Chi phí áo quần, đồng phục
–Chi phí trang phục cho nhân viên như thế nào mới là mức hợp lý?
–Căn cứ văn bản pháp lý nào?
Bộ thủ tục
* Hiện Vật
+ Hóa đơn
+ Phiếu xuất kho hoặc biên bản giao hàng nếu có của bên bán
+ Hợp đồng, thanh lý nếu có
+ Chứng từ thanh toán: Tiền mặt nếu dưới 20 triệu, UNC nếu >= 20 triệu
+ Bảng kê danh sách nhân viên cấp phát nhận đồng phục có ký tá
+ Trên hợp đồng có ghi hỗ trợ đồng phục + Quy chế tài chính có ghi hỗ trợ cấp phát đồng phục cho nhân viên
Hạch toán:
Văn phòng:
+ Nợ TK 242,1331/ Có TK 111,112,331
Phân bổ hàng kỳ
+ Nợ TK 627,6427/ Có TK 242
* Bằng tiền
+ Bảng kê danh sách nhân viên nhận phụ cấp đồng phục có ký tá
+ Chứng từ thanh toán: Tiền mặt hoặc qua ngân hàng
* Các căn cứ:
Chi trang phục: theo luật thuế TNCN và luật thuế TNDN
– Theo điều 4 Thông tư 96/2015/TT– BTC sửa đổi bổ sung Điểm 2.6 khoản 2 điều 6 Thông tư 78/2014/TT– BTC (có hiệu lực thi hành từ quyết toán năm 2015) quy định những khỏan chi không được tính vào chi phí được trừ, trong đó có:
“2.7. Phần chi trang phục bằng hiện vật cho người lao động không có hóa đơn, chứng từ. Phần chi trang phục bằng tiền cho người lao động vượt quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm.
Trường hợp doanh nghiệp có chi trang phục cả bằng tiền và hiện vật cho người lao động để được tính vào chi phí được trừ thì mức chi tối đa đối với chi bằng tiền không vượt quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm.
– Theo điểm b.2.1 khoản b điều 8 Thông tư 111/2013/TT– BTC về những khoản chi phí hợp lý được trừ khi xác định thu nhập từ kinh doanh và tiền lương tiền công có quy định:
+ “Đối với tiền trang phục trả cho người lao động không vượt quá 5.000.000 đồng/người/năm.
+ Trường hợp chi trang phục cả bằng tiền và hiện vật cho người lao động thì mức chi tối đa để tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế không vượt quá 5.000.000 đồng/người/năm. Đối với những ngành kinh doanh có tính chất đặc thù thì chi phí này được thực hiện theo quy định của Bộ Tài chính. “
* Chi tiền trang phục có thể cả bằng tiền và hiện vật (Chi cùng cả 2 hình thức) :
– Mức chi bằng tiền không vượt quá mức 5.000.000/ người/ năm
– Chi bằng hiện vật phải có đẩy đủ hóa đơn chứng từ
= > Chú ý:
+ Nếu hóa đơn thể hiện số lượng mua nhiều để sử dụng thì cơ quan thuế chấp nhận, mua ít đều bị loại lý do mua cho cá nhân sử dụng, không phục vụ sản xuất kinh doanh
+ Nếu lấy hóa đơn phải lấy số lượng lớn và nhiều phù hợp với nhu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh, nếu mua trong năm chỉ 1,2 bộ thì giống với tiêu dùng cá nhân không đảm bảo tính pháp lý.
+ Nếu chi bằng tiền trang phục cho nhân viên khi quyết toán thanh kiểm tra thuế thì doanh nghiệp phải cung cấp được mẫu trang phục của nhân viên để giải trình, còn nếu không có tức doanh nghiệp chỉ tiền mang tính chất bỏ khống chi phí => bị loại
–Chi phí trang phục cho nhân viên như thế nào mới là mức hợp lý?
–Căn cứ văn bản pháp lý nào?
Bộ thủ tục
* Hiện Vật
+ Hóa đơn
+ Phiếu xuất kho hoặc biên bản giao hàng nếu có của bên bán
+ Hợp đồng, thanh lý nếu có
+ Chứng từ thanh toán: Tiền mặt nếu dưới 20 triệu, UNC nếu >= 20 triệu
+ Bảng kê danh sách nhân viên cấp phát nhận đồng phục có ký tá
+ Trên hợp đồng có ghi hỗ trợ đồng phục + Quy chế tài chính có ghi hỗ trợ cấp phát đồng phục cho nhân viên
Hạch toán:
Văn phòng:
+ Nợ TK 242,1331/ Có TK 111,112,331
Phân bổ hàng kỳ
+ Nợ TK 627,6427/ Có TK 242
* Bằng tiền
+ Bảng kê danh sách nhân viên nhận phụ cấp đồng phục có ký tá
+ Chứng từ thanh toán: Tiền mặt hoặc qua ngân hàng
* Các căn cứ:
Chi trang phục: theo luật thuế TNCN và luật thuế TNDN
– Theo điều 4 Thông tư 96/2015/TT– BTC sửa đổi bổ sung Điểm 2.6 khoản 2 điều 6 Thông tư 78/2014/TT– BTC (có hiệu lực thi hành từ quyết toán năm 2015) quy định những khỏan chi không được tính vào chi phí được trừ, trong đó có:
“2.7. Phần chi trang phục bằng hiện vật cho người lao động không có hóa đơn, chứng từ. Phần chi trang phục bằng tiền cho người lao động vượt quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm.
Trường hợp doanh nghiệp có chi trang phục cả bằng tiền và hiện vật cho người lao động để được tính vào chi phí được trừ thì mức chi tối đa đối với chi bằng tiền không vượt quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm.
– Theo điểm b.2.1 khoản b điều 8 Thông tư 111/2013/TT– BTC về những khoản chi phí hợp lý được trừ khi xác định thu nhập từ kinh doanh và tiền lương tiền công có quy định:
+ “Đối với tiền trang phục trả cho người lao động không vượt quá 5.000.000 đồng/người/năm.
+ Trường hợp chi trang phục cả bằng tiền và hiện vật cho người lao động thì mức chi tối đa để tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế không vượt quá 5.000.000 đồng/người/năm. Đối với những ngành kinh doanh có tính chất đặc thù thì chi phí này được thực hiện theo quy định của Bộ Tài chính. “
* Chi tiền trang phục có thể cả bằng tiền và hiện vật (Chi cùng cả 2 hình thức) :
– Mức chi bằng tiền không vượt quá mức 5.000.000/ người/ năm
– Chi bằng hiện vật phải có đẩy đủ hóa đơn chứng từ
= > Chú ý:
+ Nếu hóa đơn thể hiện số lượng mua nhiều để sử dụng thì cơ quan thuế chấp nhận, mua ít đều bị loại lý do mua cho cá nhân sử dụng, không phục vụ sản xuất kinh doanh
+ Nếu lấy hóa đơn phải lấy số lượng lớn và nhiều phù hợp với nhu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh, nếu mua trong năm chỉ 1,2 bộ thì giống với tiêu dùng cá nhân không đảm bảo tính pháp lý.
+ Nếu chi bằng tiền trang phục cho nhân viên khi quyết toán thanh kiểm tra thuế thì doanh nghiệp phải cung cấp được mẫu trang phục của nhân viên để giải trình, còn nếu không có tức doanh nghiệp chỉ tiền mang tính chất bỏ khống chi phí => bị loại
