 111 / Có TK 531 (giả chưa thuế) và Có TK 333 (thuế GTGT)
b) Nếu không tách ngay được các khoản thuế phải nộp, kế toán ghi nhận doanh thu gồm cả thuế giản thu phải nộp. Định kỳ, kế toán xác định nghĩa vụ thuế phải nộp và ghi giảm doanh thu, ghi:
Nợ TK 531 / Có TK 333
8- Vay tiền hoặc nhận vốn góp kinh doanh của tổ chức, cá nhân trong và ngoài đơn vị về nhập quỹ:
Nợ TK 111/ Có TK 3382 hoặc TK 411
9. Thu tiền khách hàng ứng trước cho các HH, DV; bệnh nhân ứng tiền trước khi sử dụng các DV khám, chữa bệnh tại bệnh viện,... bằng tiền mặt, ghi:
Nợ TK 111 / Có TK 131
10- Thu hộ đơn vị, cá nhân khác (như thu hộ tiền đề tài cho chủ nhiệm đề tài hoặc đơn vị thực hiện đề tài,...) bằng tiền mặt, ghi: Nợ TK 111 / Có TK 3381
11- Kế toán hoạt động thanh lý, nhượng bán TSCĐ bằng tiền mặt:
a) Khi thu tiền thanh lý, nhượng bán TSCĐ kể cả thu tiền bán hồ sơ thầu liên quan đến hoạt động thanh lý, nhượng bán TSCĐ (trường hợp theo cơ chế tài chính phần chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động thanh lý, nhượng bản TSCĐ được để lại đơn vị), khi thu ghi:
Nợ TK 111 (tổng giá thanh toán)
Có TK 711 (số thu chưa có thuế GTGT), Có TK 333 (nếu có)
b) Khi thu tiền thanh lý, nhượng bán TSCĐ kể cả thu tiền bán hồ sơ thầu liên quan đến hoạt động thanh lý, nhượng bán TSCĐ (trường hợp theo cơ chế tài chính phần chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động thanh lý, nhượng bán TSCĐ đơn vị phải nộp lại cho NSNN)
- Phản ánh số thu, ghi: - Phản ánh số chi, ghi:
Nợ TK 111 / Có TK 3378 Nợ TK 3378 / Có TK 111
- Chênh lệch thu lớn hơn chi phải nộp hoặc đã nộp NSNN, ghi:
Nợ TK 3378 / Có TK 333 hoặc Có TK 111
12- Thu tiền bán hồ sơ mời thầu các công trình XDCB bằng tiền NSNN: a) Phản ánh số thu bán hồ sơ mời thầu các công trình XDCB, ghi:
Nợ TK 111/ Có TK 3378
b) Phản ánh số chi cho lễ mở thầu, ghi: Nợ TK 3378 / Có TK 111 c) Chênh lệch thu lớn hơn chi phải nộp hoặc đã nộp ngân sách, ghi:
Nợ TK 3378 / Có TK 333 hoặc Có TK 111 13- Kế toán hoạt động đấu thầu mua sắm tài sản nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của đơn vị bằng tiền mặt, ghi:
a) Khi phát sinh các khoản thu như thu bán hồ sơ thầu, thu để bù đắp chi phí giải quyết xử lý kiến nghị của nhà thầu và các khoản thu khác theo quy định của pháp luật đấu thầu, ghi:
Nợ TK 111 / Có TK 3378
b) Khi phát sinh khoản chi phí cho quá trình đấu thầu, giải quyết các kiến nghị của nhà thầu, ghi
Nợ TK 3378 / Có TK 111
c) Xử lý chênh lệch thu, chi:
-Trường hợp thu > chi, theo quy định của cơ chế quản lý tài chính phần chênh lệch đó được bổ sung vào nguồn thu hoạt động (thu hoạt động khác) của đơn vị, ghi:
Nợ TK 3378 / Có TK 5118
-Trường hợp thu < chi theo quy định của cơ chế quản lý tài chính đơn vị được phép sử dụng nguồn thu hoạt động do NSNN cấp của đơn vị để bù | đắp chi phí thiếu, ghi:
Nợ TK 611 / Có TK 3378
14- Thu khoản thuế đã nộp nhưng sau đó được hoàn, được giảm; tiền phạt do khách hàng vi phạm hợp đồng; thu nợ khó đòi của hoạt động SXKDDV đã xử lý xóa sổ; các khoản nợ phải trả không xác định được chủ; Bên thứ 3 bồi thường thiệt hại (tiền bảo hiểm, tiền đền bù được bồi thường), ghi:
Nợ TK 111 / Có TK 711
15- Mua NLVL, CCDC nhập kho, mua TSCĐ dùng ngay bằng tiền mặt, ghi
Nợ TK 152, 153, 211/C6 TK 111
Nếu mua bằng nguồn NSNN; nguồn viện trợ, vay nợ nước ngoài, nguồn phí được khấu trừ, để lại, đồng thời, ghi
Nợ TK 337 |
CÓ TK 366
Đồng thời, ghi: Có TK014 (nếu mua bằng nguồn phí được khấu trừ, để lại)
16- Khi chi tiền mua NLVL, CCDC, HH, DV, TSCĐ để dùng vào hoạt động SXKDHHDV thuộc đối tượng chịu thuế GTGT khấu trử, ghi:
Nợ TK 152, 153, 156 (nếu nhập kho) (giá chưa có thuế)
Nợ TK 154 (nếu dùng ngay cho SXKDDV) (giá chưa có thuế)
Nợ TK 211, 213 (nếu TSCĐ đưa vào dùng ngay) (giá chưa có thuế) Nợ TK 133 (thuế GTGT đầu vào được khấu trừ)
Có TK 111 (tổng giá thanh toán)
17- Khi chi tiền mặt mua NLVL, CCDC, HH, DV, TSCĐ dùng vào hoạt động SXKD HH, DV không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, ghi:
Nợ TK 152,153, 156 (nếu nhập kho) (tổng giá thanh toán)
Nợ TK 154 (nếu dùng ngay cho SXKDDV) (tổng giá thanh toán)
Nợ TK 211, 213 (nếu đưa vào dùng ngay) (tổng giá thanh toán)
Có TK 111 (tổng giá thanh toán)
18- Chi ĐTXDCB; hoạt động thường xuyên, không thường xuyên; hoạt động viện trợ, vay nợ nước ngoài; hoạt động thu phí, lệ phí bằng tiền mặt, ghi:
Nợ TK 241, 611, 612, 614 / Có TK 111
Nếu chi bằng nguồn NSNN; nguồn viện trợ, vay nợ nước ngoài; nguồn phí được khấu trừ, để lại, đồng thời, ghi:
Nợ TK 337
Có TK 511, 512, 514
19- Chi hoạt động SXKDDV bằng tiền mặt, ghi:
Nợ TK 154, 642 (giá chưa có thuế)
Nợ TK 133 (nếu có)
Có TK 111 (tổng giá thanh toán)
20- Khi thanh toán các khoản nợ phải trả, nợ vay, nộp BHXH, mua thẻ BHYT, nộp KPCĐ, BHTN, nộp thuế, phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác vào NSNN hoặc chi tiền lương hoặc khoản phải trả khác bằng tiền mặt, ghi:
Nợ TK 331, 332, 333, 334, 338 / Có TK 111
21- Trả lãi vay của hoạt động SXKDDV và các khoản chi phí khác liên quan đến hoạt động đầu tư tài chính,... bằng tiền mặt, ghi:
Nợ TK 615 / Có TK 111
22- Chi hộ các đơn vị nội bộ hoặc các đơn vị khác bằng tiền mặt, ghi:
Nợ TK 136 hoặc TK 1388 / Có TK 111
23- Chi các quỹ bằng tiền mặt:
Nợ TK 353, 431 / Có TK 111
24- Số thiếu hụt quỹ phát hiện khi kiểm kê:
Nợ TK 1388 / Có TK 111
25- Chi phí khác, gồm: Chi phí thanh lý, nhượng bán TSCĐ (đối với các đơn vị theo quy định phần chênh lệch thu > chi được để lại); chi tiền phạt do đơn vị vi phạm hợp đồng kinh tế, phạt vi phạm hành chính và chi phí khác (không thuộc các chi phí đã phản ánh vào loại 6), ghi:
Nợ TK 811 / Có TK 111
26- Chi tiền mặt từ dự toán ứng trước:
Nợ TK 1374 / Có TK 111
2.1.1. Giới thiệu chung về tiền
Tiền là một bộ phận tài sản của đơn vị HCSN. Tiền được dùng làm phương tiện thanh toán và có thể chuyển đổi thành các loại tài sản khác một cách dễ dàng. Vì vậy tiền giữ một vai trò quan trọng trong quá trình hoạt động của đơn vị.
Tiền của đơn vị HCSN bao gồm tiền mặt tồn quỹ, tiền gửi KBNN hoặc ngân
hàng và tiền đang chuyển. Tiền có thể tồn tại dưới nhiều hình thái tiền tệ khác nhau như tiền Việt Nam hoặc ngoại tệ. Trong đó, tiền Việt Nam là chủ yếu. Ngoại tệ thường phát sinh trong các nghiệp vụ nhận viện trợ của nước ngoài, nghiệp vụ xuất nhập khẩu hoặc các nghiệp vụ khác.
2.1.2. Yêu cầu quản lý đối với tiền
Tiền là loại tài sản nhạy cảm, dễ bị gian lận, biển thủ nếu không có biện pháp quản lý và bảo vệ hữu hiệu. Vì vậy, để kiểm soát đối với tiền cần chú ý các nội dung sau:
Tách rời các nhiệm vụ thu tiền, chi tiền và giữ sổ kế toán; tách biệt chức năng duyệt các khoản chi với chức năng chi tiền.
Khi thu, chi tiền đầu phải có đầy đủ chứng từ hợp lý, hợp lệ theo quy định.
Thực hiện thanh toán thông qua kho bạc hoặc ngân hàng, hạn chế thanh toán bằng tiền mặt
Thực hiện kiểm kê, đối chiếu số tiền thực tế tồn quỹ với sổ quỹ và sổ kế toán vào cuối mỗi ngày.
Thực hiện đối chiếu số dư TK tiền gửi trong số kế toán của đơn vị với HẢI phụ của kho bạc, ngân hàng định kỳ,
Ngoài các thủ tục kiểm soát nội bộ đối với tiền nếu trên, kế toán phải tuân thủ quy định về quản lý thu, chi tiền qua hệ thống KBNN. Phần lớn tiền của đơn vị được giữ trong các TK tiền gửi mở tại KBNN, Qua đó, KBNN thực hiện chức năng kiểm soát chí nhằm đảm bảo sự tuân thủ mục đích, tiêu chuẩn, chế độ, định mức do CQNN có thẩm quyền quy định trong các hoạt động chi tiêu công tại đơn vị.
Theo Thông tư 62/2020/TT-BTC ngày 22.06.2020, việc kiểm soát chí qua KBNN đối với các khoản chi thường xuyên tử NSNN hướng đến nguyên tắc chung chính là KBNN kiểm tra, kiểm soát, đối chiếu đảm bảo 7 nội dung sau:
a) Các khoản chi phải có trong dự toán được cấp có thẩm quyền giao theo quy định của Luật NSNN; đã được thủ trưởng đơn vị sử dụng hoặc người được ủy quyền quyết định chỉ, số dư tài khoản của đơn vị còn đủ để chỉ.
b) Tính đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ của các hồ sơ, chứng từ đối với từng khoản chi, đảm bảo hồ sơ đầy đủ theo quy định pháp luật hiện hành và phù hợp giữa Chứng từ kế toán và các hồ sơ có liên quan.
c) Dấu và chữ ký trên chứng từ khớp đúng với mẫu dấu và mẫu chữ ký đăng ký giao dịch tại KBNN, Trường hợp thực hiện qua Trang thông tin dịch vụ công của KBNN, việc ký số trên các hồ sơ phải đúng chức danh các thành viên theo quyết định của cấp có thẩm quyền, đã thực hiện đăng ký với KBNN,
d) Nội dung chỉ phải phù hợp với mã nội dung kinh tế theo quy định của MLNSNN hiện hành (không bao gồm các khoản chi từ TKTG)
e) Đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức (mức chi) do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy địnhTrường hợp các cơ quan, đơn vị đã được cấp có thẩm quyền cho phép thực hiện theo cơ chế tự chủ thì kiểm soát đảm bảo theo đúng quy chế chi tiêu nội bộ và phù hợp với Quyết định giao quyền tự chủ của cấp có thẩm quyền, chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định, dự toán được giao tự chủ.
f) Mức tạm ứng đảm bảo theo đúng quy định và nội dung đề nghị thanh toán tạm ứng phải phủ hợp với nội dung đã đề nghị tạm ứng,
g) Đối với các khoản chi phải gửi Hợp đồng đến KBNN, KBNN căn cứ hồ sơ đề nghị thanh toán của đơn vị sử dụng NS, các điều khoản thanh toán được quy định trong hợp đồng, văn bản giao việc hoặc hợp đồng giao khoán nội bộ (đối với trường hợp tự thực hiện), số lần thanh toán, giai đoạn thanh toán, thời điểm thanh toán, điều kiện thanh toán, tạm ứng, tài khoản thanh toán, và giá trị từng lần thanh toán, để tạm ứng, thanh toán cho đối tượng thụ hưởng. Kế toán tiền phải sử dụng thống nhất đơn vị tiền tệ là đồng Việt Nam. Các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ được quy đổi ra đồng Việt Nam để ghi sổ kế toán
Khi nhập ngoại tệ vào quỹ tiền mặt hoặc gửi vào TK tại NH,KB thì phải quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá quy định tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế để ghi sổ kế toán;
Khi xuất quỹ ngoại tệ hoặc rút ngoại tệ gửi NH,KB thì quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo TGHĐ đã phản ánh trên sổ kế toán theo một trong 2 phương pháp. Bình quân gia quyền di động hoặc thực tế đích danh.
Ngoài ra, các loại ngoại tệ phải được quản lý chi tiết theo từng nguyên tệ.
2.1.3. Kế toán tiền mặt
2.1.3.1. Khái niệm và yêu cầu quản lý
Tiền mặt là lượng tiền tồn tại dưới dạng hữu hình, do đơn vị nắm giữ nhằm đáp ứng nhu cầu thanh toán bằng tiền mặt và thường được bảo quản trong két sắt của đơn vị. Kế toán quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản nhập, xuất quỹ tiền mặt, ngoại tệ và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm, luôn đảm bảo khớp đúng giữa giá trị ghi trên sổ kế toán, số quỹ và thực tế.
Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt. Hàng ngày, thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Mọi chênh lệch phát sinh phải xác định nguyên nhân, báo cáo lãnh đạo, kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch.
Kế toán tiền mặt phải chấp hành nghiêm chỉnh các quy định trong chế độ quản lý lưu thông tiền tệ hiện hành và các quy định về thủ tục thu, chi, nhập quỹ. xuất quỹ, kiểm soát trước quỹ và kiểm kê quỹ của Nhà nước.
2.1.3.2. Tài khoản sử dụng
TK 111 - Tiền mặt phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt của đơn vị, bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ. TK này có 2 TK cấp 2.
- TK 1111- Tiền Việt Nam
- TK 1112- Ngoại tệ (theo nguyên tệ và theo đồng Việt Nam)
Tài khoản 111
Nợ:
- Nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ
- Số thừa quỹ phát hiện khi kiểm kê;
- Giá trị ngoại tệ tăng khi đánh giá lại số dư ngoại tệ tại thời điểm báo cáo (trường hợp tỷ giá tăng).
Có:
- Xuất quỹ tiền mặt, ngoại tệ;
- Số thiếu quỹ phát hiện khi kiểm kê
- Giá trị ngoại tệ giảm khi đánh giá lại số dư ngoại tệ tại thời điểm báo cáo (trường hợp tỷ giá giảm).
=> Số dư bên Nợ: Các khoản tiền mặt, ngoại tệ còn tồn quỹ
2.1.3.3. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu
1- Rút tiền gửi NH,KB về quỹ tiền mặt:
Nợ TK 111 / Có TK 112
2- Rút tạm ứng dự toán chi hoạt động về quỹ tiền mặt để chi tiêu:
a) Rút tạm ứng dự toán chi hoạt động:
Nợ TK 111 / Có TK 3371
Đồng thời, ghi:
Có TK 0082
b) Chi trực tiếp từ quỹ tiền mặt đã tạm ứng:
Nợ TK 611 / Có TK 111
Đồng thời, ghi:
Nợ TK 3371 / Có TK 511
c) Xuất quỹ tiền mặt tạm ứng cho NLĐ:
Nợ TK 141 / Có TK 111
Khi NLĐ thanh toán tạm ứng:
Nợ TK 611 / Có TK 141
Đồng thời, ghi:
Nợ TK 3371 / Có TK 511
d) Thanh toán các khoản phải trả bằng tiền mặt, ghi
Nợ TK 331, 332, 334 / Có TK 111
Đồng thời, ghi:
Nợ TK 3371 / Có TK 511
đ) Đối với các khoản ứng trước cho nhà cung cấp:
- Căn cứ hợp đồng và các chứng từ có liên quan, xuất quỹ ứng trước cho nhà cung cấp, ghi:
Khi thanh lý hợp đồng với nhà cung cấp:
Nợ TK 331 / Có TK 111
Nợ 611 / Có TK 331
Đồng thời, ghi
Nợ TK 3371 / Có TK 511
e) Khi thanh toán tạm ứng với NSNN:
Có TK 008 (ghi âm)
Đồng thời, ghi:
Có TK 008 (ghi dương)
3- Thu phí, lệ phi bằng tiền mặt, ghi:
Nợ TK 111/ Có TK 3373 hoặc Có TK 1383
4- Thu hồi các khoản phải thu hoặc tạm ứng bằng tiền mặt, ghi:
Nợ TK 111/ Có TK 131, 141, 136
5- Kiểm kê quỹ phát hiện thừa, chưa xác định nguyên nhân, chờ xử lý, ghi:
No TK 111/Co TK 3388
6- Thu lãi đầu tư tin phiếu, trái phiếu, cổ tức/lợi nhuận được chia và các khoản đầu tư tài chính khác, ghi:
Nợ TK 111 / Có TK 1381, 1382 hoặc Có TK 515
7- Thu tiền bản SPHH, cung cấp DV bằng tiền mặt:
a) Đối với SPHHDV thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, thuế TTĐB, thuế xuất khẩu, thuế bảo vệ môi trường và các loại thuế giản thu khác, các khoản thuế này phải tách riêng theo từng loại ngay khi ghi nhận doanh thu, ghi:
Nợ TK 111 / Có TK 531 (giả chưa thuế) và Có TK 333 (thuế GTGT)
b) Nếu không tách ngay được các khoản thuế phải nộp, kế toán ghi nhận doanh thu gồm cả thuế giản thu phải nộp. Định kỳ, kế toán xác định nghĩa vụ thuế phải nộp và ghi giảm doanh thu, ghi:
Nợ TK 531 / Có TK 333
8- Vay tiền hoặc nhận vốn góp kinh doanh của tổ chức, cá nhân trong và ngoài đơn vị về nhập quỹ:
Nợ TK 111/ Có TK 3382 hoặc TK 411
9. Thu tiền khách hàng ứng trước cho các HH, DV; bệnh nhân ứng tiền trước khi sử dụng các DV khám, chữa bệnh tại bệnh viện,... bằng tiền mặt, ghi:
Nợ TK 111 / Có TK 131
10- Thu hộ đơn vị, cá nhân khác (như thu hộ tiền đề tài cho chủ nhiệm đề tài hoặc đơn vị thực hiện đề tài,...) bằng tiền mặt, ghi: Nợ TK 111 / Có TK 3381
11- Kế toán hoạt động thanh lý, nhượng bán TSCĐ bằng tiền mặt:
a) Khi thu tiền thanh lý, nhượng bán TSCĐ kể cả thu tiền bán hồ sơ thầu liên quan đến hoạt động thanh lý, nhượng bán TSCĐ (trường hợp theo cơ chế tài chính phần chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động thanh lý, nhượng bản TSCĐ được để lại đơn vị), khi thu ghi:
Nợ TK 111 (tổng giá thanh toán)
Có TK 711 (số thu chưa có thuế GTGT), Có TK 333 (nếu có)
b) Khi thu tiền thanh lý, nhượng bán TSCĐ kể cả thu tiền bán hồ sơ thầu liên quan đến hoạt động thanh lý, nhượng bán TSCĐ (trường hợp theo cơ chế tài chính phần chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động thanh lý, nhượng bán TSCĐ đơn vị phải nộp lại cho NSNN)
- Phản ánh số thu, ghi: - Phản ánh số chi, ghi:
Nợ TK 111 / Có TK 3378 Nợ TK 3378 / Có TK 111
- Chênh lệch thu lớn hơn chi phải nộp hoặc đã nộp NSNN, ghi:
Nợ TK 3378 / Có TK 333 hoặc Có TK 111
12- Thu tiền bán hồ sơ mời thầu các công trình XDCB bằng tiền NSNN: a) Phản ánh số thu bán hồ sơ mời thầu các công trình XDCB, ghi:
Nợ TK 111/ Có TK 3378
b) Phản ánh số chi cho lễ mở thầu, ghi: Nợ TK 3378 / Có TK 111 c) Chênh lệch thu lớn hơn chi phải nộp hoặc đã nộp ngân sách, ghi:
Nợ TK 3378 / Có TK 333 hoặc Có TK 111 13- Kế toán hoạt động đấu thầu mua sắm tài sản nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của đơn vị bằng tiền mặt, ghi:
a) Khi phát sinh các khoản thu như thu bán hồ sơ thầu, thu để bù đắp chi phí giải quyết xử lý kiến nghị của nhà thầu và các khoản thu khác theo quy định của pháp luật đấu thầu, ghi:
Nợ TK 111 / Có TK 3378
b) Khi phát sinh khoản chi phí cho quá trình đấu thầu, giải quyết các kiến nghị của nhà thầu, ghi
Nợ TK 3378 / Có TK 111
c) Xử lý chênh lệch thu, chi:
-Trường hợp thu > chi, theo quy định của cơ chế quản lý tài chính phần chênh lệch đó được bổ sung vào nguồn thu hoạt động (thu hoạt động khác) của đơn vị, ghi:
Nợ TK 3378 / Có TK 5118
-Trường hợp thu < chi theo quy định của cơ chế quản lý tài chính đơn vị được phép sử dụng nguồn thu hoạt động do NSNN cấp của đơn vị để bù | đắp chi phí thiếu, ghi:
Nợ TK 611 / Có TK 3378
14- Thu khoản thuế đã nộp nhưng sau đó được hoàn, được giảm; tiền phạt do khách hàng vi phạm hợp đồng; thu nợ khó đòi của hoạt động SXKDDV đã xử lý xóa sổ; các khoản nợ phải trả không xác định được chủ; Bên thứ 3 bồi thường thiệt hại (tiền bảo hiểm, tiền đền bù được bồi thường), ghi:
Nợ TK 111 / Có TK 711
15- Mua NLVL, CCDC nhập kho, mua TSCĐ dùng ngay bằng tiền mặt, ghi
Nợ TK 152, 153, 211/C6 TK 111
Nếu mua bằng nguồn NSNN; nguồn viện trợ, vay nợ nước ngoài, nguồn phí được khấu trừ, để lại, đồng thời, ghi
Nợ TK 337 |
CÓ TK 366
Đồng thời, ghi: Có TK014 (nếu mua bằng nguồn phí được khấu trừ, để lại)
16- Khi chi tiền mua NLVL, CCDC, HH, DV, TSCĐ để dùng vào hoạt động SXKDHHDV thuộc đối tượng chịu thuế GTGT khấu trử, ghi:
Nợ TK 152, 153, 156 (nếu nhập kho) (giá chưa có thuế)
Nợ TK 154 (nếu dùng ngay cho SXKDDV) (giá chưa có thuế)
Nợ TK 211, 213 (nếu TSCĐ đưa vào dùng ngay) (giá chưa có thuế) Nợ TK 133 (thuế GTGT đầu vào được khấu trừ)
Có TK 111 (tổng giá thanh toán)
17- Khi chi tiền mặt mua NLVL, CCDC, HH, DV, TSCĐ dùng vào hoạt động SXKD HH, DV không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, ghi:
Nợ TK 152,153, 156 (nếu nhập kho) (tổng giá thanh toán)
Nợ TK 154 (nếu dùng ngay cho SXKDDV) (tổng giá thanh toán)
Nợ TK 211, 213 (nếu đưa vào dùng ngay) (tổng giá thanh toán)
Có TK 111 (tổng giá thanh toán)
18- Chi ĐTXDCB; hoạt động thường xuyên, không thường xuyên; hoạt động viện trợ, vay nợ nước ngoài; hoạt động thu phí, lệ phí bằng tiền mặt, ghi:
Nợ TK 241, 611, 612, 614 / Có TK 111
Nếu chi bằng nguồn NSNN; nguồn viện trợ, vay nợ nước ngoài; nguồn phí được khấu trừ, để lại, đồng thời, ghi:
Nợ TK 337
Có TK 511, 512, 514
19- Chi hoạt động SXKDDV bằng tiền mặt, ghi:
Nợ TK 154, 642 (giá chưa có thuế)
Nợ TK 133 (nếu có)
Có TK 111 (tổng giá thanh toán)
20- Khi thanh toán các khoản nợ phải trả, nợ vay, nộp BHXH, mua thẻ BHYT, nộp KPCĐ, BHTN, nộp thuế, phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác vào NSNN hoặc chi tiền lương hoặc khoản phải trả khác bằng tiền mặt, ghi:
Nợ TK 331, 332, 333, 334, 338 / Có TK 111
21- Trả lãi vay của hoạt động SXKDDV và các khoản chi phí khác liên quan đến hoạt động đầu tư tài chính,... bằng tiền mặt, ghi:
Nợ TK 615 / Có TK 111
22- Chi hộ các đơn vị nội bộ hoặc các đơn vị khác bằng tiền mặt, ghi:
Nợ TK 136 hoặc TK 1388 / Có TK 111
23- Chi các quỹ bằng tiền mặt:
Nợ TK 353, 431 / Có TK 111
24- Số thiếu hụt quỹ phát hiện khi kiểm kê:
Nợ TK 1388 / Có TK 111
25- Chi phí khác, gồm: Chi phí thanh lý, nhượng bán TSCĐ (đối với các đơn vị theo quy định phần chênh lệch thu > chi được để lại); chi tiền phạt do đơn vị vi phạm hợp đồng kinh tế, phạt vi phạm hành chính và chi phí khác (không thuộc các chi phí đã phản ánh vào loại 6), ghi:
Nợ TK 811 / Có TK 111
26- Chi tiền mặt từ dự toán ứng trước:
Nợ TK 1374 / Có TK 111
