ERP hay là Enterprise resource planning là một giải pháp phần mềm ra đời với mục đích hỗ trợ công việc quản trị doanh nghiệp. Thay vì sử dụng nhiều phần mềm nhỏ lẻ, ERP là giải pháp tổng thể nhằm kết nối dữ liệu, thông tin, cung cấp cho nhà quản lý cái nhìn xác thực để có thể ra quyết định kịp thời, chớp cơ hội tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Nói tóm lại, giải pháp ERP làm thay đổi cách thức kinh doanh, hoạt động tại các doanh nghiệp như sau:
1. Kiểm soát thông tin khách hàng
ERP đồng nhất nguồn dữ liệu, vì dữ liệu nằm chung ở một nơi nay mọi nhân viên trong công ty đều có thể truy cập và xem thông tin khách hàng, một số người có quyền thì có thể đổi cả thông tin mà không lo sợ hồ sơ khách hàng không được cập nhật xuyên suốt các bộ phận khác nhau.
2. Tăng tốc quá trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ
ERP có thể phục vụ như một công cụ giúp tự động hóa một phần hoặc tất cả quy trình sản xuất, từ việc chuẩn bị nguyên vật liệu cho đến ra thành phẩm, quản lý đầu ra đầu vào, đóng gói và nhiều thứ khác. Vì chỉ sử dụng một hệ thống máy tính duy nhất nên công ty có thể tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, tăng năng suất và giảm lượng nhân sự cần thiết. Người quản lý có thể xem tất cả mọi thông số của công ty trong một giao diện hợp nhất, không phải nhảy từ khu vực này sang khu vực khác chỉ để kiếm vài con số.
3. Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án
ERP giúp doanh nghiệp kiểm tra và theo dõi tính đồng nhất trong chất lượng sản phẩm, đồng thời lên kế hoạch và phân bổ nhân lực một cách hợp lý tùy nhu cầu dự án. Mình được biết là ERP còn có thể tự động kiểm tra trong cơ sở dữ liệu xem nhân viên nào có thế mạnh nào rồi tự gán họ vào từng tác vụ của dự án, người quản lý không phải mất nhiều thời gian cho công đoạn này.
4. Kiểm soát thông tin tài chính
Để hiểu được hiệu suất của công ty mình ra sao, người quản lý sẽ phải tìm hiểu số liệu từ nhiều bộ phận khác nhau, nhiều khi có cái đúng, có cái sai, có cái theo tiêu chuẩn này, có cái thì theo tiêu chuẩn khác. ERP thì tổng hợp hết mọi thứ liên quan đến tài chính lại một nơi và số liệu chỉ có một phiên bản mà thôi, hạn chế tiêu cực cũng như những đánh giá sai lầm của người quản lý về hiệu năng của doanh nghiệp. Hệ thống phần mềm ERP cũng có thể giúp tạo ra các bản báo cáo tài chính theo những tiêu chuẩn kế toán hiện hành.
5. Kiểm soát lượng tồn kho
Phần mềm ERP giúp kiểm soát xem trong kho còn bao nhiêu hàng, hàng nằm ở đâu, nguyên vật liệu còn nhiều ít ra sao. Việc này giúp các công ty giảm vật liệu mà họ chứa trong kho, chỉ khi nào cần thiết thì mới nhập thêm (chữ Planning trong ERP ý chỉ việc giúp doanh nghiệp lên kế hoạch cho các hoạt động của mình, và đây là một ví dụ). Tất cả sẽ giúp giảm chi phí, giảm số người cần thiết, tăng nhanh tốc độ làm việc.
6. Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự
Nhờ ERP mà bên nhân sự có thể theo dõi sát sao giờ làm việc, giờ ra về, khối lượng công việc từng nhân viên đã làm là bao nhiêu (để tính lương bổng và các phúc lợi này nọ), ngay cả khi những người nhân viên đó làm việc trong nhiều bộ phận khác nhau, ở nhiều khu vực địa lý khác nhau. Nhân viên cũng vui hơn vì với ERP, công ty có thể trả lương cho họ đúng thời gian hơn.
7. Giao tiếp, xã hội hóa việc liên lạc trong công ty
ERP sở hữu khả năng hiển thị những tác vụ mà một người cần làm, xem cập nhật trạng thái từ những người cùng phòng. Chúng ta hãy quay trở lại những phần mềm riêng lẻ của từng bộ phận Quy trình xài nhiều phần mềm lẻ tẻ như thế có thể không hiệu quả, nhưng nó đơn giản. App cho bên tài chính thì lo việc tài chính, app cho bên nhân sự thì lo về nhân sự, những rắc rối gì xảy ra bên ngoài phần mềm đó thì không phải là vấn đề của bộ phận, nó là rắc rối của người khác. Còn với giải pháp ERP, chuyện này không còn như vậy nữa. Một nhân viên nhập liệu không chỉ đơn giản gõ gõ thông tin rồi nhấn Enter nữa. Người này sẽ thấy được những thông tin có liên quan của khách hàng, chẳng hạn như liệu người đó có trả tiền cho thứ mà họ mới mua hay chưa, mức đánh giá tín dụng của người đó ra sao, người đó đã từng mua những gì, và có thể họ sẽ phải update những thông tin này luôn. Bên kho bãi cũng phải cập nhật thông tin lên Internet (hoặc mạng nội bộ) thường xuyên chứ họ không chỉ làm việc với giấy tờ như trước nữa.
