Kiểm soát qui trình mua hàng

[trucquynh]

Gởi các thành viên, mình là kế toán nên lúc nào mình cũng có tính nghi ngờ, không tin ai, nhất là nhân viên mua hàng. Vì mua hàng luôn luôn được hoa hồng hay được chiết khấu. Nếu mua hàng với giá cao thì công ty khó cạnh tranh, do đầu vào cao thì đầu ra sao thấp được. Mình suy nghĩ rất nhiều để xây dựng qui trình mua hàng hợp lý nhưng chưa có cách. Rất mong các thành viên ai có qui trình nào hay xin gởi cho mình với. Cám ơn trước nhe.

Các bài viết khác cùng chuyên mục:

• Cần giúp đỡ gấp
• Hỏi cần anh chị chia sẻ giúp [Hệ thống kiểm...
• Kiểm soát nội bộ là phương tiện sống còn của...
• moi ng oi ai biet chi vs ...gap ak
• (Cần gấp) Hệ thống kiểm soát nội bộ trong...
• Cần lắm sự giúp đỡ của mọi người!!!
• ảnh hưởng của hệ thống kiểm soát nội bộ tới...
• các anh chị giúp e bài tập kiểm toán này với...
• Chuẩn mực kiểm toán mới áp dụng từ 1/1/2013
• hỏi về môn kiểm toán tài chính

[Noproblem]

Gởi các thành viên, mình là kế toán nên lúc nào mình cũng có tính nghi ngờ, không tin ai, nhất là nhân viên mua hàng. Vì mua hàng luôn luôn được hoa hồng hay được chiết khấu. Nếu mua hàng với giá cao thì công ty khó cạnh tranh, do đầu vào cao thì đầu ra sao thấp được. Mình suy nghĩ rất nhiều để xây dựng qui trình mua hàng hợp lý nhưng chưa có cách. Rất mong các thành viên ai có qui trình nào hay xin gởi cho mình với. Cám ơn trước nhe.

Chúng ta cần hiểu Kế toán và thu mua là 2 bộ phận riêng biệt và độc lập nhau, giữa 2 bộ phận này chỉ có mối liên hệ thông qua kiểm soát hàng hóa đầu vào, kiểm soát giá cả, xem có hợp lý không và kiểm soát toàn bộ chi phí của quá trình mua hàng. Do đó, việc xây dựng qui trình mua hàng không phải là công việc của bạn (P. Kế Toán), việc này hãy để cho phòng thu mua xây dựng và giám đốc quyết định. Ở cương vị là 1 nhân viên kế toán -tài chính : kiểm soát tài sản của công ty, nhiệm vụ trọng yếu của bạn là : xây dựng 1 qui trình lưu chuyển chứng từ 1 cách hợp lý, chặt chẽ, ngắn gọn, không lôi thôi rườm rả, không chồng chéo lên nhau.
Để kiểm tra tốt phòng mua hàng:
1. Kiểm soát lượng hàng nhập kho: căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu kiểm nghiệm của KCS.... có xác nhận đầy của các bộ phận liên quan
2. Thanh toán tiền hàng: 1 bộ thanh toán (nội đia) phải yêu cầu gồm: phiếu yêu cầu thanh toán được trưởng bộ phận thu mua xét duyệt; Hóa Đơn; phiếu nhập kho; phiếu kiểm nghiệm; Hợp đồng mua hàng. Khi chứng từ đầy đủ, hợp lý thì bạn lập phiếu chi cho khách hàng.
**** Để kiểm soát giá: bạn muốn kiểm soát giá tốt thì trước tiên bạn phải nắm bắt được biến động giá cả trên thị trường, bạn phải biết được vào giai đoạn đó thì giá này có đúng không và căn cứ vào thời gian trên hợp đồng bạn nhé. Thông thường thì nên sử dụng dữ liệu quá khứ để kiểm soát giá, xem thử tháng này giá tăng (giảm) bao nhiêu %, nếu vượt quá mức cho phép thì nên ý kiến với giám đốc (mặc dù GĐ đã duyệt trên phiếu chi và phiếu YC thanh toán).
.

Vậy thôi bạn nhé, ah, còn đối với chi phí nhân viên thu mua thì điều đó không có gì phải bàn ở đây. Dựa vào môi trường cty mình mà xây dựng qui trình cho mình.

Nếu Cty bạn xây dựng được 1 chính sách, văn hóa cty tốt, môi trường làm việc thân ái, minh bạch thì sẽ giải quyết được tiêu cực thôi. Nói chung mọi thứ không có gì là tuyệt đối đâu bạn ạ, nếu cố chấp quá không chừng sẽ trở thành cực đoan.
Chúc bạn làm việc tốt....

[haitvonline]

Chúng ta cần hiểu Kế toán và thu mua là 2 bộ phận riêng biệt và độc lập nhau, giữa 2 bộ phận này chỉ có mối liên hệ thông qua kiểm soát hàng hóa đầu vào, kiểm soát giá cả, xem có hợp lý không và kiểm soát toàn bộ chi phí của quá trình mua hàng. Do đó, việc xây dựng qui trình mua hàng không phải là công việc của bạn (P. Kế Toán), việc này hãy để cho phòng thu mua xây dựng và giám đốc quyết định. Ở cương vị là 1 nhân viên kế toán -tài chính : kiểm soát tài sản của công ty, nhiệm vụ trọng yếu của bạn là : xây dựng 1 qui trình lưu chuyển chứng từ 1 cách hợp lý, chặt chẽ, ngắn gọn, không lôi thôi rườm rả, không chồng chéo lên nhau.
Để kiểm tra tốt phòng mua hàng:
1. Kiểm soát lượng hàng nhập kho: căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu kiểm nghiệm của KCS.... có xác nhận đầy của các bộ phận liên quan
2. Thanh toán tiền hàng: 1 bộ thanh toán (nội đia) phải yêu cầu gồm: phiếu yêu cầu thanh toán được trưởng bộ phận thu mua xét duyệt; Hóa Đơn; phiếu nhập kho; phiếu kiểm nghiệm; Hợp đồng mua hàng. Khi chứng từ đầy đủ, hợp lý thì bạn lập phiếu chi cho khách hàng.
**** Để kiểm soát giá: bạn muốn kiểm soát giá tốt thì trước tiên bạn phải nắm bắt được biến động giá cả trên thị trường, bạn phải biết được vào giai đoạn đó thì giá này có đúng không và căn cứ vào thời gian trên hợp đồng bạn nhé. Thông thường thì nên sử dụng dữ liệu quá khứ để kiểm soát giá, xem thử tháng này giá tăng (giảm) bao nhiêu %, nếu vượt quá mức cho phép thì nên ý kiến với giám đốc (mặc dù GĐ đã duyệt trên phiếu chi và phiếu YC thanh toán).
.

Vậy thôi bạn nhé, ah, còn đối với chi phí nhân viên thu mua thì điều đó không có gì phải bàn ở đây. Dựa vào môi trường cty mình mà xây dựng qui trình cho mình.

Nếu Cty bạn xây dựng được 1 chính sách, văn hóa cty tốt, môi trường làm việc thân ái, minh bạch thì sẽ giải quyết được tiêu cực thôi. Nói chung mọi thứ không có gì là tuyệt đối đâu bạn ạ, nếu cố chấp quá không chừng sẽ trở thành cực đoan.
Chúc bạn làm việc tốt....

Bài trả lời hay, vừa thực tế vừa lý thuyết có điều lý thuyết nhiều hơn thực tế . Xây dựng quy trình để làm sao kiểm soát được gian lận và sai sót không phải là chuyện đơn gian và cũng ko phải ai cũng có quyền làm và làm được. Cảm ơn những ý kiến hay.

[Tongokhong]

Nói thật,nhân viên thu mua nhiều người rất sợ bốn từ" nhũng nhiễu khách hàng"....Nhưng trong thực tế,tất cả các nhà cung cấp đều chủ động chi cho nhân viên thu mua(bao gồm cả bên phòng phân tích,kcs....)-cái này gọi là mua bảo hiểm ...,mà con người ai chẳng thiếu vitamine T...

[thuthacovp]

Kiểm soát quy trình mua hàng rất nhạy cảm
Nhưng để hạn chế được ít nhất những tiêu cực thì mình đưa ý kiến sau bạn tham khảo nhé!
Ký kết hợp đồng mua bán với các doanh nghiệp đáp ứng các mặt hàng cung cho công ty mình. Từ đó hàng tháng yêu cầu cung cấp các báo giá của các mặy hàng thường xuyên phát sinh!
Người mua hàng trước khi mua phải làm đơn đặt hàng yêu cầu có ký duyệt của lãnh đạo và trưởng bộ phận về các mặt hàng và giá của các mặt hàng đó.

[Noproblem]

Bài trả lời hay, vừa thực tế vừa lý thuyết có điều lý thuyết nhiều hơn thực tế . Xây dựng quy trình để làm sao kiểm soát được gian lận và sai sót không phải là chuyện đơn gian và cũng ko phải ai cũng có quyền làm và làm được. Cảm ơn những ý kiến hay.

Để xây dựng được quy trình này thì không phải ngày 1 ngày 2 mà làm được, cũng không phải 1 cá nhân có thể làm được. Để làm được chuyện này thì chủ yếu là sếp của bạn có coi trọng việc này không. Để các bạn tham khảo, mình đưa ra 1 qui trình mua hàng và kiểm soát thực tế tại 1 cty SX lớn mà mình từng phụ trách nhé: Cty này sử dụng hệ thống phần mềm ORACLE để xây dựng hệ thống quản lý từ SX -> Kế Toán
1. BPSX dựa theo kế hoạch sx (KHSX) lập yêu cầu nguyên vật liệu trên hệ thống sau đó hệ thống sẽ tải phiếu yêu cầu này lên Giám Đốc SX xét duyệt (duyệt trên hệ thống). Phiếu yêu cầu sau khi được xét duyệt sẽ chuyển qua phần mềm của bộ phận thu mua. Nhân viên thu mua tổng hợp các phiếu yêu cầu này để lập Purchase Order (số lượng, ĐG). Nhân viên thu mua sẽ liên hệ NCC để thương lượng giá cả, và lấy báo giá của nhà cung cấp (NCC) tối thiểu là 3 NCC. Sau đó trình GĐ bộ phận duyệt các bảng giá này, sau đó GĐ bộ phận sẽ duyệt giá trên hệ thống và chuyển cho Phó TGĐ hoặc TGĐ xem xét và duyệt giá trên hệ thống. Khi TGĐ Approve thì lúc này trên phân hệ mua hàng của hệ thống thu mua mới xuất hiện Purchase Order. Nhân viên thu mua sẽ căn cứ vào PO này để lập HĐ mua hàng.
2. Khi Nhập hàng: Tất cả hàng mua về đều thông qua phòng cân để nhập kho . PO mua hàng sẽ được tranfer sang phần mềm cân điện tử, phòng cân sẽ tiến hành cân xe, in phiếu NK, phiếu cân xe. Nếu ko có PO thì phòng cân sẽ không in được phiếu NK, phiếu cân. Sau đó dữ liệu sẽ truyền qua BC thu mua, BC nhận hàng của kho. Kế toán lưu liên hồng; thu mua lưu liên xanh; kho lưu liên 1 (liên gốc).
3. Kiểm soát hàng NK: Kế toán căn cứ vào phiếu cân xe, phiếu NK tiến hành đối chiếu số liệu với phòng cân, số liệu của kho. Nếu chênh lệch thì xử lý cho đúng. Sau đó kế toán sẽ nhập hàng vào hệ thống kế toán, ghi nhận công nợ.
4. Thanh toán tiền hàng: Phòng thu mua căn cứ vào PO, phiếu nhập kho, phiếu kiểm nghiệm lập Đề nghị thanh toán được GĐ duyệt thì chuyển cho kế toán. Kế toán kểim tra HĐ, đơn giá, hợp đồng, phiếu nhập kho, phiếu kiểm nghiệm, nếu đúng thì tiến hành thanh toán, sai thì trả về, không tiếp nhận.

Nói thật,nhân viên thu mua nhiều người rất sợ bốn từ" nhũng nhiễu khách hàng"....Nhưng trong thực tế,tất cả các nhà cung cấp đều chủ động chi cho nhân viên thu mua(bao gồm cả bên phòng phân tích,kcs....)-cái này gọi là mua bảo hiểm ...,mà con người ai chẳng thiếu vitamine T...

-----------------------------------------------------------------------------------------
Nếu có thời gian gặp mặt thì mình sẽ nói rõ quy trình lưu chuyển chứng từ của từng phòng ban cho các bạn. Trên diễn đàn mình thật không có nhiều thời gian để tham gia.
Còn tránh những nhiễu khách hàng thì mình thấy cty mình đang làm rất tốt vấn đề này. Văn hóa cty tốt, chính sách minh bạch, rõ ràng.

[trangkttc]

Trước tiên bạn phải xác định mình là ai? có quyền hạn đến đâu trong chuyện này đã? Thường thì với DN Nhà nước thì người ở vị trí mua hàng thường là người mà bạn có muốn không tin cũng ...không được. Còn ở DN tư nhân, cổ phần thì người mua hàng trực tiếp thường là người nhà, tin cẩn của Sếp, mình là kế toán chỉ có thể kiểm tra một cách hình thức thôi, còn nếu người nhà Sếp có gian lận thì đa số trường hợp cũng khó làm được gì(bởi nếu nó phát hiện mình biết và có ý định gì đấy thì nó thịt mình trước rồi). Khi mua hàng thì chỉ yêu cầu lấy báo giá của nhiều nơi về từ đó chọn ra một đvị có giá cạnh tranh nhất mà mua thôi. Quan trọng nhất vẫn là 'Mình là ai?'. Chúc bạn cẩn thận và thành công.

Tôi đồng ý với ý kiến của bạn Killer. Mình cần phải xác định mình là ai? Mình là kế toán thì mình chỉ có trách nhiệm đối với tài chính của công ty trên sổ sách thôi. Còn việc mua hàng là do Sếp trực tiếp điều động người mà những người đó thường là người nhà tin cậy của Sếp. Dù mình có biết có gian dối trong quá trình mua hàng thì mình cũng không thể làm gì được. Nếu mình có ý kiến thì chắc là mình sẽ là người ra đi trước đấy. Chúc bạn thành công nhé!!

[Tongokhong]

Bạn ơi,người đặt câu hỏi theo mình chắc chắn là chủ DN,bởi vì mình chưa gặp ai là KT mà lại quan tâm tới v đ này....Nó ngoài tầm kiểm soát,nghĩa vụ và quyền hạn của KT....

[trangkttc]

Để xây dựng được quy trình này thì không phải ngày 1 ngày 2 mà làm được, cũng không phải 1 cá nhân có thể làm được. Để làm được chuyện này thì chủ yếu là sếp của bạn có coi trọng việc này không. Để các bạn tham khảo, mình đưa ra 1 qui trình mua hàng và kiểm soát thực tế tại 1 cty SX lớn mà mình từng phụ trách nhé: Cty này sử dụng hệ thống phần mềm ORACLE để xây dựng hệ thống quản lý từ SX -> Kế Toán
1. BPSX dựa theo kế hoạch sx (KHSX) lập yêu cầu nguyên vật liệu trên hệ thống sau đó hệ thống sẽ tải phiếu yêu cầu này lên Giám Đốc SX xét duyệt (duyệt trên hệ thống). Phiếu yêu cầu sau khi được xét duyệt sẽ chuyển qua phần mềm của bộ phận thu mua. Nhân viên thu mua tổng hợp các phiếu yêu cầu này để lập Purchase Order (số lượng, ĐG). Nhân viên thu mua sẽ liên hệ NCC để thương lượng giá cả, và lấy báo giá của nhà cung cấp (NCC) tối thiểu là 3 NCC. Sau đó trình GĐ bộ phận duyệt các bảng giá này, sau đó GĐ bộ phận sẽ duyệt giá trên hệ thống và chuyển cho Phó TGĐ hoặc TGĐ xem xét và duyệt giá trên hệ thống. Khi TGĐ Approve thì lúc này trên phân hệ mua hàng của hệ thống thu mua mới xuất hiện Purchase Order. Nhân viên thu mua sẽ căn cứ vào PO này để lập HĐ mua hàng.
2. Khi Nhập hàng: Tất cả hàng mua về đều thông qua phòng cân để nhập kho . PO mua hàng sẽ được tranfer sang phần mềm cân điện tử, phòng cân sẽ tiến hành cân xe, in phiếu NK, phiếu cân xe. Nếu ko có PO thì phòng cân sẽ không in được phiếu NK, phiếu cân. Sau đó dữ liệu sẽ truyền qua BC thu mua, BC nhận hàng của kho. Kế toán lưu liên hồng; thu mua lưu liên xanh; kho lưu liên 1 (liên gốc).
3. Kiểm soát hàng NK: Kế toán căn cứ vào phiếu cân xe, phiếu NK tiến hành đối chiếu số liệu với phòng cân, số liệu của kho. Nếu chênh lệch thì xử lý cho đúng. Sau đó kế toán sẽ nhập hàng vào hệ thống kế toán, ghi nhận công nợ.
4. Thanh toán tiền hàng: Phòng thu mua căn cứ vào PO, phiếu nhập kho, phiếu kiểm nghiệm lập Đề nghị thanh toán được GĐ duyệt thì chuyển cho kế toán. Kế toán kểim tra HĐ, đơn giá, hợp đồng, phiếu nhập kho, phiếu kiểm nghiệm, nếu đúng thì tiến hành thanh toán, sai thì trả về, không tiếp nhận.


-----------------------------------------------------------------------------------------
Nếu có thời gian gặp mặt thì mình sẽ nói rõ quy trình lưu chuyển chứng từ của từng phòng ban cho các bạn. Trên diễn đàn mình thật không có nhiều thời gian để tham gia.
Còn tránh những nhiễu khách hàng thì mình thấy cty mình đang làm rất tốt vấn đề này. Văn hóa cty tốt, chính sách minh bạch, rõ ràng.

-------------------------------
Bài viết của bạn rất hay, nếu công ty nào cũng làm được như công ty của bạn thì sẽ hạn chế được rất nhiều thất thoát. Nhưng nó không thế áp dụng được với phần lớn các công ty. Ví dụ như công ty tôi là 1 công ty nhỏ chuyên nhận gia công các mặt hàng cơ khí, do đó NVL mua rất nhỏ lẻ, manh mún. Phần lớn là các hóa đơn bán lẻ thì làm sao có thể làm được như cty bạn nên thất thoát là ko thể tránh khỏi vì có những NVL(chính), NVL(phụ) hàng năm mới phát sinh 1 lần với giá trị ko lớn lắm. Phải tùy vào từng công ty để lập kế hoạch thu mua hàng riêng bạn ạ!!

[haitvonline]

Tôi đồng ý với ý kiến của bạn Killer. Mình cần phải xác định mình là ai? Mình là kế toán thì mình chỉ có trách nhiệm đối với tài chính của công ty trên sổ sách thôi. Còn việc mua hàng là do Sếp trực tiếp điều động người mà những người đó thường là người nhà tin cậy của Sếp. Dù mình có biết có gian dối trong quá trình mua hàng thì mình cũng không thể làm gì được. Nếu mình có ý kiến thì chắc là mình sẽ là người ra đi trước đấy. Chúc bạn thành công nhé!!

Thế này thì không thể làm KTT trưởng được rùi. Nói gì thì nói con người là quan trọng nhưng quy trình quản lý cũng góp vai trò lớn trong việc giảm thiểu sai sót mà.

[memoryvn]

Vấn đề này khá phức tap và tế nhị, một số đơn vị có xây dựng quy chế tài chính , ví dụ : ví dụ khi mua mặt hàng nào có giá trị trên 1tr đồng thì lấy 3 bảng báo giá ( người mua lấy ) , sau đó chuyển cho kế toán kiểm tra , sau cùng trình giám đốc duyệt hoặc ký hợp đồng . Quan trọng nhất vẫn là chất lượng, chủng loại, thời gian bảo hành , nước sản xuất ... thể hiện ở biên bản nghiệm thu hàng hóa ... Nếu đã thực hiện đầy đủ các bước như vậy thì cứ yên tâm . Hơn nữa, mình phải có niềm tin ở người thực hiện, nếu không công việc sẽ luôn bị đình trệ do những khúc mắc của bạn và người khác sẽ có lý do để đổ lỗi cho bạn . Chúc thành công .

:431: Mình đồng ý với ý kiến của bạn Minh Hạnh.
Ở công ty mình, thông thường khi mua vật tư, mình hỏi giá nhiều cửa hàng, lấy bảng báo giá đưa cho sếp (trưởng phòng thu mua, chủ doanh nghiệp, ...) kiểm tra và duyệt, nếu sếp ok thì kế toán không cần lo vì nếu kế toán kiểm tra nữa thì mất công đoạn và thời gian. Sau khi mua vật tư về, đến khâu thanh toán thì kế toán mới kiểm tra lại đúng chất lượng và số lượng là ok.
:331: