Bài 7: 10 cách nhanh chóng để để kế toán quản trị giao tiếp tốt hơn

[Son.Tran]

Cách bạn giao tiếp với đồng nghiệp và khách hàng là điều cần thiết để thành công trong sự nghiệp của bạn.

Cho dù bạn muốn hay không, nó thậm chí có thể quan trọng hơn khả năng thực tế của bạn để thực hiện công việc - đặc biệt là đối với các chuyên gia tiếp xúc với khách hàng như kế toán.

Vì vậy, bạn có năng khiếu của cái rọ, hay giao tiếp của bạn khiến bạn co rúm lại? Thực hiện đánh giá nhanh với 10 cách nhanh chóng của chúng tôi để cải thiện kỹ năng giao tiếp tại nơi làm việc của bạn.

1. Nói chuyện (không chỉ gửi email)​

Cuộc trò chuyện thường bị bỏ qua trong các hệ thống email hoặc trò chuyện.

Nhưng nhận được hướng dẫn qua email từ một người ngồi bên cạnh bạn có thể cảm thấy khá thô lỗ.

Email cũng có thể bị hiểu nhầm - đôi khi mang lại kết quả thảm hại. Rốt cuộc, hầu hết các giao tiếp đều là phi ngôn ngữ và chúng ta mất tất cả các tín hiệu trò chuyện đó khi mọi thứ được thực hiện qua văn bản.

Georgina Perry, một nhà tư vấn nhân sự cấp cao cho biết: “Email là một công cụ tuyệt vời, nhưng giao tiếp trực tiếp mang lại ý nghĩa và sự hiểu biết sâu sắc hơn so với chỉ bằng chữ viết.”

Vậy tại sao không theo dõi email đó bằng một cuộc trò chuyện trực tiếp hoặc một cuộc gọi nhanh chóng?

2. Trở thành một người lắng nghe tích cực​

Hầu hết mọi người nghĩ rằng giao tiếp tốt là truyền tải thông điệp của bạn. Nhưng lắng nghe người khác là một phần quan trọng của giao tiếp hiệu quả.

Rốt cuộc, các cuộc trò chuyện thường là tối thiểu hai người.

Một mẹo hữu ích để đảm bảo bạn đang lắng nghe là lặp lại những gì người kia nói. Ví dụ: bạn có thể trả lời: “Được rồi, James, tôi hiểu rằng bạn cảm thấy việc kiểm tra khách hàng này đang chiếm quá nhiều thời gian của bạn. Tôi sẽ xem xét các cách để phân tán khối lượng công việc ”.

Nó sẽ giúp bạn nhớ những gì đã nói và truyền tải sự tham gia của bạn vào cuộc trò chuyện.

3. Đặt câu hỏi​

Nếu bạn không chắc chắn về điều gì đó hoặc cần thêm một chút chi tiết, hãy hỏi.

Nếu không, bạn có thể sẽ lãng phí thời gian vì bạn không hiểu hết nhiệm vụ đang làm.

Nếu bạn là người quản lý, điều quan trọng là phải thường xuyên hỏi nhóm của bạn xem họ đang hoạt động như thế nào và liệu họ có cần hỗ trợ thêm hay không. Đây là một cách để vươn lên ngoài vai trò nhân viên và tìm kiếm những người trong nhóm của bạn.

Dù thế nào, đừng quên lắng nghe câu trả lời nhé!

4. Giữ những lời chỉ trích mang tính xây dựng​

Rất ít người phản ứng tốt với một mức độ lạm dụng.

Vì vậy, nếu bạn cần nói chuyện với đồng nghiệp về sai lầm mà họ đã mắc phải, hãy thử nhìn nhận nó từ một góc độ khác. Tìm hiểu xem họ có đang gặp khó khăn gì không và hỏi xem bạn có thể giúp gì không.

Chửi đồng nghiệp trước mặt các thành viên còn lại cũng là một điều không nên.

Kiến trúc sư Robin Fenton cho biết: “Tôi đã từng có một ông chủ hay chế nhạo cấp dưới trong nỗ lực làm cho mình trông đẹp hơn, nhưng cuối cùng thì ông ta trông thật kém cỏi.

Nếu cảm xúc của bạn đang dâng cao, hãy dành thời gian bình tĩnh trước khi nói chuyện với đồng nghiệp của bạn. Bằng cách này, bạn có thể đạt được một giải pháp đôi bên cùng có lợi.

5. Khen ngợi chiến thắng của đồng nghiệp​

Bạn quá dễ rơi vào thói quen chỉ nhận xét về công việc của đồng nghiệp khi có điều gì không ổn. Đó là cách hầu hết chúng ta tự nói chuyện với bản thân.

Nhưng phản hồi tích cực là một phần quan trọng của các mối quan hệ tốt tại nơi làm việc, bất kể vai trò của bạn là gì.

Tất cả chúng ta đều muốn được thông báo rằng chúng ta đã làm rất tốt. Vì vậy, đừng quên khen ngợi đồng nghiệp, thành viên trong nhóm và thậm chí cả sếp của bạn nếu họ đã làm tốt điều gì đó.

6. Chấp nhận những thiếu sót của bạn​

Hầu hết mọi người đều nhận thấy mình đang phải nhận những lời chỉ trích vào một thời điểm nào đó trong cuộc đời làm việc của họ.

Nếu và khi thời điểm đó đến, hãy cố gắng tránh trở nên phòng thủ hoặc bào chữa. Những phản ứng giật đầu gối này cần được đặt sang một bên để bạn có thể xử lý phản hồi một cách hợp lý.

Thay vào đó, hãy yêu cầu người kia cung cấp cho bạn một số ví dụ về điểm mà bạn đã thiếu hụt. Nhận thông tin chi tiết cụ thể để bạn có thể thực hiện những thay đổi tích cực.

Cũng có khả năng đồng nghiệp của bạn có thể đã hiểu lầm và bạn không sai chút nào. Nếu đúng như vậy, hãy giải thích hành động của bạn một cách bình tĩnh để giải tỏa mọi bối rối.

7. Giữ bình tĩnh trong các cuộc xung đột​

Xung đột nơi làm việc có thể và sẽ phát sinh. Mọi người có những ngày tồi tệ, hoặc một số người không hợp nhau. Khi xích mích bùng lên, điều quan trọng nhất là giữ bình tĩnh và tránh các cuộc tấn công cá nhân.

Nếu bạn cần mất năm phút để làm điều này, thì hãy cứ làm như vậy.

Theo quan điểm của nhà quản lý, phản ứng với các xung đột kịp thời, bí mật và cởi mở là cách tốt nhất để tìm ra giải pháp thỏa đáng.

“Hãy bảo mật bất cứ điều gì bạn học được,” Perry khuyên từ góc độ nhân sự. Đặc biệt là nếu một điều gì đó nhạy cảm xuất hiện trong lúc nóng nảy của một cuộc tranh cãi, điều quan trọng là phải trấn an đồng nghiệp của bạn rằng bạn sẽ giữ nó cho riêng mình.

8. Tôn trọng sự khác biệt văn hóa​

Một số khách hàng hoặc đồng nghiệp của bạn có thể đến từ các nền văn hóa khác nhau.

Vì vậy, hãy hạn chế thảo luận về các chủ đề gây tranh cãi như chính trị hoặc tôn giáo - bạn có thể vô tình xúc phạm ai đó hoặc thậm chí bị báo cáo về hành vi phân biệt đối xử.

Perry nói thêm: “Hãy tôn trọng những người xung quanh và tránh sử dụng tiếng lóng hoặc ngôn ngữ không phù hợp.

Ngay cả khi hành vi này tràn lan trong văn phòng của bạn, điều đó không có nghĩa là nó được chấp nhận trong thực tế. Hãy lưu tâm đến lời nói của bạn.

9. Gặp mặt trực tiếp thường xuyên​

Tổ chức các cuộc họp nhóm và khách hàng thường xuyên là một cách tuyệt vời để thúc đẩy giao tiếp hiệu quả.

Và đừng ngại trộn lẫn nó: các cuộc họp chính thức là hoàn hảo để lên kế hoạch cho các dự án lớn; Những buổi họp mặt cà phê hoặc ăn trưa thân mật sẽ tốt hơn cho việc xây dựng nhóm.

Caroline Turner cho biết: “Có rất nhiều cuộc họp nhóm để giải thích các quyết định và lắng nghe các đề xuất của nhau có nghĩa là chúng tôi luôn biết rằng tất cả chúng tôi đều ở trên cùng một trang,” Caroline Turner nói thêm về thời gian làm việc tại một ngân hàng đầu tư lớn.

10. Giữ nó chuyên nghiệp​

Một số chi tiết về cuộc sống riêng tư của bạn có thể quá riêng tư để chia sẻ trong văn phòng. Bạn có thể nghĩ rằng nó ổn, nhưng những người khác có thể thấy nó không phù hợp.

Vì vậy, hãy tỏ ra thân thiện, nhưng hãy nhớ duy trì đường lối chuyên nghiệp đó.

Ví dụ, nếu bạn trở nên quá thân thiết với đồng nghiệp, bạn có thể cảm thấy khó khăn hơn nếu một trong hai người được thăng chức lên vị trí quản lý.

Trở nên quá thân thiện với khách hàng cũng có thể gây ra vấn đề, chẳng hạn như nếu họ không thể thanh toán các hóa đơn của mình.

Tóm tắt​

Kỹ năng giao tiếp của bạn có thể có tác động rất lớn đến cách bạn được đánh giá bởi những người bạn gặp tại nơi làm việc.

Tạo ấn tượng phù hợp bằng cách tiếp cận chuyên nghiệp nhưng vẫn nhân văn.

Để biết thêm về thông tin liên lạc tại nơi làm việc

Hiểu giúp chúng ta tạo sự khác biệt và làm tốt hơn.
Nguồn: Dịch từ aatcomment.org.uk.