Các nhóm tài chính dành rất nhiều thời gian và năng lượng cho việc khóa sổ kế toán hoạt động trơn tru. Và ở hầu hết mọi nơi làm việc, đó là một thời gian căng thẳng.
Vào năm 2014, CFO.com đã chia sẻ rằng “75% các tổ chức báo cáo rằng quy trình chốt sổ là một trong hai mục tiêu hàng đầu để cải thiện tài chính trong 18 tháng tới”.
Trong năm 2017, các doanh nghiệp vẫn mất hơn 8 ngày để hoàn thành việc chốt sổ mỗi quý. Và lượng thời gian thực sự đang tăng lên.
Một vài năm trôi qua, vẫn không có nhiều thay đổi. Và như chúng ta sẽ thấy, vấn đề lớn nhất là không có gì thay đổi. Có nhiều cách tốt hơn để tiếp cận việc chốt sổ, nhưng hầu hết các công ty chỉ gắn bó với những gì họ biết.
Trong bài đăng này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách làm cho việc chốt sổ báo cáo tài chính trở nên dễ quản lý hơn nhiều. Và hơn hết, nhanh hơn.
Quy trình khóa sổ báo cáo tài chính là gì?
Khóa sổ báo cáo tài chính là hành động “khóa sổ” – ghi lại mọi giao dịch dưới dạng mục nhật ký, sau đó xem xét tất cả các giao dịch này để đảm bảo rằng chúng được chấp thuận và hợp pháp.
Điều này bao gồm tài khoản tóm tắt tất cả thu nhập quan trọng. Kế toán xem xét tất cả các tài khoản nắm giữ doanh thu, thu nhập và lợi nhuận, sau đó chuyển số dư sang tài khoản tổng hợp thu nhập. Họ cũng làm như vậy đối với các tài khoản chi phí và các khoản lỗ.
Mục tiêu là nhập mỗi kỳ kế toán mới với số dư tài khoản tạm thời bằng 0. Số dư được chuyển sang tài khoản vĩnh viễn và bạn bắt đầu làm mới mỗi kỳ.
Thông thường, việc khóa sổ diễn ra vào cuối mỗi tháng. Nhưng các nhóm tài chính cũng cần phải khóa sổ vào cuối quý và mỗi năm tài chính.
Khi hầu hết mọi người nghĩ về quá trình khóa sổ, họ nghĩ về thời gian là điều cần thiết. Làm thế nào nhanh chóng chúng ta có thể vượt qua điều này?
Không bao giờ là lý tưởng khi một trách nhiệm cốt lõi và thiết yếu trở thành việc vặt. Và bởi vì khóa sổ là điều cần thiết trong mọi doanh nghiệp, các nhóm tài chính đang phải trải qua giai đoạn khó khăn này ở khắp mọi nơi.
Đau đầu: Những cơn đau điển hình đi kèm với việc khóa sổ hàng tháng
Chúng tôi không cần phải đi vào quá chi tiết ở đây. Đối với các chuyên gia tài chính, công việc khó khăn của việc đóng sổ là quá thực tế.
Nhưng hãy hỏi bất kỳ người kế toán hoặc người kiểm soát tài chính nào họ ghét điều gì nhất về việc khóa sổ và chắc chắn bạn sẽ nhận được một số điều sau:
Nhưng tại sao?
Thủ phạm: Các vấn đề chính với quy trình khóa sổ cũ
Per Akili, “các giám đốc điều hành công ty đổ lỗi cho thời gian khóa sổ tài chính chậm hơn do nhiều yếu tố. 40% người điều hành nói rằng đó là do sự đánh giá nội bộ của các bên liên quan; 35% nói rằng nhu cầu xác định và hợp nhất chi tiết hơn cho các báo cáo tài chính ngày càng tăng; và 20% nói rằng đó là vì cần thêm thời gian để kiểm tra lỗi. ”
Chúng tôi đã xác định bốn lĩnh vực cụ thể mà hầu hết các chiến lược khóa sổ tài chính bị ảnh hưởng
1. Quy trình hoàn toàn không được xác định
Công ty của bạn có một quy trình khép kín được ghi chép lại không?
Theo Deloitte, “quá trình khóa sổ thường được điều hành bởi bộ nhớ thể chế hơn là các giao thức rõ ràng và cụ thể. Những người khác nhau tham gia vào quá trình “chỉ cần biết mọi thứ được hoàn thành như thế nào” – và đã làm theo cách đó trong nhiều năm. ”
Và như chúng ta sẽ thấy ở vị trí thứ ba trong danh sách này, điều đó không chỉ áp dụng cho nhóm tài chính. Nếu mọi người tiếp cận theo cách riêng của họ, thì lỗi xảy ra và hiệu quả giảm là điều đương nhiên.
2. Không có quyền truy cập vào dữ liệu đúng thời gian
Đây là một vấn đề lớn đối với các nhóm tài chính, đặc biệt là trong các công ty xử lý số lượng lớn các báo cáo chi phí. Thông thường, tài chính không thực sự biết đã chi bao nhiêu cho đến khi họ thực hiện quy trình khóa sổ hàng tháng. Điều này làm cho việc hoàn tác lỗi trở thành một nhiệm vụ khổng lồ.
“Quy trình này yêu cầu dữ liệu từ tất cả các phòng ban và mọi khía cạnh chức năng của công ty. Khi điều đó xảy ra, quá trình trở nên hỗn loạn. Một số người quản lý gửi thông tin đúng hạn và một số thì không. Đôi khi thông tin được nộp đúng hạn nhưng lại bị sai hoặc không đầy đủ ”.
Để chốt sổ sách trong tháng, nhóm tài chính cần tìm kiếm thông tin phù hợp từ những người phù hợp, bao gồm cả biên lai bị thất lạc và các tài liệu khác có thể không dễ tìm.
Và nếu những người đó không sắp xuất hiện hoặc không biết họ mong đợi điều gì, thì dữ liệu đó có thể mất nhiều thời gian để đến tay bạn.
Tham khảo thêm tài liệu khóa học CFO, Kế toán trưởng của CleverCFO nhé cả nhà
docs.google.com
Khóa học CFO của CleverCFO mang tính chất ứng dụng thực tế, thực hành trên model, giúp các bạn ứng dụng ngay vào công việc.
Đăng ký ngay khóa học 100 thủ thuật Excel online để giúp giải quyết 1 số vấn đề hay gặp trong tài chính quản trị và thuế.
CLEVERCFO CAM KẾT HOÀN TIỀN 100% SAU BUỔI HỌC ĐẦU TIÊN NẾU CẢ NHÀ KHÔNG HÀI LÒNG
=> KHÔNG CÓ RỦI RO
=> HÃY CHO MÌNH CƠ HỘI CHĂM LO TỐT HƠN CHO GIA ĐÌNH NHÉ.
Vào năm 2014, CFO.com đã chia sẻ rằng “75% các tổ chức báo cáo rằng quy trình chốt sổ là một trong hai mục tiêu hàng đầu để cải thiện tài chính trong 18 tháng tới”.
Trong năm 2017, các doanh nghiệp vẫn mất hơn 8 ngày để hoàn thành việc chốt sổ mỗi quý. Và lượng thời gian thực sự đang tăng lên.
Một vài năm trôi qua, vẫn không có nhiều thay đổi. Và như chúng ta sẽ thấy, vấn đề lớn nhất là không có gì thay đổi. Có nhiều cách tốt hơn để tiếp cận việc chốt sổ, nhưng hầu hết các công ty chỉ gắn bó với những gì họ biết.
Trong bài đăng này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách làm cho việc chốt sổ báo cáo tài chính trở nên dễ quản lý hơn nhiều. Và hơn hết, nhanh hơn.
Quy trình khóa sổ báo cáo tài chính là gì?
Khóa sổ báo cáo tài chính là hành động “khóa sổ” – ghi lại mọi giao dịch dưới dạng mục nhật ký, sau đó xem xét tất cả các giao dịch này để đảm bảo rằng chúng được chấp thuận và hợp pháp.
Điều này bao gồm tài khoản tóm tắt tất cả thu nhập quan trọng. Kế toán xem xét tất cả các tài khoản nắm giữ doanh thu, thu nhập và lợi nhuận, sau đó chuyển số dư sang tài khoản tổng hợp thu nhập. Họ cũng làm như vậy đối với các tài khoản chi phí và các khoản lỗ.
Mục tiêu là nhập mỗi kỳ kế toán mới với số dư tài khoản tạm thời bằng 0. Số dư được chuyển sang tài khoản vĩnh viễn và bạn bắt đầu làm mới mỗi kỳ.
Thông thường, việc khóa sổ diễn ra vào cuối mỗi tháng. Nhưng các nhóm tài chính cũng cần phải khóa sổ vào cuối quý và mỗi năm tài chính.
Khi hầu hết mọi người nghĩ về quá trình khóa sổ, họ nghĩ về thời gian là điều cần thiết. Làm thế nào nhanh chóng chúng ta có thể vượt qua điều này?
Không bao giờ là lý tưởng khi một trách nhiệm cốt lõi và thiết yếu trở thành việc vặt. Và bởi vì khóa sổ là điều cần thiết trong mọi doanh nghiệp, các nhóm tài chính đang phải trải qua giai đoạn khó khăn này ở khắp mọi nơi.
Đau đầu: Những cơn đau điển hình đi kèm với việc khóa sổ hàng tháng
Chúng tôi không cần phải đi vào quá chi tiết ở đây. Đối với các chuyên gia tài chính, công việc khó khăn của việc đóng sổ là quá thực tế.
Nhưng hãy hỏi bất kỳ người kế toán hoặc người kiểm soát tài chính nào họ ghét điều gì nhất về việc khóa sổ và chắc chắn bạn sẽ nhận được một số điều sau:
- Nhập dữ liệu thủ công, đơn điệu
- Vô số lỗi đơn giản khiến mọi người mất thời gian
- Thiếu biên lai và các tài liệu cần thiết khác
- Các khoản thanh toán không xác định được
- Các chi tiết đơn hàng trùng lặp thậm chí có thể gian lận
- Các câu hỏi cơ bản, có thể đoán trước từ cảm giác của mọi thành viên.
Nhưng tại sao?
Thủ phạm: Các vấn đề chính với quy trình khóa sổ cũ
Per Akili, “các giám đốc điều hành công ty đổ lỗi cho thời gian khóa sổ tài chính chậm hơn do nhiều yếu tố. 40% người điều hành nói rằng đó là do sự đánh giá nội bộ của các bên liên quan; 35% nói rằng nhu cầu xác định và hợp nhất chi tiết hơn cho các báo cáo tài chính ngày càng tăng; và 20% nói rằng đó là vì cần thêm thời gian để kiểm tra lỗi. ”
Chúng tôi đã xác định bốn lĩnh vực cụ thể mà hầu hết các chiến lược khóa sổ tài chính bị ảnh hưởng
1. Quy trình hoàn toàn không được xác định
Công ty của bạn có một quy trình khép kín được ghi chép lại không?
Theo Deloitte, “quá trình khóa sổ thường được điều hành bởi bộ nhớ thể chế hơn là các giao thức rõ ràng và cụ thể. Những người khác nhau tham gia vào quá trình “chỉ cần biết mọi thứ được hoàn thành như thế nào” – và đã làm theo cách đó trong nhiều năm. ”
Và như chúng ta sẽ thấy ở vị trí thứ ba trong danh sách này, điều đó không chỉ áp dụng cho nhóm tài chính. Nếu mọi người tiếp cận theo cách riêng của họ, thì lỗi xảy ra và hiệu quả giảm là điều đương nhiên.
2. Không có quyền truy cập vào dữ liệu đúng thời gian
Đây là một vấn đề lớn đối với các nhóm tài chính, đặc biệt là trong các công ty xử lý số lượng lớn các báo cáo chi phí. Thông thường, tài chính không thực sự biết đã chi bao nhiêu cho đến khi họ thực hiện quy trình khóa sổ hàng tháng. Điều này làm cho việc hoàn tác lỗi trở thành một nhiệm vụ khổng lồ.
“Quy trình này yêu cầu dữ liệu từ tất cả các phòng ban và mọi khía cạnh chức năng của công ty. Khi điều đó xảy ra, quá trình trở nên hỗn loạn. Một số người quản lý gửi thông tin đúng hạn và một số thì không. Đôi khi thông tin được nộp đúng hạn nhưng lại bị sai hoặc không đầy đủ ”.
Để chốt sổ sách trong tháng, nhóm tài chính cần tìm kiếm thông tin phù hợp từ những người phù hợp, bao gồm cả biên lai bị thất lạc và các tài liệu khác có thể không dễ tìm.
Và nếu những người đó không sắp xuất hiện hoặc không biết họ mong đợi điều gì, thì dữ liệu đó có thể mất nhiều thời gian để đến tay bạn.
Khóa sổ báo cáo tài chính - những vấn đề hay gặp và cách khắc phục - CLEVERCFO EDUCATION
Các nhóm tài chính dành rất nhiều thời gian và năng lượng cho việc khóa sổ kế toán hoạt động trơn tru. Và ở hầu hết mọi nơi làm việc, đó là một thời gian căng thẳng. Vào năm 2014, CFO.com đã chia sẻ rằng “75% các tổ chức báo cáo rằng quy trình chốt
clevercfo.com
Tham khảo thêm tài liệu khóa học CFO, Kế toán trưởng của CleverCFO nhé cả nhà
ĐĂNG KÝ NHẬN TÀI LIỆU THAM KHẢO CHƯƠNG TRÌNH CFO
Bạn thân mến, Cảm ơn bạn đã quan tâm đến chương trình đào tạo giám đốc tài chính chuyên nghiệp của chúng tôi. Vui lòng cung cấp một số thông tin cơ bản, chúng tôi sẽ liên lạc và gởi tài liệu qua email. Trân trọng, Hồ Xuân Thiên Hà (Ms.) General Manager Hotline: 0903.110.120
docs.google.com
Khóa học CFO của CleverCFO mang tính chất ứng dụng thực tế, thực hành trên model, giúp các bạn ứng dụng ngay vào công việc.
Đăng ký ngay khóa học 100 thủ thuật Excel online để giúp giải quyết 1 số vấn đề hay gặp trong tài chính quản trị và thuế.
CLEVERCFO CAM KẾT HOÀN TIỀN 100% SAU BUỔI HỌC ĐẦU TIÊN NẾU CẢ NHÀ KHÔNG HÀI LÒNG
=> KHÔNG CÓ RỦI RO
=> HÃY CHO MÌNH CƠ HỘI CHĂM LO TỐT HƠN CHO GIA ĐÌNH NHÉ.
