Sự không chắc chắn có thể là một trong những tâm trạng nổi trội nhất của hầu hết các doanh nghiệp ngày nay. Giữa sự luân chuyển của nhân viên và nền kinh tế toàn cầu đầy biến động, việc duy trì sức cạnh tranh như một doanh nghiệp vừa hoặc nhỏ đã trở thành thách thức. Nhưng có một số cách để giúp bạn có thể vượt qua bất kỳ cơn bão nào trong tương lai, và chẩn bị một khoản quỹ dự trữ tiền mặt/ bộ đệm (cash buffer) là một trong số đó.
1. Quỹ dự trữ tiền mặt (cash buffer)
Quỹ dự trữ tiền mặt hoặc quỹ dự trữ, là số tiền mà doanh nghiệp của bạn đã dành ra cho bất kỳ chi phí nào ngoài kế hoạch. Hãy nghĩ về nó như một con heo đất (nhưng có giá trị và lợi nhuận cao hơn), nơi bạn có tiền để dành cho một thời điểm xấu. Bạn sẽ không bao giờ biết khi nào bạn có thể cần nó, nhưng khi bạn làm vậy, nó có thể tạo ra sự khác biệt giữa việc giữ hoạt động của bạn đang hoạt động trơn tru và phải đóng cửa doanh nghiệp.
2. Tại sao một quỹ dự trữ tiền mặt lại quan trọng?
Trong một nghiên cứu của Harvard Business Review , các doanh nghiệp có ít hơn hai tháng tiền mặt để làm dự trữ đã phải vật lộn để tiếp tục kinh doanh. Bất kỳ sự biến động nào về doanh số bán hàng theo mùa đều có thể dẫn đến một số tháng có lợi nhuận rất cao trong khi những tháng khác có thể không. Trong những giai đoạn chậm chạp này và đặc biệt nếu bạn thêm một cuộc khủng hoảng toàn cầu. Doanh nghiệp của bạn có thể cần phải rút tiền từ quỹ dự trữ để cân bằng việc thiếu đủ doanh thu. Và điều này không chỉ giúp ích cho việc bán hàng theo mùa và suy thoái kinh tế. Một trong những vấn đề phổ biến nhất mà một doanh nghiệp phải đối mặt là dự báo không chính xác. Ví dụ: bạn có thể nghĩ rằng bạn sẽ bán được 1.000 đơn vị, nhưng bạn có thể chỉ bán được 650. Dự trữtiền mặt cũng có thể giúp duy trì hoạt động kinh doanh của bạn thông qua việc này.
Chuẩn bị dự báo dòng tiền , nơi bạn phân bổ tiền và tính toán các khoản phải thu và phải trả, có thể giúp bạn hoạch định quỹ đạo tương lai của các tài khoản của mình ở một mức độ nhất định. Tuy nhiên, không thể đoán trước mọi chi phí có thể đến với bạn. Có thể có một khách hàng không trả được nợ, lãi suất tăng đột biến hoặc thậm chí là một thảm họa thiên nhiên khiến bạn phải bỏ ra nhiều tiền hơn để duy trì nhu cầu kinh doanh của mình. Xây dựng một khoản dự trữ tiền mặt sẽ giúp bạn quản lý các chi phí bất ngờ cũng như nhu cầu thanh khoản của bạn trong thời kỳ dòng tiền suy thoái , do đó bạn sẽ không bị áp lực bởi lo lắng về tài chính hoặc phải đóng cửa cửa hàng của mình chỉ vì nguồn tiền thấp.
Ngay cả khi không có khủng hoảng, doanh nghiệp của bạn vẫn có thể sử dụng khoản dự trữ này để tạo cơ hội tăng trưởng mới. Có thể có một khoản đầu tư đột ngột để thực hiện hoặc một chi nhánh mới mà bạn có thể muốn mở để mở rộng hoạt động kinh doanh của mình. Vào những lúc như vậy, bạn có thể sử dụng dự trữ tiền mặt của mình. Có một dự trữtiền mặt làm tăng sự tự tin của bạn khi đưa ra các quyết định kinh doanh lớn, mang lại cho bạn nhiều cơ hội hơn để chấp nhận rủi ro đã tính toán và bảo vệ bạn khi tình hình trở nên khó khăn.
3. Chúng ta cần bao nhiêu dự trữ tiền mặt?
Lượng tiền mặt bạn cần dự trữ tùy thuộc vào hoạt động kinh doanh của bạn. Phát hiện của Viện JPMorgan Chase cho thấy rằng các doanh nghiệp có khả năng phục hồi tốt hơn khi họ có mức dự trữ bằng 62 ngày đệm tiền mặt trở lên. Hơn nữa, một cuộc khảo sát do Bankrate thực hiện cho thấy rằng thật tuyệt khi có ít nhất 3-6 tháng dự trữ tiền cho các khoản chi phí. Tuy nhiên, trước khi bạn quyết định số tiền dựa trên những gì thường được đề xuất, hãy xem xét các yếu tố sau:
4. Tính toán dự trữ tiền mặt lý tưởng của bạn
Dưới đây là công thức trực tiếp mà JPMorgan Chase Institute đề xuất để giúp bạn tính toán lượng tiền mặt dự trữ mà doanh nghiệp của bạn cần:
Bạn cũng có thể sử dụng công thức này để đánh giá số tiền bạn cần:
Lưu ý: Số ngày đệm tiền mặt - Cash buffer days là số ngày bạn sẽ sử dụng một khoản tiền đệm để trang trải chi phí của mình mà không nhận được bất kỳ doanh thu nào.
Một cách khác để giúp bạn xác định số tiền đệm là bằng cách hiểu tỷ lệ đốt tiền mặt - cash burn rate của bạn và đường băng tiền mặt - cash runway của bạn. Trong khi tỷ lệ đốt của bạn cho biết bạn 'đốt' tiền và chi tiêu vượt quá thu nhập của mình nhanh như thế nào, đường băng tiền mặt cho bạn biết tiền của bạn sẽ tồn tại trong bao lâu nếu bạn đốt tiền nhanh chóng. Việc xác định đường băng tiền mặt và tỷ lệ đốt tiền mặt sẽ giúp doanh nghiệp của bạn (đặc biệt nếu bạn có dòng tiền âm ) hiểu bạn cần tiết kiệm bao nhiêu.
Cách tính tỷ lệ đốt tiền mặt (cash burn rate) của bạn
Ví dụ: giả sử bạn đang tìm kiếm tỷ lệ ghi của mình bằng cách xem số dư đầu kỳ và cuối kỳ trong bốn tháng. Nếu số dư đầu kỳ của bạn trong tháng 1 là 10.000 đô la và số dư cuối kỳ của bạn vào cuối tháng 5 là 7.000 đô la, thì chênh lệch sẽ là 3.000 đô la (10.000 - 7.000 = 3.000). Bằng cách chia số này cho số tháng, bạn sẽ nhận được 750 đô la (3.000 / 4). Đây sẽ là tỷ lệ đốt tiền mặt hàng tháng của bạn trong khoảng thời gian đó. Nếu nó là một giá trị âm, bạn có dòng tiền âm và sẽ cần một dự trữ tiền mặt lớn hơn.
Cách tính đường băng tiền mặt - cash runway của bạn
Tính lượng tiền mặt của bạn trong tháng bằng cách chia số dư tiền mặt của bạn cho tỷ lệ đốt cháy:
Ví dụ: nếu số dư tiền mặt của bạn là 50.000 đô la và tỷ lệ đốt của bạn là 10.000 đô la mỗi tháng, sẽ mất 5 tháng để doanh nghiệp của bạn hết tiền mặt.
Hiểu được thói quen chi tiêu của bạn sẽ giúp bạn xác định kích thước của dự trữ và bạn sẽ cần nó trong bao lâu.
5. Làm thế nào để xây dựng một Quỹ dự trữ tiền mặt
Bạn có thể xây dựng dự trữ tiền mặt của mình bằng cách tiết kiệm thông minh, chuyển hướng tài chính của mình và đảm bảo rằng một phần doanh thu của bạn được giữ thường xuyên. Trong trường hợp bạn mới bắt đầu, hãy mở một tài khoản ngân hàng dành riêng cho việc dự trữ tiền mặt và gửi một số tiền cụ thể vào tài khoản này hàng tháng. Bạn cũng có thể làm theo các mẹo sau:
Hiểu giúp ta làm tốt hơn
Nguồn: dịch từ zoho
1. Quỹ dự trữ tiền mặt (cash buffer)
Quỹ dự trữ tiền mặt hoặc quỹ dự trữ, là số tiền mà doanh nghiệp của bạn đã dành ra cho bất kỳ chi phí nào ngoài kế hoạch. Hãy nghĩ về nó như một con heo đất (nhưng có giá trị và lợi nhuận cao hơn), nơi bạn có tiền để dành cho một thời điểm xấu. Bạn sẽ không bao giờ biết khi nào bạn có thể cần nó, nhưng khi bạn làm vậy, nó có thể tạo ra sự khác biệt giữa việc giữ hoạt động của bạn đang hoạt động trơn tru và phải đóng cửa doanh nghiệp.
2. Tại sao một quỹ dự trữ tiền mặt lại quan trọng?
Trong một nghiên cứu của Harvard Business Review , các doanh nghiệp có ít hơn hai tháng tiền mặt để làm dự trữ đã phải vật lộn để tiếp tục kinh doanh. Bất kỳ sự biến động nào về doanh số bán hàng theo mùa đều có thể dẫn đến một số tháng có lợi nhuận rất cao trong khi những tháng khác có thể không. Trong những giai đoạn chậm chạp này và đặc biệt nếu bạn thêm một cuộc khủng hoảng toàn cầu. Doanh nghiệp của bạn có thể cần phải rút tiền từ quỹ dự trữ để cân bằng việc thiếu đủ doanh thu. Và điều này không chỉ giúp ích cho việc bán hàng theo mùa và suy thoái kinh tế. Một trong những vấn đề phổ biến nhất mà một doanh nghiệp phải đối mặt là dự báo không chính xác. Ví dụ: bạn có thể nghĩ rằng bạn sẽ bán được 1.000 đơn vị, nhưng bạn có thể chỉ bán được 650. Dự trữtiền mặt cũng có thể giúp duy trì hoạt động kinh doanh của bạn thông qua việc này.
Chuẩn bị dự báo dòng tiền , nơi bạn phân bổ tiền và tính toán các khoản phải thu và phải trả, có thể giúp bạn hoạch định quỹ đạo tương lai của các tài khoản của mình ở một mức độ nhất định. Tuy nhiên, không thể đoán trước mọi chi phí có thể đến với bạn. Có thể có một khách hàng không trả được nợ, lãi suất tăng đột biến hoặc thậm chí là một thảm họa thiên nhiên khiến bạn phải bỏ ra nhiều tiền hơn để duy trì nhu cầu kinh doanh của mình. Xây dựng một khoản dự trữ tiền mặt sẽ giúp bạn quản lý các chi phí bất ngờ cũng như nhu cầu thanh khoản của bạn trong thời kỳ dòng tiền suy thoái , do đó bạn sẽ không bị áp lực bởi lo lắng về tài chính hoặc phải đóng cửa cửa hàng của mình chỉ vì nguồn tiền thấp.
Ngay cả khi không có khủng hoảng, doanh nghiệp của bạn vẫn có thể sử dụng khoản dự trữ này để tạo cơ hội tăng trưởng mới. Có thể có một khoản đầu tư đột ngột để thực hiện hoặc một chi nhánh mới mà bạn có thể muốn mở để mở rộng hoạt động kinh doanh của mình. Vào những lúc như vậy, bạn có thể sử dụng dự trữ tiền mặt của mình. Có một dự trữtiền mặt làm tăng sự tự tin của bạn khi đưa ra các quyết định kinh doanh lớn, mang lại cho bạn nhiều cơ hội hơn để chấp nhận rủi ro đã tính toán và bảo vệ bạn khi tình hình trở nên khó khăn.
3. Chúng ta cần bao nhiêu dự trữ tiền mặt?
Lượng tiền mặt bạn cần dự trữ tùy thuộc vào hoạt động kinh doanh của bạn. Phát hiện của Viện JPMorgan Chase cho thấy rằng các doanh nghiệp có khả năng phục hồi tốt hơn khi họ có mức dự trữ bằng 62 ngày đệm tiền mặt trở lên. Hơn nữa, một cuộc khảo sát do Bankrate thực hiện cho thấy rằng thật tuyệt khi có ít nhất 3-6 tháng dự trữ tiền cho các khoản chi phí. Tuy nhiên, trước khi bạn quyết định số tiền dựa trên những gì thường được đề xuất, hãy xem xét các yếu tố sau:
- Hiệu suất hiện tại và trong quá khứ của doanh nghiệp bạn và sự biến động của dòng tiền hàng ngày của bạn . Ghi lại dòng tiền vào và ra khỏi doanh nghiệp của bạn mà không có bất kỳ kỳ vọng viển vông nào.
- Dự báo dòng tiền của bạn. Sau khi bạn tách các khoản chi tiêu chuẩn (như tiền thuê nhà và tiền lương) khỏi các khoản chi phí một lần đã lên kế hoạch (như chiến lược tiếp thị), hãy xem xét khả năng có một khoản chi phí lớn tương tự khác sắp xảy ra theo cách của bạn và số tiền sẽ được yêu cầu.
- Các khoản phải thu và hàng tồn kho của bạn. Nếu doanh nghiệp của bạn thường nhận được thu nhập chậm, hoặc nếu hàng tồn kho của bạn không di chuyển nhanh chóng, bạn nên dự trữ tiền mặt nhiều hơn.
- Loại hình kinh doanh của bạn (cho dù đó là quyền sở hữu duy nhất hay cách khác). Hãy nghĩ xem liệu bạn có thể tiếp tục công việc kinh doanh của mình mà không có thu nhập trong một thời gian hay không. Ví dụ: nếu bạn là chủ sở hữu duy nhất, bạn có thể có các khoản tiết kiệm cá nhân để giúp bạn hoạt động mà không có doanh thu, vì vậy dự trữ tiền mặt của bạn không cần quá cao. Tuy nhiên, nếu bạn có một công ty lớn hơn hoặc thậm chí là một doanh nghiệp theo mùa, nơi bạn có thể mong đợi sự biến động về doanh thu, bạn sẽ cần một dự trữ tiền mặt lớn hơn.
- Các nguồn lực và mạng lưới an toàn khác của bạn sẽ giúp giảm thiểu rủi ro kinh doanh của bạn (như thỏa thuận vay vốn với ngân hàng).
- Mục tiêu kinh doanh của bạn. Ví dụ, nếu bạn đang có một dự án mới, rất có thể bạn sẽ phải chịu những khoản chi đột ngột đồng thời, vì vậy hãy điều chỉnh số tiền đệm của bạn cho phù hợp.
4. Tính toán dự trữ tiền mặt lý tưởng của bạn
Dưới đây là công thức trực tiếp mà JPMorgan Chase Institute đề xuất để giúp bạn tính toán lượng tiền mặt dự trữ mà doanh nghiệp của bạn cần:
Bạn cũng có thể sử dụng công thức này để đánh giá số tiền bạn cần:
Lưu ý: Số ngày đệm tiền mặt - Cash buffer days là số ngày bạn sẽ sử dụng một khoản tiền đệm để trang trải chi phí của mình mà không nhận được bất kỳ doanh thu nào.
Một cách khác để giúp bạn xác định số tiền đệm là bằng cách hiểu tỷ lệ đốt tiền mặt - cash burn rate của bạn và đường băng tiền mặt - cash runway của bạn. Trong khi tỷ lệ đốt của bạn cho biết bạn 'đốt' tiền và chi tiêu vượt quá thu nhập của mình nhanh như thế nào, đường băng tiền mặt cho bạn biết tiền của bạn sẽ tồn tại trong bao lâu nếu bạn đốt tiền nhanh chóng. Việc xác định đường băng tiền mặt và tỷ lệ đốt tiền mặt sẽ giúp doanh nghiệp của bạn (đặc biệt nếu bạn có dòng tiền âm ) hiểu bạn cần tiết kiệm bao nhiêu.
Cách tính tỷ lệ đốt tiền mặt (cash burn rate) của bạn
- Tham khảo báo cáo lưu chuyển tiền tệ của bạn và ghi lại số dư tiền đầu kỳ và cuối kỳ.
- Tính hiệu số giữa hai số dư này.
- Sau đó, chia khoản chênh lệch này cho số tháng trong khoảng thời gian đó.
Ví dụ: giả sử bạn đang tìm kiếm tỷ lệ ghi của mình bằng cách xem số dư đầu kỳ và cuối kỳ trong bốn tháng. Nếu số dư đầu kỳ của bạn trong tháng 1 là 10.000 đô la và số dư cuối kỳ của bạn vào cuối tháng 5 là 7.000 đô la, thì chênh lệch sẽ là 3.000 đô la (10.000 - 7.000 = 3.000). Bằng cách chia số này cho số tháng, bạn sẽ nhận được 750 đô la (3.000 / 4). Đây sẽ là tỷ lệ đốt tiền mặt hàng tháng của bạn trong khoảng thời gian đó. Nếu nó là một giá trị âm, bạn có dòng tiền âm và sẽ cần một dự trữ tiền mặt lớn hơn.
Cách tính đường băng tiền mặt - cash runway của bạn
Tính lượng tiền mặt của bạn trong tháng bằng cách chia số dư tiền mặt của bạn cho tỷ lệ đốt cháy:
Ví dụ: nếu số dư tiền mặt của bạn là 50.000 đô la và tỷ lệ đốt của bạn là 10.000 đô la mỗi tháng, sẽ mất 5 tháng để doanh nghiệp của bạn hết tiền mặt.
Hiểu được thói quen chi tiêu của bạn sẽ giúp bạn xác định kích thước của dự trữ và bạn sẽ cần nó trong bao lâu.
5. Làm thế nào để xây dựng một Quỹ dự trữ tiền mặt
Bạn có thể xây dựng dự trữ tiền mặt của mình bằng cách tiết kiệm thông minh, chuyển hướng tài chính của mình và đảm bảo rằng một phần doanh thu của bạn được giữ thường xuyên. Trong trường hợp bạn mới bắt đầu, hãy mở một tài khoản ngân hàng dành riêng cho việc dự trữ tiền mặt và gửi một số tiền cụ thể vào tài khoản này hàng tháng. Bạn cũng có thể làm theo các mẹo sau:
- Phân tích các khoản phải trả, cắt giảm các chi phí không cần thiết và đặt mục tiêu tiết kiệm hàng tháng. Tạp chí Harvard Business Review khuyên bạn nên ước tính thực tế về dòng tiền của bạn trong và sau đại dịch, và so sánh nó với các chi phí cần thiết và có thể thay đổi được. Bằng cách này, bạn sẽ xác định được những gì có thể được loại bỏ ở giai đoạn đầu để đảm bảo rằng dự trữ của bạn chỉ được sử dụng cho các chi phí thiết yếu.
- Thiết lập một khoản tiền gửi trực tiếp, nơi một phần thu nhập của bạn sẽ tự động được chuyển vào khoản dự trữ của bạn. Nếu dự trữ tiền mặt của bạn đang cạn kiệt nhanh chóng, hãy xem liệu một khoản chi phí nào đó có thể được tạm dừng cho đến khi bạn lấp đầy dự trữ tiền mặt của mình đến mức giới hạn bạn đã đặt, rồi tiếp tục lại. Bằng cách đó, bạn có thể chuyển hướng tiền vào quỹ dự trữ.
- Thanh lý tiền mặt gắn với tài sản cũ và tăng tốc hàng tồn kho. Bán sản phẩm của bạn trước khi giá trị của chúng giảm hơn nữa.
- Hãy coi dự trữ tiền mặt của bạn như một hóa đơn cố định không thể thương lượng. Điều này giúp bạn xây dựng nó một cách nhất quán.
- Nếu bạn không có đủ vốn, hãy bắt đầu với quy mô nhỏ hoặc thậm chí cân nhắc các khoản vay kinh doanh nhỏ . Bạn cũng có thể tiếp tục với việc bao thanh toán hóa đơn hoặc nhận hạn mức tín dụng với ngân hàng của mình, nhưng hãy lưu ý mức độ gần của bạn với giới hạn thấu chi.
- Nếu bạn có một nguồn thu nhập thay thế, hãy chuyển một số tiền nhất định từ nguồn đó vào quỹ dự trữ tiền mặt của bạn.
Hiểu giúp ta làm tốt hơn
Nguồn: dịch từ zoho
