Câu hỏi: Khi các bạn làm kế toán tại 1 Công ty nhỏ có 1 mình bạn thì vấn đề hạch toán ghi sổ làm sao là tuỳ bạn. Nhưng khi Công ty bạn đã lớn và một mình bạn thì không thể nào làm hết việc vì lúc này nghiệp vụ xảy ra rất nhiều và lúc này bạn được bổ nhiệm làm kế toán trưởng trong 1 Công ty mà dưới bạn có 3 kế toán viên hoặc 4 kế toán viên… thì Nhiệm vụ của kế toán trưởng là làm sao phân công công việc cho các bạn làm miễn sao đảm bảo các yếu tố sau:
Thống nhất nhau về nguyên tắc hạch toán kế toán cũng như thống nhất nhau về cách đặt mã (mã chứng từ, mã đối tượng khách hàng, nhà cung cấp, mã sản phẩm… luân chuyển chứng từ và cách lưu chứng từ)
Ví dụ: Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương sẽ hạch toán những nghiệp vụ sau:
+Một là: Hạch toán bên Có 334 mà đối ứng với TẤT CẢ các tài khoản còn lại (Nợ 622;6271;6231;6411;6421 Có 334)
+Hai là: Hạch toán bên Nợ 334 mà đối ứng với TẤT CẢ tài khoản còn lại (Nợ 334 có 3383;Có 3384;Có 3386; Có 3335). Ngoại trừ Nợ 334 mà đối ứng với với tiền (TK 111;112. Vì Nghiệp vụ đối ứng với tiền sẽ do kế toán thanh toán thực hiện)
+Ba là: Hạch toán nợ 622;6271;6231;6411;6421 mà đối ứng với 3382;3383;3384;3386
Khi đã có nguyên tắc phân công công việc dựa vào tính chất của từng tài khoản như trên. Phải làm cho được bảng mô tả công việc của từng nhân viên kế toán (Trong bản mô tả công việc phải nói rõ từng nhân viên kế toán SẼ THEO DÕI BÊN NỢ VÀ BÊN CÓ CỦA NHỮNG TÀI KHOẢN NÀO. CHỈ ĐỊNH RÕ LUÔN ĐỂ HỌ NẮM MÀ HỌ LÀM. Đồng thời nói rõ là để theo dõi được những tài khoản đó thì từng nghiệp vụ phải KIỂM SOÁT CHỨNG TỪ GỐC VÀ LẬP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN NHƯ THẾ NÀO. Và cách lưu trữ chứng từ. Và trong bảng mô tả công việc này cũng không quên là nói rõ những báo cáo nào cần làm)
Nguyên tắc lưu trữ: Chứng từ phát sinh tại kế toán phần hành nào ghi sổ thì kế toán phần hành đó phải có trách nhiệm lưu trữ chứng từ. Và nếu chứng từ đó có liên quan đến kế toán phần hành khác thì có thể photo 1 bản cho kế toán phần hành khác nắm và lưu trữ.
VÍ DỤ:
1. Kế toán thanh toán (theo dõi tài khoản 111;112)
+Sẽ theo dõi và hạch toán cả bên nợ và bên có của tài khoản 111;112. ĐỒNG THỜI PHẢI HẠCH TOÁN CẢ TÀI KHOẢN ĐỐI ỨNG CỦA 111;112.
+Có trách nhiệm lập uỷ nhiệm chi (nếu chuyển khoản). Có trách nhiệm lập phiếu thu và phiếu chi
+Có trách nhiệm lập báo cáo thu chi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng để báo cáo hàng ngày cho Giám đốc
2.Kế toán theo dõi công nợ phải trả (theo dõi tài khoản 331)
+Có trách nhiệm theo dõi tài khoản 331 (theo dõi cả bên nợ và bên có mà không cần phải hạch toán) theo từng nhà cung cấp. Để có kế hoạch làm đề nghị thanh toán trả nợ cho nhà cung cấp
+Có trách nhiệm hạch toán bên có 331 khi mua thiếu và đối ứng với những tài khoản không phải là MUA HÀNG TỒN KHO VÀ MUA TÀI SẢN CỐ ĐỊNH (Vì vấn đề hàng tồn kho và tài sản cố định thì khi mua đã được kế toán hàng tồn kho và tài sản cố định hạch toán rồi)
+Có trách nhiệm xem xét lại chứng từ đang theo dõi mà cụ thể là hợp đồng mua bán để phối hợp lại với kế toán từng phần hành (kế toán hàng tồn kho, kế toán tài sản cố định đã hạch toán đầy đủ hay chưa).
+Có trách nhiệm lập Báo cáo công nợ phải trả nhà cung cấp định kỳ hàng tuần (Cuối thứ 7 hàng tuần) đến Giám đốc để giám đốc xem xét và có duyệt danh sách nhà cung cấp phải trả tiền để chuyển trả lại cho kế toán công nợ.
+Sau khi thực hiện xong những công việc hàng ngày và hạch toán bút toán cuối kỳ cũng như bút toán kết chuyển xong vào cuối mỗi tháng, kế toán tiến hành khóa sổ cái và sổ chi tiết của tất cả các tài khoản để từ đó xác định sổ dư. Sau đó tiến hành Lập bảng cân đối số phát sinh để tiến hành kiểm tra số liệu xem đã phù hợp với tính chất của từng tài khoản chưa?. Nếu đã đồng ý rồi, kế toán tiến hành kết hợp sổ cái; sổ chi tiết và Bảng cân đối số phát sinh để tiến hành lập báo cáo tài chính (Lập Bảng cân đối kế toán và kết quả kinh doanh thôi, có thể lập lưu chuyển tiền tệ). Sau khi đã đồng ý hết về mặt số liệu, kế toán tiến hành in sổ hàng tháng và tiến hành ký tên đóng dấu và lưu tại đơn vị.
+Bắt buộc thực hiện kiểm kê (Hàng tồn kho, tài sản cố định và tiền mặt), nhớ là phải có biên bản kiểm kê để làm chứng từ hạch toán kế toán
+Thực hiện những công việc đối chiếu và gửi thư xác nhận công nợ, nhớ là phải có biên bản đối chiếu công nợ và thư xác nhận để đối chiếu và điều chỉnh kịp thời.
+Thực hiện Lập bảng đối số phát sinh cả năm, sau đó kiểm tra số liệu của các tài khoản từ loại 1 đến loại 9 đã đúng hay chưa để tiến hành lập báo cáo tài chính (Gồm Bảng cân đối kế toán, kết quả kinh doanh, lưu chuyển tiền tệ và thuyết minh báo cáo tài chính). Để nộp cho cơ quan thuế qua mạng trong thời gian 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm
+Đồng thời lập quyết toán thuế TNDN và TNCN để nộp cho cơ quan thuế qua mạng trong thời gian 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm.
+Sau đó lập các báo cáo quản trị theo yêu cầu của Ban tổng giám đốc (Báo cáo này là phục vụ nội bộ, không gửi ra bên ngoài).
2. Cách lưu chứng từ Kế toán
Lưu chứng từ kế toán là 1 khâu cực kỳ quan trọng, bởi vì nếu không làm tốt khâu này thì sau này vấn đề tìm kiếm đối chiếu số liệu giữa sổ và chứng từ rất khó, bên cạnh đó còn phải tìm chứng từ để phục vụ cho cơ quan thuế và phục vụ cho đoàn kiểm toán nữa. Vậy vấn đề lưu chứng từ là mỗi đơn vị có cách lưu khác nhau, không có đơn vị nào lưu giống đơn vị nào cả. Dưới đây là một cách lưu chứng từ để các bạn tham khảo và áp dụng khi đi làm.
2.1 Cách lưu CHỨNG TỪ KẾ TOÁN:
– Phiếu thu: kẹp với liên 3 của hóa đơn GTGT đầu ra và biên bản bàn giao hàng hóa, kèm theo các chứng từ liên quan khác (Phiếu đề nghị hoàn ứng, Biên bản góp vốn)
– Phiếu chi: kẹp với hóa đơn mua vào (nhớ là kẹp hóa đơn photo), Biên bản bàn giao, giấy nộp tiền vào TK ngân hàng, đề nghị tạm ứng, Giấy đề nghị thanh toán,CMND và các chứng từ liên quan khác
– File ngân hàng riêng cho từng ngân hàng: Sổ phụ ngân hàng của từng ngân hàng để trước , sau đó là các Giấy báo nợ và báo có của ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc bảng photo (ví dụ hóa đơn mua tài chính đầu vào) hoặc bảng gốc để giải thích cho từng nghiệp vụ ngân hàng
- Phiếu nhập kho (hàng hóa hoặc thành phẩm ): kẹp với hóa đơn mua vào là hàng hóa (nhớ là kẹp hóa đơn photo), kèm theo biên bản bàn giao hàng hóa, hợp đồng kinh tế (nếu phát sinh 1 lần nếu có hoặc đơn đặt hàng, bảng báo giá…)
– Phiếu xuất kho (hàng hóa hoặc thành phẩm): kẹp với hóa đơn bán ra liên 2, nhớ là kèm theo biên bản bàn giao hàng hóa
- Phiếu nhập kho nguyên vật liệu: Kẹp phiếu nhập kho nguyên vật liệu chung với hóa đơn tài chính mua vào, biên bản bàn giao và hợp đồng kinh tế nếu phát sinh 1 lần hoặc đơn đặt hàng
- Nếu Cty có xuất nhập khẩu thì lưu Tờ khai hải quan nhập hàng có đánh REF đến chứng từ khác có liên quan (ví dụ như phiếu nhập kho hoặc hợp đồng…) và bộ hồ sơ hải quan xuất khẩu có đánh REF đến chứng từ khác có liên quan (ví dụ như hợp đồng, phiếu xuất kho, biên bản bàn giao..) để thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu sau này.
- Lưu thẻ tài sản cố định kèm theo các chứng từ gốc (tức là chứng từ ký sống) hình thành nên tài sản đó. Nhớ là mỗi tài sản là 1 thẻ tài sản cố định.
-File bảng lương (12 bảng lương): kèm theo bảng lương là bảng chấm công. Phiếu tính tiền lương của từng người có chữ ký. Đồng thời file tính tiền thưởng (kèm theo các quyết định khen thưởng…)
– File Bảng phân bổ chi phí trả trước thiết kế làm sao có cột số chứng từ để thuận tiện cho việc tra cứu chứng từ sau này (Gồm 12 bảng cho 12 tháng hoặc làm 1 bảng phân bổ gồm 12 cột từ tháng 1 đến tháng 12)
– File bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định (Gồm 12 bảng cho 12 tháng hoặc làm 1 bảng phân bổ gồm 12 cột từ tháng 1 đến tháng 12)
– Phiếu kế toán khác.
- Lưu bản gốc hóa đơn mua vào và bán ra trùng với tờ khai thuế GTGT hàng tháng hoặc hàng quý để thuận tiện cho việc phục vụ thanh tra, kiểm tra thuế sau này
Lưu ý: cách sắp chứng từ là CHỨNG TỪ NÀO KẾ TOÁN LẬP (tức là chứng từ dùng để ghi sổ sắp trước, sau đó là kẹp các chứng từ gốc) được sắp trước , tiếp theo là các chứng từ gốc để giải thích .
2.2 LƯU Hồ sơ tiền lương
Các bạn cần lưu riêng 1 file hồ sơ lương để phục vụ cho công việc sau này đối chiếu cũng như
– Hồ sơ của người lao động (Bằng cấp, đôn xin việc, sơ yếu lý lịch…)
– Hợp đồng lao động
– Các quyết định bổ nhiệm, quyết định tăng lương…
– Bảng chấm công
– Bảng lương có chữ ký người lập, Kế toán trưởng và Giám đốc
– Phiếu tính lương của từng người có chữ ký (nếu mà thanh toán bằng tiền mặt).
– Đăng ký giảm trừ gia cảnh
– Bảng cam kết 02/2015/TT-BTC nếu có HĐLĐ dưới 3 tháng mà không khấu trừ 10% thuế TNCN
– Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN
– Bảng đăng ký mã số thuế cá nhân cho người lao động và Mã số thuế TNCN của từng người
2.3 Lưu Hồ sơ bảo hiểm xã hội và hồ sơ lao động
– Gồm tất cả những tài liệu liên quan đến Bảo hiểm và lao động (Gồm khai trình lao động lần đầu; Khai trình lao động 6 tháng đầu năm và khai trình lao động 6 tháng cuối năm)
– Hệ thống thang bảng lương
– Đăng ký tham gia bảo hiểm lần đầu cũng như những lần thay đổi tiếp đổi tiếp theo (Gồm đăng ký tăng lương đóng BHXH, đăng ký tăng lao động, đăng ký giảm lao động….).
– Biên bản đối chiếu BHXH định kỳ hàng tháng (lên BHXH để lấy hoặc in ra từ phần mềm)
2.3. Lưu Hợp đồng kinh tế
– Hợp đồng mua vào mang tính chất dài hạn (ví dụ như hợp đồng thuê nhà, hợp đồng nguyên tắc mua nguyên vật liệu, hàng hóa…) thì lưu riêng thành 1 file (còn nếu mà hợp đồng kinh tế phát sinh 1lần thì lưu tại nghiệp vụ kinh tế phát sinh của phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi)
– Hợp đồng bán ra mang tính chất dài hạn (ví dụ như hợp đồng bán với khách hàng…) thì lưu riêng thành 1 file (còn phát sinh 1 lần thì lưu tại hóa đơn đầu ra trên
Tùy theo thực tế của mỗi doanh nghiệp mà có thêm các hồ sơ chứng từ khác
Lưu ý lại 1 lần nữa: Bạn sắp xếp sao cho khi quyết toán Cán bộ thuế hỏi đến cái gì là có thể biết ngay nó ở đâu và tìm ra một cách nhanh nhất. Không bắt buộc phải lưu chứng từ như trên, vì hiện tại không có sách vở nào hướng dẫn cách lưu cho các anh chị miễn sao bạn lưu mà tiền được một cách dễ dàng là vẫn chấp nhận
2.4 Lưu Hồ sơ khai thuế
– Quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp năm
– Quyết toán thuế Thu nhập cá nhân năm
– Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn Quý
– Tờ khai thuế Thu nhập cá nhân (Nếu nộp thuế TNCN theo Quý)
- Tờ khai thuế TNCN theo tháng
– Hợp đồng in hóa đơn (kèm biên bản hủy kẽm,biên bản giao nhận hóa đơn, thanh lý hợp đồng…)
– Thông báo phát hành hóa đơn
– Mẫu hóa đơn
Nếu là mua hóa đơn tại Cơ quan thuế
– Đơn đề nghị mua hóa đơn (Theo phụ lục TT 39/2014 )
– Bản cam kết ( Theo phụ lục TT 39/2014 )
3.1 Kiểm tra và đối chiếu sổ sách trước khi in
– Đối chiếu 111 với Sổ quỹ và biên bản kiểm kê quỹ. Và lưu ý là tài khoản tiền thì sổ quỹ và sổ kế toán 111 không thể nào có số âm quỹ hàng ngày, hết sức lưu ý chỗ này.
– Đối chiếu sổ 112 của từng ngân hàng (Cả VND và USD) với Sổ phụ từng ngân hàng, số liệu giữa số kế toán và sổ phụ của từng ngân hàng phải khớp nhau. Nếu không khớp nhau thì tìm hiểu nguyên nhân và xử lý kịp thời
– Đối chiếu Bảng tổng hợp NXT với sổ cái hàng tồn kho (156;152;155;153…) cả về số đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ và số dư cuối kỳ . (Lưu ý hàng tồn kho thì không thể nào có số dư âm). Hàng tồn kho bắt buộc phải có biên bản kiểm kê hàng tồn kho cuối năm và chúng ta phải tiến hành đối chiếu giữa biên bản kiểm kê và sổ liệu trên sổ sách. Còn tháng hoặc quý có kiểm kê hay không là tùy vào mỗi loại hình doanh nghiệp mà có những đặc điểm khác nhau. Khi có sự chênh lệch thì tiến hành tìm hiểu nguyên nhân và điều chỉnh số liệu sổ sách về thực tế.
– Đối chiếu giữa Bên xuất của tài khoản thành phẩm (TK 155) hoặc hàng hóa (Tk 156) trong bảng tổng hợp nhập xuất tồn với tài khoản bên nợ 632 có khớp không nhau không? Và đối chiếu bên xuất của tài khoản nguyên vật liệu với tài khoản bên nợ 621 phải khớp nhau về mặt số tiền hay không? Về mặt nguyên tắc là khớp nhau.
– Đối chiếu giữa sổ 133, 3331 với Tờ khai thuế GTGT, giữa 2 tài khoản này chỉ có duy nhất 1 tài khoản có số dư. Và giữa Tờ khai và sổ cái (TK 133 và TK 3331) phải khớp nhau nếu không khớp nhau thì tìm hiểu nguyên nhân chênh lệch để điều chỉnh.
– Số dư của tài khoản 242 phải bằng với số dư cuối kỳ trên bảng phân bổ của 242. Và phát sinh bên có của tài khoản 242 phải bằng với số phân bổ trong Bảng phân bổ 242
– Số dư của tài khoản 211;213;214 phải bằng số dư cuối kỳ trên bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định. Và số khấu hao bên có của tài khoản 214 phải bằng với bảng phân bổ khấu hao của tài sản cố định
– Đối chiếu Giữa Sổ cái của đối tượng phải thu (131;1388;136…với Bảng tổng hợp công nợ phải thu cũng như giữa sổ cái của đối tượng phải trả 331;336;338 với Bảng tổng hợp công nợ phải trả)=> 2 số liệu này phải khớp nhau. (Ngoài ra các bạn còn phải đối chiếu các tài khoản công nợ phải thu và phải trả này với biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng và nhà cung cấp để tìm hiểu nguyên nhân chênh lệch và điều chỉnh kịp thời)
– Tài khoản 334 nếu còn số dư thì phải biết nó là số dư của khoản phải trả tiền lương tháng mấy để kịp thời điều chỉnh
– Tài khoản 3383;3384;3386 phải được đối chiếu với biên bản đối chiếu BHXH, BHYT, BHTN mà được nhận định kỳ hàng tháng , nếu có sai lệch phải biết nguyên nhân để điều chỉnh kịp thời hoặc đợi kỳ sau phải điều chỉnh
– Tài khoản doanh thu (TK 511) phải khớp với doanh số bán ra trên Phụ lục 01-1 bán ra của tờ khai thuế GTGT hàng tháng, nếu không khớp thì thường là trên bảng kê cao hơn chẳng hạn là do có những khoản xuất hóa đơn mà hạch toán vào 711 (ví dụ như thanh lý, nhượng bán tài sản cố định….)
– Tài khoản giá vốn 632 phải khớp với bảng tổng hợp nhập xuất tồn đầu ra (phần bên xuất của tài khoản 155 và tài khoản 156).
– Các tài khoản từ loại 5 đến loại 9 phát sinh bên nợ phải bằng phát sinh bên có và không có số dư cuối kỳ.
– Xem trên phần mềm bảng cân đối kế toán đã cân chưa (tức là Tổng tài sản đã bằng tổng nguồn vốn chưa). Nếu chưa cân thì tìm hiểu nguyên nhân và điều chỉnh
– Xem giữa Bảng kết quả hoạt động kinh doanh và bảng cân đối kế toán số liệu lãi hoặc lỗ trên báo cáo kết quả kinh doanh có khớp với số liệu trên bảng cân đối kế toán chỗ chỉ tiêu lợi nhuận sau thuế chưa? Hai bảng này có mối quan hệ mật thiết với nhau về vấn đề này.
– Báo cáo lưu chuyển tiền tệ số liệu tiền và tương đương tiền cuối kỳ có khớp với chỉ tiêu tiền và tương đương tiền trên bảng cân đối kế toán chưa?. ? hai bảng này có mối quan hệ mật thiết với nhau về vấn đề này.
– Bảng cân đối kế toán thì Tổng tài sản bằng tổng nguồn vốn hay chưa?
3.2 In sổ sách kế toán và Ký tên đóng dấu
Sau khi đã kiểm tra số liệu sổ sách kế toán và chứng từ khác có liên quan: các bạn phải tiến hành in sổ sách kế toán ký tên, đóng dấu và lưu thành quyển. Có thể in hàng tháng hoặc cuối năm in 1 lần
Cách in sổ như sau:
+Sổ nhật ký bán hàng
+Sổ nhật ký mua hàng
+Sổ quỹ tiền mặt
+Sổ nhật ký chi tiền
+Số nhật ký thu tiền
+Sau đó dựa vào Bảng cân đối số phát sinh có tất cả bao nhiêu sổ cái; Các anh chị in hết tất cả Sổ cái trong Bảng cân đối số phát sinh (Ví dụ Tk 111; Tk112; TK 131; TK 141…. đến tài khoản loại 9).
+Tiếp theo là xem những loại sổ cái công nợ phải thu (TK 131;TK141;TK136;TK1388; và công nợ phải trả (TK 331;Tk3388;TK336..) in Bảng tổng hợp công nợ phải thu và Bảng tổng hợp công nợ phải trả; Đồng thời in sổ chi tiết của từng đối tượng phải thu vả từng đối tượng phải trả
+In Bảng Tổng hợp nhập xuất tồn của hàng tồn kho (Gồm 156;155;152;153). Về mặt nguyên tắt các anh chị phải in sổ chi tiết của tất cả các mặt hàng tồn kho của tài khoản (Tk 156;TK155;TK152; Tk153).
+In Sổ nhật ký chung cả năm
+Sau đó dựa vào Bảng cân đối số phát sinh có tất cả bao nhiêu sổ cái; Các anh chị in hết tất cả Sổ cái trong Bảng cân đối số phát sinh
+Tiếp theo là xem những loại sổ cái công nợ phải thu (TK 131;TK1388; TK 141; TK136..) và công nợ phải trả (TK 331;TK3388;TK336; TK341..) để in Bảng tổng hợp công nợ phải thu và Bảng tổng hợp công nợ phải trả; Đồng thời in sổ chi tiết của từng đối tượng phải thu vả từng đối tượng phải trả. Nhớ là sổ cái và bãng tổng hợp công nợ phải thu và phải trả thì khớp nhau về mặt số liệu
+In Bảng Tổng hợp nhập xuất tồn của hàng tồn kho (Gồm 156;155;152;153). Về mặt nguyên tắt các anh chị phải in sổ chi tiết của tất cả các mặt hàng tồn kho của tài khoản (Tk 156;TK155;TK152; TK153). Giữa Bảng tổng hợp nhập xuất tồn với của từng loại hàng hóa, thành phẩm, nguyên vật liệu phải khớp với Sổ cái của từng tài khoản
Lưu ý:
+ Các bạn có thể in hàng tháng hoặc cuối năm in 1 lần cũng không sao cả.
+Sau khi in ra các bạn đóng và lưu thành từng quyển, ký tên đóng dấu. Các bạn lưu ý khi công ty thay đổi con dấu thì sổ sách của các tháng trước khi thay đổi con dấu phải đóng dấu cũ, vì các bạn hay bỏ sót chỗ này (đợi lúc thay đổi con dấu đã xong mà sổ sách lại chưa in ra).
4. Sử dụng phần mềm để phục vụ cho công việc ghi sổ sách kế toán
Hiện tại, kế toán có thể sử dụng Excel hoặc phần mềm kế toán để làm, nhưng phổ biến nhất vẫn đang sử dụng phần mềm kế toán để làm (Lưu ý cách sử dụng phần mềm thì phần mềm kế toán nào về cơ bản là giống nhau, biết sử dụng phần mềm này thì phần kế toán khác vẫn biết sử dụng). Tuy nhiên, điều quan trọng nhất là cách phân công từng nhân viên trong phòng kế toán để làm sao cùng lúc sử dụng phần mềm mà không bị trùng nhau. Điều quan trọng thứ 2 thống nhất cách quy đặt mã như thế nào??? để ai cũng có thể đặt mã một cách thống nhất. Bài viết này sẽ giúp cho các bạn một số quy định đặt mã khi thực hành phần mềm kế toán.
Thống nhất nhau về nguyên tắc hạch toán kế toán cũng như thống nhất nhau về cách đặt mã (mã chứng từ, mã đối tượng khách hàng, nhà cung cấp, mã sản phẩm… luân chuyển chứng từ và cách lưu chứng từ)
Ví dụ: Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương sẽ hạch toán những nghiệp vụ sau:
+Một là: Hạch toán bên Có 334 mà đối ứng với TẤT CẢ các tài khoản còn lại (Nợ 622;6271;6231;6411;6421 Có 334)
+Hai là: Hạch toán bên Nợ 334 mà đối ứng với TẤT CẢ tài khoản còn lại (Nợ 334 có 3383;Có 3384;Có 3386; Có 3335). Ngoại trừ Nợ 334 mà đối ứng với với tiền (TK 111;112. Vì Nghiệp vụ đối ứng với tiền sẽ do kế toán thanh toán thực hiện)
+Ba là: Hạch toán nợ 622;6271;6231;6411;6421 mà đối ứng với 3382;3383;3384;3386
Khi đã có nguyên tắc phân công công việc dựa vào tính chất của từng tài khoản như trên. Phải làm cho được bảng mô tả công việc của từng nhân viên kế toán (Trong bản mô tả công việc phải nói rõ từng nhân viên kế toán SẼ THEO DÕI BÊN NỢ VÀ BÊN CÓ CỦA NHỮNG TÀI KHOẢN NÀO. CHỈ ĐỊNH RÕ LUÔN ĐỂ HỌ NẮM MÀ HỌ LÀM. Đồng thời nói rõ là để theo dõi được những tài khoản đó thì từng nghiệp vụ phải KIỂM SOÁT CHỨNG TỪ GỐC VÀ LẬP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN NHƯ THẾ NÀO. Và cách lưu trữ chứng từ. Và trong bảng mô tả công việc này cũng không quên là nói rõ những báo cáo nào cần làm)
Nguyên tắc lưu trữ: Chứng từ phát sinh tại kế toán phần hành nào ghi sổ thì kế toán phần hành đó phải có trách nhiệm lưu trữ chứng từ. Và nếu chứng từ đó có liên quan đến kế toán phần hành khác thì có thể photo 1 bản cho kế toán phần hành khác nắm và lưu trữ.
VÍ DỤ:
1. Kế toán thanh toán (theo dõi tài khoản 111;112)
+Sẽ theo dõi và hạch toán cả bên nợ và bên có của tài khoản 111;112. ĐỒNG THỜI PHẢI HẠCH TOÁN CẢ TÀI KHOẢN ĐỐI ỨNG CỦA 111;112.
+Có trách nhiệm lập uỷ nhiệm chi (nếu chuyển khoản). Có trách nhiệm lập phiếu thu và phiếu chi
+Có trách nhiệm lập báo cáo thu chi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng để báo cáo hàng ngày cho Giám đốc
2.Kế toán theo dõi công nợ phải trả (theo dõi tài khoản 331)
+Có trách nhiệm theo dõi tài khoản 331 (theo dõi cả bên nợ và bên có mà không cần phải hạch toán) theo từng nhà cung cấp. Để có kế hoạch làm đề nghị thanh toán trả nợ cho nhà cung cấp
+Có trách nhiệm hạch toán bên có 331 khi mua thiếu và đối ứng với những tài khoản không phải là MUA HÀNG TỒN KHO VÀ MUA TÀI SẢN CỐ ĐỊNH (Vì vấn đề hàng tồn kho và tài sản cố định thì khi mua đã được kế toán hàng tồn kho và tài sản cố định hạch toán rồi)
+Có trách nhiệm xem xét lại chứng từ đang theo dõi mà cụ thể là hợp đồng mua bán để phối hợp lại với kế toán từng phần hành (kế toán hàng tồn kho, kế toán tài sản cố định đã hạch toán đầy đủ hay chưa).
+Có trách nhiệm lập Báo cáo công nợ phải trả nhà cung cấp định kỳ hàng tuần (Cuối thứ 7 hàng tuần) đến Giám đốc để giám đốc xem xét và có duyệt danh sách nhà cung cấp phải trả tiền để chuyển trả lại cho kế toán công nợ.
+Sau khi thực hiện xong những công việc hàng ngày và hạch toán bút toán cuối kỳ cũng như bút toán kết chuyển xong vào cuối mỗi tháng, kế toán tiến hành khóa sổ cái và sổ chi tiết của tất cả các tài khoản để từ đó xác định sổ dư. Sau đó tiến hành Lập bảng cân đối số phát sinh để tiến hành kiểm tra số liệu xem đã phù hợp với tính chất của từng tài khoản chưa?. Nếu đã đồng ý rồi, kế toán tiến hành kết hợp sổ cái; sổ chi tiết và Bảng cân đối số phát sinh để tiến hành lập báo cáo tài chính (Lập Bảng cân đối kế toán và kết quả kinh doanh thôi, có thể lập lưu chuyển tiền tệ). Sau khi đã đồng ý hết về mặt số liệu, kế toán tiến hành in sổ hàng tháng và tiến hành ký tên đóng dấu và lưu tại đơn vị.
- Cuối năm, kế toán cần làm những công việc sau:
+Bắt buộc thực hiện kiểm kê (Hàng tồn kho, tài sản cố định và tiền mặt), nhớ là phải có biên bản kiểm kê để làm chứng từ hạch toán kế toán
+Thực hiện những công việc đối chiếu và gửi thư xác nhận công nợ, nhớ là phải có biên bản đối chiếu công nợ và thư xác nhận để đối chiếu và điều chỉnh kịp thời.
+Thực hiện Lập bảng đối số phát sinh cả năm, sau đó kiểm tra số liệu của các tài khoản từ loại 1 đến loại 9 đã đúng hay chưa để tiến hành lập báo cáo tài chính (Gồm Bảng cân đối kế toán, kết quả kinh doanh, lưu chuyển tiền tệ và thuyết minh báo cáo tài chính). Để nộp cho cơ quan thuế qua mạng trong thời gian 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm
+Đồng thời lập quyết toán thuế TNDN và TNCN để nộp cho cơ quan thuế qua mạng trong thời gian 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm.
+Sau đó lập các báo cáo quản trị theo yêu cầu của Ban tổng giám đốc (Báo cáo này là phục vụ nội bộ, không gửi ra bên ngoài).
2. Cách lưu chứng từ Kế toán
Lưu chứng từ kế toán là 1 khâu cực kỳ quan trọng, bởi vì nếu không làm tốt khâu này thì sau này vấn đề tìm kiếm đối chiếu số liệu giữa sổ và chứng từ rất khó, bên cạnh đó còn phải tìm chứng từ để phục vụ cho cơ quan thuế và phục vụ cho đoàn kiểm toán nữa. Vậy vấn đề lưu chứng từ là mỗi đơn vị có cách lưu khác nhau, không có đơn vị nào lưu giống đơn vị nào cả. Dưới đây là một cách lưu chứng từ để các bạn tham khảo và áp dụng khi đi làm.
2.1 Cách lưu CHỨNG TỪ KẾ TOÁN:
– Phiếu thu: kẹp với liên 3 của hóa đơn GTGT đầu ra và biên bản bàn giao hàng hóa, kèm theo các chứng từ liên quan khác (Phiếu đề nghị hoàn ứng, Biên bản góp vốn)
– Phiếu chi: kẹp với hóa đơn mua vào (nhớ là kẹp hóa đơn photo), Biên bản bàn giao, giấy nộp tiền vào TK ngân hàng, đề nghị tạm ứng, Giấy đề nghị thanh toán,CMND và các chứng từ liên quan khác
– File ngân hàng riêng cho từng ngân hàng: Sổ phụ ngân hàng của từng ngân hàng để trước , sau đó là các Giấy báo nợ và báo có của ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc bảng photo (ví dụ hóa đơn mua tài chính đầu vào) hoặc bảng gốc để giải thích cho từng nghiệp vụ ngân hàng
- Phiếu nhập kho (hàng hóa hoặc thành phẩm ): kẹp với hóa đơn mua vào là hàng hóa (nhớ là kẹp hóa đơn photo), kèm theo biên bản bàn giao hàng hóa, hợp đồng kinh tế (nếu phát sinh 1 lần nếu có hoặc đơn đặt hàng, bảng báo giá…)
– Phiếu xuất kho (hàng hóa hoặc thành phẩm): kẹp với hóa đơn bán ra liên 2, nhớ là kèm theo biên bản bàn giao hàng hóa
- Phiếu nhập kho nguyên vật liệu: Kẹp phiếu nhập kho nguyên vật liệu chung với hóa đơn tài chính mua vào, biên bản bàn giao và hợp đồng kinh tế nếu phát sinh 1 lần hoặc đơn đặt hàng
- Nếu Cty có xuất nhập khẩu thì lưu Tờ khai hải quan nhập hàng có đánh REF đến chứng từ khác có liên quan (ví dụ như phiếu nhập kho hoặc hợp đồng…) và bộ hồ sơ hải quan xuất khẩu có đánh REF đến chứng từ khác có liên quan (ví dụ như hợp đồng, phiếu xuất kho, biên bản bàn giao..) để thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu sau này.
- Lưu thẻ tài sản cố định kèm theo các chứng từ gốc (tức là chứng từ ký sống) hình thành nên tài sản đó. Nhớ là mỗi tài sản là 1 thẻ tài sản cố định.
-File bảng lương (12 bảng lương): kèm theo bảng lương là bảng chấm công. Phiếu tính tiền lương của từng người có chữ ký. Đồng thời file tính tiền thưởng (kèm theo các quyết định khen thưởng…)
– File Bảng phân bổ chi phí trả trước thiết kế làm sao có cột số chứng từ để thuận tiện cho việc tra cứu chứng từ sau này (Gồm 12 bảng cho 12 tháng hoặc làm 1 bảng phân bổ gồm 12 cột từ tháng 1 đến tháng 12)
– File bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định (Gồm 12 bảng cho 12 tháng hoặc làm 1 bảng phân bổ gồm 12 cột từ tháng 1 đến tháng 12)
– Phiếu kế toán khác.
- Lưu bản gốc hóa đơn mua vào và bán ra trùng với tờ khai thuế GTGT hàng tháng hoặc hàng quý để thuận tiện cho việc phục vụ thanh tra, kiểm tra thuế sau này
Lưu ý: cách sắp chứng từ là CHỨNG TỪ NÀO KẾ TOÁN LẬP (tức là chứng từ dùng để ghi sổ sắp trước, sau đó là kẹp các chứng từ gốc) được sắp trước , tiếp theo là các chứng từ gốc để giải thích .
2.2 LƯU Hồ sơ tiền lương
Các bạn cần lưu riêng 1 file hồ sơ lương để phục vụ cho công việc sau này đối chiếu cũng như
– Hồ sơ của người lao động (Bằng cấp, đôn xin việc, sơ yếu lý lịch…)
– Hợp đồng lao động
– Các quyết định bổ nhiệm, quyết định tăng lương…
– Bảng chấm công
– Bảng lương có chữ ký người lập, Kế toán trưởng và Giám đốc
– Phiếu tính lương của từng người có chữ ký (nếu mà thanh toán bằng tiền mặt).
– Đăng ký giảm trừ gia cảnh
– Bảng cam kết 02/2015/TT-BTC nếu có HĐLĐ dưới 3 tháng mà không khấu trừ 10% thuế TNCN
– Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN
– Bảng đăng ký mã số thuế cá nhân cho người lao động và Mã số thuế TNCN của từng người
2.3 Lưu Hồ sơ bảo hiểm xã hội và hồ sơ lao động
– Gồm tất cả những tài liệu liên quan đến Bảo hiểm và lao động (Gồm khai trình lao động lần đầu; Khai trình lao động 6 tháng đầu năm và khai trình lao động 6 tháng cuối năm)
– Hệ thống thang bảng lương
– Đăng ký tham gia bảo hiểm lần đầu cũng như những lần thay đổi tiếp đổi tiếp theo (Gồm đăng ký tăng lương đóng BHXH, đăng ký tăng lao động, đăng ký giảm lao động….).
– Biên bản đối chiếu BHXH định kỳ hàng tháng (lên BHXH để lấy hoặc in ra từ phần mềm)
2.3. Lưu Hợp đồng kinh tế
– Hợp đồng mua vào mang tính chất dài hạn (ví dụ như hợp đồng thuê nhà, hợp đồng nguyên tắc mua nguyên vật liệu, hàng hóa…) thì lưu riêng thành 1 file (còn nếu mà hợp đồng kinh tế phát sinh 1lần thì lưu tại nghiệp vụ kinh tế phát sinh của phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi)
– Hợp đồng bán ra mang tính chất dài hạn (ví dụ như hợp đồng bán với khách hàng…) thì lưu riêng thành 1 file (còn phát sinh 1 lần thì lưu tại hóa đơn đầu ra trên
Tùy theo thực tế của mỗi doanh nghiệp mà có thêm các hồ sơ chứng từ khác
Lưu ý lại 1 lần nữa: Bạn sắp xếp sao cho khi quyết toán Cán bộ thuế hỏi đến cái gì là có thể biết ngay nó ở đâu và tìm ra một cách nhanh nhất. Không bắt buộc phải lưu chứng từ như trên, vì hiện tại không có sách vở nào hướng dẫn cách lưu cho các anh chị miễn sao bạn lưu mà tiền được một cách dễ dàng là vẫn chấp nhận
2.4 Lưu Hồ sơ khai thuế
- 1 File NĂM (Lưu các báo cáo sau)
– Quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp năm
– Quyết toán thuế Thu nhập cá nhân năm
- 1 File QUÝ (cho cả 4 quý): Gồm Tờ khai thuế GTGT (nếu doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo quý); Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và Báo cáo thuế TNCN
– Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn Quý
– Tờ khai thuế Thu nhập cá nhân (Nếu nộp thuế TNCN theo Quý)
- 1 File THÁNG (Cho cả 12 tháng trong năm). Nếu doanh nghiệp kê khai thuế GTGT và thuế TNCN theo tháng
- Tờ khai thuế TNCN theo tháng
- 1 File HÓA ĐƠN liên quan đến đặt in và mua hóa đơn
– Hợp đồng in hóa đơn (kèm biên bản hủy kẽm,biên bản giao nhận hóa đơn, thanh lý hợp đồng…)
– Thông báo phát hành hóa đơn
– Mẫu hóa đơn
Nếu là mua hóa đơn tại Cơ quan thuế
– Đơn đề nghị mua hóa đơn (Theo phụ lục TT 39/2014 )
– Bản cam kết ( Theo phụ lục TT 39/2014 )
- 1 FILE LƯU CÁC HỒ SƠ KHÁC:
– Giấy phép đăng ký kinh doanh lần đầu cũng như các lần thay đổi tiếp theo
– Tờ khai thuế môn bài
– Mẫu PL I-15 về đăng ký tài khoản ngân hàng
– Mẫu 06 về DDK tự nguyện áp dụng phương pháp thuế GTGT khấu trừ (đối với DN có DN dưới 1 tỷ năm 2015 đến 2016)
- 1 file lưu công văn hỏi thuế cũng như các công văn liên quan đến lĩnh vực ngành nghề của công ty cũng như thông tư và nghị định
3.1 Kiểm tra và đối chiếu sổ sách trước khi in
- Sau khi đã ghi vào phần mềm kế toán hoặc làm kế toán excel xong 1 tháng. Các bạn đối chiếu số liệu cuối mỗi tháng giữa Sổ cái với các loại sổ chi tiết cũng như chứng từ kế toán có liên quan trước khi in sổ sách kế toán đóng quyển và ký tên đóng dấu
- Bước1:Kiểm tra sổ nhật ký chung. Xem về cách hạch toán của sổ nhật ký chung đã đúng tài khoản chưa, vì nếu không đúng tài khoản thì lên bảng cân đối số phát sinh sẽ không cân, nếu đúng rồi thì tiếp tục bước
- Bước 2: Xem bảng cân đối số phát sinh có tất cả 6 cột thì tổng số dư và số phát sinh của 2 cột đầu kỳ ; 2 cột phát sinh trong kỳ và 2 cột cuối kỳ phải bằng nhau. Xem từng tài khoản từ loại 1 đến loại 4 có phải tính chất của từng tài khoản đã đúng chưa (có nghĩa là tính chất nợ và có của tài khoản). Xem tài khoản từ loại 5 đến loại 9 thì không được có số dư đầu kỳ và cuối kỳ.
- Bước 3: Sau đó đối chiếu từng sổ cái với sổ chi tiết của cùng 1 tài khoản (Về mặt nguyên tắc thì Sổ cái của 1 tài khoản và Tổng các số chi tiết của cùng 1 tài khoản phải bằng nhau về Số dư đầu kỳ; Số phát sinh trong kỳ và Số dư cuối kỳ) Đồng thời đối chiếu số liệu sổ cái của từng tài khoản với các chứng từ kế toán khác có liên quan (Ví dụ như đối chiếu bảng khấu hao tài sản cố định với tài khoản 211 và 214…).
– Đối chiếu 111 với Sổ quỹ và biên bản kiểm kê quỹ. Và lưu ý là tài khoản tiền thì sổ quỹ và sổ kế toán 111 không thể nào có số âm quỹ hàng ngày, hết sức lưu ý chỗ này.
– Đối chiếu sổ 112 của từng ngân hàng (Cả VND và USD) với Sổ phụ từng ngân hàng, số liệu giữa số kế toán và sổ phụ của từng ngân hàng phải khớp nhau. Nếu không khớp nhau thì tìm hiểu nguyên nhân và xử lý kịp thời
– Đối chiếu Bảng tổng hợp NXT với sổ cái hàng tồn kho (156;152;155;153…) cả về số đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ và số dư cuối kỳ . (Lưu ý hàng tồn kho thì không thể nào có số dư âm). Hàng tồn kho bắt buộc phải có biên bản kiểm kê hàng tồn kho cuối năm và chúng ta phải tiến hành đối chiếu giữa biên bản kiểm kê và sổ liệu trên sổ sách. Còn tháng hoặc quý có kiểm kê hay không là tùy vào mỗi loại hình doanh nghiệp mà có những đặc điểm khác nhau. Khi có sự chênh lệch thì tiến hành tìm hiểu nguyên nhân và điều chỉnh số liệu sổ sách về thực tế.
– Đối chiếu giữa Bên xuất của tài khoản thành phẩm (TK 155) hoặc hàng hóa (Tk 156) trong bảng tổng hợp nhập xuất tồn với tài khoản bên nợ 632 có khớp không nhau không? Và đối chiếu bên xuất của tài khoản nguyên vật liệu với tài khoản bên nợ 621 phải khớp nhau về mặt số tiền hay không? Về mặt nguyên tắc là khớp nhau.
– Đối chiếu giữa sổ 133, 3331 với Tờ khai thuế GTGT, giữa 2 tài khoản này chỉ có duy nhất 1 tài khoản có số dư. Và giữa Tờ khai và sổ cái (TK 133 và TK 3331) phải khớp nhau nếu không khớp nhau thì tìm hiểu nguyên nhân chênh lệch để điều chỉnh.
– Số dư của tài khoản 242 phải bằng với số dư cuối kỳ trên bảng phân bổ của 242. Và phát sinh bên có của tài khoản 242 phải bằng với số phân bổ trong Bảng phân bổ 242
– Số dư của tài khoản 211;213;214 phải bằng số dư cuối kỳ trên bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định. Và số khấu hao bên có của tài khoản 214 phải bằng với bảng phân bổ khấu hao của tài sản cố định
– Đối chiếu Giữa Sổ cái của đối tượng phải thu (131;1388;136…với Bảng tổng hợp công nợ phải thu cũng như giữa sổ cái của đối tượng phải trả 331;336;338 với Bảng tổng hợp công nợ phải trả)=> 2 số liệu này phải khớp nhau. (Ngoài ra các bạn còn phải đối chiếu các tài khoản công nợ phải thu và phải trả này với biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng và nhà cung cấp để tìm hiểu nguyên nhân chênh lệch và điều chỉnh kịp thời)
– Tài khoản 334 nếu còn số dư thì phải biết nó là số dư của khoản phải trả tiền lương tháng mấy để kịp thời điều chỉnh
– Tài khoản 3383;3384;3386 phải được đối chiếu với biên bản đối chiếu BHXH, BHYT, BHTN mà được nhận định kỳ hàng tháng , nếu có sai lệch phải biết nguyên nhân để điều chỉnh kịp thời hoặc đợi kỳ sau phải điều chỉnh
– Tài khoản doanh thu (TK 511) phải khớp với doanh số bán ra trên Phụ lục 01-1 bán ra của tờ khai thuế GTGT hàng tháng, nếu không khớp thì thường là trên bảng kê cao hơn chẳng hạn là do có những khoản xuất hóa đơn mà hạch toán vào 711 (ví dụ như thanh lý, nhượng bán tài sản cố định….)
– Tài khoản giá vốn 632 phải khớp với bảng tổng hợp nhập xuất tồn đầu ra (phần bên xuất của tài khoản 155 và tài khoản 156).
– Các tài khoản từ loại 5 đến loại 9 phát sinh bên nợ phải bằng phát sinh bên có và không có số dư cuối kỳ.
– Xem trên phần mềm bảng cân đối kế toán đã cân chưa (tức là Tổng tài sản đã bằng tổng nguồn vốn chưa). Nếu chưa cân thì tìm hiểu nguyên nhân và điều chỉnh
– Xem giữa Bảng kết quả hoạt động kinh doanh và bảng cân đối kế toán số liệu lãi hoặc lỗ trên báo cáo kết quả kinh doanh có khớp với số liệu trên bảng cân đối kế toán chỗ chỉ tiêu lợi nhuận sau thuế chưa? Hai bảng này có mối quan hệ mật thiết với nhau về vấn đề này.
– Báo cáo lưu chuyển tiền tệ số liệu tiền và tương đương tiền cuối kỳ có khớp với chỉ tiêu tiền và tương đương tiền trên bảng cân đối kế toán chưa?. ? hai bảng này có mối quan hệ mật thiết với nhau về vấn đề này.
– Bảng cân đối kế toán thì Tổng tài sản bằng tổng nguồn vốn hay chưa?
3.2 In sổ sách kế toán và Ký tên đóng dấu
Sau khi đã kiểm tra số liệu sổ sách kế toán và chứng từ khác có liên quan: các bạn phải tiến hành in sổ sách kế toán ký tên, đóng dấu và lưu thành quyển. Có thể in hàng tháng hoặc cuối năm in 1 lần
Cách in sổ như sau:
- Nếu in mỗi tháng
In Bảng Cân đối số phát sinh; Kết quả hoạt động kinh doanh; Bảng cân đối kế toán (Không có làm Thuyết minh báo cáo tài chính và Lưu chuyển tiền tệ: 2 Báo cáo này cuối năm mới làm)
+Sổ nhật ký bán hàng
+Sổ nhật ký mua hàng
+Sổ quỹ tiền mặt
+Sổ nhật ký chi tiền
+Số nhật ký thu tiền
+Sau đó dựa vào Bảng cân đối số phát sinh có tất cả bao nhiêu sổ cái; Các anh chị in hết tất cả Sổ cái trong Bảng cân đối số phát sinh (Ví dụ Tk 111; Tk112; TK 131; TK 141…. đến tài khoản loại 9).
+Tiếp theo là xem những loại sổ cái công nợ phải thu (TK 131;TK141;TK136;TK1388; và công nợ phải trả (TK 331;Tk3388;TK336..) in Bảng tổng hợp công nợ phải thu và Bảng tổng hợp công nợ phải trả; Đồng thời in sổ chi tiết của từng đối tượng phải thu vả từng đối tượng phải trả
+In Bảng Tổng hợp nhập xuất tồn của hàng tồn kho (Gồm 156;155;152;153). Về mặt nguyên tắt các anh chị phải in sổ chi tiết của tất cả các mặt hàng tồn kho của tài khoản (Tk 156;TK155;TK152; Tk153).
- Cuối mỗi năm (Nếu muốn in vào cuối mỗi năm)
+In Sổ nhật ký chung cả năm
+Sau đó dựa vào Bảng cân đối số phát sinh có tất cả bao nhiêu sổ cái; Các anh chị in hết tất cả Sổ cái trong Bảng cân đối số phát sinh
+Tiếp theo là xem những loại sổ cái công nợ phải thu (TK 131;TK1388; TK 141; TK136..) và công nợ phải trả (TK 331;TK3388;TK336; TK341..) để in Bảng tổng hợp công nợ phải thu và Bảng tổng hợp công nợ phải trả; Đồng thời in sổ chi tiết của từng đối tượng phải thu vả từng đối tượng phải trả. Nhớ là sổ cái và bãng tổng hợp công nợ phải thu và phải trả thì khớp nhau về mặt số liệu
+In Bảng Tổng hợp nhập xuất tồn của hàng tồn kho (Gồm 156;155;152;153). Về mặt nguyên tắt các anh chị phải in sổ chi tiết của tất cả các mặt hàng tồn kho của tài khoản (Tk 156;TK155;TK152; TK153). Giữa Bảng tổng hợp nhập xuất tồn với của từng loại hàng hóa, thành phẩm, nguyên vật liệu phải khớp với Sổ cái của từng tài khoản
Lưu ý:
+ Các bạn có thể in hàng tháng hoặc cuối năm in 1 lần cũng không sao cả.
+Sau khi in ra các bạn đóng và lưu thành từng quyển, ký tên đóng dấu. Các bạn lưu ý khi công ty thay đổi con dấu thì sổ sách của các tháng trước khi thay đổi con dấu phải đóng dấu cũ, vì các bạn hay bỏ sót chỗ này (đợi lúc thay đổi con dấu đã xong mà sổ sách lại chưa in ra).
4. Sử dụng phần mềm để phục vụ cho công việc ghi sổ sách kế toán
Hiện tại, kế toán có thể sử dụng Excel hoặc phần mềm kế toán để làm, nhưng phổ biến nhất vẫn đang sử dụng phần mềm kế toán để làm (Lưu ý cách sử dụng phần mềm thì phần mềm kế toán nào về cơ bản là giống nhau, biết sử dụng phần mềm này thì phần kế toán khác vẫn biết sử dụng). Tuy nhiên, điều quan trọng nhất là cách phân công từng nhân viên trong phòng kế toán để làm sao cùng lúc sử dụng phần mềm mà không bị trùng nhau. Điều quan trọng thứ 2 thống nhất cách quy đặt mã như thế nào??? để ai cũng có thể đặt mã một cách thống nhất. Bài viết này sẽ giúp cho các bạn một số quy định đặt mã khi thực hành phần mềm kế toán.
Xem tiếp phần 2
