Ðề: kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương
KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUY TRÌNH TIỀN LƯƠNG
Các quy trình về nhân sự
- Quy trình tuyển dụng
- Quy trình KL
- Quy trình tiền lương
- Quy trình bổ nhiệm, điều chuyển
- Quy trình đánh giá nhân sự
=> Chúng ta tập trung nghiên cứu về quy trình tiền lương
Nội dung nghiên cứu
- Khái niệm về tiền lương
- Cơ sở hưởng lương
- Nguyên tắc quyết định mức lương
- Chức năng cơ bản của quy trình
- Mục tiêu của quy trình
- Rủi ro trong quy trình
- Cơ chế kiểm soát trong quy trình
- Quy trình & chứng từ
- Quy chế hoá các cơ chế kiểm soát trong “quy trình tiền lương”
Khái niệm về tiền lương
- Tiền lương có thể là : thu nhập của người lao động
- Tiền lương có thể là : chi phí của người sử dụng lao động
- Tiền lương là giá cả hàng hoá sức lao động
- Khi chúng ta nghiên cứu quy trình nghiệp vụ này, tiền lương sẽ được hiểu như sau :
“Là các khoản thu nhập mang tính thường xuyên mà nhân viên của công ty được hưởng từ công ty”
Tiền lương có thể bao gồm :
- Lương căn bản và
- Thu nhập thường xuyên khác, chẳng hạn :
+ Hoa hồng doanh số
+ Tiền làm thêm giờ
+ Tiền tăng ca sản xuất …
Quan điểm về tiền lương
- Vấn đề “người bóc lột người”
- Vấn đề “làm giàu cho chủ”
- Vấn đề “ tầm nhìn” và “sứ mệnh” của công ty
- Win – win Basis => win1 – win2 – win3…
Cơ sở hưởng lương
- Lương theo thời gian (lương tháng): (Nhân viên văn phòng)
- Lương theo sản phẩm: (Nhân viên sản xuất)
- Lương theo doanh số: (Nhân viên bán hàng)
- Lương theo công nợ: (NV sản xuất hoặc lao động thời vụ)…
Nguyên tắc quyết định mức lương
1. Căn cứ vào mức đóng góp của nhân viên. Mức đóng góp này được xác định dựa vào sự đánh giá :
- Khả năng có thể đóng góp (NV mới)hay
- Thực tế đóng góp (nhân viên củ) đối với công ty
(Năng lực chỉ là một trong những yếu tố để đánh giá mức đóng góp của nhân viên chứ không phải là căn cứ duy nhất)
2. Căn cứ vào thị trường lao động hiện tại
- Những công ty cùng ngành nghề, cùng lĩnh vực ;
- Những công ty cùng là tư nhân, hay cùng là nhà nước, hay cùng là nước ngoài, cùng là công ty của châu Âu, cùng là công ty của Mỹ…
- Những công ty cùng là địa bàn hoạt động
- Những công cùng hoàn cảnh (thâm niên trong ngành, giống nhau về văn hoá quản lý,…….
=> Sự công bằng giữa công ty mình với công ty khác
3. Căn cứ vào tình hình kinh doanh & khả năng tài chính của công ty
- Tình hình kinh doanh tốt & khả năng tài chính tốt (đang ăn nên làm ra) => Lương cao hơn so với thị trường lao động (Công ty giàu lên thì NV cũng được giàu lên)
- Tình hình kinh doanh & khả năng tài chính không tốt (đang chựng lại hay đi xuống) => Lương thấp hơn so với thị trường lao động (Nhân viên chia sẽ với công ty lúc khó khăn)
=> Sự công bằng giữa chủ sở hữu và nhân viên
4. Căn cứ vào sự công bằng
- Giữa các nhân viên cùng phòng và giữa các bộ phận trong cùng công ty
+ Phải xây dựng được ngân sách lương (Tổng quỹ lương) trong tổng ngân sách của công ty
+ Phải xây dựng được quỹ lương cho từng bộ phận hay hoạt động của công ty
+ Phải xây dựng được thang lương cho từng cấp bậc và từng tính chất công việc trong toàn công ty
+ Phải xây dựng được khung lương cho từng vị trí/chức danh trong công ty
+ Đối với rất nhiều nhân viên :“Không sợ ít chỉ sợ không công bằng”
+ Vấn đề bảo mật mức lương nhân viên
+ Vấn đề “Công bằng trong phân công phân nhiệm và vấn đề công bằng về mức lương”
Gia Các Khổng Minh bàn về: “Người làm tướng trong thiên hạ”
(Cty có thể được xem như là thiên hạ thu nhỏ)
5. Căn cứ vào “giá trị vật chất” mà công ty trao cho nhân viên & “giá trị tinh thần” mà nhân viên nhận được từ công ty (chứ công ty không trao)
Giá trị tinh thần khác với giá trị vật chất
Giá trị tinh thần có thể là :
- Môi trường làm việc tốt (đồng nghiệp, tiện nghi…)
- Điều kiện học hỏi, nâng cao nghề nghiệp
- Cơ hội thăng tiến
- Sự ổn định công việc về lâu dài
- Danh tiếng công ty
- Những chế độ phúc lợi về nhà ở, du lịch, y tế, trợ vốn, tham gia cổ phần…
6. Căn cứ vào pháp luật nhà nước hiện hành về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn …
Ví dụ :
- Quy định về mức lương tối thiểu
- Quy định vế xác định quỹ lương theo doanh số …
=> Thực chất đây cũng là một sự đảm bảo về công bằng xã hội về thu nhập theo quan điểm nhà nước
Các chức năng cơ bản
- Xác định mức lương
- Chấm công
- Tính lương
- Trả lương
- Ghi nhận & báo cáo
Mục tiêu của quy trình
- Xác định được mức lương phù hợp cho từng nhân viên (hợp pháp, hợp lệ, hợp lý, hợp tình) – Đây cũng là mục tiêu quan trọng nhất của quy trình này.
- Tiền lương của từng nhân viên được tính toán một cách đầy đủ, chính xác & kịp thời.
+ Nhân sự của công ty luôn được cập nhật một cách đầy đủ, chính xác & kịp thời
+ Sức lao động của từng nhân viên luôn được đánh giá theo quy định về chấm công của công ty.
+ Tiền lương công ty được tính một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời trên cơ sở chấm công.
- Tiền lương của nhân viên toàn công ty luôn được chi trả đầy đủ, chính xác, kịp thời.
- Ghi nhận và báo cáo một cách đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn, rỏ ràng và dể hiểu về tất cả các chức năng của công ty quy định.
Quy trình & chứng từ
- Bảng theo dõi lao động
- Bảng chấm công
- Bảng lương
- Phiếu lương từng người (Payroll Slip)
- Phiếu chi/Lệnh chi lương qua ngân hàng
Rủi ro của quy trình
Ba nhóm rủi ro trong quy trình này :
- Rủi ro về xác định mức lương
- Rủi ro về tính lương
- Rủi ro về chi trả lương
- Rủi ro về ghi nhận & báo cáo về quy trình nhân sự tiền lương
- Trong quy trình tiền lương, rủi ro về xác định mức lương là rủi ro có xác xuất xảy ra cao nhất và nếu rủi ro này xảy ra thì hậu quả của rủi ro này cũng sẽ là lớn nhất.
- Nhóm rủi ro về tính lương :
+ Rủi ro cập nhật dữ liệu về nhân sự :
+ rủi ro chấm công : Chấm công không đầy đủ, chính xác và kịp thời
+ Rủi ro tính lương: Tính không đủ; Tính không đúng; Tính không kịp thời
- Rủi ro cập nhật dữ liệu về nhân sự :
+ Không đầy đủ số nhân viên hiện có trong kỳ tính lương
+ Không chính xác về chức danh, chức vụ, cấp bậc, bộ phận,…
+ Không kịp thời so với tình hình nhân sự trong kỳ tính lương (nhân viên đã nghỉ việc, nhân viên mới, nhân viên điều chuyển, nhân viên được tăng lương, bị giảm lương…)
Cơ chế kiểm soát rủi ro
- Phê duyệt
- Sử dụng mục tiêu
- Bất kiêm nhiệm
- Bảo vệ tài sản
- Đối chiếu
- Báo cáo bất thường
- Kiểm tra & theo dõi
- Định dạng trước
Một số rủi ro khác & Cơ chế kiểm soát tương ứng
- Tiếp tục trả lương cho nhân viên đã nghỉ việc/nhân viên không có thực
KS:
+ Bảng chấm công do từng bộ phận lập ra Trưởng bộ phận phê duyệt đồng thời chịu trách nhiệm về bảng chấm công này
+ Người chấm công # Người tính lương và Người tính lương # Người chi trả lương
+ Phê duyệt các thay đổi bảng lương
+ Thẻ bấm giờ…
- Tính lương sai, không đúng với chính sách của công ty
KS:
+ Chính sách lương rỏ ràng
+ Bộ phận tính lương phải thường xuyên cập nhật các thay đổi về nhân sự
+ Phê duyệt các thay đổi trong chương trình tính lương
+ Phê duyệt bảng lương
- Tính sai thuế thu nhập cá nhân dẩn đến việc doanh nghiệp phải đóng bù thuế cho nhân viên
KS:
+ Định kỳ kiểm tra việc tính thuế thu nhập cá nhân
+ Nhờ chuyên gia tư vấn cách tính thuế thu nhập cá nhân
- Chi lương không đúng theo bảng lương
KS:
+ Phê duyệt trước khi chi lương
+ Phân tích tổng quát tính hợp lý của quỹ lương
+ Ký nhận lương/chi qua tài khoản ngân hàng
- Ghi chép/báo cáo chính xác đầy đủ chi phí lương
KS:
+ Bảng lương và các chứng từ chi lương chuyển kế toán ghi chép
+ Đối chiếu chi phí lương với thực chi lương và quỹ lương kế hoạch
Các cơ chế kiểm soát mang tính phát hiện rủi ro
- Các báo cáo về các biến động bất thường : tình hình làm thêm giờ, tăng ca, thay đổi số lượng nhân viên các bộ phận.
- Phân tích tỷ suất biến động nhân viên
- So sánh quỹ lương thực tế và kế hoạch
- Phân tích biến động tiền lương bình quân
Quy trình & chứng từ
- Phiếu đề nghị
- Bản giải trình
- Phiếu chi
- Phiếu giao nhận/ phiếu nhập kho
- Hoá đơn (nhận từ người bán)
Một số rủi ro thường gặp & Cơ chế kiểm soát tương ứng
- Không đáp ứng nhu cầu chi trả khi đến hạn/sử dụng kém hiệu quả số dư tiền
KS:
+ Kế hoạch tiền mặt cân đối các khoản thu chi
+ Kế hoạch cân đối nhu cầu sử dụng ngoại tệ
+ Ký quỹ/các nghiệp vụ tương lai
- Ghi chép, báo cáo đầy đủ số dư tiền
KS:
+ Phân nhiệm : kế toán – thủ quỹ – duyệt chi
+ Đối chiếu số dư tiền trên sổ sáh với số phụ ngân hàng
+ Đối chiếu sổ kế toán với sổ quỹ
Các cơ chế phát hiện rủi ro
- Các báo cáo về các biến động bất thường :
+ Các khoản chi số tiền lớn
+ Các khoản chi có nội dung bất thường
+ Thâm hụt ngân quỹ
- Phân tích biến động lãi tiền gửi
- Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch tiền mặt
Cơ chế phê duyệt: Phân cấp & uỷ quyền duyệt chi
Một số rủi ro thường gặp & Cơ chế kiểm soát tương ứng
- Rủi ro bị mất cắp, lạm dụng tiền mặt
KS:
+ Hạn chế tiếp cận khu vực tiền mặt
+ Hạn chế các nghiệp vụ dùng tiền mặt (chi bằng tiền ngân hàng)
+ Khống chế số dư tiền mặt ở mức cho phép
+ Kiểm quỹ định kỳ/bất thường
+ Phê duyệt các khoản chi tiền mặt
- Chi tiền không đúng mục đích
KS:
+ Đăng ký chữ ký phê duyệt các khoản chi tiền ngân hàng
+ Các khoản chi phải có chứng từ đầy đủ trước khi được phê duyệt
+ Đóng dấu “ĐÃ CHI” vào chừng từ
Rủi ro của quy trình
- Chi không đúng
+ Chi không đúng nhu cầu, không cần chi cũng chi (lãng phí)
+ Chi quá nhiều nhưng thực sự khoản chi thì không nhiều (mất cắp, biển thủ,…)
+ Chi nhiều và trong thời gian dài làm cho tiền của công ty bị lạm dụng
- Chi không đủ (không đủ tiền để chi trong khi nhu cầu chi rất bức thiết)
- Chi không kịp thời
- Người thực hiện chi báo cáo láo, ngụy tạo chứng từ
- Việc ghi nhận và báo cáo của kế toán về tình hình chi tiêu không đạt mục tiêu đề ra
Cơ chế kiểm soát
- Phê duyệt
- Sử dụng mục tiêu
- Bất kiêm nhiệm
- Bảo vệ tài sản
- Đối chiếu
- Báo cáo bất thường
- Kiểm tra & theo dõi
- Định dạng trước
Chức năng của quy trình
- Kế hoạch chi tiêu (BP kế toán)
- Đề nghị chi tiêu (các BP trong công ty)
- Quyết định chi tiêu (Người có thẩm quyền)
- Thực hiện việc chi tiêu (Theo phân công, như BP hành chính, BP khác)
- Báo cáo việc thực hiện chi tiêu (Người thực hiện chi tiêu)
- Ghi nhận (BP kế toán)
Mục tiêu của quy trình
- Chi đúng : hạn chế mất mát, lãng phí và lạm dụng tiền bạc của công ty
- Chi đủ, chi kịp thời : Bảo đảm nhu cầu tiền cho các khoản chi
- Bảo đảm hiệu quả sinh lời số dư tiền mặt
- Ghi nhận đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn, rõ ràng, dể hiểu.
Các khoản chi tiêu
- Chi mua công cụ dụng cụ
- Chi tiếp khách
- Chi quảng cáo và tiếp thị
- Chi công tác phí
- Chi văn phòng phẩm
- Chi dịch vụ mua ngoài (điện, nước, điện thoại, rác, bưu điện, du lịch, kiểm toán, hải quan, nhà hàng,…)
- Chi thăm viếng, quà cáp
- Chi từ thiện
- Chi tiêu khác
Công cụ dụng cụ là gì?
- Là tài sản của công ty
- Là tư liệu lao động
- Không phải là tài sản cố định
- Không phải là đối tương lao động
Các loại chi của công ty
- Chi mua tài sản cố định (chi đầu tư)
- Chi mua vật tư (nguyên vật liệu)
- Chi tiền lương, tiền công cho NLĐ
- Chi thuế cho nhà nước
- Chi lãi cho chủ nợ
- Chi tiêu (những khoản chi khác 5 khoản chi nói trên)
p/s: bạn xem tham khảo nha.
