Bản thể hiện của hóa đơn điện tử là khái niệm mà nhiều người còn mơ hồ. Theo nghị định 123/2020/NĐ-CP, định dạng chuẩn của hóa đơn điện tử là XML. Tuy nhiên, định dạng này lại không thể đọc được bằng mắt thường mà được sử dụng để mã hóa thông tin, chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống thông tin.
Để tiện cho quá trình kiểm tra, tra cứu, các kế toán sẽ thường xuất hóa đơn điện tử ra dạng PDF hoặc in ra giấy. File PDF hoặc bản in giấy, có khả năng cung cấp thông tin trực tiếp cho người xem, chính là bản thể hiện của hóa đơn điện tử.
Vì lý đó nên có rất nhiều trường hợp bản thể hiện PDF và bản XML có sự sai lệch về nội dung, đặc biệt hay gặp nhất là sai lệch về ngày ký hóa đơn.
Như vậy thì liệu bản thể hiện có giá trị pháp lý để ghi nhận kê khai và chi phí hay không? Kế toán phải căn cứ vào bản PDF hay bản XML? Các bạn hãy theo dõi bài viết sau để giải đáp thắc mắc trên nhé.
(Ảnh: Internet)
1. Quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử
- Việc lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử được thực hiện theo quy định tại khoản 1, 2 Điều 6 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP:
Điều 6. Bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ
1. Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:
a) Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;
b) Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.
2. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
- Về định dạng hóa đơn điện tử được quy định tại khoản 1 Điều 12 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP như sau:
Điều 12. Định dạng hóa đơn điện tử
1. Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh "eXtensible Markup Language" được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).
Theo quy định trên thì file dữ liệu hóa đơn phải được thể hiện dưới dạng XML và lưu trữ dưới dạng XML.
2. Chuyển đổi hóa đơn điện tử
Khoản 3 điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP
1. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.
2. Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.
3. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy thì hóa đơn, chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.
Công văn 1152/TCT-CS ngày 05/04/2023 trả lời về hóa đơn điện tử:
“File XML của hóa đơn điện tử là file có giá trị pháp lý, file PDF là bản thể hiện của hóa đơn điện tử và không có giá trị pháp lý.
=> Như vậy, hóa đơn điện tử luôn có 2 file đi kèm là file dữ liệu hóa đơn XML và bản thể hiện của hóa đơn PDF. Và hóa đơn điện tử hợp pháp phải có nội dung trong file PDF trùng với các dữ liệu có trong file XML từ thông tin đơn vị bán hàng, tên công ty, mã số thuế,…
3. Hướng dẫn của Tổng Cục Thuế đối với trường hợp sai lệch ngày ký giữa file XML và file PDF của hoá đơn điện tử
Tham khảo hướng dẫn của TCT trong buổi hỗ trợ trực tuyến hóa đơn điện tử ngày 15.06.2022:
Người nộp thuế: CÔNG TY VTC CÔNG NGHỆ VÀ NỘI DUNG SỐ-226-6
Địa chỉ: Số 23 phố Lạc Trung - Phường Vĩnh Tuy - Quận Hai Bà Trưng - Hà Nội
Kính chào Tổng cục thuế! Mong TCT giải đáp giúp chúng tôi những vướng mắc sau: 1. Trước đây tra cứu hóa đơn theo thông tư cũ, trên kết quả tra cứu có thông tin tình trạng hoạt động của doanh nghiệp, nhưng sau khi triển khai HDDT theo thông tư 78 thì trên kết quả tra cứu ko có thông tin tình trạng hoạt động của doanh nghiệp, vậy có cần thiết phải tra cứu thêm thông tin tình trạng hoạt động của doanh nghiệp nữa ko? Và nếu có thì tra cứu tại đâu. 2. Cty chúng tôi nhận dc hoá đơn đầu vào xuât theo TT78, tuy nhiên gặp trường hợp như sau: trên bản pdf có ngày ký số giống ngày lập hoá đơn nhưng khi kiểm tra file xml thì ngày ký hoá đơn khác ngày lập hoá đơn, vậy chúng tôi dựa vào file xml để kê khai thuế còn file pdf bên bán không đồng ý điều chỉnh ngày ký số trên pdf khớp với ngày ký số trên file xml thì có đúng không?
Tổng cục Thuế trả lời:
1. Khi sử dụng hóa đơn điện tử, người bán cần đảm bảo thông tin trên hóa đơn là hợp lệ bao gồm cả trạng thái hoạt động của doanh nghiệp. Cơ quan thuế cũng hỗ trợ tra cứu tình trạng hoạt động của doanh nghiệp trên trang thông tin điện tử ngành Thuế (gdt.gov.vn) trong trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu kiểm tra thông tin.
2. Theo quy định tại điểm 1 điều 12 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP: “Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh "extensible Markup Language" được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin)”. Theo đó trường hợp có sai lệch giữa bản thể hiện (PDF) và XML của hóa đơn điện tử thì file dữ liệu hóa đơn điện tử theo định dạng XML sẽ là gốc để xác định thông tin liên quan về hóa đơn điện tử. Nội dung này người mua cần làm việc với người bán để xác định rõ nguyên nhân và thực hiện điều chỉnh theo quy định (nếu cần).
Như vậy, theo các quy định và hướng dẫn trên thì doanh nghiệp phải căn cứ vào hóa đơn điện tử ở dạng XML để kê khai và hạch toán trong trường hợp có sai lệch giữa bản thể hiện (PDF) và XML. Đồng thời, DN cần cần liên hệ với người bán để khắc phục tình trạng này.
Các bạn có thể tham khảo dịch vụ của VinaTas – Đại lý Thuế theo đường link sau:
https://vinatas.com.vn/tu-van-thue/
Hoặc các khóa học của CleverCFO theo đường link sau:
https://clevercfo.com/
Để tiện cho quá trình kiểm tra, tra cứu, các kế toán sẽ thường xuất hóa đơn điện tử ra dạng PDF hoặc in ra giấy. File PDF hoặc bản in giấy, có khả năng cung cấp thông tin trực tiếp cho người xem, chính là bản thể hiện của hóa đơn điện tử.
Vì lý đó nên có rất nhiều trường hợp bản thể hiện PDF và bản XML có sự sai lệch về nội dung, đặc biệt hay gặp nhất là sai lệch về ngày ký hóa đơn.
Như vậy thì liệu bản thể hiện có giá trị pháp lý để ghi nhận kê khai và chi phí hay không? Kế toán phải căn cứ vào bản PDF hay bản XML? Các bạn hãy theo dõi bài viết sau để giải đáp thắc mắc trên nhé.
(Ảnh: Internet)
1. Quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử
- Việc lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử được thực hiện theo quy định tại khoản 1, 2 Điều 6 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP:
Điều 6. Bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ
1. Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:
a) Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;
b) Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.
2. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
- Về định dạng hóa đơn điện tử được quy định tại khoản 1 Điều 12 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP như sau:
Điều 12. Định dạng hóa đơn điện tử
1. Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh "eXtensible Markup Language" được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).
Theo quy định trên thì file dữ liệu hóa đơn phải được thể hiện dưới dạng XML và lưu trữ dưới dạng XML.
2. Chuyển đổi hóa đơn điện tử
Khoản 3 điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP
1. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.
2. Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.
3. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy thì hóa đơn, chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.
Công văn 1152/TCT-CS ngày 05/04/2023 trả lời về hóa đơn điện tử:
“File XML của hóa đơn điện tử là file có giá trị pháp lý, file PDF là bản thể hiện của hóa đơn điện tử và không có giá trị pháp lý.
=> Như vậy, hóa đơn điện tử luôn có 2 file đi kèm là file dữ liệu hóa đơn XML và bản thể hiện của hóa đơn PDF. Và hóa đơn điện tử hợp pháp phải có nội dung trong file PDF trùng với các dữ liệu có trong file XML từ thông tin đơn vị bán hàng, tên công ty, mã số thuế,…
3. Hướng dẫn của Tổng Cục Thuế đối với trường hợp sai lệch ngày ký giữa file XML và file PDF của hoá đơn điện tử
Tham khảo hướng dẫn của TCT trong buổi hỗ trợ trực tuyến hóa đơn điện tử ngày 15.06.2022:
Người nộp thuế: CÔNG TY VTC CÔNG NGHỆ VÀ NỘI DUNG SỐ-226-6
Địa chỉ: Số 23 phố Lạc Trung - Phường Vĩnh Tuy - Quận Hai Bà Trưng - Hà Nội
Kính chào Tổng cục thuế! Mong TCT giải đáp giúp chúng tôi những vướng mắc sau: 1. Trước đây tra cứu hóa đơn theo thông tư cũ, trên kết quả tra cứu có thông tin tình trạng hoạt động của doanh nghiệp, nhưng sau khi triển khai HDDT theo thông tư 78 thì trên kết quả tra cứu ko có thông tin tình trạng hoạt động của doanh nghiệp, vậy có cần thiết phải tra cứu thêm thông tin tình trạng hoạt động của doanh nghiệp nữa ko? Và nếu có thì tra cứu tại đâu. 2. Cty chúng tôi nhận dc hoá đơn đầu vào xuât theo TT78, tuy nhiên gặp trường hợp như sau: trên bản pdf có ngày ký số giống ngày lập hoá đơn nhưng khi kiểm tra file xml thì ngày ký hoá đơn khác ngày lập hoá đơn, vậy chúng tôi dựa vào file xml để kê khai thuế còn file pdf bên bán không đồng ý điều chỉnh ngày ký số trên pdf khớp với ngày ký số trên file xml thì có đúng không?
Tổng cục Thuế trả lời:
1. Khi sử dụng hóa đơn điện tử, người bán cần đảm bảo thông tin trên hóa đơn là hợp lệ bao gồm cả trạng thái hoạt động của doanh nghiệp. Cơ quan thuế cũng hỗ trợ tra cứu tình trạng hoạt động của doanh nghiệp trên trang thông tin điện tử ngành Thuế (gdt.gov.vn) trong trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu kiểm tra thông tin.
2. Theo quy định tại điểm 1 điều 12 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP: “Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh "extensible Markup Language" được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin)”. Theo đó trường hợp có sai lệch giữa bản thể hiện (PDF) và XML của hóa đơn điện tử thì file dữ liệu hóa đơn điện tử theo định dạng XML sẽ là gốc để xác định thông tin liên quan về hóa đơn điện tử. Nội dung này người mua cần làm việc với người bán để xác định rõ nguyên nhân và thực hiện điều chỉnh theo quy định (nếu cần).
Như vậy, theo các quy định và hướng dẫn trên thì doanh nghiệp phải căn cứ vào hóa đơn điện tử ở dạng XML để kê khai và hạch toán trong trường hợp có sai lệch giữa bản thể hiện (PDF) và XML. Đồng thời, DN cần cần liên hệ với người bán để khắc phục tình trạng này.
Các bạn có thể tham khảo dịch vụ của VinaTas – Đại lý Thuế theo đường link sau:
https://vinatas.com.vn/tu-van-thue/
Hoặc các khóa học của CleverCFO theo đường link sau:
https://clevercfo.com/
