Kiểm soát phần không thể thiếu trong quy trình PDCA (Plan - Do - Check - Act). Vậy Kiểm soát là gì?

[Son.Tran]

Định nghĩa : Kiểm soát là một chức năng định hướng mục tiêu chính của quản lý trong một tổ chức. Đó là một quá trình so sánh kết quả hoạt động thực tế với các tiêu chuẩn đặt ra của công ty để đảm bảo rằng các hoạt động được thực hiện theo đúng kế hoạch và nếu không đạt thì sẽ có hành động khắc phục.
Mọi nhà quản lý cần giám sát và đánh giá hoạt động của cấp dưới. Nó giúp người quản lý thực hiện các hành động khắc phục trong thời hạn nhất định để tránh tình trạng bất thường hoặc tổn thất của công ty.

Việc kiểm soát được thực hiện ở cấp dưới, cấp giữa và cấp trên của ban quản lý.

Các tính năng của điều khiển
Một hệ thống kiểm soát hiệu quả có các tính năng sau:

• Nó giúp đạt được các mục tiêu của tổ chức.
• Tạo điều kiện sử dụng tối ưu các nguồn lực.
• Nó đánh giá độ chính xác của tiêu chuẩn.
• Nó cũng thiết lập kỷ luật và trật tự.
• Tạo động lực cho nhân viên và nâng cao tinh thần của nhân viên.
• Đảm bảo lập kế hoạch trong tương lai bằng cách sửa đổi các tiêu chuẩn.
• Cải thiện hiệu suất tổng thể của một tổ chức .
• Nó cũng giảm thiểu sai sót.

Kiểm soát và lập kế hoạch có mối quan hệ với nhau để kiểm soát đóng vai trò quan trọng trong chu trình lập kế hoạch tiếp theo. Kiểm soát là một chức năng nhìn ngược lại để đưa chu trình quản lý trở lại chức năng lập kế hoạch. Lập kế hoạch là một quá trình hướng tới tương lai vì nó xử lý các dự báo về các điều kiện trong tương lai.
Quy trình kiểm soát
Quá trình kiểm soát bao gồm các bước sau như thể hiện trong hình:

• Thiết lập các tiêu chuẩn: Điều này có nghĩa là thiết lập mục tiêu cần đạt được để cuối cùng đáp ứng các mục tiêu của tổ chức. Tiêu chuẩn chỉ ra các tiêu chí của hiệu suất.
  Tiêu chuẩn kiểm soát được phân loại thành tiêu chuẩn định lượng và định tính. Các tiêu chuẩn định lượng được thể hiện bằng tiền. Mặt khác, các tiêu chuẩn định tính bao gồm các mặt hàng vô hình.
• Đo lường hiệu suất thực tế : Hiệu suất thực tế của nhân viên được đo lường so với mục tiêu. Với mức độ quản lý ngày càng cao, việc đo lường hiệu suất trở nên khó khăn.
• So sánh hiệu suất thực tế với tiêu chuẩn : So sánh mức độ khác biệt giữa hiệu suất thực tế và tiêu chuẩn.
• Thực hiện các hành động sửa chữa : Được khởi xướng bởi người quản lý, người sửa chữa mọi khiếm khuyết trong hoạt động thực tế.

Do đó, quy trình kiểm soát điều chỉnh các hoạt động của công ty sao cho hiệu quả hoạt động thực tế phù hợp với kế hoạch tiêu chuẩn. Một hệ thống kiểm soát hiệu quả cho phép các nhà quản lý tránh được những trường hợp gây ra tổn thất cho công ty.

Các loại kiểm soát
Có ba loại kiểm soát.,

1. Kiểm soát phản hồi : Quá trình này liên quan đến việc thu thập thông tin về một nhiệm vụ đã hoàn thành, đánh giá thông tin đó và ứng biến cùng một loại nhiệm vụ trong tương lai.
2. Điều khiển đồng thời : Nó còn được gọi là điều khiển thời gian thực. Nó kiểm tra bất kỳ vấn đề nào và xem xét nó để hành động trước khi bất kỳ tổn thất nào phát sinh. Ví dụ: biểu đồ kiểm soát.
3. Kiểm soát dự đoán / chuyển tiếp : Loại kiểm soát này giúp dự đoán trước vấn đề xảy ra. Vì vậy, hành động có thể được thực hiện trước khi tình huống như vậy phát sinh.

Trong một môi trường luôn thay đổi và phức tạp, kiểm soát là một phần không thể thiếu của tổ chức.

Ưu điểm của việc kiểm soát

• Tiết kiệm thời gian và năng lượng
• Cho phép người quản lý tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng. Điều này cho phép sử dụng tốt hơn tài nguyên của người quản lý.
• Giúp người quản lý thực hiện hành động khắc phục kịp thời.
• Người quản lý có thể ủy quyền nhiệm vụ để cấp dưới có thể hoàn thành công việc thường xuyên.

Ngược lại, kiểm soát gặp phải hạn chế là tổ chức không kiểm soát được các yếu tố bên ngoài. Nó có thể trở thành một việc tốn kém, đặc biệt là đối với các công ty nhỏ.
Nguồn: Dịch từ Business Jargons.