Chi phí công tác phí trong Doanh nghiệp
_ Doanh nghiệp phát sinh chi phí công tác phí của nhân viên? Vậy thủ tục và hồ sơ như thế nào mới hợp lệ?
_ Các đối tượng công tác phí gồm những gì?
**Nội dung đối tượng chi phí:
1.Hóa đơn tiền phòng
2.Hóa đơn vé máy bay
3.Hóa đơn tàu xe
4.Tem vé qua tàu phà…
5.Hóa đơn vận chuyển hành khách….
**Hồ sơ chuẩn bị:
–Quyết định cử đi công tác (giấy điều động đi công tác): Nêu rõ cán bộ được cử đi, nội dung, thời gian, phương tiện.
–Giấy đi đường có xác nhận của Doanh nghiệp cử đi công tác (ngày đi, ngày về) và nơi được cử đến công tác (ngày đến, ngày đi) hoặc xác nhận của nhà khách nơi lưu trú.
–Các chứng từ, hóa đơn trong quá trình đi lại: Có thể là vé máy bay, vé tàu xe, hóa đơn phòng nghỉ, hóa đơn taxi,…
–Toàn bộ bảng kê hóa đơn mua vào của công tác phí
–Danh sách nhân viên công ty thực hiện việc đi công tác được cử đi: xây dựng căn cứ trên bảng lương nhân viên phòng kinh doanh, kỹ thuật…..liên quan được cử đi công tác để thực hiện nhiệm vụ
–Chi phí phải phục vụ sản xuất kinh doanh: chuẩn bị chứng từ như hợp đồng, đơn hàng kế hoạch sản xuất và mua sắm….
–Chứng từ thanh toán và khác: phiếu chi, giấy đề nghị thanh toán, UNC, phiếu thu của đơn vị bán hàng…..
–Quy chế tài chính và các văn bản liên quan
= > Căn cứ pháp lý:
*Căn cứ:
– Theo Khoản 2.9 Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT–BTC Quy định về khoản chi phụ cấp cho người lao động đi công tác và Theo Thông tư số 78/2014/TT–BTCquy định và hướng dẫn thi hành Luật thuế TNDN quy định:
“2.9. Chi phụ cấp tàu xe đi nghỉ phép không đúng theo quy định của Bộ Luật Lao động.
+ Chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp.
+ Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác (bao gồm công tác trong nước và công tác nước ngoài) nếu có phát sinh chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, chi phí mua vé máy bay mà các khoản chi phí này được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân thì đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
– Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.
– Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.
– Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.
– Trong đó việc công tác là phục vụ sản xuất kinh doanh: chuẩn bị chứng từ như hợp đồng, đơn hàng kế hoạch sản xuất và mua sắm….
= > Trường hợp doanh nghiệp có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.
= > Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển”.
_ Doanh nghiệp phát sinh chi phí công tác phí của nhân viên? Vậy thủ tục và hồ sơ như thế nào mới hợp lệ?
_ Các đối tượng công tác phí gồm những gì?
**Nội dung đối tượng chi phí:
1.Hóa đơn tiền phòng
2.Hóa đơn vé máy bay
3.Hóa đơn tàu xe
4.Tem vé qua tàu phà…
5.Hóa đơn vận chuyển hành khách….
**Hồ sơ chuẩn bị:
–Quyết định cử đi công tác (giấy điều động đi công tác): Nêu rõ cán bộ được cử đi, nội dung, thời gian, phương tiện.
–Giấy đi đường có xác nhận của Doanh nghiệp cử đi công tác (ngày đi, ngày về) và nơi được cử đến công tác (ngày đến, ngày đi) hoặc xác nhận của nhà khách nơi lưu trú.
–Các chứng từ, hóa đơn trong quá trình đi lại: Có thể là vé máy bay, vé tàu xe, hóa đơn phòng nghỉ, hóa đơn taxi,…
–Toàn bộ bảng kê hóa đơn mua vào của công tác phí
–Danh sách nhân viên công ty thực hiện việc đi công tác được cử đi: xây dựng căn cứ trên bảng lương nhân viên phòng kinh doanh, kỹ thuật…..liên quan được cử đi công tác để thực hiện nhiệm vụ
–Chi phí phải phục vụ sản xuất kinh doanh: chuẩn bị chứng từ như hợp đồng, đơn hàng kế hoạch sản xuất và mua sắm….
–Chứng từ thanh toán và khác: phiếu chi, giấy đề nghị thanh toán, UNC, phiếu thu của đơn vị bán hàng…..
–Quy chế tài chính và các văn bản liên quan
= > Căn cứ pháp lý:
*Căn cứ:
– Theo Khoản 2.9 Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT–BTC Quy định về khoản chi phụ cấp cho người lao động đi công tác và Theo Thông tư số 78/2014/TT–BTCquy định và hướng dẫn thi hành Luật thuế TNDN quy định:
“2.9. Chi phụ cấp tàu xe đi nghỉ phép không đúng theo quy định của Bộ Luật Lao động.
+ Chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp.
+ Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác (bao gồm công tác trong nước và công tác nước ngoài) nếu có phát sinh chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, chi phí mua vé máy bay mà các khoản chi phí này được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân thì đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
– Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.
– Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.
– Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.
– Trong đó việc công tác là phục vụ sản xuất kinh doanh: chuẩn bị chứng từ như hợp đồng, đơn hàng kế hoạch sản xuất và mua sắm….
= > Trường hợp doanh nghiệp có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.
= > Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển”.
