Khi doanh nghiệp áp dụng chính sách bán hàng tín dụng nhằm mục đích tăng doanh thu và lợi nhuận thì doanh nghiệp phải chấp nhận một sự rủi ro nhất định đối với các khoản phải thu khách hàng.
Thường thì khách hàng thanh toán tiền hàng đầy đủ nhưng vẫn có các trường hợp khách hàng không có khả năng thanh toán vì vậy có một số khoản nợ doanh nghiệp khó có thể thu hồi được, những khoản nợ này được gọi là nợ khó đòi. Khi doanh nghiệp thực sự không thu được tiền từ khách hàng thì các khoản nợ khó đòi trở thành chi phí của doanh nghiệp. Hạch toán nợ khó đòi phải tuân thủ theo nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí. Theo đó chi phí nợ khó đòi phải được phản ánh trên Báo cáo thu nhập cùng kỳ kế toán với doanh thu được ghi nhận. Tuy nhiên bản thân doanh nghiệp không thể biết được vào lúc nào trong thời gian bán chịu sẽ không thu được nợ do vậy để khoản chi phí nợ khó đòi được phản ánh trên Báo cáo thu nhập tuân thủ theo nguyên tắc phù hợp thì yêu cầu các doanh nghiệp phải ước tính khoản chi phí này để đưa vào chi phí trong kỳ.
Để có thể ước tính được các khoản nợ khó đòi, doanh nghiệp phải dựa trên số liệu chi tiết các khoản phải thu khách hàng, thời hạn tín dụng và tình hình tài chính của từng khách hàng cụ thể. Ngoài ra doanh nghiệp còn phải căn cứ vào tình hình thanh toán kỳ trước để ước tính mức nợ khó đòi hợp lý. Có hai phương pháp ước tính chi phí nợ khó đòi như sau:
1- Phương pháp ước tính nợ khó đòi dựa vào Báo cáo thu nhập:
Phương pháp này dựa trên quan điểm cho rằng trong kỳ sẽ có một tỷ lệ nhất định doanh thu bán chịu không thu được tiền và số nợ khó đòi được ước tính dựa trên tỷ lệ nợ khó đòi trên doanh thu bán chịu của các kỳ trước.
Theo phương pháp này, chi phí nợ khó đòi được ước tính như sau:
Chi phí nợ khó đòi ước tính = Doanh thu bán chịu x Tỷ lệ nợ khó đòi
Ví dụ: Có tài liệu tại công ty A như sau: (ĐVT: USD)
- Doanh thu bán chịu trong năm N là 500.000
- Tình hình doanh thu và thiệt hai về nợ khó đòi trong các năm trước như sau:
Năm Doanh thu bán chịu Thiệt hai về nợ khó đòi Tỷ lệ
N-3 400.000 12.000 3%
N-2 480.000 13.360 2,78%
N-1 520.000 16.640 3,2%
Tổng 1.400.000 42.000 3%
Với tỷ lệ nợ khó đòi bình quân trong 3 năm là 3%, kế toán dự kiến tỷ lệ nợ khó đòi trong năm N là 3%. Vì vậy chi phí nợ khó đòi ước tính của năm N là: 3% x 500.000 = 15.000.
Kế toán ghi sổ khoản chi phí nợ khó đòi được ước tính như sau:
Nợ TK “Chi phí nợ khó đòi” 15.000
Có TK “Dự phòng nợ khó đòi” 15.000
2 - Phương pháp ước tính nợ khó đòi dựa vào Bảng cân đối kế toán:
Phương pháp này dựa trên quan điểm cho rằng một phần của các khoản phải thu vào ngày lập Bảng cân đối kế toán sẽ trở thành nợ khó đòi. Theo phương pháp này có hai cách ước tính như sau:
a- Phương pháp giản đơn:
Với phương pháp này, doanh nghiệp ước tính có một tỷ lệ nhất định các khoản phải thu hiện có vào thời điểm cuối kỳ sẽ trở thành nợ khó đòi. Tỷ lệ ước tính này dựa trên kinh nghiệm của những năm trước và kinh nghiệm của các doanh nghiệp hoạt động trong cùng lĩnh vực. Chi phí nợ khó đòi ước tính cuối kỳ được xác định như sau:
Chi phí nợ khó đòi ước tính = Số dư khoản phải thu cuối kỳ x Tỷ lệ nợ khó đòi
Ví dụ: Có tài liệu tại công ty X như sau: (ĐVT: USD)
- Số dư cuối năm N của khoản phải thu khách hàng là 300.000
- Tình hình khoản phải thu và thiệt hai về nợ khó đòi trong các năm trước như sau:
Năm Số dư cuối năm của Thiệt hai về nợ khó đòi Tỷ lệ
khoản phải thu khách hàng
N-3 400.000 22.000 5,5%
N-2 360.000 16.000 4,44%
N-1 440.000 22.000 5%
Tổng 1.200.000 60.000 5%
Với tỷ lệ nợ khó đòi bình quân trong 3 năm là 5%, kế toán dự kiến tỷ lệ nợ khó đòi ước tính trong năm N là 5%. Do vậy kế toán xác định chi phí nợ khó đòi ước tính của năm N là: 5% x 300.000 = 15.000.
Kế toán ghi sổ như sau:
Nợ TK “Chi phí nợ khó đòi” 15.000
Có TK “Dự phòng nợ khó đòi” 15.000
b- Phương pháp theo thời gian nợ của từng khách nợ:
Cả hai phương pháp ước tính nợ khó đòi dựa vào Báo cáo thu nhập và phương pháp giản đơn dựa vào Bảng cân đối kế toán đều dựa vào kinh nghiệm để ước tính chi phí nợ khó đòi vì vậy kết quả thu được thường thiếu chính xác.Vì vậy ,kế toán có thể sử dụng một phương pháp ước tính có độ chính xác cao hơn đó là phương pháp ước tính nợ khó đòi theo thời gian nợ của từng khách hàng. Đây là phương pháp theo dõi chi tiết thời gian nợ của từng khách hàng qua đó xây dựng tỷ lệ nợ khó đòi cho từng khoảng thời gian cụ thể. Nguyên tắc chung của phương pháp này là thời gian nợ quá hạn càng lớn thì tỷ lệ nợ khó đòi càng cao.
Với phương pháp này, các nhà quản lý phải tính thời hạn của các khoản phải thu vào cuối mỗi kỳ, xem xét từng khoản phải thu và xếp loại theo tiêu thức độ dài thời gian mà chúng tồn tại, sau đó dựa trên kinh nghiệm để ước tính tỷ lệ mỗi loại có thể trở thành khoản khó đòi. Điều này có thể thực hiện bằng cách lập bảng theo dõi nợ theo thời gian.
Ví dụ: Có tình hình về khoản phải thu khách hàng vào thời điểm cuối kỳ tại công ty Y như sau:
ĐVT: USD
Tên Tổng nợ Chưa Quá hạn từ Quá hạn từ Quá hạn từ Quá hạn
KH đến hạn 1-30 ngày 31-60 ngày 61-90 ngày hơn 90 ngày
A 1.000 500 0 200 300
B 2.000 800 1.000 200
C 3.000 2.000 200 100 300 400
D 4.000 1.500 500 1.000 600 400
Tỷ lệ nợ khó đòi 1% 5% 10% 20% 30%
ước tính
Để ước tính chi phí nợ khó đòi, kế toán tiến hành lập bảng như sau:
ĐVT: USD
Tên Tổng Chưa Quá hạn từ Quá hạn từ Quá hạn từ Quá hạn
KH nợ đến hạn 1-30 ngày 31-60 ngày 61-90 ngày hơn 90 ngày
A 1.000 500 200 300
B 2.000 800 1.000 200
C 3.000 2.000 200 100 300 400
D 4.000 1.500 500 1.000 600 400
Tổng 10.000 4.800 1.700 1.300 1.100 1.100
cộng
Tỷ lệ nợ
khó đòi 1% 5% 10% 20% 30%
ước tính
Nợ
khó đòi 813 48 85 130 220 330
ước tính
Với cách ước tính như trên, kế toán xác định được nợ khó đòi ước tính là 813, kế toán ghi sổ như sau:
Nợ TK “Chi phí nợ khó đòi” 813
Có TK “Dự phòng nợ khó đòi” 813
Phương pháp theo thời gian nợ của từng khách hàng cũng chỉ là một phương pháp ước tính nên kết quả thu được không phải là kết quả chính xác nhưng so với các phương pháp khác thì phương pháp này mang lại kết quả có độ tin cậy cao nhất.
Khi một khoản nợ khó đòi đã được lập dự phòng chắc chắn không thể thu hồi được, kế toán tiến hành xoá sổ khoản nợ này như sau:
Nợ TK “Dự phòng nợ khó đòi”
Có TK “Các khoản phải thu”
Nếu sau khi doanh nghiệp đã xóa sổ một khoản nợ khó đòi đã lập dự phòng mà khách hàng lại thanh toán khoản nợ đó thì khi thu hồi được khoản nợ này, kế toán ghi nhận các bút toán như sau:
- Bút toán 1: ghi nhận lại khoản phải thu khách hàng đã xóa sổ:
Nợ TK “Phải thu khách hàng”
Có TK “Dự phòng nợ khó đòi”
- Bút toán 2: ghi nhận khoản tiền thu lại từ khách hàng:
Nợ TK “Tiền”
Có TK “Phải thu khách hàng”
Phương pháp xoá sổ trực tiếp nợ khó đòi
Hạch toán chi phí nợ khó đòi ước tính thoả mãn nguyên tắc phù hợp, giúp các doanh nghiệp chủ động về tài chính nên được các doanh nghiệp sử dụng rộng rãi. Tuy nhiên trong một số doanh nghiệp do các khoản phải thu khó đòi ít phát sinh, các khoản thiệt hại về nợ phải thu khó đòi rất hiếm khi xảy ra thì các doanh nghiệp có thể không cần ước tính chi phí nợ khó đòi mà có thể sử dụng phương pháp xoá sổ trực tiếp nợ khó đòi khi nó thực sự phát sinh.
Trong một số trường hợp, doanh nghiệp biết chắc chắn rằng một số khoản phải thu không thể thu hồi được thì doanh nghiệp có thể xóa sổ trực tiếp khoản nợ đó. Việc xoá sổ trực tiếp khoản phải thu khó đòi có thể gây sự đột biến về chi phí trong kỳ của doanh nghiệp, gây bị động về tài chính cho doanh nghiệp tuy nhiên nếu quy mô của khoản phải thu nhỏ thì sự ảnh hưởng này là không đáng kể. Khi xóa sổ trực tiếp nợ khó đòi, kế toán ghi sổ:
Nợ TK “Chi phí nợ khó đòi”
Có TK “Các khoản phải thu”
Việc xóa sổ trực tiếp các khoản nợ khó đòi không tuân thủ nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí nên rất ít được sử dụng. Tuy nhiên một số doanh nghiệp có thể sử dụng phương pháp xóa sổ trực tiếp nếu như hằng năm các khoản nợ khó đòi thường rất nhỏ so với các khoản mục khác trên báo cáo tài chính.
Nếu sau khi đã xoá sổ trực tiếp các khoản nợ khó đòi mà doanh nghiệp lại thu hồi lại được các khoản nợ đó, kế toán ghi sổ như sau:
- Bút toán 1: ghi nhận lại khoản phải thu khách hàng đã xóa sổ:
Nợ TK “Phải thu khách hàng”
Có TK “Chi phí nợ khó đòi”
- Bút toán 2: ghi nhận khoản tiền thu lại từ khách nợ:
Nợ TK “Tiền ”
Có TK “Phải thu khách hàng”
Các doanh nghiệp có thể căn cứ vào đặc điểm, tình hình riêng để lựa chọn các phương pháp ước tính và hạch toán nợ khó đòi như đã trình bày ở trên. Việc lựa chọn phương pháp uớc tính và hạch toán nợ khó đòi hợp lý, phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong kế hoạch tài chính, tránh sự đột biến về chi phí do không thu hồi được các khoản phải thu, giúp doanh nghiệp xác định chính xác kết quả kinh doanh trong kỳ. Từ đó giúp cho việc phân tích tài chính và ra quyết định kinh doanh chính xác, hợp lý.
Theo tapchiketoan.com
Thường thì khách hàng thanh toán tiền hàng đầy đủ nhưng vẫn có các trường hợp khách hàng không có khả năng thanh toán vì vậy có một số khoản nợ doanh nghiệp khó có thể thu hồi được, những khoản nợ này được gọi là nợ khó đòi. Khi doanh nghiệp thực sự không thu được tiền từ khách hàng thì các khoản nợ khó đòi trở thành chi phí của doanh nghiệp. Hạch toán nợ khó đòi phải tuân thủ theo nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí. Theo đó chi phí nợ khó đòi phải được phản ánh trên Báo cáo thu nhập cùng kỳ kế toán với doanh thu được ghi nhận. Tuy nhiên bản thân doanh nghiệp không thể biết được vào lúc nào trong thời gian bán chịu sẽ không thu được nợ do vậy để khoản chi phí nợ khó đòi được phản ánh trên Báo cáo thu nhập tuân thủ theo nguyên tắc phù hợp thì yêu cầu các doanh nghiệp phải ước tính khoản chi phí này để đưa vào chi phí trong kỳ.
Để có thể ước tính được các khoản nợ khó đòi, doanh nghiệp phải dựa trên số liệu chi tiết các khoản phải thu khách hàng, thời hạn tín dụng và tình hình tài chính của từng khách hàng cụ thể. Ngoài ra doanh nghiệp còn phải căn cứ vào tình hình thanh toán kỳ trước để ước tính mức nợ khó đòi hợp lý. Có hai phương pháp ước tính chi phí nợ khó đòi như sau:
1- Phương pháp ước tính nợ khó đòi dựa vào Báo cáo thu nhập:
Phương pháp này dựa trên quan điểm cho rằng trong kỳ sẽ có một tỷ lệ nhất định doanh thu bán chịu không thu được tiền và số nợ khó đòi được ước tính dựa trên tỷ lệ nợ khó đòi trên doanh thu bán chịu của các kỳ trước.
Theo phương pháp này, chi phí nợ khó đòi được ước tính như sau:
Chi phí nợ khó đòi ước tính = Doanh thu bán chịu x Tỷ lệ nợ khó đòi
Ví dụ: Có tài liệu tại công ty A như sau: (ĐVT: USD)
- Doanh thu bán chịu trong năm N là 500.000
- Tình hình doanh thu và thiệt hai về nợ khó đòi trong các năm trước như sau:
Năm Doanh thu bán chịu Thiệt hai về nợ khó đòi Tỷ lệ
N-3 400.000 12.000 3%
N-2 480.000 13.360 2,78%
N-1 520.000 16.640 3,2%
Tổng 1.400.000 42.000 3%
Với tỷ lệ nợ khó đòi bình quân trong 3 năm là 3%, kế toán dự kiến tỷ lệ nợ khó đòi trong năm N là 3%. Vì vậy chi phí nợ khó đòi ước tính của năm N là: 3% x 500.000 = 15.000.
Kế toán ghi sổ khoản chi phí nợ khó đòi được ước tính như sau:
Nợ TK “Chi phí nợ khó đòi” 15.000
Có TK “Dự phòng nợ khó đòi” 15.000
2 - Phương pháp ước tính nợ khó đòi dựa vào Bảng cân đối kế toán:
Phương pháp này dựa trên quan điểm cho rằng một phần của các khoản phải thu vào ngày lập Bảng cân đối kế toán sẽ trở thành nợ khó đòi. Theo phương pháp này có hai cách ước tính như sau:
a- Phương pháp giản đơn:
Với phương pháp này, doanh nghiệp ước tính có một tỷ lệ nhất định các khoản phải thu hiện có vào thời điểm cuối kỳ sẽ trở thành nợ khó đòi. Tỷ lệ ước tính này dựa trên kinh nghiệm của những năm trước và kinh nghiệm của các doanh nghiệp hoạt động trong cùng lĩnh vực. Chi phí nợ khó đòi ước tính cuối kỳ được xác định như sau:
Chi phí nợ khó đòi ước tính = Số dư khoản phải thu cuối kỳ x Tỷ lệ nợ khó đòi
Ví dụ: Có tài liệu tại công ty X như sau: (ĐVT: USD)
- Số dư cuối năm N của khoản phải thu khách hàng là 300.000
- Tình hình khoản phải thu và thiệt hai về nợ khó đòi trong các năm trước như sau:
Năm Số dư cuối năm của Thiệt hai về nợ khó đòi Tỷ lệ
khoản phải thu khách hàng
N-3 400.000 22.000 5,5%
N-2 360.000 16.000 4,44%
N-1 440.000 22.000 5%
Tổng 1.200.000 60.000 5%
Với tỷ lệ nợ khó đòi bình quân trong 3 năm là 5%, kế toán dự kiến tỷ lệ nợ khó đòi ước tính trong năm N là 5%. Do vậy kế toán xác định chi phí nợ khó đòi ước tính của năm N là: 5% x 300.000 = 15.000.
Kế toán ghi sổ như sau:
Nợ TK “Chi phí nợ khó đòi” 15.000
Có TK “Dự phòng nợ khó đòi” 15.000
b- Phương pháp theo thời gian nợ của từng khách nợ:
Cả hai phương pháp ước tính nợ khó đòi dựa vào Báo cáo thu nhập và phương pháp giản đơn dựa vào Bảng cân đối kế toán đều dựa vào kinh nghiệm để ước tính chi phí nợ khó đòi vì vậy kết quả thu được thường thiếu chính xác.Vì vậy ,kế toán có thể sử dụng một phương pháp ước tính có độ chính xác cao hơn đó là phương pháp ước tính nợ khó đòi theo thời gian nợ của từng khách hàng. Đây là phương pháp theo dõi chi tiết thời gian nợ của từng khách hàng qua đó xây dựng tỷ lệ nợ khó đòi cho từng khoảng thời gian cụ thể. Nguyên tắc chung của phương pháp này là thời gian nợ quá hạn càng lớn thì tỷ lệ nợ khó đòi càng cao.
Với phương pháp này, các nhà quản lý phải tính thời hạn của các khoản phải thu vào cuối mỗi kỳ, xem xét từng khoản phải thu và xếp loại theo tiêu thức độ dài thời gian mà chúng tồn tại, sau đó dựa trên kinh nghiệm để ước tính tỷ lệ mỗi loại có thể trở thành khoản khó đòi. Điều này có thể thực hiện bằng cách lập bảng theo dõi nợ theo thời gian.
Ví dụ: Có tình hình về khoản phải thu khách hàng vào thời điểm cuối kỳ tại công ty Y như sau:
ĐVT: USD
Tên Tổng nợ Chưa Quá hạn từ Quá hạn từ Quá hạn từ Quá hạn
KH đến hạn 1-30 ngày 31-60 ngày 61-90 ngày hơn 90 ngày
A 1.000 500 0 200 300
B 2.000 800 1.000 200
C 3.000 2.000 200 100 300 400
D 4.000 1.500 500 1.000 600 400
Tỷ lệ nợ khó đòi 1% 5% 10% 20% 30%
ước tính
Để ước tính chi phí nợ khó đòi, kế toán tiến hành lập bảng như sau:
ĐVT: USD
Tên Tổng Chưa Quá hạn từ Quá hạn từ Quá hạn từ Quá hạn
KH nợ đến hạn 1-30 ngày 31-60 ngày 61-90 ngày hơn 90 ngày
A 1.000 500 200 300
B 2.000 800 1.000 200
C 3.000 2.000 200 100 300 400
D 4.000 1.500 500 1.000 600 400
Tổng 10.000 4.800 1.700 1.300 1.100 1.100
cộng
Tỷ lệ nợ
khó đòi 1% 5% 10% 20% 30%
ước tính
Nợ
khó đòi 813 48 85 130 220 330
ước tính
Với cách ước tính như trên, kế toán xác định được nợ khó đòi ước tính là 813, kế toán ghi sổ như sau:
Nợ TK “Chi phí nợ khó đòi” 813
Có TK “Dự phòng nợ khó đòi” 813
Phương pháp theo thời gian nợ của từng khách hàng cũng chỉ là một phương pháp ước tính nên kết quả thu được không phải là kết quả chính xác nhưng so với các phương pháp khác thì phương pháp này mang lại kết quả có độ tin cậy cao nhất.
Khi một khoản nợ khó đòi đã được lập dự phòng chắc chắn không thể thu hồi được, kế toán tiến hành xoá sổ khoản nợ này như sau:
Nợ TK “Dự phòng nợ khó đòi”
Có TK “Các khoản phải thu”
Nếu sau khi doanh nghiệp đã xóa sổ một khoản nợ khó đòi đã lập dự phòng mà khách hàng lại thanh toán khoản nợ đó thì khi thu hồi được khoản nợ này, kế toán ghi nhận các bút toán như sau:
- Bút toán 1: ghi nhận lại khoản phải thu khách hàng đã xóa sổ:
Nợ TK “Phải thu khách hàng”
Có TK “Dự phòng nợ khó đòi”
- Bút toán 2: ghi nhận khoản tiền thu lại từ khách hàng:
Nợ TK “Tiền”
Có TK “Phải thu khách hàng”
Phương pháp xoá sổ trực tiếp nợ khó đòi
Hạch toán chi phí nợ khó đòi ước tính thoả mãn nguyên tắc phù hợp, giúp các doanh nghiệp chủ động về tài chính nên được các doanh nghiệp sử dụng rộng rãi. Tuy nhiên trong một số doanh nghiệp do các khoản phải thu khó đòi ít phát sinh, các khoản thiệt hại về nợ phải thu khó đòi rất hiếm khi xảy ra thì các doanh nghiệp có thể không cần ước tính chi phí nợ khó đòi mà có thể sử dụng phương pháp xoá sổ trực tiếp nợ khó đòi khi nó thực sự phát sinh.
Trong một số trường hợp, doanh nghiệp biết chắc chắn rằng một số khoản phải thu không thể thu hồi được thì doanh nghiệp có thể xóa sổ trực tiếp khoản nợ đó. Việc xoá sổ trực tiếp khoản phải thu khó đòi có thể gây sự đột biến về chi phí trong kỳ của doanh nghiệp, gây bị động về tài chính cho doanh nghiệp tuy nhiên nếu quy mô của khoản phải thu nhỏ thì sự ảnh hưởng này là không đáng kể. Khi xóa sổ trực tiếp nợ khó đòi, kế toán ghi sổ:
Nợ TK “Chi phí nợ khó đòi”
Có TK “Các khoản phải thu”
Việc xóa sổ trực tiếp các khoản nợ khó đòi không tuân thủ nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí nên rất ít được sử dụng. Tuy nhiên một số doanh nghiệp có thể sử dụng phương pháp xóa sổ trực tiếp nếu như hằng năm các khoản nợ khó đòi thường rất nhỏ so với các khoản mục khác trên báo cáo tài chính.
Nếu sau khi đã xoá sổ trực tiếp các khoản nợ khó đòi mà doanh nghiệp lại thu hồi lại được các khoản nợ đó, kế toán ghi sổ như sau:
- Bút toán 1: ghi nhận lại khoản phải thu khách hàng đã xóa sổ:
Nợ TK “Phải thu khách hàng”
Có TK “Chi phí nợ khó đòi”
- Bút toán 2: ghi nhận khoản tiền thu lại từ khách nợ:
Nợ TK “Tiền ”
Có TK “Phải thu khách hàng”
Các doanh nghiệp có thể căn cứ vào đặc điểm, tình hình riêng để lựa chọn các phương pháp ước tính và hạch toán nợ khó đòi như đã trình bày ở trên. Việc lựa chọn phương pháp uớc tính và hạch toán nợ khó đòi hợp lý, phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong kế hoạch tài chính, tránh sự đột biến về chi phí do không thu hồi được các khoản phải thu, giúp doanh nghiệp xác định chính xác kết quả kinh doanh trong kỳ. Từ đó giúp cho việc phân tích tài chính và ra quyết định kinh doanh chính xác, hợp lý.
Theo tapchiketoan.com
Sửa lần cuối:
